Die Dokumentvorschau

Die Dokumentvorschau ermöglicht Ihnen eine schnelle Vorschau im PDF-Format auf die in der Dokumentliste ausgewählten Dokumente.

PDFium-Viewer

Die Dokumentvorschau verwendet als Standardeinstellung den PDFium-Viewer.

  • Dieser Viewer kann Dokumente schneller laden und auch das Blättern in Dokumenten ist sehr viel schneller möglich. Bei Dokumenten mit komplexen Formatierungen oder für Farbscans erzielt die neue Dokumentvorschau eine deutlich bessere Darstellung der Dokumente.

  • Sie können das in der Dokumentvorschau angezeigte Dokument aus der Symbolleiste in der zugeordneten Anwendung zum Lesen öffnen.

  • Kann ein Dokument aufgrund eines Fehlers in der Dokumentvorschau nicht angezeigt werden, wird statt des fehlerhaften Dokuments die Meldung "Unerwarteter Fehler aufgetreten" und der Button Dokument zum Lesen öffnen angezeigt.

  • Das Umschalten zwischen dem neuen PDFium-Viewer und dem dem DevExpress-Viewer wird unterstützt.

  • Das Umschalten auf den alten Spicer-Viewer ist nicht mehr möglich.

  • In den Kanzlei- und eigenen Einstellungen können Sie den gewünschten Viewer im Bereich "Vorschau" konfigurieren.

  • Nach dem nächsten Start vom Standard DESK bzw. Outlook wird der konfigurierte Viewer in der Dokumentvorschau verwendet.

  • Der Offline Client verwendet immer die Konfiguration, die beim ersten Export in den lokalen Datenbestand eingestellt war.

  • Geben Sie die gewünschte Seite in das Eingabefeld Seite ein und drücken Sie die Taste [Enter], um diese Seite in der Dokumentvorschau anzeigen zu lassen.

Ansichten wechseln

In der Dokumentvorschau können maximal zwei Dokumente neben- oder übereinander angezeigt werden. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:

  • Button (Ein Dokument),

  • Button (Zwei Dokumente nebeneinander),

  • Button (Zwei Dokumente übereinander).

Werden zwei Dokumente neben- oder untereinander angezeigt, wird das jeweils aktive Fenster durch einen blauen Rahmen hervorgehoben. In dieses Fenster der Dokumentvorschau wird das jeweils neu in der Dokumentliste selektierte Dokument geladen.

Die Buttons (Vorheriges Dokument anzeigen), (Nächstes Dokument anzeigen) und (Chronologische Dokumentlistensortierung) werden nicht angezeigt, wenn zwei Dokumente in der Dokumentvorschau angezeigt werden.

Vergleichen

Ist auf dem Rechner das Programm compareDocs installiert und lizenziert, können über den Button Vergleichen die in der Dokumentvorschau angezeigten Dokumente zusammengeführt werden.

Details finden Sie im Abschnitt "Dokumente vergleichen und zusammenführen" in diesem Kapitel.

Dokumenttitel

Über der Symbolleiste werden für jedes in der Dokumentvorschau angezeigte Dokument das dem Dokumentformat zugeordnete Icon und der Titel aus der Dokumentliste angezeigt.

Symbolleiste der Dokumentvorschau

Mit dieser Symbolleiste können Sie das entsprechende Dokument z. B. vergrößern oder verkleinern, Sie können nach Wörtern im Dokument suchen und es ausdrucken.

Transparent grau dargestellte Symbole stehen im aktuellen Bearbeitungskontext im Standard DESK nicht zur Verfügung.

Die Buttons (Vorheriges Dokument anzeigen), (Nächstes Dokument anzeigen) und (Chronologische Dokumentlistensortierung) werden nicht angezeigt, wenn zwei Dokumente in der Dokumentvorschau angezeigt werden.

Blättern durch die Dokumente der Dokumentliste

In der Ansicht "Ein Dokument" kann aus der PDF-Dokumentvorschau das vorherige bzw. nächste Dokument in der Dokumentliste über die Buttons Button (Vorheriges Dokument anzeigen) und Button (Nächstes Dokument anzeigen) in die Dokumentvorschau geladen werden.

Werden zwei Dokumente in der Dokumentvorschau über- oder nebeneinander angezeigt, stehen die Buttons nicht zur Verfügung.

Chronologische Dokumentlistensortierung

In der Ansicht "Ein Dokument" kann die Dokumentliste über den Button (Chronologische Dokumentlistensortierung) aus der PDF-Dokumentvorschau nach der Spalte "Chronologisches Datum" sortiert werden.

