Anwendung (Eigene Einstellungen)

Hier können Sie benutzerspezifische Einstellungen für STP Documents festlegen. Einstellungen, die nur ein Administrator ändern darf, sind deaktiviert oder werden nicht angezeigt.

Die benutzerspezifischen Einstellungen übersteuern die im Fenster "[Kanzleieinstellungen]" festgelegte Konfiguration.

Allgemein

Im Unterbereich "Allgemein" können Sie folgende Eigenschaften festlegen:

  • die Ausführlichkeit von

  • ob Tooltips angezeigt werden sollen

  • das Startverhalten von STP Documents

  • die Ausführlichkeit von Protokolleinträgen

  • die Verzögerungszeit nach dem Anklicken eines Dokuments in der Dokumentliste und dem Anzeigen der Dokumentvorschau

  • Pfad und Beschreibung für weitere externe Anwendungen.

Ausführliche Meldungen anzeigen

"aktiviert": Standardeinstellung: Ausführliche Meldungen und Protokolleinträge werden erzeugt.

Tooltips anzeigen

"aktiviert": Standardeinstellung: In STP Documents werden Tooltips angezeigt.

Detailgrad des Logs

Hier können Sie die Anzahl der in der Logdatei des Standard DESK protokollierten Meldungen einschränken.

  • "Systemfehler": Nur schwerwiegende Systemfehler werden protokolliert.

  • "Fehler": Alle Fehlermeldungen werden protokolliert.

  • "Warnung": Fehler und Warnungen werden protokolliert.

  • "Information" (Standardeinstellung): Fehler, Warnungen und Informationen werden protokolliert.

  • "Debug": Fehler, Warnungen, Informationen und Hinweise werden protokolliert.

  • "Alle": Alle Meldungen werden protokolliert.

    Die Detailgrade "Detailliert" und "Alle" sollten nur zur Fehlersuche aktiviert werden, da sie eine hohe Systemlast verursachen und die Performance des Standard DESKs beeinträchtigen.

    Verwenden Sie zur Fehlersuche den Tracemodus "Debug". Der Tracemodus "Systemfehler" sollte zur Fehlersuche nicht verwendet werden, da eventuell auftretende Probleme sonst nicht nachvollzogen werden können.

Oberfläche beim Start des Standard DESKs

Oberfläche Classic starten

"aktiviert": Der Standard DESK wird mit der Classic-Oberfläche gestartet.

Sidebar starten

"aktiviert": Der Standard DESK wird mit der Sidebar gestartet.

Hinweis

Alle denkbaren Kombinationen dieser beiden Check-Boxen im aktivierten und deaktivierten Zustand sind möglich.

Zeitverzögerung

Hier können Sie festlegen, nach welcher Zeit (in Millisekunden) die Dokumentvorschau nach dem Anklicken eines Dokuments im Schreibtisch aktualisiert wird. Wählen Sie einen Wert zwischen 0 und 1000 (Standardeinstellung=50 msec).

Externe Anwendungen

Im Bereich "Externe Anwendungen" kann der angemeldete Benutzer bis zu fünf Anwendungen oder Internetseiten in der Symbolleiste Anwendungen bereitstellen. Hier können Sie jeweils in der linken Spalte eine Beschreibung und rechts den Pfad bzw. die URL-Adresse zu einer externen Anwendung oder Internetseite festlegen. Die hier zugeordneten Anwendungen werden nur in der Symbolleiste Anwendung des angemeldeten Benutzers angezeigt. Zusätzlich sind auch alle im Fenster "Kanzleieinstellungen" festgelegten Anwendungen in der Symbolleiste enthalten. Die hier festgelegten Pfade, Internetadressen und Beschreibungen werden durch den Button Auf Standardeinstellungen zurücksetzen nicht geändert. Die Symbolleiste Anwendung können Sie über Hauptmenü "Ansicht" > “Symbolleisten" > "Anwendung aktivieren" bzw. "Anwendung deaktivieren".

Klicken Sie auf den Button Als Standard-App festlegen, um über das Kontextmenü der Dokumentliste des Standard DESK erstellte Links auf in STP Documents archivierte Dokumente im Standard DESK zu verarbeiten. Das verlinkte Dokument wird beim Öffnen des Links in die Dokumentliste des Standard DESKs geladen. In den Einstellungen im Outlook DESK können Sie diesen als Standard-App für Links konfigurieren.

