Aufgaben und Notizen

In diesem Abschnitt erhalten Sie einen Überblick über das Fenster "Aufgaben und Notizen" (zu öffnen über das Hauptmenü: Menüpunkt "Ansicht" > "Aufgaben und Notizen").

Das Fenster "Aufgaben und Notizen" in folgende Bereiche aufgeteilt:

  • Symbolleiste mit Icons:

    Oben finden Sie alle Buttons zur Aufgabenverwaltung.

  • Liste der zugewiesenen Aufgaben:

    Hier werden alle Aufgaben und Notizen zum markierten Dokument aufgelistet.

  • Details:

    Hier werden Details zu einer Aufgabe oder Notiz angezeigt.

Wird in allen Bereichen nichts angezeigt?

Ihnen wurde noch keine Aufgabe zum markierten Dokument zugewiesen oder Sie haben noch kein Dokument ausgewählt.

Markieren Sie ein Dokument in der Dokumentliste, das mit einer Aufgabe verknüpft ist.

Die Symbolleiste

Mit dieser Symbolleiste können Sie Aufgaben, Notizen, Benachrichtigungen und Aufgabenlisten mit einem Dokument verknüpfen. Die Zielperson muss diese Aufgabe dann erledigen oder ihrerseits die Aufgabe weiterleiten, wenn sie diese nicht bearbeiten kann.

Sie können Aufgaben beantworten und erledigen und die Historie zu einer Aufgabe anzeigen lassen, wenn es eine Historie zu einer Aufgabe gibt.

Transparent grau dargestellte Symbole stehen im aktuellen Bearbeitungsstand in STP Documents nicht zur Verfügung.

Das Fenster "Alle Aufgaben zum Dokument"

Klicken Sie in der Symbolleiste mit der linken Maustaste auf den Button (Gesamtübersicht).

Das Fenster "Alle Aufgaben zum Dokument" ist in folgende Bereiche aufgeteilt:

  • Filter:

    Im oberen Bereich können Sie mit einem Filter Aufgaben aus der Auflistung der Aufgaben ausblenden. Sie können dabei über Status und Typen der Aufgaben filtern.

  • Liste:

    Im linken Bereich werden alle Aufgaben zum in der Dokumentliste gewählten Dokument angezeigt.

  • Details:

    Rechts in der Mitte werden die Details zu einer in der Liste ausgewählten Aufgabe angezeigt.

  • Historie:

    Rechts unten werden alle abgearbeiteten Schritte der Aufgabenlisten angezeigt.

Filter

  • Wählen Sie Bereich "Filter" den Status und die Typen aus, die Sie aus den angezeigten Aufgaben herausfiltern möchten. Klicken Sie dazu auf die entsprechenden Icons.

    Nur die grau hinterlegten Symbole des Aufgabenstatus und der Aufgabentypen werden für das Filtern berücksichtigt. Standardmäßig sind alle möglichen Symbole bereits für das Filtern ausgewählt. Der Button X rechts neben dem Button Filter hebt alle gesetzten Filter wieder auf.

  • Bestätigen Sie die Filtereinstellungen mit einem Klick auf den Button Filtern.

  • Klicken Sie bei Bedarf in der Liste in den Kopfbereich einer Spalte, um die Aufgaben und Aufgabenlisten der Spalte alphabetisch oder numerisch zu sortieren.

  • Klicken Sie in der Liste auf die Aufgabe oder Aufgabenliste, zur der Sie sich die Details ansehen möchten.

  • Klicken Sie auf den Button Schließen, um die Gesamtübersicht wieder auszublenden.

Aufgabenstatus

Der Status einer Aufgabe wird im Fenster "Aufgaben- und Notizen" und im Fenster "Alle Aufgaben zum Dokument" in der Spalte "Status" angezeigt.

Neue Aufgabenliste starten

  • Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Button (Neue Aufgabenliste).

    Alternativ können Sie auch über das Hauptmenü eine Aufgabenliste starten. Klicken Sie dazu auf Menüpunkt "Aufgaben und Notizen" > "Neue Aufgabenliste" oder drücken Sie die Tastenkombination [Strg]+[F2].

