Einem Ordner können Sie Dokumente zuordnen. Alle Dokumente eines Ordners teilen sich die Ordnerdaten des Ordners. Je nach Ordnertyp stehen unterschiedliche Ordnerdaten zur Verfügung.
Jedem Dokument eines Ordners können Sie weitere Dokumentdaten zuordnen. Je nach Ordnertyp stehen unterschiedliche Dokumentdaten zur Verfügung.
Sie können einem Ordner jedoch keine Aktenverweise auf eine andere Akte zuordnen.
Zusätzlich können Sie einem Ordner eine Registerstruktur zuordnen.
Ordnertyp
In STP Documents ist folgender Ordnertyp bereits angelegt: Wissensbasis.
Mit dem Themendesigner können Sie eigene Ordnertypen von Standardthemen und Vorlagen ableiten.
Ordnerdaten
Ordnerdaten sind Metadaten, die einem Ordner zugeordnet sind. Je nach Ordnertyp stehen unterschiedliche Ordnerdaten zur Verfügung. Mit dem Themendesigner können Sie eigene Ordnertypen von den Standardthemen und Vorlagen ableiten. Die allgemeinen Ordnerdaten Ordnername und Ordnerstatus sind in allen Ordnertypen vordefiniert und können nicht geändert werden.
Wissensbasis
| Allgemeine Ordnerdaten | Themenspezifische Ordnerdaten |
|---|---|
| Ordnername | Bemerkung |
| Ordnerstatus |
Register
Register sind Unterverzeichnisse innerhalb einer Akte oder eines Ordners. In Registern können Dokumente nach zusätzlichen Ordnungskriterien abgelegt werden.
Registerstruktur
Die Registerstruktur definiert eine Baumstruktur von Registern für eine Akte oder einen Ordner. Durch die Registerstruktur sind die Namen, Nummerierung und Reihenfolge der Register festgelegt. Jeder Akte oder jedem Ordner kann eine Registerstruktur zugeordnet werden. Im Arbeitsschritt "Registerstruktur" im Fenster "Aktendaten bearbeiten" bzw. "Ordnerdaten bearbeiten" kann für jede Akte oder jeden Ordner eine Registerstrukturen erstellt, geändert und gelöscht werden, wenn der angemeldete Benutzer das Zugriffsrecht Vollzugriff auf die Akte bzw. den Ordner zugeordnet hat.
Zugriffsrechte
Über Zugriffsrechte erhalten Benutzer und Gruppen die Berechtigung, auf die ausgewählten Ordner zuzugreifen. Diese Zugriffsrechte können für die Dokumente des Ordners weiter eingeschränkt werden. Hier gesetzte Zugriffsrechte können durch an weitere Gruppen vergebene weitergehende Zugriffsrechte aufgehoben werden.
Vergeben Sie nach Möglichkeit keine Zugriffsrechte für einzelne Dokumente.
Das Zugriffsrecht Vollzugriff für die Gruppe Alle am Dokument wird dann durch die Zugriffsrechte der Akte übersteuert.
Ordnerstatus
Ein Ordner kann folgende Ordnerstatus haben:
"Aktiv": Der Ordner und die zugeordneten Dokumente können, je nach zugeordneten Zugriffsrechten und Rollen, uneingeschränkt bearbeitet werden.
"Ruhend": Der Ordner wird zur Zeit nicht aktiv bearbeitet. Der Ordner und die zugeordneten Dokumente können, je nach zugeordneten Zugriffsrechten und Rollen, weiterhin bearbeitet werden.
Der Ordner kann jedoch nicht gelöscht werden, solange ihm der Ordnerstatus "Ruhend" zugeordnet ist.
Der Ordnerstatus kann als Darstellungsebene in Suchprofilen verwendet werden.
Ordnerhistorie
Für bereits vorhandene Ordner kann eine [Historie angezeigt werden].