Themen allgemein

In den folgenden Abschnitten werden die Begriffe Thema, Akte, Ordner, Aktentyp, Ordnertyp, Aktendaten, Ordnerdaten, Dokumentdaten, E-Mail-Daten erklärt.

Thema

Ein Thema ordnet Akten, Ordnern und Dokumenten Metadaten zu. Je nach Sachgebiet können Sie unterschiedliche Metadaten für unterschiedliche Themen festlegen.

Diese Metadaten (Aktendaten, Ordnerdaten, Dokumentdaten und E-Mail-Daten) stehen für die Verschlagwortung von Akten, Ordnern und Dokumenten in STP Documents zur Verfügung.

In STP Documents stehen folgende Standardthemen zur Verfügung:

  • Insolvenz > Definiert die Metadaten für den Aktentyp p4

  • Jurathek > Definiert die Metadaten für den Aktentyp Wissensmanagement

  • Mail > Definiert die Metadaten für E-Mails

  • Phantasy > Definiert die Metadaten für den Aktentyp Phantasy

  • ReNoStar > Definiert die Metadaten für den Aktentyp ReNoStar

  • STPAkte > Definiert die Metadaten für den Aktentyp Anwaltsakte.

In der Aktenverwaltung können Sie einer Akte über die Eigenschaft Aktentyp ein Thema mit festgelegten Aktendaten, Dokumentdaten und E-Mail-Daten zuordnen.

Akten, Aktentypen, Dokumente und Themen

In einer Akte können Sie Dokumente zusammenfassen. Jeder Akte können Sie einen Aktentyp und einen Aktenstatus zuordnen. Je nach Aktentyp stehen unterschiedliche Aktendaten und Dokumentdaten zur Verfügung. Alle Dokumente einer Akte teilen sich die Aktendaten der Akte. Jedem Dokument einer Akte können Sie je nach Aktentyp weitere Dokumentdaten zuordnen. Die den verschiedenen Aktentypen zugeordneten Aktendaten und Dokumentdaten sind in Themen hinterlegt.

Ordner, Ordnertypen, Dokumente und Themen

In einem Ordner können Sie Dokumente zusammenfassen. Jedem Ordner können Sie einen Ordnertyp zuordnen. Je nach Ordnertyp stehen unterschiedliche Ordnerdaten und Dokumentdaten zur Verfügung. Alle Dokumente eines Ordners teilen sich die Ordnerdaten des Ordners. Jedem Dokument eines Ordners können Sie je nach Ordnertyp weitere Dokumentdaten zuordnen. Die den verschiedenen Ordnertypen zugeordneten Ordnerdaten und Dokumentdaten sind in Themen hinterlegt.

Aktentyp

Je nach Aktentyp stehen unterschiedliche Aktendaten für die Verschlagwortung von Akten zur Verfügung.

In STP Documents sind folgende Aktentypen bereits angelegt: - Anwaltsakte: Definiert durch das Thema STPAkte - p4: Definiert durch das Thema Insolvenz - ReNoStar: Definiert durch das Thema ReNoStar - Phantasy: Definiert durch das Thema Phantasy.

Mit dem Themendesigner können Sie eigene Aktentypen von Standardthemen und Vorlagen ableiten oder vorhandene Themen bearbeiten und erweitern.

Aktendaten

Aktendaten sind Metadaten, die einer Akte zugeordnet sind. Die Aktendaten bestehen aus allgemeinen Aktendaten und Themen-Daten. Je nach Thema und Aktentyp stehen unterschiedliche Aktendaten zur Verfügung. Mit dem Themendesigner können Sie eigene Aktentypen von Standardthemen ableiten.

Ordnertyp

Je nach Ordnertyp stehen unterschiedliche Ordnerdaten für die Verschlagwortung von Ordnern zur Verfügung.

In STP Documents sind folgende Ordnertypen bereits angelegt:

Wissensbasis: Definiert durch das Thema Jurathek

Mit dem Themendesigner können Sie eigene Ordnertypen von Standardthemen und Vorlagen ableiten oder vorhandene Themen bearbeiten.

