Outlook DESK konfigurieren

Erweiterte Konfigurationsmöglichkeiten für den angemeldeten Windows-Benutzer stehen im Commander im Outlook DESK sowie in den Kanzleieinstellungen (als Default für alle Benutzer) und in den eigenen Einstellungen im Standard DESK zur Verfügung.

Einstellungen über den Commander im Outlook DESK

Klicken Sie im Commander links unten auf den Button (Einstellungen), um die benutzerspezifischen Einstellungen für den Outlook DESK zu öffnen.

Die aus dem Commander im Outlook DESK geöffneten Einstellungen werden in der Client Tray App in den Bereichen

• [Allgemein]
  • Outlook DESK als Standard-App für die Verarbeitung von Links konfigurieren
• [Outlook DESK]
  • [Offline-Synchronisation]
  • [Verhalten beim Importieren]
  • [DMS-Markierung]
• [Benachrichtigung]
  • [Konfiguration]
  • [Aufgaben]
• [LSB Verbindungen
• [[Produktinformationen]] angezeigt.

Änderungen in den Bereichen werden nur auf den aktuellen Benutzer angewendet.

Allgemein

Klicken Sie auf den Button Als Standard-App festlegen, um Outlook DESK als Standard-App für die Verarbeitung von Links zu konfigurieren.

Outlook DESK

Offline-Synchronisation

Hier können Sie festlegen, ob und wie oft die Offline-Akten des Outlook DESKs mit dem Online-Datenbestand abgeglichen werden.

Zyklisch synchronisieren

• "aktiviert": Standardeinstellung: Der Offline-Datenbestand im Outlook DESK wird in festgelegten Zeitabständen mit dem Online-Datenbestand von STP Documents abgeglichen.
• "deaktiviert": Sie nehmen den Abgleich manuell über das Kontextmenü der Offline-Akte im Commander vor.

Verhalten beim Importieren

Verhalten beim Importieren

Ist der Outlook DESK installiert, können Sie beim Senden von E-Mails aus Outlook festlegen, dass die E-Mail beim Senden im Archiv von STP Documents abgelegt wird.

Sie können vor dem Senden die gewünschte Akte bzw. den gewünschten Ordner und ein Register als Ziel für das Archivieren in STP Documents angeben. Die E-Mail kann auch als nicht zugeordnetes Dokument archiviert werden.

Optional kann zum Betreff der E-Mail die Akten-ID, die Register-ID und die Datenbank-ID hinzugefügt werden. Die Datenbank-ID verhindert, dass Akten und Register eines anderen Servers verwendet werden.

Ist der schon eingegebene Betreff zu lang (zusammen mit der Kennung und den IDs), wird dieser am Ende entsprechend abgeschnitten, so dass die Kennung und die IDs noch in den Betreff passen.

Akten- und Register-ID im Mailbetreff verwenden

• "aktiviert": Beim Versenden einer E-Mail wird nach der Auswahl einer Akte bzw. einer Akte und eines Registers die Akten-ID, die Register-ID und die Datenbank-ID am Ende in den Betreff eingefügt. > Wird eine E-Mail, die diese Kennung im Betreff hat, importiert, so werden die Akte und das Register entsprechend vorbelegt. Wenn der Import per Drag-and-drop direkt auf eine Akte ausgeführt wird, werden die Akte und das Register aus dem Betreff nicht ausgewertet. Wenn eine Antwort auf eine E-Mail bzw. eine Weiterleitung einer E-Mail mit dieser Kennung im Betreff erstellt wird, werden die Eingabefelder für Akte und Register entsprechend vorbelegt.

• "deaktiviert":Standardeinstellung

  Diese Einstellung in den Kanzleieinstellungen kann für jeden angemeldeten Benutzer durch die Konfiguration in den eigenen Einstellungen übersteuert werden.

Klartextbezeichnung hinzufügen

Die Check-Box kann erst gesetzt werden, wenn die Check-Box Akten- und Register-ID im Mailbetreff verwenden aktiviert wurde. Werden beide Check-Boxen aktiviert, wird zuerst die bisherige Kennung (nur informativ) und dahinter die IDs (programmatische Zuordnung) im Betreff eingefügt.

