Commander

Der Commander ist eine Suchmaschine für Akten, Ordner, Dokumente, etc. in STP Documents.

Übersicht

Der Aufbau der Oberfläche

Die Button-Leiste

Schlagen Sie mit den Buttons unterschiedliche Registerkarten des Commander auf.

Button (Akten-, Ordner- und Dokumentsuche)

blendet die Akten-, Ordner- und Dokumentsuche ein, die Outlook nach dem Öffnen standardmäßig anzeigt.

Button (Dokumentsuche)

blendet die Dokumentsuche mit Feldern für Volltext- und Schnellsuchen ein. Benutzen Sie verschiedene Suchoperatoren und verknüpfen Sie einzelne Eigenschaften mit AND und OR. Schließen Sie ggf. bestimmte Eigenschaften von der Suche aus.

Button (Vorgänge)

blendet die Suchmaske für Vorgänge ein.

Button (Favoriten)

blendet alle Favoriten ein.

Button (Offline-Akten, -Ordner und -Dokumente)

blendet alle offline genommene Akten und Ordner ein. Erstellen und bearbeiten Sie Ihre Dokumente offline. Sobald Sie wieder verbunden sind, erfolgt automatisch die Synchronisation Ihrer Arbeit automatisch.

Button (Rollcontainer)

ruft den Rollcontainer auf. Greifen Sie hier auf die Dokumente in Bearbeitung, den Papierkorb, die nicht zugeordneten Dokumente und Ihre Importe zu. Die aufgerufenen Dateien werden in der Dokumentliste angezeigt.

Die "Suchmaschinen"

Die Suchmaschinen werden unter der Button-Leiste angezeigt:

Die Listen

Unter dem Suchmaschinen-Bereich erscheinen die Trefferlisten, außer bei der Dokumentsuche und dem Rollcontainer.

Für die Listen

  • der Akten-, Ordner- und Dokumentsuche,
  • der Dokumentsuche und den Favoriten
  • der Favoriten
  • der Offline-Akten, -Ordner und -Dokumente

lassen sich Kontextmenüs aufrufen.

Das Kontextmenü für Akten in der Trefferliste

  • "Akteninhalt anzeigen"

  • "Akteninhalt chronologisch sortiert anzeigen"

  • "Inhalte ohne Registerzuordnung anzeigen"

  • "Eigenschaften ...": öffnet das Fenster "Eigenschaften".

  • "Im DMS Mobile Desk öffnen"

  • "E-Mail zur Akte"

  • "Link zur Akte per E-Mail": Empfangende können dadurch schneller zu diesem Speicherort navigieren.

  • "Alle Register aufklappen"

  • "Alle Register zuklappen"

  • "Register hinzufügen"

  • "Zu Favoriten hinzufügen"

  • "Aus Favoriten entfernen"

Läuft das DMS auf einer Terminalserver-Umgebung, sind diese folgenden drei Optionen ausgeblendet.

  • "Offline nehmen": Die markierte Akte wird offline genommen und wird im Outlook DESK unter Offline-Akten-, -Ordner und -Dokumente angezeigt. Offline genommene Akten werden automatisch mit einem grünen Punkt markiert.

  • "Aus Offlinebestand entfernen"

  • "Offline-Akte aktualisieren"

  • "Auf Dokumentsuche übernehmen"

  • "Link zur Akte kopieren"

    Hinweis

    Für Ordner stehen entsprechende Optionen zur Verfügung.
    Da das Kontextmenü gegenläufige Befehle enthält, z. B. alle Register aufklappen und zuklappen, sind stets einige Optionen deaktiviert (ausgegraut).

Das Kontextmenü für Akten-Register in der Trefferliste

  • "Registerinhalt anzeigen"

  • "Registerinhalte chronologisch sortiert anzeigen"

  • "Inhalte ohne Unterstruktur anzeigen": lädt alle Dokumente des markierten Registers in die Dokumentliste. Die Dokumente in den untergeordneten Registern werden nicht in die Dokumentliste geladen.

