Die Sidebar

Die STP Documents-Sidebar stellt einige zusätzliche Funktionen in einem ausblendbaren Fenster am linken oder rechten Rand des Windows-Desktops zur Verfügung.

Sie können darin nach Akten oder Ordnern suchen und ausgewählte Akten oder Ordner als Favoriten definieren. Per Drag-and-drop können Sie ausgewählte Dokumente aus der Dokumentliste, Outlook oder dem Windows Explorer direkt in Akten, Ordner oder Register importieren.

Die Dokumentliste kann direkt aus der Sidebar mit Dokumenten befüllt werden. Dabei werden die Zugriffsrechte des Benutzers ausgewertet.

Die Sidebar kann per Drag-and-drop am linken oder rechten Rand des Windows-Desktops positioniert werden. Mit der Maus können Sie die Breite der Sidebar auf einen Wert zwischen 160 und 480 Pixel festlegen.

Position und Breite der Sidebar werden beim Schließen für jeden Benutzer gespeichert und beim nächsten Start der Sidebar wieder verwendet.

Klicken Sie auf den Button << bzw. den Button >>, um die Sidebar auszublenden.

Die ausgeblendete Sidebar wird als blauer Streifen am linken oder rechten Rand des Windows-Desktops angezeigt. Klicken Sie auf die ausgeblendete Sidebar, um die Sidebar wieder einzublenden.

Aus dem Standard DESK können Sie die Sidebar über das Hauptmenü "Ansicht" > "Sidebar anzeigen" einblenden. Die Sidebar wird links oder rechts neben dem Standard DESK angezeigt.

Um den Standard DESK und die Sidebar zu beenden, wählen Sie "Anwendung" > "Beenden" aus dem Hauptmenü des Standard DESK.

Um jeweils nur Standard DESK oder nur die Sidebar zu schließen, klicken Sie auf den Button x.

Startfilter speichern

Gespeichert wird der Filter immer mit Suchbegriff und Akten-/ Ordnertyp. Der gespeicherte Startfilter wird nur für den aktuell an STP Documents angemeldeten Benutzer ausgewertet. Der Akten- bzw. Ordnerstatus wird nicht gespeichert. Initial wird immer der Status "Aktiv" gesetzt.

Haben Sie in Eigene Einstellungen den Startreiter "Favoriten" ausgewählt, wird der Startfilter nur vorbelegt. Auf der Registerkarte "Akten-und Ordnersuche" wird kein Suchergebnis angezeigt. Auf der Registerkarte "Favoriten" werden alle als Favoriten definierten Akten und Ordner angezeigt.

Wenn Sie einen leeren Filter speichern, werden immer alle Akten und Ordner in der Sidebar angezeigt. Das Laden der Akten und Ordner kann einige Zeit in Anspruch nehmen.

Der Startfilter ist dem aktuell an STP Documents angemeldeten Benutzer zugeordnet. Jeder Benutzer kann einen eigenen Startfilter definieren.

Akten suchen

Geben Sie Suchbegriffe in das Eingabefeld ein, um nach Akten und Ordnern zu suchen. Klicken Sie auf den Button (Suche starten) um die Suche mit dem gewählten Suchbegriff zu starten.

Um alle Akten und Ordner anzuzeigen, geben Sie % ein oder lassen Sie das Eingabefeld leer.

Um alle Akten zu finden, die den Suchbegriff enthalten, geben sie das Zeichen %, gefolgt vom Suchbegriff ein.

Die Suche berücksichtigt die Felder AZ Intern, Bezeichnung, Mandant, Gegner, AZ Gericht, Sachbearbeiter und Ordnername. Sie können mehrere Suchbegriffe, getrennt durch das Zeichen ";" eingeben. Es werden dann alle Akten und Ordner angezeigt, bei denen alle Suchkriterien zutreffen.