Werden zwei Dokumente in der Dokumentvorschau über- oder nebeneinander angezeigt, steht der Button nicht zur Verfügung.

Dokumente drucken

  • Klicken Sie auf den Button Drucken in der Symbolleiste der Dokumentvorschau oder drücken Sie die Tastenkombination [Strg]+[P].

  • Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor und klicken Sie auf den Button (Drucken).

Die Darstellung und der Seitenumbruch in der Dokumentvorschau können von der Darstellung und vom Seitenumbruch im archivierten Dokument abweichen.

Text markieren und kopieren

  • Klicken Sie in der Symbolleiste im Fenster "Dokumentvorschau" auf den Button (Werkzeugauswahl) und wählen Sie "Auswählen" aus der Auswahlliste.

  • Markieren Sie den gewünschten Text in der Dokumentvorschau mit der Maus.

  • Drücken Sie die Tastenkombination [Strg]+[C].

Der markierte Text befindet sich im Zwischenspeicher von Windows und kann an anderer Stelle eingefügt werden.

Vergrößern mit der Maus

  • Klicken Sie in der Symbolleiste im Fenster "Dokumentvorschau" auf den Button (Werkzeugauswahl) und wählen Sie "Vergrößern" aus der Auswahlliste.

  • Halten Sie die rechte Maustaste gedrückt und ziehen Sie einen Rahmen um den Bereich, den Sie vergrößern wollen.

Verschieben mit der Maus

  • Klicken Sie in der Symbolleiste im Fenster "Dokumentvorschau" auf den Button (Werkzeugauswahl) und wählen Sie "Verschieben" aus der Auswahlliste.

  • Halten Sie die rechte Maustaste gedrückt und bewegen Sie die Maus in die gewünschte Richtung.

Cloud PDF Viewer öffnen und PDF-Dokumente bearbeiten

  • Klicken Sie auf den Button (Bearbeiten), um den [Cloud PDF Viewer] zu öffnen.

  • Mit dem Cloud PDF Viewer werden Anmerkungen im Dokument angebracht, digitale Stempel gesetzt und Schwärzungen vorgenommen. Darüber hinaus ermöglicht er das Zusammenführen von Dokumenten.

Dokumente vergleichen und zusammenführen

Zwei Dokumente aus STP Documents können mit dem Programm compareDocs zusammengeführt werden. Dafür müssen beide Dokumente in der Dokumentvorschau vom Standard DESK angezeigt werden.

compareDocs in der Version 4.1 oder 4.2 muss installiert, konfiguriert und lizenziert sein.

Der Button Dokumente vergleichen wird nur angezeigt und aktiviert, wenn zwei Dokumente neben- oder übereinander angezeigt werden.

Über den Button Vergleichen kann die Zusammenführung der Dokumente gestartet werden. Das Ergebnis der Zusammenführung kann als neue Datei oder als neue Version eines der beiden Ursprungsdokumente archiviert werden.

Führen Sie dazu folgende Schritte durch:

  • Laden Sie die gewünschten Dokumente in die Dokumentliste.

  • Klicken Sie auf den Button (2 Dokumente untereinander anzeigen), um zwei Vorschaufenster untereinander anzuzeigen.

  • Klicken Sie auf den Button (2 Dokumente nebeneinander anzeigen), um zwei Vorschaufenster nebeneinander anzuzeigen.

  • Laden Sie beide Dokumente in jeweils eines der beiden Vorschaufenster und klicken Sie auf den Button Dokumente vergleichen.

  • compareDocs lädt beide Dokumente und führt sie in einem neu erstellten Ergebnisdokument zusammen. In diesem Dokument können Sie Änderungen annehmen oder ablehnen.

  • Klicken Sie mit der linken Maustaste in das gewünschte Vorschaufenster und markieren Sie dann ein Dokument in der Dokumentliste.

  • Speichern Sie das Dokument und beenden Sie MS Word.

Einschränkung

Die STP Documents-Dokumentvorschau kann nicht die einzelnen Programme ersetzen, die für die Darstellung und Bearbeitung der Dokumente verantwortlich sind (z. B. MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, Adobe Reader oder ähnliche).

Beachten Sie deshalb, dass die Darstellung von Dokumenten in der STP Documents-Dokumentvorschau aus technischen Gründen von der originalen Darstellung in den jeweiligen Programmen abweichen kann oder die Dokumente eventuell gar nicht angezeigt werden.