Ordnerdaten

Ordnerdaten sind Metadaten, die einem Ordner zugeordnet sind. Die Ordnerdaten bestehen aus allgemeinen Ordnerdaten und themenspezifischen Daten. Je nach Thema und Ordnertyp stehen unterschiedliche Ordnerdaten zur Verfügung. Mit dem Themendesigner können Sie eigene Ordnertypen von Standardthemen und Vorlagen ableiten oder vorhandene Themen bearbeiten.

Dokumentdaten

Dokumentdaten sind Metadaten, die einem Dokument zugeordnet sind. Die Dokumentdaten bestehen aus allgemeinen Dokumentdaten und themenspezifischen Daten. Je nach Thema stehen unterschiedliche Dokumentdaten zur Verfügung. Im Themendesigner können Sie festlegen, welche Dokumentdaten für die Verschlagwortung in STP Documents zur Verfügung stehen.

Pflichtfelder

Es werden zwei unterschiedliche Arten von Pflichtfeldern definiert.

Es gibt technisch notwendige Pflichtfelder (z. B. AZ Intern, Bezeichnung, Ordnername) und fachlich notwendige Pflichtfelder (z. B. das Feld Thema im Ordnertyp Wissensbasis).

Ist ein technisch notwendiges Pflichtfeld nicht befüllt, kann nicht gespeichert werden und es wird eine Fehlermeldung ausgegeben.

Ist ein fachlich notwendiges Pflichtfeld nicht befüllt, wird automatisch ein Standardtext (Pflichtfeld nicht gesetzt) ergänzt.

Maildaten

Maildaten enthalten mailspezifische Informationen:

  • Absender
  • Auszug Text
  • Cc
  • Empfänger
  • Sendedatum
  • Vorgang

Indizierungsmodul

Indizierungsmodule importieren Daten aus anderen Anwendungen. Im Dokumentdaten bearbeiten werden angepasste Dialoge für die Eingabe von Metadaten angezeigt.

STP Documents stellt folgende Indizierungsmodule zur Verfügung:

  • "Standard" > Das Fenster Dokumentdaten bearbeiten verwendet den Standarddialog für das Thema. Es werden keine Daten aus anderen Anwendungen importiert.

  • "p4Link" > Das Fenster Dokumentdaten bearbeiten verwendet den Dialog für p4.

  • "PhantasyLink" > Das Fenster Dokumentdaten bearbeiten verwendet den Dialog für Datev Anwalt Pro.

  • "RenoStarLink" > Das Fenster Dokumentdaten bearbeiten verwendet den Dialog für ReNoStar.

ReNoStar muss auf dem Client installiert sein, um den ReNoStarLink verwenden zu können. Phantasy muss auf dem Client installiert sein, um den PhantasyLink verwenden zu können.

In dem Bereich "Allgemeine Akten-, Dokument- oder Ordnerdaten" werden die Spalten - "Beschriftung" - "Feldtyp" - "interner Name"

und in dem Bereich "Themenspezifische Akten-, Dokument- oder Ordnerdaten" werden die Spalten

  • "Beschriftung": > Das Feld Beschriftung wird in der Akten- bzw. Ordnerverwaltung als Akten- bzw. Ordnertyp verwendet.
  • "Pos" (Position): > Legt die Reihenfolge der Anzeige im Fenster ["Dokumentdaten bearbeiten"] fest.
  • "Feldtyp": > Übernehmen Sie den Feldtyp von abgeleiteten Standardthemen, wenn keine zwingenden Gründe für eine Änderung vorliegen. > Aktendaten, Ordnerdaten, Dokumentdaten und E-Mail-Daten können folgende Feldtypen zugeordnet werden:
    • Datum: für Datumsangaben
    • Ganze Zahl: für Ganzzahlen, z. B. 1, 2, 3, … 4567, …
    • Ja/Nein-Feld: ü B. für Ja/Nein oder Aktiv/Inaktiv.
    • Reelle Zahl: für Dezimalzahlen, z. B. 1,2 oder 3.141592
    • Text: für beliebigen Text
    • UniqueID: für eine eindeutige Bezeichnung, die für dieses Feld nur einmal in der Datenbank vorkommen darf.
  • "Basis": > Name des Datenbankfeldes, in dem Werte gespeichert werden. Die Basis kann nicht geändert werden.
  • "interner Name": > Der interne Name eines Feldes kann nicht geändert werden.
  • "Regel"
  • "Auswahlliste"
  • "Datenquelle" angezeigt.