Akten-/Ordnertyp

Wählen Sie einen Akten- bzw. Ordnertyp aus der Auswahlliste, um das Suchergebnis weiter einzuschränken.

Der Button (Auf Defaulteinstellungen zurücksetzen) setzt die Sucheinstellungen zurück. Dadurch wird nach Akten/Ordnerstatus "Aktiv" gefiltert. Um alle Akten und Ordner mit den gewünschten Suchkriterien zu finden, wählen Sie im Auswahlfeld Akten-/Ordnerstatus den Wert "Alle" aus.

Zu Favoriten hinzufügen

Markieren Sie eine oder mehrere Elemente der Auswahlliste und klicken Sie auf den Button (Zu Favoriten hinzufügen), um die ausgewählten Akten und Ordner auf der Registerkarte "Favoriten" anzuzeigen. Ist die Exchange-Kopplung aktiviert, werden sie automatisch nach Exchange gekoppelt. Die Favoriten gelten nur für den aktuell an STP Documents angemeldeten Benutzer.

Die Favoriten in der Sidebar enthalten Akten und Ordner. Das Hinzufügen einer Akte oder eines Ordners zu den Favoriten hat keine Auswirkungen auf die Favoriten in Classic.

Die Favoriten im Schreibtisch enthalten Dokumente. Das Hinzufügen eines Dokuments zu den Favoriten im Schreibtisch von Classic hat keine Auswirkungen auf die Favoriten in der Sidebar.

Kontextmenü für Akten bzw. Ordner

Das Kontextmenü für Akten und Ordner in der Sidebar enthält folgende Optionen:

• Akten- bzw. Ordnerinhalt anzeigen

  • "Akteninhalt anzeigen"
    

    lädt alle Dokumente der markierten Akte in die Dokumentliste. Dabei werden auch alle Dokumente in Registern angezeigt.

  • "Ordnerinhalt anzeigen"
    

    lädt alle Dokumente des markierten Ordners in die Dokumentliste. Dabei werden auch alle Dokumente in Registern angezeigt.

• Akten- bzw. Ordnerinhalt chronologisch sortiert anzeigen

  • "Akteninhalt chronologisch sortiert anzeigen"
    

    Diese Option lädt alle Dokumente der markierten Akte in die Dokumentliste. Dabei werden auch alle Dokumente in Registern angezeigt.

    Die Dokumentliste wird nach dem chronologischem Datum absteigend sortiert.

  • "Ordnerinhalt chronologisch sortiert anzeigen"
    

    Diese Option lädt alle Dokumente des markierten Ordners in die Dokumentliste. Dabei werden auch alle Dokumente in Registern angezeigt.

    Die Dokumentliste wird nach dem chronologischen Datum absteigend sortiert.

    Das chronologische Datum bestimmt der Wert aus dem Feld Datum ein/aus. Ist dieses Feld nicht befüllt, wird der Wert aus dem Feld Erstellt am verwendet.

• "Inhalte ohne Registerzuordnung anzeigen"

  lädt alle keinem Register zugeordneten Dokumente der markierten Akte in die Dokumentliste. Die Dokumente in den Registern werden nicht geladen.

• Akten- bzw. Ordnerdaten bearbeiten
  

  • "Aktendaten bearbeiten"
    

    öffnet das Fenster "Aktendaten bearbeiten" für die aktuell markierte Akte. So können Sie Akten- bzw. Ordnerdaten direkt aus der Sidebar bearbeiten.

  • "Ordnerdaten bearbeiten"
    

    öffnet das Fenster "Ordnerdaten bearbeiten" für den aktuell markierten Ordner. So können Sie Akten- bzw. Ordnerdaten direkt aus der Sidebar bearbeiten.

