Anwendung (Kanzleieinstellungen)

Diese Einstellungen können durch benutzerdefinierte Einstellungen im Fenster "Eigene Einstellungen" übersteuert werden.

Allgemein

Hier können Sie folgende Eigenschaften festlegen:

• die Ausführlichkeit von Meldungen und Protokolleinträgen

• ob Tooltips angezeigt werden sollen

• die Systemkennung des Servers

• die Verzögerungszeit nach dem Anklicken eines Dokuments in der Dokumentliste und dem Anzeigen der Dokumentvorschau

• Pfad und Beschreibung für externe Anwendungen

• das Verhalten beim Drucken aus der Dokumentvorschau.

Anzeigen

Ausführliche Meldungen anzeigen

• "aktiviert": Standardeinstellung: Ausführliche Meldungen und Protokolleinträge werden erzeugt.
• "deaktiviert": Sie erhalten weniger Meldungen und Protokolleinträge.

Tooltips anzeigen

• "aktiviert": Standardeinstellung: Es werden Tooltips angezeigt.

Systemanzeigename

Die hier konfigurierte Systembezeichnung wird beim Start vom Standard DESK und beim Start von Outlook mit dem Outlook DESK angezeigt, um sich mit dem Server zu verbinden.

Wenn mehrere Server zur Auswahl stehen, können Sie hier eine eindeutige Bezeichnung festlegen.

(Standardeinstellung=LEXolution.DMS)

Zeitverzögerung

Hier können Sie festlegen, nach welcher Zeit (in Millisekunden) die Dokumentvorschau nach dem Anklicken eines Dokuments im Schreibtisch aktualisiert wird. Wählen Sie einen Wert zwischen 0 und 1000 (Standardeinstellung=50 msec).

Externe Anwendungen**

Der Bereich "Externe Anwendungen" enthält Registerkarten, um bis zu 5 Anwendungen oder Internetseiten in der Symbolleiste Anwendungen für alle Benutzer von STP Documents bereitzustellen. Hier können Sie jeweils den Pfad bzw. die URL-Adresse und eine Beschreibung zu einer externen Anwendung oder Internetseite festlegen.

Die hier festgelegten Pfade, Internetadressen und Beschreibungen werden durch den Button Auf Standardeinstellungen zurücksetzen nicht geändert.

Die Symbolleiste Anwendung können Sie über Hauptmenü "Ansicht" > "Symbolleisten" > "Anwendung" aktivieren bzw. deaktivieren.

Bearbeitungssperre

• gibt die Zeit in Minuten an, die ein Dokument für die Bearbeitung durch einen Benutzer in den Dokumentstatus Gesperrt für Bearbeitung versetzt wird (Standardeinstellung=120 Minuten).
• Diese Einstellung bewirkt, dass ein zum Bearbeiten geöffnetes Dokument für die hier angegebene Zahl von Minuten gesperrt bleibt.
• Nach Ablauf des eingestellten Zeitraums wird das Dokument automatisch entsperrt.
• Diese Einstellung wird für die gesamte Kanzlei festgelegt. Sie kann nicht durch benutzerspezifische Einstellungen im Fenster "Eigene Einstellungen" übersteuert werden.

Vorschaueinstellungen

Hier kann eingestellt werden, ob und wie aus der Dokumentvorschau gedruckt werden soll. Diese Einstellung wird für die gesamte Kanzlei festgelegt. Sie kann nicht durch benutzerspezifische Einstellungen im Fenster ["Eigene Einstellungen"] übersteuert werden.

Drucken aus der Vorschau aktivieren

• "deaktiviert": Das Drucken aus der Dokumentvorschau wird unterbunden. Der Button Aktuelles Dokument drucken wird aus der Menüleiste der Dokumentvorschau entfernt, die Tastenkombination [Strg]+[P] wird deaktiviert. Verwenden Sie diese Einstellung, wenn Probleme beim Drucken aus der Dokumentvorschau auftreten.

Dokumentspeicher

Preview-Cache

Wie viele Dokumente sollen für die Vorschau gecacht werden? Sie können einen Wert zwischen 10 und 50000 Dokumenten festlegen. Wird die festgelegte Anzahl der Dokumente im Preview-Cache-Verzeichnis überschritten, werden die ältesten Dokumente aus dem Preview-Cache-Verzeichnis entfernt. Wieviel Platz darf der Vorschau-Cache maximal belegen? Sie können einen Wert zwischen 1 und 10.000 Gigabyte festlegen.

Backup-Ordner für bearbeitete Dokumente aktivieren

• Diese Funktion erstellt automatisch einen Backup-Ordner für alle aktuell zur Bearbeitung ausgecheckten Dokumente. Dadurch können Benutzer Änderungen wiederherstellen, falls die Speicherung ins DMS fehlschlägt.

Schreibtisch

Unter "Schreibtisch" können Sie folgende Eigenschaften konfigurieren:

• einen Knoten aus den Arbeitsmappen des Schreibtischs als Startknoten festlegen

• Sichtbarkeit und Darstellung der Knoten

• grundlegende Knotenfilter (Aktentyp, Aufgaben mit Terminen und Wiedervorlage)

• die Ebenendarstellung in den Arbeitsmappen.

Knoten

Die Ordner des Schreibtischs von STP Documents werden hier als Knoten bezeichnet. Die Ordnerstruktur des Schreibtischs kann in STP Documents nicht verändert werden. Lediglich die Beschriftung und die Erläuterung zu jedem Ordner können geändert werden.

