Eigene Einstellungen (Controls)

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LEXolution.DMS Links

Über das Kontextmenü der Dokumentliste können Links zu Dokumenten erstellt werden, die in STP Documents archiviert sind. Ob bei deren Aufruf die Dokumente im Standard DESK oder dem Outlook DESK/ LEXolution.DMS Pro Client angezeigt werden, hängt von den Eigenen Einstellungen ab.

Vorbelegt ist die jeweils zuerst installierte Anwendung/ App.

Welche Anwendung aktuell die Standard-App ist, bekommen Sie angezeigt: Standard DESK oder Outlook DESK.

Darunter befindet sich der Button Als Standard-App festlegen.

Beispiele:

  • 1. Fall: Wenn der Standard DESK als Standard-App angezeigt wird, sind Sie für einen Wechsel zum Outlook DESK hier richtig. Klicken Sie auf den Button Als Standard-App festlegen. Nun wird der Outlook DESK als Standard-App angezeigt.
  • 2. Fall: Wenn der Outlook DESK als Standard-App angezeigt wird, sind Sie für einen Wechsel zum Standard DESK hier falsch. Dazu müssen Sie Eigenen Einstellungen des Standard DESK angezeigt werden. Klicken Sie dort unter Anwendung > Allgemein > LEXolution.DMS Links auf den Button Als Standard-App festlegen. Nun wird als aktuelle Standard-App der Standard DESK angezeigt.

LEXolution.DMS Client App Service

Klicken Sie auf den Button LCAS-Status anzeigen ..., um zwischen Servern zu wechseln.

Dokumentliste

Gemeinsames Bearbeiten

Desktop Office für die Bearbeitung verwenden

"deaktiviert": Mit diesem Feature ermöglicht STP Documents die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten. Damit können mehrere Anwender gleichzeitig an einem Office-Dokument arbeiten, z. B. einem Vertrag in Microsoft Word.

Die Vorteile der gleichzeitigen Bearbeitung von Dokumenten auf einen Blick:

  • Deutlich schnellere Bearbeitung von komplexen Dokumenten in echter Teamarbeit
  • Dokumente entstehen gleich in der richtigen Form; die aufwändige, fehleranfällige und unsichere nachträgliche Konsolidierung entfällt
  • Exakt eine führende Dokumentversion
  • kein "Versionen-Ping-Pong" mehr
  • Möglichkeit der Einbeziehung externer Stakeholder, wie Mandanten, Gutachter etc.

Die Funktion basiert auf der Co-Authoring Lösung von Mircrosoft OneDrive 4 Business.

Outlook DESK

Offline-Synchronisation

Zyklisch synchronisieren

  • "aktiviert": Standardeinstellung: Der Offline-Datenbestand in Offline-Akten im Outlook DESK wird in regelmäßigen Zeitabständen mit dem Onlinedatenbestand in STP Documents synchronisiert.

  • "deaktiviert": Sie können die Synchronisation nur manuell über das Kontextmenü der Akte bzw. des Ordners oder des Registers im Outlook ausführen.

    Beim Starten von Outlook und beim Wechsel vom Offline-Modus in den Onlinemodus im Outlook DESK wird immer eine Synchronisation ausgeführt.

Zyklus in Minuten

  • Stellen Sie ein, in welchen Zeitabständen die Synchronisation erfolgen soll (Standardeinstellung: 15 Minuten, Min: 5 Minuten, Max: 9999 Minuten).

  • Diese Einstellung kann durch Eigene Einstellungen des angemeldeten Benutzers übersteuert werden.

Verhalten beim Importieren

Ist der Outlook DESK installiert und lizenziert, können Sie beim Senden von E-Mails aus Outlook festlegen, dass die E-Mail beim Senden im Archiv von STP Documents abgelegt wird.

Sie können vor dem Senden die gewünschte Akte bzw. den gewünschten Ordner und ein Register als Ziel für das Archivieren in STP Documents angeben. Die E-Mail kann auch als nicht zugeordnetes Dokument archiviert werden.

Optional kann zum Betreff der E-Mail die Akten-ID, die Register-ID und die Datenbank-ID hinzugefügt werden. Die Datenbank-ID verhindert, dass Akten und Register eines anderen Servers verwendet werden.

Ist der schon eingegebene Betreff zu lang (zusammen mit der Kennung und den IDs), wird dieser am Ende entsprechend abgeschnitten, so dass die Kennung und die IDs noch in den Betreff passen.

Akten- und Register-ID im Mailbetreff verwenden

  • "deaktiviert": Standardeinstellung

  • "aktiviert": Beim Versenden einer E-Mail wird bei der Auswahl einer Akte bzw. einer Akte und eines Registers die Akten-ID, die Register-ID und die Datenbank-ID am Ende in den Betreff eingefügt.

    Wird eine E-Mail, die diese Kennung im Betreff hat, importiert, so werden die Akte und das Register entsprechend vorbelegt. Wenn der Import per Drag-and-drop direkt auf eine Akte ausgeführt wird, werden die Akte und das Register aus dem Betreff nicht ausgewertet. Wenn eine Antwort auf eine E-Mail bzw. eine Weiterleitung einer E-Mail mit dieser Kennung im Betreff erstellt wird, werden die Eingabefelder für Akte und Register entsprechend vorbelegt.