• "Statusbericht"
  

  Zu jedem Knoten (Akte, Ordner und Register) in der Sidebar können Sie sich einen Statusbericht anzeigen lassen. Klicken Sie auf diese Option, um für alle markierten Knoten einen Statusbericht zu erstellen. Im Fenster "Statusbericht erzeugen" können Sie die Sortierung (Dokument, Aufgaben) und einen Filter zum Aufgabenstatus (Alle, Abgeschlossen, In Bearbeitung) festlegen. Zusätzlich können Sie konfigurieren, ob Aufgaben und Notizen angezeigt werden sollen.
  

  Klicken Sie auf den Button Generieren, um den Statusbericht zu erstellen. Das Erstellen des Statusberichts kann einige Minuten in Anspruch nehmen.

• "Zu Favoriten hinzufügen"

  ordnet die markierte Akte bzw. den markierten Ordner den Favoriten in der Sidebar zu. Über das Kontextmenü ("Favorit(en) entfernen") der Akte auf der Registerkarte "Favoriten" können Sie die Akte aus den Favoriten entfernen.

• "Darstellungsebenen (Info)"

  zeigt alle dem Akten- bzw. Ordnertyp zugeordneten Darstellungsebenen an.

Kontextmenü für Register

Das Kontextmenü für Akten-Register (sofern vorhanden) in der Sidebar enthält die folgenden Punkte:

• "Registerinhalte anzeigen"
  

  lädt alle Dokumente des markierten Registers und aller Unterregister in die Dokumentliste.

• "Registerinhalte chronologisch sortiert anzeigen"
  

  lädt alle Dokumente des markierten Registers und aller Unterregister in die Dokumentliste. Die Dokumentliste wird nach dem chronologischen Datum absteigend sortiert.
  

  Das chronologische Datum bestimmt der Wert aus dem Feld Datum ein/aus. Ist dieses Feld nicht befüllt, wird der Wert aus dem Feld Erstellt am verwendet.

• "Inhalte ohne Unterstruktur anzeigen"
  

  Alädt alle Dokumente des markierten Registers in die Dokumentliste. Die Dokumente in den untergeordneten Registern werden nicht in die Dokumentliste geladen.

• "Aktendaten bearbeiten" / "Ordnerdaten bearbeiten"
  

  öffnet das Fenster "Aktendaten bearbeiten" für die aktuell markierte Akte / den aktuell markierten Ordner. So können Sie Akten- bzw. Ordnerdaten direkt aus der Sidebar bearbeiten.

• "Statusbericht"
  

  Zu jedem Knoten (Akte, Ordner und Register) in der Sidebar können Sie sich einen Statusbericht anzeigen lassen. Klicken Sie auf diesen Menüpunkt, um für alle markierten Knoten einen Statusbericht zu erstellen. Im Fenster "Statusbericht erzeugen" können Sie die Sortierung (Dokument, Aufgaben) und einen Filter zum Aufgabenstatus (Alle, Abgeschlossen, In Bearbeitung) festlegen. Zusätzlich können Sie konfigurieren, ob Aufgaben und Notizen angezeigt werden sollen.
  

  Klicken Sie auf den Button Generieren, um den Statusbericht zu erstellen. Das Erstellen des Statusberichts kann einige Minuten in Anspruch nehmen.

• "Zu Favoriten hinzufügen"
  

  ordnet die markierte Akte bzw. den markierten Ordner den Favoriten in der Sidebar zu. Über das Kontextmenü ("Favorit(en) entfernen") der Akte auf der Registerkarte "Favoriten" können Sie die Akte aus den Favoriten entfernen.

• "Darstellungsebenen (Info)"
  

  zeigt alle dem Akten- bzw. Ordnertyp zugeordneten Darstellungsebenen an.

• "Favorit(en) entfernen"
  

  Markieren Sie die gewünschten Elemente der Auswahlliste und öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü. Klicken Sie auf die Option "Favorit(en) entfernen". Die ausgewählten Elemente werden auf der Registerkarte "Favoriten" nicht mehr angezeigt.