Einige Ordner können auch ausgeblendet werden.

In den Arbeitsmappen können zusätzlich Darstellungsebenen definiert werden.

Klicken Sie in der Auswahlliste "Schreibtisch" auf einen Knoten (z. B. Posteingang), um auf der rechten Seite die Bereiche "Knoteneigenschaften" und "Darstellung" anzuzeigen.

Klicken Sie in der Registerkarte "Erweitert" auf ein Objekt in der Auswahlliste Akten-/ Ordnertyp, um rechts die zugeordneten Darstellungsebenen zu bearbeiten

Darstellungsebenen

Die im "Schreibtisch" festgelegten Darstellungsebenen sind Unterstrukturen der beiden Arbeitsmappen im Schreibtisch. Es wird jeweils über ein auswählbares Feld mit Akten- bzw. Ordnerdaten, Aufgaben- oder Dokumentdaten gruppiert.

Dokumente mit gleichen, den Gruppierungskriterien entsprechenden Eigenschaften werden in jeweils einem Unterordner aufgelistet.

Beispiel

Sie haben Dokumente im Posteingang, die Akten vom Typ Anwaltsakte und winsolvenz.p4 zugeordnet wurden. Als erste Darstellungsebene haben Sie den Aktenstatus (Aktiv/Ruhend) gewählt, als zweite Darstellungsebene die Aktenbezeichnung. In Klammern steht jeweils die Anzahl der den Dokumenten zugeordneten Aufgaben.

Der Posteingang könnte dann so aussehen:

• Posteingang
  • Anwaltsakte (13)
    • Aktiv (10)
      • Aktenbezeichnung 3 (3)
      • Aktenbezeichnung 4 (2)
      • Aktenbezeichnung 5 (5)
    • Ruhend (3)
      • Aktenbezeichnung 1 (1)
      • Aktenbezeichnung 2 (2)
• Winsolvenz p4 (2)
  • Aktiv (2)
    • Verfahren 1 (2).

Die hier definierten Darstellungsebenen werden im Schreibtisch nur angezeigt, wenn die Check-Box Alle Knoten zuerst nach Akten-/Ordnertyp gliedern und dann nach den eingestellten Ebenen aktiviert ist.

Darstellungsebenen können so nur innerhalb der beiden Arbeitsmappen festgelegt werden. Auf die anderen Elemente des Schreibtischs (z. B. nicht zugeordnete Dokumente, Suchprofile und Vorgänge) haben die im Bereich "Schreibtisch" auf der Registerkarte "Erweitert" definierten Darstellungsebenen keinen Einfluss.

Der Dokumenttitel sollte nicht als Darstellungsebene ausgewählt werden. Es würde sonst für jedes Dokument in STP Documents eine Unterstruktur im Schreibtisch erstellt werden. Dies würde sich negativ auf die Ladezeit des Schreibtischs auswirken.

Die Registerkarte "Sichtbarkeit der Knoten"

Die Registerkarte "Sichtbarkeit der Knoten" besteht aus einem Navigationsbereich auf der linken Seite und den Bereichen "Knoteneigenschaften" und "Darstellung" auf der rechten Seite. Markieren Sie einen Knoten im Navigationsbereich, um im Detailbereich die Einstellungen zum markierten Knoten festzulegen.

Button Als Startknoten festlegen

• Beim Start von STP Documents wird für den angemeldeten Benutzer das markierte Element ausgewählt und die zugehörigen Dokumente werden in der Dokumentliste angezeigt. Das markierte Element erhält den Zusatz (Beim Start öffnen).
• Haben Sie als Startknoten Posteingang, Eilig, Aufgaben heute oder Aufgaben zukünftig gewählt, werden die im gewählten Ordner enthaltenen Dokumente in die Dokumentliste geladen.
• Haben Sie einen anderen Ordner (z. B. Meine Importe, Meine Favoriten, Vorgänge oder Suchprofile) als Startknoten festgelegt, wird der gewählte Knoten im Schreibtisch beim Start von STP Documents (falls möglich) aufgeklappt. Die im gewählten Ordner enthaltenen Dokumente werden jedoch nicht in die Dokumentliste geladen.

Sichtbar

• "aktiviert": Das markierte Element wird im Schreibtisch angezeigt.
• "deaktiviert": Das markierte Element wird im Schreibtisch ausgeblendet. Einige Elemente können nicht ausgeblendet werden.

Beschriftung

In diesem Eingabefeld legen Sie die Beschriftung des markierten Elements im Schreibtisch fest.

Erläuterung

In diesem Eingabefeld legen Sie einen Tooltip für das markierte Element im Schreibtisch fest.

Zurücksetzen

stellt für Beschriftung und Erläuterung den Auslieferungszustand für das markierte Element wieder her.

Button Anwenden

übernimmt Beschriftung und Erläuterung für das markierte Element und zeigt die geänderte Beschriftung im Bereich "Schreibtisch" an.

Die Registerkarte "Erweitert"

Die Registerkarte "Erweitert" enthält den Bereich "Grundlegende Knotenfilter" und den Bereich "Ebenendarstellung" in der Arbeitsmappe.

Bereich "Grundlegende Knotenfilter"

In diesem Bereich können Sie festlegen, wie die Arbeitsmappen im Schreibtisch von STP Documents dargestellt werden.

Alle Knoten zuerst nach dem Aktentyp gliedern und dann nach den eingestellten Ebenen

• "aktiviert": Die Knoten werden zuerst nach Aktentyp gruppiert und dann wird erst die auf dieser Registerkarte festgelegte Darstellungsebene verwendet.

