Dokumente aus dem STP-Documents-Archiv löschen
Ein gelöschtes Dokument kann nicht wiederhergestellt werden.
Das endgültige Löschen von Dokumenten erfolgt auf dem Server. Sie erhalten deshalb keine Rückmeldung, wenn die Dokumente erfolgreich gelöscht worden sind.
Kann ein Dokument nicht gelöscht werden, erhalten Sie eine Benachrichtigung in Ihrem Posteingang im Schreibtisch von STP Documents.
Um ein Dokument löschen zu können, muss dem angemeldeten Benutzer über eine Gruppe eine der Rollen Systemadministrator oder Dokumentadministrator zugeordnet sein.
Um Dokumente aus STP Documents zu löschen, führen Sie folgende Schritte durch:
Markieren Sie in der Dokumentliste die Dokumente, die Sie löschen möchten und öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü.
Sie können mehrere Dokumente in der Dokumentliste markieren und löschen.
Klicken Sie im Kontextmenü mit der linken Maustaste auf "Verwaltung" > "Löschen".
Sind viele Dokumente markiert, wird ein modaler Dialog mit einer Fortschrittsanzeige geöffnet.
Dokumente auf Aufgaben hin überprüfen
Hilfe im Problemfall
Sind einem der markierten Dokumente noch unerledigte Aufgaben zugeordnet wird ein Abfragefenster angezeigt.
| Löschen von Dateien bestätigen Das Dokument <Dokumentname> hat noch unerledigte Aufgaben, wollen Sie es trotzdem löschen? Button Ja Button Nein |
Bestätigen Sie die Löschung mit einem Klick auf den Button Ja.
Eine Sicherheitsabfrage wird angezeigt.
| Dokumente löschen Wollen Sie die markierten Dokumente wirklich unwiderruflich aus dem Archiv löschen? Button Ja Button Nein |
Klicken Sie auf den Button Ja, um alle markierten Dokumente zu löschen.
Sind viele Dokumente markiert, wird ein modaler Dialog mit einer Fortschrittsanzeige geöffnet.
| Dokumente werden gesperrt |
Wenn Sie jetzt auf den Button Abbrechen klicken, werden keine Dokumente gelöscht. Das Entsperren der Dokumente wird anschließend in einem Hintergrundprozess ausgeführt.
Sind viele Dokumente markiert, wird ein modaler Dialog mit einer Fortschrittsanzeige geöffnet.
| Dokumente zum Löschen an den Server übergeben Löschung der Dokumente in Auftrag gegeben Die gewählten Dokumente wurden dem Server zum Löschen in Auftrag gegeben. Es erfolgt keine direkte Rückmeldung über den erfolgreichen Löschvorgang. Sie können die Dokumentliste aktualisieren, um den Fortschritt zu verfolgen. Über fehlgeschlagene Löschversuche werden Sie durch eine Benachrichtigung in Ihrem Posteingang informiert. Button Schließen |
Klicken Sie auf den Button Schließen.
Klicken Sie im Schreibtisch von STP Documents mit der rechten Maustaste auf den Papierkorb und wählen Sie aus dem Kontextmenü "Papierkorb (Alle Benutzer)".
Es werden alle Dokumente im Zustand "Zum Löschen markiert" in die Dokumentliste geladen.
Drücken Sie die Taste [F6], um das Suchergebnis in der Dokumentliste zu aktualisieren. Auf dem Reiter "Papierkorb (Alle Benutzer)" wird die Anzahl der zum Löschen markierten Dokumente angezeigt. Die Anzahl wird kleiner, bis das endgültige Löschen abgeschlossen ist.
Das Suchergebnis im Papierkorb wird nach dem endgültigen Löschen nicht leer sein, wenn neben den Dokumenten im Löschauftrag noch weitere Dokumente zum Löschen markiert sind.
Durch das Entfernen der Löschmarkierung in der Dokumentliste oder über die Dokumentverwaltung kann ein Dokument aus dem Löschauftrag herausgenommen werden. Dokumente ohne Löschmarkierung werden nicht endgültig gelöscht.
Ist ein Dokument auf dem Server bereits endgültig gelöscht, kann es durch das Entfernen der Löschmarkierung nicht wiederhergestellt werden.
Beim Entfernen der Löschmarkierung erhalten Sie folgende Meldung:
| Löschmarkierung entfernen Die Funktion ist nicht für alle Dokumente verfügbar |
In der Spalte "Fehlerursache" steht folgendes: "Anwender hat keinen Zugriff oder Dokument nicht in Datenbank vorhanden."
Das Dokument wurde bereits endgültig gelöscht oder Sie haben nur das Zugriffsrecht Lesen.
Klicken Sie auf den Button Abbrechen, um das Fenster mit der Meldung zu schließen. Drücken Sie die Taste [F6], um das Suchergebnis in der Dokumentliste zu aktualisieren.
Wird das Dokument nicht mehr angezeigt, ist es endgültig gelöscht worden.
Wird das Dokument angezeigt, haben Sie nur das Zugriffsrecht Lesen.
Dokumente dürfen NICHT gelöscht werden, wenn
der Benutzer kein Administrator ist oder nicht das Zugriffsrecht Vollzugriff zugeordnet hat
ältere Versionen ausgewählt sind
der Benutzer auf eines der markierten Dokumente keine Schreibrechte hat
eines der markierten Dokumente festgeschrieben ist
eines der markierten Dokumente gesperrt ist.
Sie können Dokumente zum Löschen markieren oder per Drag-and-drop in den Papierkorb des Schreibtischs verschieben. Zum Löschen markierte Dokumente werden nicht in der Dokumentliste angezeigt. Im Papierkorb oder über die Dokumentenverwaltung können die Dokumente durch Entfernen der Löschmarkierung wieder hergestellt werden.
Zum Löschen markierte Dokumente löschen Sie über die Dokumentverwaltung in den Kanzleieinstellungen.
Um ein zum Löschen markiertes Dokument in der Dokumentverwaltung endgültig löschen zu können, muss dem angemeldeten Benutzer über eine Gruppe die Rolle Systemadministrator oder Dokumentadministrator zugeordnet sein.
Wählen Sie "Endgültig löschen" aus dem Kontextmenü des Papierkorbs, um alle Dokumente im Papierkorb endgültig zu löschen.
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