Oberfläche der Schnellsuchverwaltung

Das Fenster "Schnellsuche" enthält

Button Daten übernehmen

übernimmt die Daten ohne das Fenster "Schnellsuche" zu schließen.

Button Speichern

speichert die Schnellsuche und schließt das Fenster "Schnellsuche".

Button Abbrechen

fordert Sie auf, nicht gespeicherte Änderungen zu speichern oder zu verwerfen und schließt danach das Fenster "Schnellsuche".

Bereich "Verfügbare Schnellsuchen"

Hier können Sie Schnellsuchen markieren, anlegen, bearbeiten und löschen.

Über das Eingabefeld Filter können Sie die Zahl der aufgelisteten Schnellsuchen reduzieren.

Button (Schnellsuche neu hinzufügen)

erstellt eine neue Schnellsuche und öffnet das Fenster "Schnellsuche"

Fenster "Schnellsuche"

Das Fenster "Schnellsuche" hat folgende Oberfläche:

Bitte geben Sie den Namen der Schnellsuche an

In das Eingabefeld können Sie einen Namen für die Schnellsuche eingeben.

Button Speichern

übernimmt die Daten und schließt das Fenster.

Button Abbrechen

verwirft alle Eingaben und schließt das Fenster.

Button (Schnellsuche bearbeiten)

Die markierte Schnellsuche kann umbenannt werden und öffnet das Fenster "Schnellsuche".

Fenster "Schnellsuche"

Das Fenster "Schnellsuche" hat folgende Oberfläche:

Bitte geben Sie den Namen der Schnellsuche an

In das Eingabefeld können Sie einen Namen für die Schnellsuche eingeben.

Button Speichern

übernimmt die Daten und schließt das Fenster.

Button Abbrechen

verwirft alle Eingaben und schließt das Fenster.

Button (Schnellsuche löschen)

löscht die markierte Schnellsuche nach einer Sicherheitsabfrage.

Filter

Hier können Sie gezielt nach Schnellsuchen filtern. Das Suchergebnis wird in der Auswahlliste angezeigt.

Verfügbare Schnellsuchen

In diesem Auswahlfeld können Sie Schnellsuchen markieren. Details zur markierten Schnellsuche werden in den Registerkarten "Suchfelder" und "Bedingungen" angezeigt.

Der Filter sucht in den Feldern "Name" und "Erstellt von" und zeigt als Suchergebnis alle Schnellsuchen an, in denen mindestens ein Wert in den Suchfeldern mit der im Eingabefeld Filter eingegebenen Zeichenfolge beginnt.

Registerkarte "Suchfelder"

Hier können Sie festlegen, welche Suchfelder für die Schnellsuche ausgewertet werden und in der Schnellsuchleiste angezeigt werden.

Die Registerkarte "Suchfelder" enthält eine (anfangs leere) Auflistung "Felder, die für die Schnellsuche verwendet werden sollen:" mit voneinander abhängigen Auswahlfeldern und folgende Buttons:

Button (Hinzufügen)

Dieser Button fügt ein (weiteres) Suchfeld für die Schnellsuche hinzu.

(Erstes Auswahlfeld)

gibt die Quelle der Metadaten an. Mögliche Werte sind:

  • "Akten- und Ordnerdaten"
  • "Aufgaben"
  • "Dokumentdaten"
  • "Volltext".

(Zweites Auswahlfeld)

Abhängig vom ersten Auswahlfeld werden die Metadaten zum im ersten Feld gewählten Objekt aufgelistet.

Button (Schnellsuchfeld entfernen)

Dieser Button entfernt das Suchfeld in der gleichen Zeile aus der Schnellsuche.

Hinweis

Felder aus Akten und Felder aus Ordnern können nicht gleichzeitig in einer Schnellsuche verwendet werden. Dies führt zu einer Fehlermeldung beim Ausführen der Schnellsuche.