    Mit dieser Eigenen Einstellung übersteuern Sie die Kanzleieinstellung.

DMS-Markierung

Ist der Outlook DESK installiert und lizenziert, werden im "Folder View" von Outlook in STP Documents archivierte E-Mails mit einem blauen Punkt markiert. Diese Information wird auf dem Exchange Server gespeichert und kann nicht wieder rückgängig gemacht werden.

Abhängig von den konfigurierten Einstellungen werden die nach STP Documents importierten E-Mails gescannt und mit einem blauen Punkt markiert.

Wird beim Senden einer E-Mail ein Ablageort festgelegt oder die Check-Box ohne Zuordnung archivieren aktiviert, erhält die E-Mail nach dem Import nach STP Documents, unabhängig von den hier konfigurierten Einstellungen, i m m e r einen blauen Punkt.

Importierte E-Mails mit blauem Punkt markieren

  • "E-Mails immer mit blauem Punkt markieren":
    • Die MessageClass der E-Mail wird immer auf IPM.Note.LEXolution.Imported gesetzt.
    • Bestehende MessageClasses werden überschrieben.
  • "E-Mails, wenn möglich, mit blauem Punkt markieren":
    • Die MessageClass wird nur geändert, wenn sie ursprünglich IPM.Note war.
    • Andere MessageClasses bleiben unverändert, um die Funktionalität anderer Add-ins nicht zu beeinträchtigen.
  • "E-Mails nicht mit dem blauen Punkt markieren":
    • Die MessageClass der E-Mail bleibt unverändert.
    • Es erfolgt keine Markierung mit dem blauen Punkt.
    Dies ist die Standardeinstellung bei Neuinstallationen.

Hinweis
Signierte E-Mails können grundsätzlich nicht mit einem blauen Punkt markiert werden.

Falls ein anderes Add-in (z. B. ARCHIVE MANAGER) bereits eine eigene MessageClass setzt (z. B. IPM.Note.PamMessage), bleibt diese bestehen, wenn die Option "E-Mails, wenn möglich, mit blauem Punkt markieren" aktiv ist.

Die Konfiguration kann jederzeit geändert werden, die neuen Einstellungen gelten ab der nächsten E-Mail-Ablage.

Automatische Aktenvorschläge

Hinweis
Damit alle in diesem Bereich vorgenommenen Änderungen wirksam werden, muss Outlook neu gestartet werden.

Vorschläge in der Aktenauswahl anzeigen

  • "aktiviert": Der Outlook DESK ermittelt automatisch aufgrund des Absenders Akten-/ Registervorschläge, die dann in der Akten-/ Registerauswahlbox gesetzt werden.

    Stellen Sie die Anzahl der Vorschläge ein.

Besten Treffer direkt übernehmen

  • "aktiviert": Der beste Treffer wird in die Akten-/ Registerauswahl übernommen.

Oberfläche

DMS-Komponenten in Outlook ausblenden.

  • "aktiviert": Der Commander wird in Outlook ausgeblendet. Im Menüband "Start" steht weiterhin der Bereich "LEXolution.DMS" zur Verfügung. Von hier aus kann der DMS Pro Client geöffnet werden.

Dokumente importieren / exportieren

In diesem Bereich können Sie für den aktuell angemeldeten Benutzer festlegen, wie sich STP Documents beim Importieren von Dokumenten und E-Mails und beim Exportieren von Dokumenten verhält.

Vorbelegung Mailimport: Anhänge separat importieren

  • "aktiviert": Alle Dokumente im E-Mail-Anhang werden als einzelne Dokumente archiviert.
  • "deaktiviert": Nur die E-Mail wird als Dokument archiviert. Die angehängten Dokumente verbleiben als E-Mail-Anhang in der archivierten E-Mail.

Verhalten des Importdialogs im Standard DESK

Hier legen Sie fest, wie sich STP Documents beim Import von Dokumenten und E-Mails verhält. Wählen Sie eine Option aus der Auswahlliste:

  • "Anwender entscheidet" (Standardeinstellung):

    Der Anwender entscheidet, ob der Indizierungsassistent gestartet oder der Dialog geschlossen werden soll.

  • "Dialog schließt automatisch":

    Der Dialog wird immer geschlossen. Der Indizierungsassistent wird nicht gestartet. In diesem Fall werden alle über Hauptmenü "Dokumente" > "Importieren" und über das Fenster "LEXolution.DMS Import" importierten Dokumente als nicht zugeordnete Dokumente archiviert.

  • "Indizierungsassistent starten":

    Es wird immer der Indizierungsassistent gestartet.

Verhalten des Importdialogs beim DMS Pro Client

Mehrfachbearbeitung aktiv.