  • Navigieren Sie im Fenster "Neue Aufgabenliste" durch die Ordnerstruktur und klicken Sie mit der linken Maustaste auf die gewünschte Aufgabenliste.

  • Wählen Sie im Bereich "Aufgaben" die Aufgabe aus der Liste aus, die Sie bearbeiten und zuweisen möchten.

    Bei strikten Aufgabenlisten wird automatisch die erste Aufgabe zugewiesen. Sie können also keine andere Aufgabe zuweisen.

    Nehmen Sie in den Details zur Aufgabe die entsprechenden Einstellungen zur ersten Aufgabe vor und kommentieren Sie gegebenenfalls die Aufgabe im vorgesehenen Eingabefeld.

    Nur beim Aufgabentyp Checklisten können Sie alle Aufgaben konfigurieren.

    Bei allen anderen Aufgabentypen können Sie lediglich die Einstellungen der ersten Aufgabe bearbeiten.

    Aufgabentitel

    Die Startaufgabe der Aufgabenliste wählen.

    Konfigurierbar bei Freien Listen, Checklisten und kombinierten Listen.

    Erledigen bis

    Erledigungsdatum der gewählten Aufgabe wählen.

    Konfigurierbar bei Freien Listen, strikten Listen (falls nicht schon vorbelegt), Checklisten und kombinierten Listen.

    Wiedervorlage

    Wiedervorlagedatum der gewählten Aufgabe wählen.

    Konfigurierbar bei Freien Listen, strikten Listen (falls nicht schon vorbelegt), Checklisten und kombinierten Listen.

    Auftraggeber

    Der Ersteller der Aufgabenliste. Nicht konfigurierbar.

    Bearbeiter/ Gruppe

    Bearbeiter oder Gruppe wählen, die die Aufgabe erledigen sollen.

    Konfigurierbar bei Freien Listen, strikten Listen (falls nicht schon vorbelegt), Checklisten und kombinierten Listen.

    Ergebnis an

    Person oder Gruppe wählen, der oder die eine Bestätigung der erledigten Aufgabe erhalten soll.

    Konfigurierbar bei Freien Listen, strikten Listen (falls nicht schon vorbelegt), Checklisten und kombinierten Listen.

    Eilig

    Den Status "Eilig" für die Aufgabe vergeben oder entfernen.

    Konfigurierbar bei Freien Listen, strikten Listen (falls nicht schon vorbelegt), Checklisten und kombinierten Listen.

  • Wenn Sie den Aufgabentyp Checklisten konfigurieren, dann wiederholen Sie die beiden vorangegangenen Schritte bis Sie alle gewünschten Aufgaben der Aufgabenliste zugewiesen haben.

  • Starten Sie die Aufgabenliste mit einem Klick auf den Button Starten.

Einzelaufgabe erstellen

Zum Erstellen einer neuen Einzelaufgabe müssen Sie zuvor ein Dokument ausgewählt haben.

Um eine neue Einzelaufgabe zu erstellen, führen Sie folgende Schritte durch:

  • Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Button (Neue Einzelaufgabe).

    Alternativ können Sie auch eine Einzelaufgabe erstellen, indem Sie die Tastenkombination [Strg]+[F1] drücken oder im Hauptmenü "Aufgaben und Notizen" > "Neue Einzelaufgabe" wählen.

  • Wählen Sie im Bereich verfügbare "Benutzer/Gruppen" die Person(en) oder Gruppe(n) aus, der Sie die Einzelaufgabe zuweisen möchten. Klicken Sie dazu auf den entsprechenden Namen und fügen Sie ihn mit einer der folgenden Buttons zu Ihrer Auswahl hinzu:

    • Button > (Einzelne Personen oder Gruppen zu Ihrer Auswahl hinzufügen).

    • Button >> (Alle Personen und Gruppen zu Ihrer Auswahl hinzufügen).