Über das Kontextmenü der Dokumentliste können Links zu Dokumenten erstellt werden, die in STP Documents archiviert sind. Ob bei deren Aufruf die Dokumente im Standard DESK oder dem Outlook DESK / DMS Pro Client angezeigt werden, hängt von den Eigenen Einstellungen ab. Vorbelegt ist die jeweils zuerst installierte Anwendung/ App. Welche Anwendung aktuell die Standard-App ist, bekommen Sie angezeigt: Standard DESK oder Outlook DESK. Darunter befindet sich der Button Als Standard-App festlegen.

Beispiele:

  • 1. Fall: Wenn der Standard DESK als Standard-App angezeigt wird, sind Sie für einen Wechsel zum Outlook DESK hier falsch. Dazu müssen Sie die Eigenen Einstellungen des [Outlook DESK / DMS Pro Client] oder der [Office Integration] aufrufen. Klicken Sie dort unter Anwendung > Allgemein > LEXolution.DMS Links auf den Button Als Standard-App festlegen.

  • 2. Fall: Wenn der Outlook DESK als Standard-App angezeigt wird, sind Sie für einen Wechsel zum Standard DESK hier richtig. Klicken Sie auf den Button Als Standard-App festlegen. Nun wird der Standard DESK angezeigt.

Backup Ordner

Dieser Bereich ist nur sichtbar, wenn in den Kanzleieinstellungen die Check-Box Backup-Ordner für bearbeitete Dokumente aktivieren aktiviert worden ist. Klicken Sie auf den Backup Ordner für Dokumente öffnen, um alle aktuell zur Bearbeitung ausgecheckten Dokumente anzuzeigen. Dadurch können Benutzer Änderungen wiederherstellen, falls die Speicherung ins DMS fehlschlägt.

Exchange-Anbindung

Sie müssen als Benutzer mit der über eine Gruppe zugeordneten Rolle Exchange angemeldet sein. Ist dem angemeldeten Benutzer die Rolle nicht zugeordnet, sind alle Einstellungen in diesem Bereich ausgegraut und können nicht geändert werden. Der Gruppe Administratoren ist die Rolle Exchange nicht zugeordnet.

Synchronisation

Diese Einstellungen sind nur notwendig, wenn die Exchange-Kopplung über die Favoriten der Sidebar im Standard DESK verwendet wird.

Schreibtisch

Im Unterbereich "Schreibtisch" können Sie folgende Eigenschaften konfigurieren:

  • einen Knoten im Schreibtisch als Startknoten festlegen

  • die Sichtbarkeit der Knoten

  • grundlegende Knotenfilter (Aktentyp, Aufgaben mit Terminen und Wiedervorlage)

  • die Ebenendarstellung in den Arbeitsmappen.

Knoten

Die Ordner und Unterordner des Schreibtischs von STP Documents werden hier als Knoten bezeichnet. Die Ordnerstruktur im Schreibtisch kann in STP Documents nicht verändert werden. Lediglich die Beschriftung und die Erläuterung zu jedem Ordner können von einem Administrator im Fenster "Kanzleieinstellungen" geändert werden. Einige Ordner können auch ausgeblendet werden. In den Arbeitsmappen können zusätzlich Darstellungsebenen definiert werden.

Klicken Sie in der Auswahlliste Schreibtisch auf einen Knoten (z. B. Posteingang), um auf der rechten Seite den Bereich "Knoteneigenschaften" anzuzeigen.

Klicken Sie auf der Registerkarte "Erweitert" auf ein Objekt in der Auswahlliste Akten-/Ordnertyp, um auf der rechten Seite die zugeordneten Darstellungsebenen zu bearbeiten.

Die Konfiguration aus den Kanzleieinstellungen wird für den angemeldeten Benutzer als Voreinstellung übernommen. Änderungen durch den angemeldeten Benutzer im Fenster "Eigene Einstellungen" können diese Einstellungen übersteuern.

Es stehen nicht alle Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung, da einige Einstellungen nur von Administratoren für die ganze Kanzlei vorgenommen werden dürfen.

Darstellungsebenen

Die unter "Schreibtisch" festgelegten Darstellungsebenen sind Unterstrukturen der beiden Arbeitsmappen im Schreibtisch. Es wird jeweils über ein auswählbares Feld mit Akten- bzw. Ordnerdaten, Aufgaben- oder Dokumentdaten gruppiert. Dokumente mit den Filterkriterien entsprechenden Eigenschaften werden in jeweils einen Unterordner einsortiert.