Anzeige der Aufgaben im Posteingang über Wiedervorlagen einschränken

• "aktiviert": Die Aufgaben im Posteingang werden entsprechend dem Auswahlfeld Tage bis zur Fälligkeit der Wiedervorlage von Aufgaben eingeschränkt.

Tage bis zur Fälligkeit der Wiedervorlage von Aufgaben

• Geben Sie hier eine Zahl zwischen 0 und 999 ein. Die Aufgabe wird angezeigt, wenn die Wiedervorlage innerhalb des hier definierten Zeitfensters fällig wird.

Anzeige der Aufgaben im Posteingang über Termine einschränken

• "aktiviert": Die Aufgaben im Posteingang werden entsprechend dem Auswahlfeld Tage bis zur Fälligkeit der Termine von Aufgaben eingeschränkt.

Tage bis zur Fälligkeit der Termine von Aufgaben

• Geben Sie hier eine Zahl zwischen 0 und 999 ein. Die Aufgabe wird angezeigt, wenn der Termin Erledigen bis innerhalb des hier definierten Zeitfensters liegt.
• Geben Sie die Ziffer 0 ein, um in der Dokumentliste nur die Dokumente anzuzeigen, die eine heute fällige Wiedervorlage oder das aktuelle Datum als Termin Erledigen bis zugeordnet haben.
• Dokumente, denen eine Aufgabe ohne Termin oder Wiedervorlage zugeordnet wurde, werden immer angezeigt.
• Die Einstellungen Anzeige der Aufgaben im Posteingang über Termine und Wiedervorlagen einschränken gelten für den Posteingang im Ordner Arbeitsmappe persönlich und für den Posteingang im Ordner Arbeitsmappe Gruppe.
• Die Einstellungen haben keine Auswirkung auf die Ordner Eilig, Aufgaben heute und Aufgaben zukünftig.

Bereich "Ebenendarstellung in der Arbeitsmappe"

In diesem Bereich können Sie die Darstellung der Ebenen in den Arbeitsmappen im Schreibtisch von STP Documents festlegen.

Der Bereich "Ebenendarstellung" in der Arbeitsmappe enthält die Auswahlfelder Arbeitsmappe wählen, Akten-/Ordnertypen und eine grafische Darstellung der Darstellungsebenen für den gewählten Akten- bzw. Ordnertyp.

Arbeitsmappe wählen

In diesem Auswahlfeld legen Sie fest, für welche Arbeitsmappe Darstellungsebenen festgelegt werden. Sie können zwischen "Arbeitsmappe persönlich" und "Arbeitsmappe Gruppe" wählen.

• "Akten-/Ordnertypen"

  In diesem Auswahlfeld legen Sie fest, für welche Akten-/Ordnertypen Darstellungsebenen festgelegt werden.

  Mit der Auswahl [Default] können Sie Darstellungsebenen festlegen, wenn kein Akten- bzw. Ordnertyp für das Dokument ermittelt werden kann oder für einen Akten-/Ordnertyp keine Darstellungsebene festgelegt wurde.

• "Darstellungsebenen"

  Klicken Sie im Auswahlfeld Akten-/Ordnertypen auf den gewünschten Akten-bzw. Ordnertyp, um die Darstellungsebenen für den gewählten Akten-bzw. Ordnertyp anzuzeigen.

Button (Ebene bearbeiten)

öffnet das Fenster "[[Auswahl der Ebenen]]".

Button (Ebene entfernen)

entfernt die Darstellungsebene.

Button (Ebene hinzufügen)

fügt eine neue Darstellungsebene hinzu und öffnet das Fenster "Auswahl der Ebenen".

Das Fenster "Auswahl der Ebenen"

Im Fenster "Auswahl der Ebenen" können Sie für jede Darstellungsebene ein Feld mit Akten-, Ordner- oder Dokumentdaten festlegen, über das die Schreibtischstruktur gruppiert werden soll.

Es werden zwei Auswahlfelder angezeigt; die Optionen des rechten hängen von der ausgewählten Option im linken Auswahlfeld ab.

Wählen Sie die gewünschten Darstellungsebenen und verwenden Sie den Button OK bzw. Button Abbrechen.

Button OK

speichert die aktuelle Auswahl und schließt das Fenster. Es wird eine neue Darstellungsebene angelegt.

Button Abbrechen

bricht den Vorgang ab und schließt das Fenster. Es wird keine neue Darstellungsebene angelegt.

Die Darstellungsebenen werden nur in den beiden Arbeitsmappen des Schreibtischs ausgewertet.

Die Check-Box Alle Knoten zuerst nach dem Aktentyp gliedern und dann nach den eingestellten Ebenen. im Bereich "Grundlegende Knotenfilter" muss aktiviert sein. Ist die Check-Box deaktiviert, werden die definierten Ebenen nicht ausgewertet.

Es werden die Einstellungen für den Akten-/ Ordnertyp [Default] verwendet.

Dokumentliste

In der "Dokumentliste" können Sie

• allgemeine Einstellungen zur Dokumentliste vornehmen

• Aktionen nach Abschluss der Bearbeitung eines Dokuments

• festlegen, wie sich STP Documents beim Schließen von überwachten Anwendungen verhalten soll

• Dateiendungen angeben, die von STP Documents nicht geöffnet werden dürfen

• Dateiendungen angeben, die von der Dokumentvorschau von STP Documents nicht geöffnet werden dürfen.