  • Um aus dem Bereich "Empfänger" (für ausgewählte Benutzer/Gruppen) Personen oder Gruppen zu entfernen, klicken Sie auf den entsprechenden Namen in der ausgewählten Liste und entfernen Sie ihn mit einer der folgenden Buttons:

    • Button < (Einzelne Personen oder Gruppen aus Ihrer Auswahl entfernen).

    • Button << (Alle Personen und Gruppen von Ihrer Auswahl entfernen).

  • Wählen Sie, falls erforderlich, einen Termin aus, an dem die Einzelaufgabe erledigt sein soll.

  • Tragen Sie bei Bedarf in den Feldern Seite bzw. Absatz ein, auf welche Seite und auf welchen Absatz sich die Einzelaufgabe im ausgewählten Dokument bezieht.

  • Wenn die Einzelaufgabe mit dem Status Eilig auf dem Schreibtisch angezeigt werden soll, setzen Sie dazu das Häkchen in die entsprechende Check-Box.

  • Bestätigen Sie die Einzelaufgabe mit einem Klick auf den Button Senden.

Eilaufgabe erstellen

Zum Erstellen einer neuen Eilaufgabe müssen Sie zuvor mindestens ein Dokument in der Dokumentliste markiert haben. Um eine neue Eilaufgabe zu erstellen, führen Sie folgende Schritte durch:

  • Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Button (Neue Eilaufgabe).

    Alternativ können Sie auch eine Eilaufgabe erstellen, indem Sie die Tastenkombination [Strg]+[F6] drücken oder im Hauptmenü "Aufgaben und Notizen" > "Neue Eilaufgabe" wählen.

  • Weiter geht es, wie unter "Einzelaufgabe erstellen" beschrieben.

Wiedervorlage erstellen

Die Wiedervorlage unterscheidet sich zur Einzelaufgabe und zur Eilaufgabe darin, dass es zusätzlich ein Wiedervorlagedatum gibt, an dem das Dokument erneut vorgelegt werden soll.

Zum Erstellen einer neuen Wiedervorlage müssen Sie zuvor ein Dokument ausgewählt haben. Um eine neue Wiedervorlage zu erstellen, führen Sie folgende Schritte durch:

  • Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Button (Neue Wiedervorlage).

    Alternativ können Sie auch eine Wiedervorlage erstellen, indem Sie die Tastenkombination [Strg]+[F4] drücken oder im Hauptmenü "Aufgaben und Notizen" > "Neue Wiedervorlage" wählen.

  • Wählen Sie im Bereich verfügbare "Benutzer/ Gruppen" die Person(en) oder Gruppe(n) aus, der Sie die Wiedervorlage zuweisen möchten.

  • Wählen Sie im Bereich "Empfänger" (für ausgewählte Benutzer/Gruppen) die Person(en) oder Gruppe(n) aus, der Sie die Wiedervorlage nicht zuweisen möchten.

  • Geben Sie bei Bedarf im Eingabefeld Beschreibung der Aufgabe den Text für Ihre Wiedervorlage ein.

  • Wählen Sie ggf. einen Termin aus, an dem die Aufgabe mit Wiedervorlagedatum erledigt sein soll.

  • Tragen Sie bei Bedarf in den entsprechenden Feldern Seite bzw. Absatz ein, auf welche Seite und auf welchen Absatz sich die Einzelaufgabe im ausgewählten Dokument bezieht.

  • Bestätigen Sie die Wiedervorlage mit einem Klick auf den Button Senden.

Benachrichtigung erstellen

Die Benachrichtigung unterscheidet sich z. B. zur Einzelaufgabe (außer dem Symbol) nur darin, dass sie benachrichtigen soll und somit kein Termin einstellbar ist.

Zum Erstellen einer neuen Benachrichtigung müssen Sie zuvor ein Dokument ausgewählt haben.

Um eine neue Benachrichtigung zu erstellen, führen Sie folgende Schritte durch:

  • Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Button (Neue Benachrichtigung).

    Alternativ können Sie auch eine Benachrichtigung erstellen, indem Sie die Tastenkombination [Strg]+[F5] drücken oder im Hauptmenü "Aufgaben und Notizen" > "Neue Benachrichtigung" wählen.