"aktiviert": Die Check-Box Mehrfachbearbeitung im Import-Fenster automatisch aktiviert. Alle E-Mails und Anhänge markiert, so dass sich die Akten- und Registerzuordnung für den Import auf alle markierten Elemente bezieht. In jedem aufgerufenen Import-Dialog lassen sich die vorbelegten Check-Boxen ggf. auch wieder deaktivieren.

Dateibenennung beim Export

Eigenes Dateinamenschema bei Export verwenden

"aktiviert": Sie verwenden ein Dateinamenschema, das von dem definierten Standard in STP Documents abweicht.

Sie müssen mindestens einen Wert aus dem Drop-down-Menü (Textmarken) auswählen und über den Button (Element hinzufügen) als Teil des beim Export verwendeten Dateinamens festlegen.

Im Drop-down-Menü (Textmarken) stehen folgende Optionen zur Verfügung:

  • "Dokumenttitel"
  • "Dokumentversion"
  • "Dokument ID"
  • "aktuelles Datum"
  • "AZ Intern"
  • "Ordner-/ Aktenbezeichnung"
  • "Kommentar"
  • "Schreiben vom": Es wird das Datum ohne Uhrzeit verwendet.

Button (Element hinzufügen)

Wählen Sie den gewünschten Wert aus dem Drop-down-Menü (Textmarken) und klicken Sie auf diesen Button.

Ihre Auswahl wird zum Dateinamenschema hinzugefügt.

Das Element wird an der aktuellen Cursorposition im Eingabefeld unter dem Drop-down-Menü (Textmarken) eingefügt. Sie können weitere, in Dateinamen erlaubte Zeichen zum Dateinamenschema hinzufügen oder das Dateinamenschema ganz oder teilweise löschen.

Beispiel

Sie haben nacheinander Dokumenttitel, Dokumentversion und aktuelles Datum hinzugefügt.

Der neue Wert wird immer an der Cursorposition im Eingabefeld eingefügt.

Wird der Cursor nicht vor dem Einfügen des nächsten Elements manuell positioniert, bleibt er am Anfang des Eingabefelds stehen.

Im Eingabefeld steht jetzt:

{CurrentDate}{DocumentVersion}{DocumentTitle}

Speichern Sie die Einstellungen.

Der Dateiname nach dem Export ist

<TT.MM.JJJJ><Dokumentversion><Dokumenttitel>.<Dateierweiterung>.

Sie fügen das Trennzeichen _ zwischen den Platzhaltern ein.

Im Eingabefeld steht jetzt:

{CurrentDate}_{DocumentVersion}_{DocumentTitle}.

Speichern Sie die Einstellungen.

Der Dateiname nach dem Export ist

<TT.MM.JJJJ>_<Dokumentversion>_<Dokumenttitel>.<Dateierweiterung>

Sie entfernen {CurrentDate}_{DocumentVersion}_ aus dem Eingabefeld.

Im Eingabefeld steht jetzt: {DocumentTitle}.

Sie positionieren den Cursor hinter {DocumentTitle} und fügen das Trennzeichen _ hinzu.

Im Eingabefeld steht jetzt: {DocumentTitle}_

Sie fügen die Dokumentversion hinzu.

Im Eingabefeld steht jetzt: {DocumentTitle}_}_{DocumentVersion}

Speichern Sie die Einstellungen.

Der Dateiname nach dem Export ist

<Dokumenttitel>_<Dokumentversion>.<Dateierweiterung>

Mehrsprachigkeit

Legen Sie hier die Sprache der Benutzeroberfläche von STP Documents unabhängig von der Windows-Einstellung fest.

Bereich "Spracheinstellung"

Oberflächensprache

In dem Drop-down-Menü steht zur Wahl:

  • "Systemsprache"
  • "Deutsch"
  • "Deutsch (Schweiz)"
  • "English"
  • "Français"

Die Auswahl muss mit dem Button Sprache wählen bestätigt werden.

Hinweis
Damit die Änderung der Sprache wirksam wird, muss die Anwendung neu gestartet werden.

LSB Verbindungen

Die LSB-Verbindungsdaten lassen sich ändern.

Vorschaufunktionen

Wenn Sie die Vorschau aktivieren, werden im DMS Pro Client, dem Outlook DESK und in der Office Integration die Neuentwicklungen sichtbar, die noch nicht freigegeben sind:

  • Notizen
  • Vorgänge
  • Aufgabenlisten

Hinweis
Bitte beachten Sie, dass STP Documents neu gestartet werden muss, damit die Neuentwicklungen sichtbar werden.

Produktinformation

Hier werden folgende Informationen bereitgestellt:

  • Versionsnummer des Client App Service
  • Versionsnummer des DMS Pro Client
  • Link zur Online-Hilfe
  • Link zu den Release-Notes

Die Buttons am unteren Fensterrand

Button Auf Standardeinstellungen zurücksetzen

Die Standardeinstellungen werden wieder hergestellt.

Button Daten übernehmen

Klicken Sie auf den Button, um alle Änderungen zu speichern. Das Fenster wird nicht geschlossen.

Button Speichern

Klicken Sie auf den Button, um alle Änderungen zu übernehmen und das Fenster zu schließen.

Button Abbrechen

Die Einstellungen werden nicht geändert.