• festlegen, wie sich STP Documents beim Schließen von überwachten Anwendungen verhalten soll

• nutzerbezogene Einstellungen zulassen

Allgemein

In diesem Bereich können Sie das Verhalten beim Laden der Dokumente in die Dokumentliste und die maximale Anzahl der Suchergebnislisten festlegen.

Warngrenze

Geben Sie an, ab welcher Anzahl Suchergebnisse eine Warnung vor dem Füllen der Dokumentliste erfolgt. Sie können das Laden der Dokumente in die Suchergebnisliste abbrechen oder fortsetzen.

Sie können einen Wert zwischen 1 und 99999 Dokumente festlegen (Standardeinstellung=2000).

Suchergebnislisten

Geben Sie an, wie viele Suchergebnislisten maximal angezeigt werden können. Die Auswahlliste lässt lediglich die Werte 5-10 zu. Wird die hier angegebene Anzahl von Registerkarten in der Dokumentliste überschritten, wird die älteste Suchergebnisliste geschlossen (Standardeinstellung=7).

Aktionen

In diesem Bereich können Sie das Verhalten beim Öffnen, Bearbeiten und Schließen eines Dokuments aus der Dokumentliste festlegen.

Geben Sie an, welche Aktion LEXolution DMS nach Abschluss etc.

• "Dokumente beibehalten" (Standardeinstellung):

  Das Dokument bleibt nach Abschluss der Bearbeitung in der Dokumentliste markiert.

• "Wechseln zum nächsten Dokument in der Dokumentliste":

  Nach Abschluss der Bearbeitung wird das nächste Dokument in der Dokumentliste markiert.

• "Vollständige Aktualisierung der Arbeitsmappe und Dokumentliste":

  Nach Abschluss der Bearbeitung werden die Arbeitsmappen im Schreibtisch und die Dokumentliste vollständig aktualisiert.

Automatisches Öffnen ohne Sperre (Lesemodus)

• "aktiviert": Beim schreibgeschützten Öffnen des Dokuments in einer von STP Documents nicht überwachten Anwendung wird der Dokumentstatus nicht geändert. Das Dokument kann nicht bearbeitet werden.

• "deaktiviert":Standardeinstellung

Überwachungsmethode etc.

Der Standard DESK legt Dokumente zur Bearbeitung im Synchronizer-Verzeichnis ab und überwacht den Bearbeitungsstatus des Dokuments. Hier können Sie festlegen, welche Überwachungsmethode während der Dokumentbearbeitung verwendet wird. Dies wirkt sich nur auf überwachte Dokumente (z. B. doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf) aus. Alle nicht überwachten Dokumenttypen werden für die Dokumentbearbeitung auf Datenbankebene dauerhaft gesperrt. (siehe: Automatisches Öffnen ohne Sperre (Lesemodus)) im vorherigen Abschnitt.

• "Temporäre Office-Datei überwachen" (Standardeinstellung):

  Der Standard DESK verwendet zur Überwachung die von MS-Word, MS Excel und MS PowerPoint angelegten temporären Sperrdateien.

• "Dokument auf Schreibsperre prüfen":

  Der Standard DESK überprüft, ob die Dateien im Synchronizer-Verzeichnis gesperrt sind.

Geben Sie die Endungen ausführbarer Dateien an, die nicht geöffnet werden dürfen (getrennt durch "/")

In diesem Eingabefeld können Sie Dateiendungen angeben, die von Anwendungen nicht geöffnet werden dürfen. Verwenden Sie "/" als Trennzeichen zwischen den Dateiendungen

(Standardeinstellung=exe/scr/sys/bat/cmd/vbs/mdb/com/msi).

Geben Sie die Endungen der Dateitypen an, die nicht in der Vorschau angezeigt werden dürfen (getrennt durch "/")

In diesem Eingabefeld können Sie Dateiendungen von Dateitypen angeben, die von der Dokumentvorschau nicht angezeigt werden dürfen. Verwenden Sie "/" als Trennzeichen zwischen den Dateiendungen

(Standardeinstellung=rar/zip/pptx/mp4).

Automatisches Speichern

Hier können Sie für die ganze Kanzlei festlegen, wie sich STP Documents beim Schließen von überwachten Anwendungen verhalten soll.

Überwachte Anwendungen sind MS Word, MS Excel, MS PowerPoint und PDF-Bearbeitungsprogramme wie Adobe oder Adobe Reader. Geben Sie an, wie sich LEXolution beim Schließen von überwachten Anwendungen verhalten soll

• "Immer nachfragen" (Standardeinstellung):

  Ist dies eingestellt, wird vor dem automatischen Speichern immer nachgefragt, ob das Dokument überschrieben werden soll oder ob eine neue Version des Dokuments erzeugt werden soll.

• "Immer überschreiben":

  Ist dies eingestellt, überschreibt das automatische Speichern das bestehende Dokument.

• "Neue Version, dann Überschreiben":

  Ist das Office-Add-In Office Integration installiert, wird beim Speichern des Dokuments zuerst in STP Documents eine neue Version erstellt. Danach wird beim Speichern des Dokuments die aktuelle Version überschrieben.

Ist das Office-Add-In Integration nicht installiert, wird beim Speichern und Schließen des Dokuments im STP Documents immer eine neue Version erstellt.

Nutzerbezogene Einstellungen zulassen

• "aktiviert": Diese Konfigurationsoption wird für alle Benutzer in den Eigenen Einstellungen zugelassen. Die Kanzleieinstellung wird als Standardwert vorbelegt.
• "deaktiviert": Standardeinstellung: Diese Konfigurationsoption wird nicht in den Eigenen Einstellungen angezeigt.