Beispiel

Sie haben Dokumente im Posteingang, die Akten vom Typ Anwaltsakte und winsolvenz.p4 zugeordnet wurden. Als erste Darstellungsebene haben Sie den Aktenstatus (Aktiv/Ruhend) gewählt, als zweite Darstellungsebene die Aktenbezeichnung. In Klammern steht jeweils die Anzahl der den Dokumenten zugeordneten Aufgaben.

Der Posteingang könnte dann so aussehen:

Posteingang

Anwaltsakte

Aktiv (10)

Aktenbezeichnung 3 (3)

Aktenbezeichnung 4 (2)

Aktenbezeichnung 5 (5)

Ruhend (3)

Aktenbezeichnung 1 (1)

Aktenbezeichnung 2 (2)

Winsolvenz p4

Aktiv (2)

Verfahren 1 (2)

Die hier definierten Darstellungsebenen werden im Schreibtisch nur angezeigt, wenn die Check-Box Alle Knoten zuerst nach Akten-/Ordnertyp gliedern und dann nach den eingestellten Ebenen aktiviert ist.

Darstellungsebenen können so nur innerhalb der beiden Arbeitsmappen festgelegt werden. Auf die anderen Elemente des Schreibtischs (z. B. nicht zugeordnete Dokumente, Suchprofile und Vorgänge) haben die auf der Registerkarte "Erweitert" definierten Darstellungsebenen keinen Einfluss.

Der Dokumenttitel sollte nicht als Darstellungsebene ausgewählt werden. Es würde sonst für jedes Dokument in STP Documents eine Unterstruktur im Schreibtisch erstellt werden. Dies würde sich negativ auf die Ladezeit des Schreibtischs auswirken.

Die Registerkarte "Sichtbarkeit der Knoten"

Die Registerkarte "Sichtbarkeit der Knoten" besteht aus einem Navigationsbereich auf der linken Seite und dem Bereich "Knoteneigenschaften" auf der rechten Seite. Markieren Sie einen Knoten im Navigationsbereich, um im Detailbereich die Einstellungen zum markierten Knoten festzulegen.

Button Als Startknoten festlegen

Beim Start von STP Documents wird für den angemeldeten Benutzer das markierte Element ausgewählt und die zugehörigen Dokumente werden in der Dokumentliste angezeigt. Das markierte Element erhält den Zusatz (Beim Start öffnen).

Haben Sie als Startknoten Posteingang, Eilig, Aufgaben heute oder Aufgaben zukünftig gewählt, werden die im gewählten Ordner enthaltenen Dokumente in die Dokumentliste geladen.

Haben Sie einen anderen Ordner (z. B. Meine Importe, Meine Favoriten, Vorgänge oder Suchprofile) als Startknoten festgelegt, wird der gewählte Knoten im Schreibtisch beim Start von STP Documents (falls möglich) aufgeklappt. Die im gewählten Ordner enthaltenen Dokumente werden jedoch nicht in die Dokumentliste geladen.

Sichtbar

"aktiviert": Das markierte Element wird im Schreibtisch angezeigt.

Die Registerkarte "Erweitert"

Die Registerkarte "Erweitert" enthält den Bereich "Grundlegende Knotenfilter" mit Check-Boxen und Auswahlfeldern

  • Alle Knoten zuerst nach Akten-/ Ordnertyp gliedern und dann nach den eingestellten Ebenen.

  • Anzeige der Aufgaben im Posteingang über Wiedervorlagen einschränken.

  • Tage bis zur Fälligkeit der Wiedervorlage von Aufgaben (0 = heute)

  • Anzeige der Aufgaben im Posteingang über Termine einschränken.

  • Tage bis zur Fälligkeit der Termine von Aufgaben (0 = heute)

und den Bereich "Ebenendarstellung" in der Arbeitsmappe mit den Auswahlfeldern

  • Arbeitsmappe wählen

  • Akten-/Ordnertypen

sowie einer grafischen Darstellung der Darstellungsebenen für den gewählten Akten- bzw. Ordnertyp.

Bereich "Grundlegende Knotenfilter"

In diesem Bereich können Sie festlegen, wie die Arbeitsmappen im Schreibtisch von STP Documents dargestellt werden. Zusätzlich können Sie die Anzahl der im Posteingang angezeigten Dokumente mit Aufgaben einschränken.

Alle Knoten zuerst nach Akten-/ Ordnertyp gliedern und dann nach den eingestellten Ebenen

  • "aktiviert": Alle Knoten werden zuerst nach Aktentyp gruppiert und dann erst werden die auf dieser Registerkarte festgelegten Darstellungsebenen verwendet.
  • "deaktiviert": Die auf dieser Registerkarte festgelegten Darstellungsebenen werden nicht angezeigt.