  • "E-Mail zum Register"

  • "Link zum Register per E-Mail": Empfangende navigieren dadurch schneller zu diesem Speicherort.

  • "Register hinzufügen"

  • "Register bearbeiten"

  • "Register löschen": Um ein Register löschen zu können, darf kein Dokument in STP Documents dieses Register als Ablageort zugeordnet haben.

  • "Auf Dokumentsuche übernehmen"
Läuft das DMS auf einer Terminalserver-Umgebung, sind diese folgenden zwei Optionen ausgeblendet.
- "Register offline nehmen": Das markierte Register wird offline genommen und wird im Commander unter Offline-Akten-, -Ordner und -Dokumente angezeigt. Das Register wird automatisch mit einem grünen Punkt markiert. Die Akte bekommt automatisch einen halb ausgefüllten Punkt.
- "Register aus Offlinebestand entfernen"

  • "Link zum Register kopieren"

    Hinweis

    Über das Kontextmenü lassen sich Akten, Ordner und Register als Links direkt per E-Mail innerhalb der Kanzlei verschicken. Die Empfangenden können dadurch schneller zum Speicherort gelangen.

Unterer Rand vom Commander

Button (Einstellungen)

ruft das Fenster "Eigene Einstellungen" auf, in dem weniger Einstellungsmöglichkeiten als in dem korrespondierenden Fenster des Standard DESK bestehen.

Rechts von dem Button (Einstellungen) wird der Verbindungsstatus zum STP Documents angezeigt.

Button (In Offinebetrieb/ In Onlinebetrieb wechseln)

Wechseln Sie zwischen Offline- und Onlinebetrieb.

Auch im Offline-Modus können Dokumenten und E-Mails aus einer Offline-Akte, einem Offline-Ordner oder einem Offline-Register Aufgaben und Notizen zugeordnet werden. Benutzer und ihre Zuordnung zu Gruppen, Aufgabentypen und Textvorlagen sind auch im Offline-Modus verfügbar.

Sobald der Outlook DESK wieder eine Verbindung zum Server herstellen kann, erhalten die gewählten Bearbeiter die den Dokumenten zugeordneten Aufgaben und den Dokumenten im Online-Datenbestand werden die Notizen zugeordnet. Auch Änderungen bezüglich der Benutzer und ihrer Zuordnung zu Gruppen, sowie Aufgabentypen und Textvorlagen werden dann mit dem Offline-Datenbestand synchronisiert

Die Akten-, Ordner- und Dokumentsuche

Suchen Sie nach Akten, Ordner und Dokumente mittels Texteingaben und filtern Sie die Ergebnis-Liste.

Akten, Ordner und Dokumente suchen

Geben Sie den Namen eines Mandanten, ein Aktenzeichen oder einen Dokumenttitel für die "beginnt mit"-Suche ein. Operatoren und Wildcards sind möglich.

  • Mit dem Button (Pfeil) rufen Sie ein Drop-down-Menü auf, in dem Sie Ihre letzten Sucheingaben aufrufen können.

  • Mit dem Button X leeren Sie die Eingabe.

  • Mit dem Button (Lupe) führen Sie die Suche durch.

    Hinweis
    Beachten Sie, dass neben Ihrer Eingabe die nachfolgenden Filtereinstellungen sich auf das Suchergebnis auswirken. Ein Klick auf den Button X am rechten Rand dieser Zeile setzt alle Filter zurück.

    Hinweis
    UND / ODER Kombinationen werden für die Akten- / Ordnersuche unterstützt. Mit einer AND Verknüpfung können z. B. Begriffe aus der Aktenbezeichnung in beliebiger Reihenfolge eingegeben werden und die Akte wird gefunden.

Button (Expandieren)

blendet einen Filterbereich ein.

Wie in der vorherigen Ansicht sehen Sie unter dem beschrieben Suchfeld und dem Button (Expandieren) die gerade aktiven Filter.

Button (Reduzieren)

klappt den Filterbereich wieder ein.