"deaktiviert": Standardeinstellung

DMS-Markierung

Ist der Outlook DESK installiert und lizenziert, werden im Fenster "Folder View" von Outlook in STP Documents archivierte E-Mails mit einem blauen Punkt markiert. Diese Information wird auf dem Exchange Server gespeichert und kann nicht wieder rückgängig gemacht werden.

Abhängig von den konfigurierten Einstellungen werden die nach STP Documents importierten E-Mails gescannt und mit einem blauen Punkt markiert.

Wird beim Senden einer E-Mail ein Ablageort festgelegt oder die Check-Box ohne Zuordnung archivieren aktiviert, erhält die E-Mail nach dem Import nach STP Documents, unabhängig von den hier konfigurierten Einstellungen, i m m e r einen blauen Punkt.

Auf bereits importierte E-Mails prüfen und diese mit einem blauen Punkt markieren

Der E-Mail-Scan und die Markierung der gefundenen E-Mails kann durch die hier konfigurierte Einstellungen aktiviert bzw. deaktiviert werden.

"aktiviert": Standardeinstellung

Benachrichtigung

Im Unterbereich "Benachrichtigungen" können Sie allgemeine Einstellungen zur Konfiguration der Benachrichtigungen über das Outlook-Add-In festlegen.

In den Kanzleieinstellungen kann ein Administrator nur die Einstellung Benachrichtigungen aktivieren verbindlich vorgeben. Alle anderen Einstellungen im Bereich "Benachrichtigung" werden zunächst von allen Benutzern als Vorgabe übernommen, können jedoch für jeden Benutzer über das Fenster "Eigene Einstellungen" individuell angepasst werden.

Konfiguration

Im Bereich "Konfiguration" legen Sie für die ganze Kanzlei fest, ob und wie Benachrichtigungen zu Aufgaben über das Outlook Add-In gesendet werden.

Benachrichtigung aktivieren

Diese Einstellung kann nur von einem Administrator für die gesamte Kanzlei vorgenommen werden. Alle weiteren Check-Boxen und Eingabefelder im Bereich "Benachrichtigung" sind deaktiviert, solange die Check-Box nicht aktiviert ist.

Automatische Abfrage neuer Benachrichtigungen

"aktiviert": Beim Start von MS Outlook werden Sie über neue Aufgaben aus STP Documents benachrichtigt. Sind dem angemeldeten Benutzer keine neuen Aufgaben zugeordnet, wird beim Start von MS Outlook folgende Meldung angezeigt:

Sind dem angemeldeten Benutzer neue Aufgaben zugeordnet, wird beim Start von MS Outlook folgende Meldung angezeigt:

E-Mail

"aktiviert": Sie werden per E-Mail benachrichtigt, wenn Ihnen in STP Documents eine neue Aufgabe zugewiesen oder eine bestehende Aufgabe geändert wurde. Um eine Benachrichtigung in MS Outlook zu erhalten, muss mindestens eines der folgenden Check-Boxen zusätzlich zur Check-Box E-Mail aktiviert sein: - Neue Aufgaben - Termine - Wiedervorlagen.

Aufgaben mit Erinnerung

"aktiviert": Sie erhalten in MS Outlook eine Erinnerung vor Ablauf der Bearbeitungsfrist der Aufgabe.

Stunden vor Ablauf der Bearbeitung

Geben Sie an, wie viele Stunden vor dem Ablauf der Bearbeitungsfrist eine Benachrichtigung erfolgen soll.

Aufgaben

Im Bereich "Aufgaben" legen Sie fest, über welche Aufgabenänderungen Sie durch den Outlook Link benachrichtigt werden.

Neue Aufgaben

"aktiviert": Sie werden über neue Aufgaben benachrichtigt.

Termine

"aktiviert": Sie werden über neue und geänderte Termine benachrichtigt.

Wiedervorlagen

"aktiviert": Sie werden über Wiedervorlagen benachrichtigt.

Verbindungen

Hier können Sie die Verbindung zum Service Bus (SB) ändern.

LSB Verbindungen

Hier gibt es Eingabefelder für: - Hostname - Port - RabbitMQ-Username - RabbitMQ-Passwort

Produktinformation

Hier finden Sie die aktuelle Produktversion des Add-Ins und der verwendeten Komponenten.