Beispiele

Hier einige Beispiele für Kombinationen, die man nicht gleichzeitig in einer Schnellsuche verwenden sollte:

  • Allgemeine Aktendaten und allgemeine Ordnerdaten
  • Gleichzeitige Verwendung von Akte.Bezeichnung und Ordner.Ordnername in einer Schnellsuche führt zu einer Fehlermeldung.
  • Allgemeine Ordnerdaten und themenspezifische Aktendaten
  • Gleichzeitige Verwendung von Ordner.Ordnername und Winsolvenz p4.Verwalter in einer Schnellsuche führt zu einer Fehlermeldung.
  • Allgemeine Aktendaten und themenspezifische Ordnerdaten
  • Gleichzeitige Verwendung von Akte.Bezeichnung und Wissensbasis.Bemerkung in einer Schnellsuche führt zu einer Fehlermeldung.
  • Themenspezifische Aktendaten aus verschiedenen Aktentypen.
  • Gleichzeitige Verwendung von Anwaltsakte.Anwalt und Winsolvenz p4.Verwalter in einer Schnellsuche führt nicht zu einer Fehlermeldung. Das Suchergebnis ist aber immer leer.

Registerkarte "Bedingungen"

Hier können Sie Filter und Sortierung für das Ergebnis der Schnellsuche festlegen.

Die Registerkarte "Bedingungen" enthält die Bereiche

  • "Suchen nach" Hier kann nach Akten- bzw. Ordertypen und nicht zugeordneten Dokumenten gefiltert werden. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie die Check-Box vor der Bezeichnung, um einen Filter zu setzen.

  • "Sortieren nach" Diese Funktion ist deaktiviert. Hier können Sie die Sortierung für die Dokumente im Suchergebnis festlegen. Der Button (Sortierung erstellen oder ändern) öffnet das Fenster "Sortierung".

  • "Filterbedingungen" Hier können Sie Kriterien festlegen, die die Dokumente im Suchergebnis erfüllen müssen.

  • und die nachfolgenden Buttons.

Button (Bedingung hinzufügen)

Mit diesem Button können Sie eine neue Filterbedingung erstellen.

Button (Bedingung entfernen)

löscht die aktuelle Zeile mit der Filterbedingung.

Button (Klammer setzen) bzw. Button (Klammer entfernen)

Klicken Sie auf diesen Button, um eine Klammer zu öffnen. Klicken Sie erneut auf den Button, um die Klammer zu entfernen.

(Erstes Auswahlfeld)

Gibt die Quelle der Metadaten an. Mögliche Werte sind:

  • "Akten- und Ordnerdaten"
  • "Aufgaben"
  • "Dokumentdaten"
  • "SQL"
  • "Volltext".

(Zweites Auswahlfeld)

Abhängig vom (ersten Auswahlfeld) werden die Metadaten zum im ersten Feld gewählten Objekt aufgelistet.

(Drittes Auswahlfeld)

Vergleichsoperatoren; mögliche Werte sind:

  • "enthält"
  • "ist gleich"
  • "ist größer als"
  • "ist größer oder gleich"
  • "ist kleiner als"
  • "ist kleiner oder gleich"
  • "ist ungleich".

(Eingabefeld)

Hier kann ein Wert eingegeben werden. Der Wert muss zu den, in den Auswahlfeldern gewählten, Objekten passen. Ungültige Werte erzeugen eine Fehlermeldung beim Verlassen des Feldes.

Button (Klammer setzen) bzw. Button (Klammer entfernen)

Klicken Sie auf diesen Button, um eine Klammer zu schließen. Klicken Sie erneut auf diesen Button, um die Klammer zu entfernen.

Button Und bzw. Button Oder

Mehr als eine Filterbedingung können Sie mit UND bzw. ODER verbinden. Klicken Sie auf die Buttons Und bzw. Button Oder, um zwischen UND- und ODER-Verknüpfung zu wechseln.

Button (Bedingung hinzufügen)

fügt eine neue Bedingung hinzu.