Benachrichtigung

Unter "Benachrichtigungen" können Sie Einstellungen zur Konfiguration der Benachrichtigungen über das Outlook-Add-In festlegen.

In den Kanzleieinstellungen können Sie nur die Einstellung Benachrichtigungen aktivieren verbindlich vorgeben.

Alle anderen Einstellungen werden zunächst von allen Benutzern als Vorgabe übernommen, können jedoch für jeden Benutzer im Fenster "Eigene Einstellungen" individuell angepasst werden.

Im Bereich "Konfiguration" legen Sie für die ganze Kanzlei fest, ob und wie Benachrichtigungen zu Aufgaben über das Outlook-Add-In gesendet werden.

Konfiguration

Benachrichtigung aktivieren

"aktiviert": Die Benachrichtigung über das Outlook-Add-In findet Verwendung. Diese Einstellung kann nur für die gesamte Kanzlei vorgenommen werden. Alle weiteren Check-Boxen und Eingabefelder im Bereich "Benachrichtigung" sind deaktiviert und ausgegraut, solange die Check-Box nicht aktiviert ist.

Automatische Abfrage neuer Benachrichtigungen

"aktiviert": Beim Start der E-Mail-Anwendung werden Sie über neue Aufgaben aus STP Documents benachrichtigt.

E-Mail

"aktiviert": Sie werden per E-Mail benachrichtigt, wenn Ihnen in STP Documents eine neue Aufgabe zugewiesen worden ist bzw. eine bestehende Aufgabe geändert worden ist.

Aufgaben mit Erinnerung

"aktiviert": Sie erhalten eine Erinnerung vor dem Ablauf der Bearbeitungsfrist einer Aufgabe.

Stunden vor Ablauf der Bearbeitung

Geben Sie an, wie viele Stunden vor dem Ablauf der Bearbeitungsfrist eine Benachrichtigung erfolgen soll.

Aufgaben

Unter "Aufgaben" legen Sie fest, über welche Aufgabenänderungen Sie durch das Outlook-Add-In benachrichtigt werden.

Neue Aufgaben

"aktiviert": Sie werden über neue Aufgaben benachrichtigt.

Termine

"aktiviert": Sie werden über neue oder geänderte Termine benachrichtigt.

Wiedervorlagen

"aktiviert": Sie werden über Wiedervorlagen benachrichtigt.

Dokumente importieren/ exportieren

Unter "Dokumente importieren/exportieren" können Sie für die gesamte Kanzlei festlegen, ob und wie die Felder Datum Ein-/Ausgang und Schreiben vom beim Import von Dokumenten automatisch befüllt werden sollen.

Automatisches Befüllen von Feldern

Datum Ein-/Ausgang mit aktuellem Datum befüllen

"aktiviert": Das gleichnamige Feld Datum Ein-/Ausgang beim Import eines Dokuments automatisch mit dem aktuellen Datum ausgefüllt.

Schreiben vom mit Erstelldatum befüllen

• "aktiviert": Das Feld Schreiben vom wird beim Import eines Dokuments automatisch mit dem Erstelldatum des Dokuments ausgefüllt.
• "deaktiviert": Diese Einstellung wird beim Import von E-Mails und deren Anhängen übersteuert, wenn die Check-Box Schreiben vom mit Sendedatum importierter E-Mails vorbelegen aktiviert ist.

Schreiben vom mit Sendedatum importierter E-Mails vorbelegen

"deaktiviert": Das Feld Schreiben vom wird beim Import einer E-Mail automatisch mit dem Sendedatum ausgefüllt. Diese Einstellung übersteuert nur für E-Mails die aktivierte Check-Box Schreiben vom mit Erstelldatum befüllen.

Verhalten von Importdialogen

In diesem Bereich können Sie für alle Benutzer festlegen, wie sich STP Documents beim Import von E-Mail-Anhängen verhält und Sie können festlegen, wie sich der Importdialog verhält.

Vorbelegung Mailimport-Anhänge separat importieren

"aktiviert": Standardeinstellung: E-Mail-Anhänge werden als einzelne Dokumente importiert. Diese Einstellung gilt für die ganze Kanzlei, kann aber durch die Konfiguration im Fenster "[Eigene Einstellungen]" übersteuert werden.

Verhalten des Importdialogs

Verhalten des Importdialogs bei LEXolution.DMS Pro

Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus dem Auswahlfeld:

• "Anwender entscheidet" (Standardeinstellung):

  Der Anwender entscheidet, ob der Indizierungsassistent gestartet oder der Dialog geschlossen werden soll.

• "Dialog schließt automatisch":

  Der Dialog wird immer geschlossen. Der Indizierungsassistent wird nicht gestartet.

• "Indizierungsassistent starten":

  Es wird immer der Indizierungsassistent gestartet.

Ist die Option Dialog schließt automatisch gewählt, werden alle über "Dokumente" > "Importieren" und das Fenster "LEXolution.DMS Import" importierten Dokumente als nicht zugeordnete Dokumente archiviert.

Diese Einstellungen gelten für die ganze Kanzlei, können aber durch die Konfiguration im Fenster "Eigene Einstellungen" übersteuert werden.

