Sidebar mit Dokumentdaten und Befehlen

Die Sidebar für Dokumentdaten und Befehle ist im Hauptfenster von MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, etc. standardmäßig minimiert, wenn das Programm oder Dateien geöffnet werden.

Er befindet sich am rechten Rand des Arbeitsbereiches als schmaler Streifen.

Der Button << klappt die Dokumentdaten aus; der dann erscheinende Button >> wieder ein.

Der Bereich für Dokumentdaten und Befehle ist nur mit Inhalt gefüllt, wenn das Dokument zum Bearbeiten ausgecheckt worden ist.

In diesem Fall sind auch die Buttons über den Dokumentdaten und links daneben aktiv.

Buttons für die Befehle

Die Button-Leiste über den Dokumentdaten verfügt über eine Standard-Ausstattung an Funktionen.

Weitere können hinzugefügt werden (s. u.).

Button (Senden per E-Mail)

Standard: Das Dokument wird unverändert als Anhang einem sich öffnenden Outlook-Nachrichten-Fenster beigefügt.

Button (Senden per E-Mail (als PDF)...)

Das Dokument wird im PDF-Format als Anhang einem sich öffnenden Outlook-Nachrichten-Fenster beigefügt.

Button (Senden per E-Mail als Link ...)

Standard: Es wird ein Link zum Dokument kopiert und in Outlook-Nachrichten-Fenster eingefügt, das sich öffnet. Es können nur E-Mail-Empfänger den Link öffnen, die ebenfalls Zugang zu dem DMS ihrer Kanzlei haben.

Button (Senden an beA DESK...)

Das Dokument wird im PDF/A-Format an den beA DESK übergeben.

Button (Aus Favoriten entfernen)

Standard: deaktiviert, wenn das Dokument noch kein Favorit ist.

Das Dokument erhält den Favoriten-Status.

Button (Zu Favoriten hinzufügen)

Standard: deaktiviert, wenn das Dokument schon ein Favorit ist.

Das Dokument verliert seinen Favoriten-Status.

Button (Neue Einzelaufgabe erstellen)

ruft das Fenster "Neue Einzelaufgabe erstellen" für das Dokument auf.

Button (Neue Aufgabenliste starten)

ruft das Fenster "Starte Aufgabenliste" auf.

Button (Neue Notiz erstellen)

ruft das Fenster "Neue Notiz erstellen" für das Dokument auf.

Button (Neue Wiedervorlage erstellen)

ruft das Fenster "Neue Wiedervorlage erstellen" für das Dokument auf.

Button (Neue Benachrichtigung erstellen)

ruft das Fenster "Neue Benachrichtigung erstellen" für das Dokument auf.

Button (Neue Eilaufgabe erstellen)

ruft das Fenster "Neue Eilaufgabe erstellen" für das Dokument auf.

Button (Link kopieren)

Standard: Es wird ein Hyperlink in die Zwischenablage kopiert. Dieser kann in Dokumente eingefügt werden. Alle STP-Documents-Benutzer der Kanzlei können sich über diesen Link das Dokument in die Dokumentliste laden.

Button (Dokumentenkennung einfügen)

Fügen Sie Textmarken für die Dokument-ID + Dokumentversion ein, um Dokumente jederzeit eindeutig identifizieren zu können. Diese können an beliebigen Stellen im Dokument eingefügt werden (inkl. Kopf- und Fußzeilen und werden dort auch über die Volltextsuche gefunden).

Außerdem können die Textmarken automatisch aktualisiert werden, wenn z. B. eine neue Version eines Dokuments angelegt wird (neue Versionsnummer) oder dupliziert wird (neue Dokument-ID und ggf. auch neue Versionsnummer). Dies ist unabhängig davon, auf welchem Weg das Dokument zum Bearbeiten geöffnet wurde (Standard oder Outlook DESK).

Button (aufklappen)

öffnet ein Drop-down-Menü mit einer Liste aller verfügbaren Buttons/ Funktionen: - "Senden per E-Mail ..." - "Senden per E-Mail (als PDF) ..." - "Senden an LEXolution.KMS-Beteiligte per E-Mail" - "Senden per E-Mail (als Link) ..." - "Senden an beA DESK ..." - "Aus Favoriten entfernen" - "Zu Favoriten hinzufügen" - "Neue Einzelaufgabe erstellen" - "Neue Aufgabenliste starten" - "Neue Benachrichtigung erstellen" - "Link kopieren" - "Dokumentenerkennung einfügen"

Durch Anklicken der Einträge werden die Buttons hinzugefügt und wieder entfernt.

Ausgewählte Buttons sind an den vorangestellten Haken zu erkennen.