Zusammengehörende Klammern

Positionieren Sie den Mauszeiger über einer Klammer. Klicken Sie nicht auf die Maustasten.

Fehlerhaft gesetzte Klammern ermitteln

Auf der Registerkarte "Bedingungen" wird eine Warnmeldung angezeigt, wenn Klammern falsch gesetzt wurden.

Um fehlerhaft gesetzte Klammern zu ermitteln, führen Sie folgende Schritte durch:

Positionieren Sie den Mauszeiger nacheinander über jede Klammer. Klicken Sie dabei nicht auf die Maustasten.

Die Prüfung kann nur ermitteln, ob eine Klammer eine zugehörige Klammer besitzt. Ob die Klammern die von Ihnen gewünschten Bedingungen umschließen kann die Prüfung nicht ermitteln. Im Beispiel ist die als fehlerhaft gekennzeichnete Klammer die gewünschte Klammer. Die schließende Klammer in der vorherigen Zeile muss entfernt werden.

Beim Anklicken des Button Speichern oder des Button Daten übernehmen erhalten Sie einen Hinweis auf fehlerhafte gesetzte Klammern.

Registerkarte "Zugriffsrechte"

Zugriffsrechte für Schnellsuchen legen fest, welche Benutzer und Gruppen eine Schnellsuche verwenden können. Benutzer oder Gruppen mit einem der Zugriffsrechte Vollzugriff, Schreibzugriff oder Lesezugriff können die markierte Schnellsuche in STP Documents verwenden. Nicht aufgelistete Benutzer oder Gruppen können die markierte Schnellsuche nicht verwenden.

Auf der Registerkarte "Zugriffsrechte" wird oben links das Zugriffsrecht des Benutzers auf die Schnellsuche angezeigt: als Icon mit Bezeichnung. Daneben erscheint der Name der vorliegenden Schnellsuche.

Benutzer/Gruppen

Hier können Sie Benutzer und Gruppen markieren, denen Sie Zugriffsrechte erteilen wollen. Treffen Sie in den Rechte-Optionsfeldern eine Auswahl und nutzen Sie den Button > (Markierte hinzufügen).

Rechte (Optionsfelder)

  • "Lesezugriff": Aktivieren Sie das Optionsfeld, um das Zugriffsrecht Lesen zu erteilen. Der Benutzer kann das Suchprofil verwenden.

  • "Schreibzugriff": Aktivieren Sie das Optionsfeld, um das Zugriffsrecht Ändern zu erteilen. Der Benutzer kann Filterbedingungen ändern.

  • "Vollzugriff": Aktivieren Sie das Optionsfeld, um das Zugriffsrecht Vollzugriff zu erteilen. Der Benutzer kann Filterbedingungen und Zugriffsrechte ändern.

    Benutzen Sie nach der Aktivierung eines der Optionsfelder einen der darunter befindlichen Buttons.

Button > (Markierte hinzufügen)

fügt alle markierten Benutzer und Gruppen aus dem Auswahlfeld Benutzer/Gruppen mit dem im Bereich Rechte gewählten Zugriffsrecht zum Auswahlfeld Berechtigte hinzu.

Button < (Markierte entfernen)

entfernt alle markierten Benutzer und Gruppen aus dem Auswahlfeld Berechtigte und zeigt diese im Auswahlfeld Benutzer/Gruppen

Button Änderungen rückgängig machen

Klicken Sie auf diesen Button, um alle noch nicht gespeicherten Änderungen zurückzusetzen.

Berechtigte

Hier können Sie Benutzer und Gruppen auswählen, deren Zugriffsrechte Sie ändern oder entziehen wollen. Treffen Sie ggf. in den Rechte-Optionsfeldern eine Auswahl und nutzen Sie den Button < (Markierte entfernen).

Hinweis

Die hier vergebenen Zugriffsrechte können durch Zugriffsrechte von Gruppen übersteuert werden.