Die Dokumentsuche in den Controls

Die Dokumentsuche besteht aus

Hinweis
Klicken Sie auf die blauen Überschriften der Bereiche, um diese aus- und einzublenden. Damit sparen Sie sich ggf. das Scrollen zu den tiefer liegenden Bereichen.

Bereich "Volltextsuche"

Es gibt zwei Volltextfelder für die Detailsuche von Dokumenten.

Suche in den Dokumentdaten

  • Geben Sie z. B. Titel, Kommentar, Dateierweiterung und ähnliches ein. Mehrere Suchbegriffe können durch Operatoren verknüpft werden.

Suche im Dokumentinhalt

  • Geben Sie Suchbegriffe für den Dokumentinhalt eines Dokuments ein. Auch hier können mehrere Suchbegriffe durch Operatoren verknüpft werden.

    Hinweis

    Für den Suchbegriff selbst ist Groß- und Kleinschreibung irrelevant.

    Die Operatoren UND / AND bzw. ODER / OR müssen zwingend in Großbuchstaben zwischen die Suchbegriffe eingetragen werden. Andernfalls werden sie selbst als Suchbegriff interpretiert.

    Operatoren und Sonderzeichen in den Suchfeldern Beschreibung Beispiel
    AND Findet Inhalte, in denen beide Begriffe vorhanden sind. Bachelor AND Arbeit
    OR Mit dem OR Operator werden alle Dokumente gefunden, die mindestens einen der Suchbegriffe enthalten. Tagesordnung OR Protokoll
    NOT Mit dem Operator NOT können Sie bestimmte Wörter von der Suche ausschließen. Der NOT Operator schließt einen Suchbegriff für die Suchergebnisse aus. Er kann zusammen mit AND, OR oder W/N verwendet werden. Beispielsuche: Tagesordnung AND NOT Protokoll
    Suchtyp beliebige Anzahl von Zeichen mit Stern* Das * Zeichen zeigt alle Übereinstimmungen bis zum Sternchenzeichen an. Beispielsuche: market* ergibt Übereinstimmungen mit "markets", "marketing" usw. Hinweis: Dieses Zeichen darf nicht als erstes Zeichen für einen Suchbegriff verwendet werden.

    Hinweis

    Zwischen den beiden Suchfeldern befindet sich ein "Schieberegler" bzw. Button zum Anklicken, mit dem Sie die Verknüpfungsart der beiden Suchfelder schalten umschalten können: von Und (= Standardeinstellung) und Oder

Bereich "Schnellsuche"

(Schnellsuchen)

Wählen Sie in dem Drop-down-Menü die Art der Schnellsuche aus:

  • "1. InsoDokumente"

  • "2. Aufgaben"

  • "3. Volltext"

  • "4. Wissensbasis"

Mit der ausgewählten Schnellsuche-Art blenden Sie spezifische Suchfelder in dem Bereich "Schnellsuche" ein.

Die Suchfelder in den Schnellsuchen sind analog dem Standard DESK eine "beginnt mit"– Suche.

Bedingung der Schnellsuche verwenden

"aktiviert": Es werden die Bedingungen einer Schnellsuche angezeigt und für die ausgewählte Schnellsuche auch angewendet.

Wenn Sie diese Option verwenden, werden die nachfolgenden Filtermöglichkeiten (Bereiche "Dokumentdaten" und "Aktendaten") ausgeblendet.

Bereich "Dokumentdaten"

Wenn im Bereich "Schnellsuche" die Check-Box Bedingung der Schnellsuche verwenden deaktiviert ist, stehen Ihnen an dieser Stelle folgende Filtermöglichkeiten für die Suche zur Verfügung.

Nur von mir erstellte Dokumente

"aktiviert": Die Treffermenge wird auf die Dokumente eingeschränkt, die Sie erstellt bzw. die Sie in das STP Documents importiert haben.

Zeitraum

"aktiviert": Die Einstellungen in den Feldern zum Zeitraum werden berücksichtigt.

Wählen Sie im Drop-down-Menü eine der folgenden Optionen aus:

  • "Schreiben vom"

  • "Datum ein/aus"

  • "Erstellt am"

  • "Geändert am"

von und bis

Die Datumsfelder beziehen sich auf die Einstellungen zum Zeitraum.

Eine manuelle Eingabe ist genauso möglich, wie der über den Button (Kalender) im Feld. Wählen Sie in diesem Fall das Datum per Mausklick im Kalender aus.

(Dateityp)

Standardmäßig erfolgt die Dokumentsuche über alle Dateitypen. In dem Drop-down-Feld haben Sie aber die Möglichkeit die Treffermenge auf die folgenden Dateitypen einzuschränken:

  • "E-Mails"

  • "beA Nachrichten"

  • "Worddokumente": egal ob .doc oder .docx

  • "PDF-Dokumente"

Bereich "Aktendaten"

Wenn im Bereich "Schnellsuche" die Check-Box Bedingung der Schnellsuche verwenden deaktiviert ist, stehen Ihnen an dieser Stelle folgende Filtermöglichkeiten für die Suche zur Verfügung.

(Status)

Es werden nur Dokumente gefunden die sich in Akten / Ordnern mit dem ausgewählten Status befinden. Wenn der Wert "Alle Status" ausgewählt wurde (Default) werden auch die Dokumente bei der Suche berücksichtigt, die keiner Akte / Ordner zugeordnet sind.

Wählen Sie im Drop-down-Menü die entsprechende Filter-Option:

  • "Alle Status"

  • "Aktiv"

  • "Ruhend"

(Typ)

Es werden nur Dokumente gefunden die sich in Akten / Ordner mit dem ausgewählten Akten- / Ordnertyp befinden:

  • "Alle Typen" (= Standardeinstellung): Bei der Suche werden auch Dokumente berücksichtigt, die keiner Akte / keinem Ordner zugeordnet sind.

  • "InsoMACS"

  • "WinMACS Anwalt"

  • "WinMACS Notar"

  • "winsolvenz.p4"

  • "Wissensbasis"

Die zur Wahl stehenden Typen hängen zum Teil von der Software ab, die in Ihrer Kanzlei im Einsatz ist.

(Alter)

Es werden nur Dokumente gefunden, die sich in Akten / Ordnern mit dem ausgewählten Alter befinden. Steht im vorherigen Feld "Alle Typen" (Default), werden auch die Dokumente bei der Suche berücksichtigt, die keiner Akte / keinem Ordner zugeordnet sind.

Zur Wahl stehen folgende Optionen:

  • "Beliebiges Alter"

  • "älter als 6 Jahre"

  • "älter als 10 Jahre"

  • "älter als 30 Jahre"

Button-Leiste

Unter den jeweils sichtbaren Suchbereichen befindet sich eine stets sichtbare Button-Leiste. Klicken Sie auf den Button Suche, um die Suche zu starten. Mit dem Button (Papierkorb) können Sie alle Eingaben in der Detailsuche zu löschen. Es werden alle Werte auf den Default zurückgesetzt.