Seitlich bzw. unterhalb der Dokumentdaten finden Sie die folgenden Buttons:

Button (Ausblenden)

Blenden Sie den Bereich Dokumentdaten und Befehle völlig aus. Dann ist nicht einmal mehr der Streifen des eingeklappten Bereichs zu sehen. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche, um den Bereich "Dokumentdaten" wieder einzublenden.

Button (Einstellungen)

ruft das Fenster "Eigene Einstellungen" auf, in dem weniger Einstellungsmöglichkeiten als in dem korrespondierenden Fenster des Standard DESK bestehen.

Rechts von dem Button (Einstellungen) wird der Verbindungsstatus zum STP Documents angezeigt.

Dokumentdaten
Alle angezeigten Bereiche der Dokumentdaten lassen sich als ganzes einklappen und wieder ausklappen.

Bereich zugeordnete Akte
Der Bereich wird nur angezeigt, wenn das Dokument im DMS bereits einer Akte zugeordnet worden ist.

Bereich aktuelle Version des Dokuments
Wenn Sie in den Dokumentdaten auf den Link zum Ablage-Ort klicken, öffnen sich das Fenster zum Dokument öffnen.

Bereich "Dokument Versionsverlauf"
In dem Bereich "Dokument Versionsverlauf" werden alle Versionen des geöffneten Dokuments angezeigt.

Drop-down-Menü mit Befehlen
Jede Version wird mit einem Dokument-Typ-Icon angezeigt. Wenn Sie auf diese klicken, öffnet sich ein Drop-down-Menü mit folgenden Befehlen: - "Senden an Drucker ..." - "Senden per E-Mail ..." - "Senden per E-Mail (als PDF) ..." - "Senden per E-Mail (als Link) ..." - "Senden an Zwischenablage": Am Versandt-Ziel besteht kein DMS-Bezug. - "Senden an Dateisystem ...": Am Versandt-Ziel besteht kein DMS-Bezug. - "Senden an beA DESK ...": Hierbei wird sichergestellt, dass ein Dokument durchsuchbar ist, damit es sich um ein ERVV konformes Dokument handelt. - "Zu Favoriten hinzufügen" - "Aus Favoriten entfernen" - "Zum Lesen öffnen": öffnet das Dokument schreibgeschützt in der verknüpften Anwendung. - "PDF zur Bearbeitung öffnen" - "Dokument zum Bearbeiten auschecken" öffnet das Dokument in der verknüpften Anwendung zur Bearbeitung. Das Dokument erhält den Status "Gesperrt für Bearbeitung" oder (bei nicht überwachten Dokumenten) den Status "Dauerhaft gesperrt": Nicht überwachte Dateitypen (PDFs und alle anderen Nicht-Office-Dokumente) werden nach der Bearbeitung automatisch in wieder in die DMS Controls eingecheckt. - "Dokumentdaten bearbeiten ..." öffnet das Fenster "Dokumentdaten bearbeiten" zur Bearbeitung der Dokumentdaten. - "Löschen": nur für Administrierende mit den entsprechenden Rechten aktiv. - "Zum Löschen markieren" - "Löschmarkierung entfernen" - "Zugriffsrechte entfernen" - "Zugriffsrechte ändern" öffnet das Fenster "Zugriffsrechte ändern". - "In DMS Mobile DESK öffnen" - "Duplizieren": Das Fenster "Duplizieren" wird geöffnet. Sie können eine oder mehrere Kopien des Dokuments in STP Documents anlegen. - "Neue Version anlegen" öffnet das Fenster "Neue Version anlegen", in dem die Dokument-Datei ggf. auch ins PDF- und PDF/A-Format konvertiert werden kann. Jeder Version des Dokuments kann ein Titel und Kommentar zugeordnet werden. Bei der PDF/A-Erzeugung wird ERVV konformes Dokument erzeugt, das durchsuchbar ist. - "Vergleichen" - "Dokument mit Anhängen anzeigen" - "Zugehörige Akte/ Ordner anzeigen" - "Neue Einzelaufgabe erstellen" öffnet das Fenster "Neue Einzelaufgabe erstellen". - "Neue Aufgabenliste erstellen" öffnet das Fenster "Neue Aufgabenliste starten". - "Neue Notiz erstellen" öffnet das Fenster "Neue Notiz erstellen". - "Neue Wiedervorlage erstellen" öffnet das Fenster "Neue Wiedervorlage erstellen". - "Neue Benachrichtigung erstellen" öffnet das Fenster "Neue Benachrichtigung erstellen". - "Neue Eilaufgabe erstellen" öffnet das Fenster "Neue Eilaufgabe erstellen". - "Link kopieren": Es wird ein Hyperlink in die Zwischenablage kopiert. Dieser kann in Dokumente eingefügt werden. Alle STP-Documents-Benutzer der Kanzlei können sich über diesen Link das Dokument in die Dokumentliste laden.