Sidebar

Unter "Sidebar" können Sie für jeden Akten- bzw. Ordnertyp zusätzliche Darstellungsebenen für die Sidebar festlegen. Die Einstellungen in diesem Fenster werden für jeden STP Documents-Benutzer als Standard vorgegeben. Die Einstellungen im Fenster "Kanzleieinstellungen" können von jedem Benutzer über das Fenster "Eigene Einstellungen" für sich selbst angepasst werden. Das Anlegen der Darstellungsebenen läuft analog zu den Darstellungsebenen in den "Schreibtisch"-Einstellungen ab.

Deaktivierte Themen bzw. die zugehörigen Akten- bzw. Ordnertypen werden in der Auswahlliste nicht angezeigt.

Als Darstellungsebenen können alle Dokumentdaten des gewählten Akten-bzw. Ordnertyps verwendet werden.

Buttons für die Definition der Darstellungsebenen:

Button (Ebene hinzufügen)

öffnet das Fenster "Auswahl der Ebenen", um eine zusätzliche Darstellungsebene festzulegen.

Button (Ebene entfernen)

entfernt die in der Zeile definierte Darstellungsebene.

Button (Ebene bearbeiten)

öffnet das Fenster "Auswahl der Ebenen", um ein anderes Feld als Darstellungsebene auszuwählen.

Fenster "Auswahl der Ebenen"

In diesem Fenster können Sie die Dokumentdaten eines Akten- bzw. Ordnertyps als zusätzliche Darstellungsebenen für die Sidebar festlegen. Das Optionsfeld Feld kann nicht verändert werden. Auch in dem linken Auswahlfeld kann nur der Wert "Dokumentdaten" ausgewählt werden. Klicken Sie auf den Button OK, um das ausgewählte Feld als Darstellungsebene zu übernehmen. Button Abbrechen verwirft Ihre Auswahl und schließt das Fenster "Auswahl der Ebenen".

Es können maximal acht Darstellungsebenen definiert werden.

Wählen Sie ein untergeordnetes Feld aus einer abhängigen Liste aus, werden die übergeordneten Ebenen der Liste automatisch als Darstellungsebenen in der korrekten Reihenfolge hinzugefügt.

Beispiel

Sie haben folgende feste Liste definiert:

Wenn Sie nun Ebene 3 der Liste als Darstellungsebene einfügen, werden automatisch die Ebenen 1 und 2 als übergeordnete Darstellungsebene hinzugefügt.

Ebene 1

  Ebene 2


      Ebene 3

Das Löschen eines übergeordnetes Feldes aus einer abhängigen Liste ist nicht erlaubt.

Beispiel

Sie haben folgende Darstellungsebenen definiert:

Ebene 1

  Ebene 2

      Ebene 3

Sie wollen Ebene 2 löschen. Sie müssen zunächst Ebene 3 entfernen, da diese von Ebene 2 abhängig ist.

ERV / EGVP / beA

Hier legen Sie den Exportpfad für das EGVP fest. Klicken Sie auf den Button …, um das Fenster "Ordner suchen" zu öffnen.

In der Dokumentliste ist die Kontextmenü-Option "Senden an EGVP …" deaktiviert, wenn im Feld Exportpfad nichts eingetragen ist.

Senden an beA DESK

Dokumenttypen die nicht automatisch in ein PDF/A gewandelt werden sollen, sind in den Kanzleieinstellungen standardmäßig hinterlegt: tif/tiff/itr/tab/xml. Ändern Sie ggf. die Vorgabe.

Indizierungsassistent

Hier können Sie das Verhalten des Fensters "Dokumentdaten bearbeiten" festlegen.

Abschlussmeldung bei Mehrfachverschlagwortung anzeigen

Legen Sie fest, ob nach dem gleichzeitigen Indizieren von Dokumenten (z. B. nach dem Import von mehreren Dokumenten) folgende Meldung angezeigt werden soll:

"Änderungen an mehreren Dokumenten"

"Änderungen bestätigen"

"Zuordnung geändert!"

Die Zuordnung zur gewählten Akte/zum gewählten Ordner wird für alle gewählten Dokumente übernommen.

Button Verwerfen Button Speichern Button Abbrechen

"aktiviert": Die Meldung wird angezeigt.

STP Documents wertet die Änderung der Einstellung erst nach einem Neustart aus.

Bei ReNoStar automatisch Anwalt-/Notarschaltfläche auslösen

• "aktiviert": Aktivieren Sie die Check-Box, um beim Schließen des Fensters "Dokumentdaten bearbeiten" über den Button Fertig automatisch den Speichervorgang in ReNoStar aufzurufen. In ReNoStar wird das Fenster "Aktenhistorie" geöffnet. Klicken Sie auf den Button Speichern, um das Dokument in ReNoStar zu speichern.

• "deaktiviert":Ist die Check-Box deaktiviert, müssen Sie auf der Registerkarte "ReNoStar" zunächst auf den Button Anwalt bzw. Button Notar klicken. Klicken Sie dann auf den Button Fertig.

  In ReNoStar wird das Fenster "Aktenhistorie" geöffnet. Klicken Sie auf den Button Speichern, um das Dokument in ReNoStar zu speichern.

  Aktivieren Sie diese Check-Box, wenn Sie Dokumente von einem anderen Akten- bzw. Ordnertyp in eine ReNoStar-Akte verschieben. Ist die Check-Box nicht aktiviert, kann es zu inkonsistenten Daten in STP Documents und ReNoStar kommen.

Verhalten bei Akten-/Ordnerwechsel

Hier legen Sie fest, ob beim Zuordnen von Dokumenten zu einer anderen Akte bzw. zu einem anderen Ordner Akten- bzw. Ordnerdaten übernommen werden sollen.