(Status) Wählen Sie im Drop-down-Menü die entsprechende Filter-Option:

  • "Alle Status"

  • "Aktiv"

  • "Ruhend"

    Hinweis
    Die Einstellung wird beim Schließen und erneutem Öffnen von Outlook beibehalten.

(Typ)

Wählen Sie einen Akten- bzw. Ordnertyp aus:

  • "Alle Typen"
  • "InsoMACS"
  • "WinMACS Anwalt"
  • "WinMACS Notar"
  • "winsolvenz.p4"
  • "Wissensbasis"

Die zur Wahl stehenden Typen hängen zum Teil von der Software ab, die in Ihrer Kanzlei im Einsatz ist.

Hinweis

Die Einstellung wird beim Schließen und erneutem Öffnen von Outlook beibehalten.

(Sortierung)

Wählen Sie eine Sortierung aus:

  • "Mandant"
  • "Zuletzt verwendet"
  • "Aktenzeichen sortieren".

Die Dokumentsuche

Die Dokumentsuche besteht aus

Bereich "Volltextsuche"

Es gibt zwei Volltextfelder für die Detailsuche von Dokumenten.

Suche in den Dokumentdaten

  • Geben Sie z. B. Titel, Kommentar, Dateierweiterung und ähnliches ein. Mehrere Suchbegriffe können durch Operatoren verknüpft werden.

Suche im Dokumentinhalt

  • Geben Sie Suchbegriffe für den Dokumentinhalt eines Dokuments ein. Auch hier können mehrere Suchbegriffe durch Operatoren verknüpft werden.

    Hinweis

    Für den Suchbegriff selbst ist Groß- und Kleinschreibung irrelevant.Die Operatoren UND / AND bzw. ODER / OR müssen zwingend in Großbuchstaben zwischen die Suchbegriffe eingetragen werden. Andernfalls werden sie selbst als Suchbegriff interpretiert.

    Operatoren und Sonderzeichen in den Suchfeldern Beschreibung Beispiel
    AND Findet Inhalte, in denen beide Begriffe vorhanden sind. Bachelor AND Arbeit
    OR Mit dem OR Operator werden alle Dokumente gefunden, die mindestens einen der Suchbegriffe enthalten. Tagesordnung OR Protokoll
    NOT Mit dem Operator NOT können Sie bestimmte Wörter von der Suche ausschließen. Der NOT Operator schließt einen Suchbegriff für die Suchergebnisse aus. Er kann zusammen mit AND, OR oder W/N verwendet werden. Beispielsuche: Tagesordnung AND NOT Protokoll
    Suchtyp beliebige Anzahl von Zeichen mit Stern* Das * Zeichen zeigt alle Übereinstimmungen bis zum Sternchenzeichen an. Beispielsuche: market* ergibt Übereinstimmungen mit "markets", "marketing" usw. Hinweis: Dieses Zeichen darf nicht als erstes Zeichen für einen Suchbegriff verwendet werden.

Hinweis
Zwischen den beiden Suchfeldern befindet sich ein "Schieberegler" bzw. Button zum Anklicken, mit dem Sie die Verknüpfungsart der beiden Suchfelder schalten umschalten können: von Und (= Standardeinstellung) und Oder

Bereich "Schnellsuche"

(Schnellsuchen)

Wählen Sie in dem Drop-down-Menü die Art der Schnellsuche aus:

  • "1. InsoDokumente"

  • "2. Aufgaben"

  • "3. Volltext"

  • "4. Wissensbasis"

    Mit der ausgewählten Schnellsuche-Art blenden Sie spezifische Suchfelder in dem Bereich "Schnellsuche" ein.

    Die Suchfelder in den Schnellsuchen sind analog dem Standard DESK eine "beginnt mit"– Suche.

Bedingung der Schnellsuche verwenden

"aktiviert": Es werden die Bedingungen einer Schnellsuche angezeigt und für die ausgewählte Schnellsuche auch angewendet.

Wenn Sie diese Option verwenden, werden die nachfolgenden Filtermöglichkeiten (Bereiche "Dokumentdaten" und "Aktendaten") ausgeblendet.

