Das Fenster "Akten- und Ordnerverwaltung" besteht aus den in den folgenden Abschnitten beschriebenen Buttons, Filter-Eingabefeldern, dem Auswahlfeld Suchergebnis und dem Bereich Aktendaten bzw. Ordnerdaten und einem Bereich für Aktenverweise.
Buttons
Einige Icons (Buttons) sind zunächst deaktiviert. Sie werden aktiviert, wenn mindestens eine Akte oder ein Ordner im Auswahlfeld Suchergebnis angezeigt wird und markiert ist. Steht eine Funktion aus anderen Gründen (z. B. fehlende Zugriffsrechte oder Rollen, falscher Status) nicht zur Verfügung, bleibt der zugehörige Icon und die verknüpfte Tastenkombination bzw. Funktionstaste deaktiviert.
Button (Neue Akte/Neuen Ordner anlegen) oder
Tastenkombination [Strg]+[Einfg]
Dieser Button öffnet das Fenster "Neu anlegen". Ein Assistent führt Sie durch die Arbeitsschritte "Akten-/Ordnertyp wählen", "Aktendaten bzw. Ordnerdaten", "Registerstruktur", "Verweis zu anderen Akten" und "Zugriffsrechte bearbeiten".
Die Arbeitsschritte "Aktendaten bzw. Ordnerdaten" und "Verweis zu anderen Akten" werden erst nach der Auswahl des Akten- bzw. Ordnertyps angezeigt.
Der Arbeitsschritt "Verweis zu anderen Akten" wird für Ordner nicht angezeigt.
Button (Akten- bzw. Ordnerdaten bearbeiten) oder
Taste [F2]
- Dieser Button öffnet das Fenster "Akten- bzw. Ordnerdaten bearbeiten".
Button (Registerstruktur) oder
Tastenkombination [Strg]+[R]
- Dieser Button öffnet den Arbeitsschritt "Registerstruktur" im Fenster "Akten- bzw. Ordnerdaten bearbeiten".
Button (Registerstruktur mehrfach zuweisen) oder Tastenkombination [Strg]+[R]
- Diese Funktion können nur Benutzer verwenden, die über eine Gruppe die Rolle Aktenadministrator zugeordnet haben. Ist im Feld Suchergebnis mehr als eine Akte oder mehr als ein Ordner ausgewählt, wird aus dem Button Registerstruktur der Button Registerstruktur mehrfach zuweisen.
Button (Verweis bearbeiten) oder Taste
[F8]
- Dieser Button ist für Ordner deaktiviert. Sie öffnet den Arbeitsschritt "Verweis zu anderen Akten" im Fenster "Akten- bzw. Ordnerdaten bearbeiten".
Button (Zugriffsrechte bearbeiten) oder Taste
[F9]
- Dieser Button öffnet den Arbeitsschritt "Zugriffsrechte bearbeiten" im Fenster "Akten- bzw. Ordnerdaten bearbeiten".
Button (Zugriffsrechte mehrfach zuweisen) oder Taste [F9]
Diese Funktion können nur Benutzer mit der Rolle Aktenadministratoren verwenden. Ist im Feld Suchergebnis mehr als eine Akte oder mehr als ein Ordner ausgewählt, wird aus dem Button (Zugriffsrechte bearbeiten) der Button (Zugriffsrechte mehrfach zuweisen).
Vergeben Sie Zugriffsrechte auf Akten und Ordner.
Vergeben Sie Zugriffsrechte vorzugsweise an Gruppen statt an einzelne Benutzer.
Ändern Sie das Zugriffsrecht für die Gruppe Alle auf Lesen oder Ändern oder entfernen Sie die Gruppe aus dem Bereich Berechtigte. Erteilen Sie einer anderen Gruppe (z. B. Administratoren) das Zugriffsrecht Vollzugriff.
Ordnen Sie nach Möglichkeit Dokumenten keine Zugriffsrechte zu. Das Zugriffsrecht Vollzugriff für die Gruppe Alle am Dokument wird dann durch die Zugriffsrechte der Akte übersteuert.
Button (Status auf Ruhend setzen) oder Taste
[F10]
Dieser Button setzt den Status Ruhend für alle im Feld Suchergebnis ausgewählten Akten oder Ordner.
Wählen Sie im Auswahlfeld Status den Status "Aktiv" aus, wenn Sie für Akten oder Ordner den Status Aktiv setzen wollen.
Wählen Sie im Auswahlfeld Status den Status "Ruhend" aus, wenn Sie für Akten oder Ordner den Status Ruhend setzen wollen.
Button (Status auf Aktiv setzen) oder Taste
[F10]
Dieser Button setzt den Status Aktiv für alle im Feld Suchergebnis ausgewählten Akten oder Ordner.
Wählen Sie im Auswahlfeld Status den Status "Aktiv", wenn Sie für Akten oder Ordner den Status Aktiv setzen wollen.
Wählen Sie im Auswahlfeld Status den Status "Ruhend" aus, wenn Sie für Akten oder Ordner den Status Ruhend setzen wollen.
Button (Löschen) oder Tastenkombination
[Strg]+[Entf]
Der Button löscht alle im Feld Suchergebnis ausgewählten Akten oder Ordner.
Eine Akte oder ein Ordner kann nicht gelöscht werden, wenn der Akte oder dem Ordner Dokumente zugeordnet sind.
Eine Akte oder ein Ordner kann nicht gelöscht werden, wenn der Status Ruhen" zugeordnet ist.
Button (Historie anzeigen) oder Taste
[F11]
Dieser Button öffnet das Fenster "Historie".
