Header der Liste
Das Outlook-Add-In von STP Documents blendet über den die Liste mit den E-Mails einen "Header" ein.
In dem Listen-Bereich lassen sich eine E-Mail- und eine Dokument-Liste anzeigen. Schalten Sie mit den
- Rechts-Links-Pfeil-Buttons
- bzw. dem Drop-down-Menü
im Header zwischen den beiden Listen-Ansichten nach Bedarf hin und her.
Der Name der gerade aktiven Listen-Ansicht wird angezeigt und ist im Drop-down-Menü hervorgehoben.
Hinweis
Mit
einem Klick auf einen Outlook-Ordner gelangen Sie ebenfalls sofort von
der Dokumentliste in den Folder View.
Die beiden Listen-Ansichten
- Folder View bezeichnet die gewohnte E-Mail-Liste, deren Inhalt davon abhängt, welcher Outlook-Ordner gerade ausgewählt worden ist. Nach dem Starten von Outlook wird in der Regel automatisch der Posteingang in die Liste geladen.
- Die Dokumentliste speist sich aus dem Datenbestand des STP Documents. Welche Dokumente angezeigt werden, hängt von ihren Suchen im Commander ab.
Hinweis
Auch
im Offline-Modus können Dokumenten und E-Mails aus einer Offline-Akte,
einem Offline-Ordner oder einem Offline-Register Aufgaben und Notizen
zugeordnet werden. Benutzer und ihre Zuordnung zu Gruppen, Aufgabentypen
und Textvorlagen sind auch im Offline-Modus verfügbar.
Sobald der Outlook DESK wieder eine Verbindung zum Server herstellen kann, erhalten die gewählten Bearbeiter die den Dokumenten zugeordneten Aufgaben und den Dokumenten im Online-Datenbestand werden die Notizen zugeordnet. Auch Änderungen bezüglich der Benutzer und ihrer Zuordnung zu Gruppen, sowie Aufgabentypen und Textvorlagen werden dann mit dem Offline-Datenbestand synchronisiert.
Folder View
Da die E-Mail-Liste (Folder View) ein Bestandteil der Standard-Benutzeroberfläche von Outlook ist, wird hier nicht näher auf diese eingegangen.
Im Folder View von Outlook können Sie
E-Mails markieren und über die Kontextmenü-Option "Zu einer Akte importieren" oder
über den Button Zu einer Akte importieren im Outlook-Menüband oder
per Drag-and-drop auf eine Akte, einen Ordner oder ein Register im Commander
nach STP Documents importieren.
Hinweis
Bei
dem Drag-and-drop-Import besteht nicht die Möglichkeit, die E-Mail nach
dem Import in Outlook zu löschen, d. h. in den Outlook-Papierkorb zu
verschieben.
Das Kontextmenü im Folder View
Öffnen Sie mit einem Klick der rechten Maustaste das Kontextmenü im Folder View. Dieses ist beim Einsatz des Outlook DESK um einige Optionen erweitert:
"Ohne Zuordnung und Duplikatprüfung importieren": Die markierten E-Mails und ihre Anhänge werden importiert. Sie landen im Commander im Ordner "Meine Importe" auf dem Reiter "Rollcontainer".
"Zu einer Akte importieren": Für die markierten E-Mails öffnet sich das Import-Fenster.
"Dokumentdaten bearbeiten": Damit können bereits importierte E-Mails direkt aus den Outlook-Ordnern verschlagwortet werden ohne in die DMS-Akten-/Registerstrukur zu wechseln und das Dokument suchen zu müssen. Es öffnet sich das Fenster "Dokumentdaten bearbeiten".
Hilfe im Problemfall:
Lassen sich aus irgendeinem Grund die Dokumentdaten nicht bearbeiten, erscheint eine Fehlermeldung, die mögliche Ursachen auflistet.
Eine Mehrfach-Auswahl von E-Mails für diesen Befehl ist möglich.
- "E-Mail mit Anhängen anzeigen": Abgelegte E-Mails und Anhänge und E-Mail-Duplikate werden in der Listenansicht (s. nachfolgender Abschnitt) angezeigt, in der ein Kontextmenü mit vielfältigen Funktionen aufgerufen werden kann.
Die Dokumentliste (Kompaktmodus)
Sobald die Dokumentliste angezeigt wird, erscheinen direkt unter dem Header
- die Bezeichnung der Akte, der das Dokument zugewiesen ist und
- eine Button-Leiste.
Diese Dokumentliste steht auch im DMS Pro Client zur Verfügung ist dort beschrieben.
In der Abbildung sehen Sie die standardmäßig angezeigte Listenansicht im Kompaktmodus mit einem Minimum an Information pro Listen-Element. Wenn Sie den Listen-Bereich in die Breite ziehen, bekommen Sie die tabellarische Ansicht der Dokumentliste angezeigt (Standard-Ansicht des DMS Pro Client).