  • Wählen Sie im Bereich verfügbare "Benutzer/Gruppen" die Person(en) oder Gruppe(n) aus, der Sie die Benachrichtigung zuweisen möchten.

  • Wählen Sie im Bereich "Empfänger" (für ausgewählte Benutzer/Gruppen) die Person(en) oder Gruppe(n) aus, der Sie die Wiedervorlage nicht zuweisen möchten.

  • Geben Sie bei Bedarf im Eingabefeld Beschreibung der Aufgabe den Text für Ihre Benachrichtigung ein.

  • Bestätigen Sie die Benachrichtigung mit einem Klick auf den Button Senden.

Notiz erstellen

Sie müssen ein Dokument in der Dokumentliste ausgewählt haben.

Um eine neue Notiz zu erstellen, führen Sie folgende Schritte durch: - Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Button (Neue Notiz).

Alternativ können Sie auch eine Notiz erstellen, indem Sie die Tastenkombination [Strg]+[F3] drücken oder im Hauptmenü "Aufgaben und Notizen" > "Neue Notiz" wählen.

  • Geben Sie im Eingabefeld Text den Text für Ihre Notiz ein.

  • Bestätigen Sie Ihre Notiz mit einem Klick auf den Button Speichern.

    Hinweis

    Notizen können ab Version 8.5 nur im Outlook DESK und dem Pro Client über das Kontextmenü gelöscht werden.

Aufgabe beantworten

  • Klicken Sie in der Aufgabenliste auf die Aufgabe, die Sie beantworten möchten.
  • Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Button (Aufgabe beantworten).
  • Wählen Sie im Bereich verfügbare "Benutzer/Gruppen", falls erforderlich, zusätzliche Personen aus, denen eine Kopie der beantworteten Aufgabe zugesendet werden soll.
  • Wählen Sie im Bereich "Empfänger" (für ausgewählte Benutzer/Gruppen) die Personen oder Gruppen aus, die Sie aus der Liste entfernen möchten.
  • Geben Sie bei Bedarf im Bereich "Beschreibung der Aufgabe" den Text für die Beantwortung der Aufgabe ein.
  • Wählen Sie ggf. einen Termin aus, an dem die Aufgabe erledigt sein soll. Geben Sie bei Bedarf zusätzlich in die Felder Seite und Absatz ein, auf welche Seite und auf welchen Absatz sich die Aufgabe im ausgewählten Dokument bezieht. Wählen Sie, ob das Dokument den Status Eilig erhalten soll, indem Sie den Haken neben die entsprechende Option setzen.
  • Bestätigen Sie die Beantwortung der Aufgabe mit einem Klick auf den Button Senden.

Aufgabe weiterleiten

  • Klicken Sie im Fenster "Aufgaben und Notizen" auf die Aufgabe, die Sie weiterleiten möchten.
  • Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Button (Aufgabe weiterleiten).
  • Wählen Sie im Auswahlfeld Weiterleiten an, die Person aus, an die Sie die Aufgabe weiterleiten möchten. Klicken Sie dazu auf das Auswahlfeld und wählen Sie den entsprechenden Namen mit einem weiteren Klick aus.
  • Geben Sie bei Bedarf im Kommentar-Bereich den Text für die Weiterleitung der Aufgabe ein.
  • Bestätigen Sie die Weiterleitung der Aufgabe mit einem Klick auf den Button Senden.

Aufgabe erledigen

  • Klicken Sie im Fenster "Aufgaben und Notizen" auf die Aufgabe, die Sie als erledigt kennzeichnen möchten.
  • Klicken Sie auf den Button (Aufgabe erledigen).
  • Wenn das Abfragefenster "Erledigen der Aufgabe" angezeigt wird, dann bestätigen Sie mit einem Klick auf den Button Ja.
  • Geben Sie bei Bedarf im Eingabefeld Text den Text für die Erledigung der Aufgabe ein.
  • Bestätigen Sie Ihre Rückmeldung mit einem Klick auf den Button Senden.

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