Das Fenster "Historie"
In diesem Fenster wird die Historie der Akte oder des Ordners angezeigt. Sie können die Anzahl der angezeigten Ereignisse einschränken, indem Sie im Eingabefeld Filter ein Filterkriterium eingeben. Ausgewertet werden die Spalten "Aktion", "Benutzer" und "Version".
Markieren Sie ein Ereignis, um im Fenster "Details" weitere Informationen zu erhalten.
Geben Sie den Wert Insert im Eingabefeld Filter ein, um das Erstelldatum und den Ersteller der Akte bzw. des Ordners zu finden.
Ist der Benutzer STPAdmin der Ersteller der Akte, kann Sie auch über den Document Collector angelegt worden sein.
Button Suche starten
- Die Taste [Enter] startet die Suche, wenn der Cursor im Eingabefeld Suche positioniert ist.
Button Schließen oder Taste [Esc]
Filter-Eingabefelder und Suchergebnis
Status
Wählen Sie das gewünschte Filterkriterium aus der angebotenen Auswahlliste:
- "Aktiv"
- "Alle"
- "Ruhend"
Typ
Wählen Sie das gewünschte Filterkriterium aus der angebotenen Auswahlliste:
- "Alle"
- "Anwaltsakte"
- "Kanzleiakte"
- "p4"
- "Wissensbasis"
- "Phantasy"
- "ReNoStar"
- "InsoMACS"
- "WinMACS Anwalt"
- "WinMACS Notar"
- "winsolvenz.p4"
- "Wissensbasis"
In der Auswahlliste werden deaktivierte Themen nicht angezeigt.
Wählen Sie im Auswahlfeld Typ die Option "Alle", um nicht nach dem Akten- bzw. Ordnertyp zu filtern.
Suche
Geben Sie einen oder mehrere Suchbegriffe in dieses Eingabefeld ein.
Beim Suchen und Filtern über das Eingabefeld Suche (Taste [F3]) werden folgende Felder durchsucht:
- AZ Intern
- Bezeichnung
- AZ Gericht
- Mandant
- Gegner
- Sachbearbeiter
- Ordnername.
Im Eingabefeld Suche (Taste [F3]) trennen Sie mehrere Suchbegriffe durch ein ";".
Geben Sie vor und nach dem Zeichen ";" keine Leerzeichen ein.
Button Suche starten
Klicken Sie auf diesen Button, um die Suche mit den in den Eingabefeldern Status, Typ und Suche festgelegten Kriterien zu starten.
Sie können auch die Taste [Enter] drücken, wenn der Cursor im Eingabefeld Suche positioniert ist.
Suchergebnis
In dem Auswahlfeld Suchergebnis werden alle Akten und Ordner aufgelistet, die den in den Eingabefeldern Status, Typ und Suche festgelegten Kriterien entsprechen.
In dem Auswahlfeld Suchergebnis werden zunächst keine Akten angezeigt. Geben Sie Suchkriterien in die Eingabefelder ein und klicken Sie auf den Button.
Im Bereich "Aktendaten bzw. Ordnerdaten" werden zunächst keine Daten angezeigt. Markieren Sie eine Akte oder einen Ordner, um die zugehörigen Akten- oder Ordnerdaten anzuzeigen.
Aktendaten
Im Bereich "Aktendaten" werden alle festgelegten Aktendaten aufgelistet. Aktendaten, für die noch keine Werte festgelegt wurden, werden nicht angezeigt. Für Ordner wird dieser Bereich nicht angezeigt.
Ist im Auswahlfeld Suchergebnis mehr als eine Akte markiert, werden die Aktendaten des zuletzt markierten Listeneintrags angezeigt.
Ordnerdaten
Im Bereich "Ordnerdaten" im Fenster "Akten- und Ordnerverwaltung" werden alle festgelegten Ordnerdaten aufgelistet. Ordnerdaten, für die noch keine Werte festgelegt wurden, werden nicht angezeigt.
Für Akten wird dieser Bereich nicht angezeigt.
Ist im Auswahlfeld Suchergebnis mehr als eine Akte oder mehr als ein Ordner markiert, werden die Akten- bzw. Ordnerdaten des zuletzt markierten Listeneintrags angezeigt.
Aktenverweise
Existieren Verweise von oder zu anderen Akten, werden diese im Bereich rechts unten angezeigt. Für Ordner wird dieser Bereich nicht angezeigt.
Im Abschnitt "Akten, welche auf diese verweisen" werden die Akten angezeigt, die auf die ausgewählte Akte verweisen.
Im Abschnitt "Aktenverweise" wird die Akte angezeigt, zu der die im Feld Suchergebnis ausgewählte Akte verweist.
Button (Lupe)
Dieser Button führt eine Suche nach der in den Abschnitten Akten, welche auf diese verweisen und Aktenverweise markierten Akte aus.
Beim Suchen und Filtern über das Eingabefeld Suche (Taste [F3]) werden folgende Felder durchsucht:
- AZ Intern
- Bezeichnung
- AZ Gericht
- Mandant
- Gegner
- Sachbearbeiter.
Im Eingabefeld Suche (Taste [F3]) trennen Sie mehrere Suchbegriffe durch ein ";".
Geben Sie vor und nach dem Zeichen ";" keine Leerzeichen ein.
Button (Bearbeiten)
- Dieser Button öffnet das Fenster "Akten- bzw. Ordnerdaten bearbeiten" für die in den Abschnitten Akten, welche auf diese verweisen oder Aktenverweise markierte Akte.
Button (Neue Akte / Neuen Ordner anlegen)
- Der Button (Neue Akte / Neuen Ordner anlegen) oder die Tastenkombination [Strg]+[Einfg] öffnet das Fenster "Neu anlegen".