Stellen Sie "Bestehende Daten verwerfen (empfohlen)" ein, um keine Akten- bzw. Ordnerdaten zu übernehmen. Verwenden Sie diese Einstellung, wenn keine zwingenden Gründe dagegen sprechen.

Sie erhalten beim Zuordnen der Dokumente zur anderen Akte folgende Meldung:

Stellen Sie "Daten wenn möglich beibehalten" ein, um Akten- und Ordnerdaten bei der Neuzuordnung zu übernehmen. Sie erhalten keine Warnmeldung bei der Neuzuordnung.

Die Übernahme der Daten wird nicht immer möglich sein. Es besteht immer die Gefahr, bestehende Akten- bzw. Ordnerdaten mit falschen Daten zu überschreiben.

Outlook DESK

Offline-Synchronisation

Zyklisch synchronisieren

• "aktiviert": Standardeinstellung: Der Offlinedatenbestand in Offline-Akten im Outlook DESK wird in regelmäßigen Abständen mit dem Onlinedatenbestand in STP Documents synchronisiert.
• "deaktiviert": Sie können die Synchronisation nur manuell über das Kontextmenü der Akte bzw. des Ordners oder des Registers im Outlook DESK ausführen.

Zyklus in Minuten

• Über das Auswahlfeld Zyklus in Minuten kann eingestellt werden, in welchen Zeitabständen die Synchronisation ausgeführt wird (Standardeinstellung: 15 Minuten, Min: 5 Minuten, Max: 9999 Minuten).
• Diese Einstellung kann durch die "Eigene Einstellungen" des angemeldeten Benutzers übersteuert werden.

Verhalten beim Importieren

Ist der Outlook DESK installiert und lizenziert, können Sie beim Senden von E-Mails aus Outlook festlegen, dass die E-Mail beim Senden im Archiv von STP Documents abgelegt wird.

Sie können vor dem Senden die gewünschte Akte bzw. den gewünschten Ordner und ein Register als Ziel für das Archivieren in STP Documents angeben. Die E-Mail kann auch als nicht zugeordnetes Dokument archiviert werden.

Optional kann zum Betreff der E-Mail die Akten-ID, die Register-ID und die Datenbank-ID hinzugefügt werden. Die Datenbank-ID verhindert, dass Akten und Register eines anderen DMS-Servers verwendet werden.

Ist der schon eingegebene Betreff zu lang (zusammen mit der Kennung und den IDs), wird dieser am Ende entsprechend abgeschnitten, so dass die Kennung und die IDs noch in den Betreff passen.

Akten- und Register-ID im Mailbetreff verwenden

• Beim Versenden einer E-Mail werden bei der Auswahl einer Akte bzw. einer Akte und eines Registers die Akten-ID, die Register-ID und die Datenbank-ID am Ende in den Betreff eingefügt.

• Wird eine E-Mail, die diese Kennung im Betreff hat, importiert, so werden die Akte und das Register entsprechend vorbelegt. Wenn der Import per Drag-and-drop direkt auf eine Akte ausgeführt wird, werden die Akte und das Register aus dem Betreff nicht ausgewertet. Wenn eine Antwort auf eine E-Mail bzw. eine Weiterleitung einer E-Mail mit dieser Kennung im Betreff erstellt wird, werden die Eingabefelder für Akte und Register entsprechend vorbelegt.

• "deaktiviert": Standardeinstellung: Diese Einstellung in den Kanzleieinstellungen kann für jeden angemeldeten Benutzer durch die Konfiguration in den "Eigenen Einstellungen" übersteuert werden.

DMS-Markierung

Ist der Outlook DESK installiert und lizenziert, werden im "Folder View" von Outlook in STP Documents archivierte E-Mails mit einem blauen Punkt markiert. Diese Information wird auf dem Exchange Server gespeichert und kann nicht wieder rückgängig gemacht werden.

Abhängig von den konfigurierten Einstellungen werden die nach STP Documents importierten E-Mails gescannt und mit einem blauen Punkt markiert.

Wird beim Senden einer E-Mail ein Ablageort festgelegt oder die Check-Box ohne Zuordnung archivieren aktiviert, erhält die E-Mail nach dem Import nach STP Documents, unabhängig von den hier konfigurierten Einstellungen, i m m e r einen blauen Punkt.

Importierte E-Mails mit blauem Punkt markieren

• “E-Mails immer mit blauem Punkt markieren”:

  • Die MessageClass der E-Mail wird immer auf IPM.Note.LEXolution.Imported gesetzt.
  • Bestehende MessageClasses werden überschrieben.

• “E-Mails, wenn möglich, mit blauem Punkt markieren”:

  • Die MessageClass wird nur geändert, wenn sie ursprünglich IPM.Note war.
  • Andere MessageClasses bleiben unverändert, um die Funktionalität anderer Add-ins nicht zu beeinträchtigen.

• “E-Mails nicht mit dem blauen Punkt markieren”:

  • Die MessageClass der E-Mail bleibt unverändert.

  • Es erfolgt keine Markierung mit dem blauen Punkt.

    Dies ist die Standardeinstellung bei Neuinstallationen.

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  Hinweis
  Signierte E-Mails können grundsätzlich nicht mit einem blauen Punkt markiert werden.

  Falls ein anderes Add-in (z. B. ARCHIVE MANAGER) bereits eine eigene MessageClass setzt (z. B. IPM.Note.PamMessage), bleibt diese bestehen, wenn die Option “E-Mails, wenn möglich, mit blauem Punkt markieren” aktiv ist.