• "Zu meinem Postfach hinzufügen"
  

  Markieren Sie mehrere oder eines der Elemente der Auswahlliste und öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü. Klicken Sie auf die Option "Zu meinem Postfach hinzufügen". Die ausgewählten Elemente werden in der Sidebar mit dem Exchange-Symbol angezeigt.
  

  Diese Option wird deaktiviert, wenn keine weiteren Akten oder Ordner nach Exchange gekoppelt werden können.
  

  Die maximale Anzahl der Akten- bzw. Ordner, die jeder Benutzer nach Exchange koppeln darf, kann von einem Administrator in den Kanzleieinstellungen geändert werden.

• "Aus meinem Postfach entfernen"
  

  Markieren Sie mehrere oder eines der Elemente der Auswahlliste und öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü. Klicken Sie auf die Option "Aus meinem Postfach entfernen". Die ausgewählten Elemente werden in der Sidebar ohne das Exchange-Symbol angezeigt.
  

  Diese Option wird deaktiviert, wenn die markierten Akten oder Ordner nicht nach Exchange gekoppelt sind.

• "Darstellungsebenen (Info)"
  

  Für jeden Akten- bzw. Ordnertyp können Sie Dokumentdaten als zusätzliche Darstellungsebenen in der Sidebar festlegen. Klicken Sie auf diese Option, um sich die festgelegten Darstellungsebenen in einem Untermenü anzuzeigen zu lassen.
  

  Über das Kontextmenü der Sidebar können keine Darstellungsebenen definiert oder geändert werden.
  

  Wurden zusätzliche Darstellungsebenen für den Akten- bzw. Ordnertyp definiert und sind in der Akte oder im Ordner bzw. in dem Register "Dokumente" enthalten, dann wird am rechten Rand der Sidebar ein Button mit einem Pfeil angezeigt.

• "Inhalte anzeigen"
  

  Für alle Akten, Ordner, Register und Darstellungsebenen können Sie mit der rechten Maustaste ein Kontextmenü öffnen. Klicken Sie auf "Akteninhalt anzeigen", "Ordnerinhalt anzeigen" bzw. "Registerinhalte anzeigen", um die der markierten Ebene zugeordneten Dokumente in die Dokumentliste zu laden. Alternativ können Sie auch eine Option markieren und die Taste [Enter] drücken.
  

  Sind keine untergeordneten Ebenen vorhanden, können Sie die Dokumente auch mit einem Doppelklick in die Dokumentliste laden.

• "Darstellungsebenen (Info)"
  

  Für alle Akten, Ordner, Register und Darstellungsebenen können Sie mit der rechten Maustaste ein Kontextmenü öffnen.
  

  Klicken Sie auf "Darstellungsebenen (Info)", um eine Übersicht über alle für diesen Akten- bzw. Ordnertyp definierten Darstellungsebenen zu erhalten. Die im Fenster "Darstellungsebenen" aktuell angezeigte Darstellungsebene ist mit einem Pfeil markiert.

Filter

Über das Eingabefeld Filter können Sie die angezeigte Liste nach einem Suchbegriff filtern. Klicken Sie auf den Button (Suche starten), um den Filter auf die aktuell angezeigte Darstellungsebene anzuwenden. Sie können die Zeichen % und * als Wildcards verwenden.

Beispiele

Die Groß-/Kleinschreibung wird nicht beachtet. Ein "Endet mit"-Filter kann nicht realisiert werden, da intern immer ein % an die angezeigte Zeichenfolge angehängt wird.

Der Wert im Feld Filter bleibt erhalten, bis die Sidebar geschlossen wird.

Öffnen Sie Darstellungsebenen einer anderen Akte, eines anderen Registers oder eine weitere Darstellungsebene, wird wieder alles im Fenster "Darstellungsebenen" angezeigt.

Klicken Sie erneut auf den Button (Suche starten), um den Filter auf die aktuell angezeigte Darstellungsebene anzuwenden.