Bereich "Dokumentdaten"

Wenn im Bereich "Schnellsuche" die Check-Box Bedingung der Schnellsuche verwenden deaktiviert ist, stehen Ihnen an dieser Stelle folgende Filtermöglichkeiten für die Suche zur Verfügung.

Nur von mir erstellte Dokumente

"aktiviert": Die Treffermenge wird auf die Dokumente eingeschränkt, die Sie erstellt bzw. die Sie in STP Documents importiert haben.

Zeitraum

"aktiviert": Die Einstellungen in den Feldern zum Zeitraum werden berücksichtigt.

Wählen Sie im Drop-down-Menü eine der folgenden Optionen aus:

  • "Schreiben vom"
  • "Datum ein/aus"
  • "Erstellt am"
  • "Geändert am"

von und bis

Die Datumsfelder beziehen sich auf die Einstellungen zum Zeitraum.

Eine manuelle Eingabe ist genauso möglich, wie der über den Button (Kalender) im Feld. Wählen Sie in diesem Fall das Datum per Mausklick im Kalender aus.

(Dateityp)

Standardmäßig erfolgt die Dokumentsuche über alle Dateitypen. In dem Drop-down-Feld haben Sie aber die Möglichkeit die Treffermenge auf die folgenden Dateitypen einzuschränken:

  • "E-Mails"
  • "beA Nachrichten"
  • "Worddokumente": egal ob .doc oder .docx
  • "PDF-Dokumente"

Bereich "Aktendaten"

Wenn im Bereich "Schnellsuche" die Check-Box Bedingung der Schnellsuche verwenden deaktiviert ist, stehen Ihnen an dieser Stelle folgende Filtermöglichkeiten für die Suche zur Verfügung.

(Status)

Es werden nur Dokumente gefunden die sich in Akten / Ordnern mit dem ausgewählten Status befinden. Wenn der Wert "Alle Status" ausgewählt wurde (Default) werden auch die Dokumente bei der Suche berücksichtigt, die keiner Akte / Ordner zugeordnet sind.

Wählen Sie im Drop-down-Menü die entsprechende Filter-Option:

  • "Alle Status"
  • "Aktiv"
  • "Ruhend"

(Typ)

Es werden nur Dokumente gefunden die sich in Akten / Ordner mit dem ausgewählten Akten- / Ordnertyp befinden:

  • "Alle Typen" (= Standardeinstellung): Bei der Suche werden auch Dokumente berücksichtigt, die keiner Akte / keinem Ordner zugeordnet sind.

  • "InsoMACS"

  • "WinMACS Anwalt"

  • "WinMACS Notar"

  • "winsolvenz.p4"

  • "Wissensbasis"

    Die zur Wahl stehenden Typen hängen zum Teil von der Software ab, die in Ihrer Kanzlei im Einsatz ist.

(Alter)

Es werden nur Dokumente gefunden, die sich in Akten / Ordnern mit dem ausgewählten Alter befinden. Steht im vorherigen Feld "Alle Typen" (Default), werden auch die Dokumente bei der Suche berücksichtigt, die keiner Akte / keinem Ordner zugeordnet sind.

Zur Wahl stehen folgende Optionen:

  • "Beliebiges Alter"
  • "älter als 6 Jahre"
  • "älter als 10 Jahre"
  • "älter als 30 Jahre"

Die Button-Leiste

Unter den jeweils sichtbaren Suchbereichen befindet sich eine stets sichtbare Button-Leiste.

Klicken Sie auf den Button Suche, um die Suche zu starten.

Mit dem Button (Papierkorb) können Sie alle Eingaben in der Detailsuche zu löschen. Es werden alle Werte auf den Default zurückgesetzt.

Manuelle und automatische Favoriten

Hier werden alle Favoriten angezeigt.

Die manuelle Favoriten sind alle Akten, Ordner und Dokumente, die Sie favorisiert haben. Die Dokumentfavoriten werden in den manuellen Favoriten in einem extra Ordner angezeigt.

Die automatischen Favoriten hängen von Ihrem Nutzerverhalten ab.