  Die Konfiguration kann jederzeit geändert werden, die neuen Einstellungen gelten ab der nächsten E-Mail-Ablage.

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Zugriffsmethode auf Exchange-Server

Im Drop-down-Menü stehen folgende Optionen zur Auswahl:

• "Exchange Web Service":

  Direkte Kommunikation mit dem Exchange-Server**:

  EWS bietet eine standardisierte Möglichkeit, mit einem Exchange-Server zu interagieren, ohne dass ein Outlook-Client erforderlich ist.

• "Outlook":

  Bei dieser Option erfolgt der Zugriff auf den Exchange-Server über den Outlook-Client.

  Outlook ist dabei das zentrale Programm, das die Verbindung zum Exchange-Server herstellt und alle Daten synchronisiert, z. B. E-Mails, Kalender, Kontakte und Aufgaben.

Nutzerbezogene Einstellungen zulassen

• "deaktiviert": Standardeinstellung
• "aktiviert": Wenn der Administrator die Checkbox aktiviert, wird die Einstellung zur Zugriffsmethode auch in den Eigenen Einstellungen sichtbar und kann von den Benutzern individuell angepasst werden.

Anzahl vergangener Tage, in denen importierte Mails betrachtet werden

• Hier kann die maximale Anzahl der E-Mails definiert werden, die in einem Ordner betrachtet werden sollen.
• Es kann ein Wert zwischen 10 und 10.000 Tagen konfiguriert werden
• (Standardeinstellung=100 Tage).

Anzahl Mails, die in einem Ordner betrachtet werden

• Der E-Mail-Scan und die Markierung der gefundenen E-Mails kann durch die hier konfigurierte Einstellung für jeden Outlook-Ordner auf die hier konfigurierte Anzahl der im jeweiligen Outlook-Ordner enthaltenen E-Mails eingeschränkt werden.
• Es kann ein Wert zwischen 100 und 1.000.000 E-Mails konfiguriert werden (Standardeinstellung=10.000).

Zusätzlich den Wert 'Insolvenz Beteiligter' im Importpanel einer abgelegten E-Mail anzeigen. Diese Einstellung verursacht ggf. eine erhöhte Systembelastung

• "aktiviert": Im Importpanel erscheint der Bereich "Winsolvenz-Beteiligter auswählen".

• Dadurch wird es möglich, Insolvenz-Beteiligte direkt im Importpanel einer E-Mail anzuzeigen und einem Beteiligten gezielt der Akte zuzuordnen.

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  Hinweis
  
  Das Aktivieren dieser Option kann zu einer erhöhten Systembelastung führen, da zusätzliche Daten geladen und verarbeitet werden müssen.

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Automatische Aktenvorschläge

Hinweis
Damit alle in diesem Bereich vorgenommenen Änderungen wirksam werden, muss Outlook neu gestartet werden.

Vorschläge in der Aktenauswahl anzeigen

• "aktiviert": Der Outlook DESK ermittelt automatisch aufgrund des Absenders Akten-/ Registervorschläge, die dann in der Akten-/ Registerauswahlbox gesetzt werden. Der folgende Button Ausschlussliste bearbeiten wird aktiviert.

Button Ausschlussliste bearbeiten

• öffnet das Fenster "E-Mail-Ausschlusslisten bearbeiten". Geben Sie in diesem Dialog die E-Mail-Adressen ein, die von der automatischen Vorschlagsgenerierung ausgeschlossen werden sollen. Tragen Sie dazu in das Textfeld in jede Zeile eine vollständige E-Adresse (Max.Mustermann@test.de) oder Domäne (@test.de) ein.

Oberfläche

DMS-Komponenten in Outlook ausblenden.

• "aktiviert": Der Commander des Outlook DESK wird kanzleiweit in Outlook ausgeblendet. Im Menüband "Start" steht weiterhin der Bereich "LEXolution.DMS" zur Verfügung. Von hier aus kann der DMS Pro Client geöffnet werden.

STP Cloud

Gemeinsames Bearbeiten

Mehrere Anwender können gleichzeitig an einem Office Dokument, z. B. einem Vertrag, arbeiten. Die Funktion basiert auf der Co-Authoring Lösung von Mircrosoft OneDrive 4 Business.

Dazu müssen die passende Client ID und Tenant ID hinterlegt werden.

Suche

Volltext auch über Akten- und Ordnerdaten

• Die Volltextsuche über Akten- und Ordnerdaten kann bei großen Datenbeständen zu extrem langen Suchzeiten führen.

  • "deaktiviert": Die Suchergebnisse werden schneller angezeigt. Durchsucht wird dabei nur der Inhalt des Dokuments, Akten- bzw. Ordnerdaten werden dabei nicht berücksichtigt.

    Eventuell werden mit dieser Einstellung nicht alle gesuchten Dokumente gefunden. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn der Volltext aus dem Dokument nicht extrahiert werden konnte oder die gesuchte Zeichenfolge nicht in den durch den MS SQL Server erzeugten Index aufgenommen wurde.

  • "aktiviert": Standardeinstellung

Aufgaben und Notizen

Erlaubt dem Benutzer selbst erstellte Notizen zu löschen ...

• "aktiviert": Im Outlook DESK und DMS Pro Client steht die Löschfunktion für selbst erstellte Notizen im Kontextmenü zur Verfügung. Im Standard DESK ist das Löschen eigener Notizen nicht mehr möglich.