Die Offline-Akten, -Ordner und -Dokumente

Diesen Reiter gibt es nur auf Arbeitsplatzrechnern. Läuft das DMS auf einer Terminalserver-Umgebung, ist der Reiter ausgeblendet.

Hier werden alle Offline genommenen Akten und Ordner angezeigt.

(Sortierung)

Wählen Sie eine Sortierung aus:

  • "Mandant"
  • "Zuletzt verwendet"
  • "Aktenzeichen sortieren"

Die Vorgänge

Hier werden zunächst einmal alle vorhandenen Vorgänge angezeigt.

Geben Sie in das Suchfeld den Suchbegriff für den gesuchten Vorgang ein. Klicken Sie auf den Button (Lupe) im Suchfeld bzw. drücken Sie die Taste [Enter], um die Suche zu starten.

Unter der Suchmaske wird das Suchergebnis für den Vorgang angezeigt. Neben jedem Vorgang findet sich eine Angabe zur Zahl der zugeordneten Dokumente.

Entfernen Sie mit dem Button X die Eingabe in der Suchmaske.

Klicken Sie rechts vom Suchfeld auf den Button (Expandieren), um weitere Optionen angezeigt zu bekommen.

Filter

Stellen Sie im Drop-down-Menü die gesuchte Vorgangsart ein:

  • "Alle": Das Filter wird zurückgesetzt.
  • "Öffentlich"
  • "Eingeschränkt": Es handelt sich um Vorgänge, die weder ganz öffentlich, noch ganz privat sind. Auf den Vorgang haben einzelne Personen oder Gruppen, Lese-, Schreib- oder Vollzugriff.
  • "Privat"

Button (Vorgang löschen)

Der markierte Vorgang wird gelöscht.

Button (Vorgang bearbeiten)

Es öffnet sich das Fenster "Vorgang bearbeiten" des markierten Vorgangs.

Button (Aktualisieren)

Die angezeigte Liste der Vorgänge wird aktualisiert.

Box "+ Dokumente hierhin ziehen"

Markieren Sie in der Dokumentliste Dokumente und ziehen Sie diese per Drag-and-drop hierhin, um für diese einen Vorgang zu erstellen. Es öffnet sich das Fenster "Vorgang erstellen".

Das Kontextmenü für Vorgänge

  • "Dokumente anzeigen": Alle Dokumente, die dem Vorgang zugeordnet sind, werden in der Dokumentliste angezeigt.
  • "Senden an beA DESK ...": Alle Dokumente, die dem Vorgang zugeordnet sind, werden an den beA DESK übergeben.
  • "Zugriffsrechte ändern": Es öffnet sich das Fenster "Zugriffsrechte bearbeiten" für den Vorgang.

Der Rollcontainer

Im Rollcontainer befinden sich vier Ordner.

Laden Sie mit einem Klick auf einen der angezeigten Ordner dessen Inhalt in die Dokumentliste:

  • Dokumente in Bearbeitung:

    Über das Kontextmenü können Sie "Synchronisationsprobleme/ Konflikte lösen", "Dokumente mit Konflikten anzeigen" und "Dokumente anzeigen".

  • Nicht Zugeordnete Dokumente

  • Meine Importe: Öffnen Sie das Kontextmenü des Ordners und wählen Sie die Option "Alle herausnehmen", wenn der Ordner geleert werden soll. Es werden keine Dokumente gelöscht.

  • Papierkorb:

    In der Dokumentliste wird der eigene Papierkorb angezeigt.

    Rufen Sie über das Kontextmenü des Commander-Ordners Papierkorb den "Papierkorb (Alle Benutzer)" auf, wenn Sie ihn benötigen.

    Administrierende können über das Kontextmenü der Dokumentliste die Dokumente endgültig löschen.

    Hinweis

    Alle genannten Ordner haben ein Kontextmenü, über das auch die Inhalte in der Dokumentliste angezeigt werden können.

    Hinweis

    Aktualisieren Sie ggf. den Inhalt der Ordner im Commander ggf. mit dem Button (Aktualisieren).