Anzeige der Aufgaben im Posteingang über Wiedervorlagen einschränken

"aktiviert": Die Anzahl der Aufgaben im Posteingang werden entsprechend dem Auswahlfeld Tage bis zur Fälligkeit der Wiedervorlage von Aufgaben eingeschränkt.

Tage bis zur Fälligkeit der Wiedervorlage von Aufgaben (0 = heute)

Geben Sie hier eine Zahl zwischen 0 und 999 ein.

Die Aufgabe wird angezeigt, wenn die Wiedervorlage innerhalb des hier definierten Zeitfensters fällig wird oder wenn kein Termin für die Wiedervorlage festgelegt wurde.

Anzeige der Aufgaben im Posteingang über Termine einschränken

"aktiviert": Die Anzahl der Aufgaben im Posteingang werden entsprechend dem Auswahlfeld Tage bis zur Fälligkeit der Termine von Aufgaben eingeschränkt.

Tage bis zur Fälligkeit der Termine von Aufgaben (0 = heute)

Geben Sie hier eine Zahl zwischen 0 und 999 ein. Die Aufgabe wird angezeigt, wenn der Termin Erledigen bis innerhalb des hier definierten Zeitfensters liegt oder wenn kein Termin für die Aufgabe festgelegt wurde.

Geben Sie die Ziffer 0 ein, um im Posteingang nur die Aufgaben anzuzeigen, die eine heute fällige Wiedervorlage oder das aktuelle Datum als Termin "Erledigen bis" zugeordnet haben. Dokumente, denen eine Aufgabe ohne Termin oder Wiedervorlage zugeordnet wurde, werden immer angezeigt.

Die Einstellungen Anzeige der Aufgaben im Posteingang über Wiedervorlagen einschränken und Anzeige der Aufgaben im Posteingang über Termine einschränken gelten für den Posteingang im Ordner Arbeitsmappe persönlich und für den Posteingang im Ordner Arbeitsmappe Gruppe.

Die Einstellungen haben keine Auswirkung auf die Ordner Eilig, Aufgaben heute und Aufgaben zukünftig.

Bereich "Ebenendarstellung in der Arbeitsmappe"

In diesem Bereich können Sie die Darstellung der Ebenen in den Arbeitsmappen im Schreibtisch von STP Documents festlegen.

Arbeitsmappe wählen

In diesem Auswahlfeld legen Sie fest, für welche Arbeitsmappe Darstellungsebenen festgelegt werden. Sie können zwischen Arbeitsmappe persönlich und Arbeitsmappe Gruppe wählen.

Akten-/Ordnertypen

In diesem Auswahlfeld legen Sie fest, für welche Akten-/Ordnertypen Darstellungsebenen festgelegt werden.

Default

Mit der Auswahl "[Default]" können Sie Darstellungsebenen festlegen, wenn kein Akten- bzw. Ordnertyp für das Dokument ermittelt werden kann oder für einen Akten-/Ordnertyp keine Darstellungsebene festgelegt wurde.

Verwenden Sie für "[Default]" keine Darstellungsebenen, die einem Akten- bzw. Ordnertyp zugeordnet sind.

Darstellungsebenen

Klicken Sie im Auswahlfeld Akten-/Ordnertypen auf den gewünschten Akten-bzw. Ordnertyp, um die Darstellungsebenen für den gewählten Akten-bzw. Ordnertyp anzuzeigen.

Wenn Sie einen Akten- oder Ordnertyp ausgewählt haben, erscheint rechts ein Button (Ebene hinzufügen). Mit ihm öffnen Sie das Fenster "Auswahl der Ebenen".

Fenster "Auswahl der Ebenen"

Im Fenster "Auswahl der Ebenen" können Sie für jede Darstellungsebene ein Feld mit Akten-, Ordner- oder Dokumentdaten festlegen, über das die Schreibtischstruktur gruppiert werden soll.

Die Check-Box Alle Knoten zuerst nach Akten-/ Ordnertyp gliedern und dann nach den eingestellten Ebenen. im Bereich "Grundlegende Knotenfilter" muss aktiviert sein.

Ist die Check-Box deaktiviert, werden die definierten Ebenen nicht ausgewertet. Es werden die Einstellungen für den Akten-/Ordnertyp [Default] verwendet.

Zwei Auswahlfelder mit den Auswahlmöglichkeiten

  • "Akten- und Ordnerdaten"

  • "Aufgaben"

  • "Dokumentdaten",

und den von der Auswahl im linken Auswahlfeld abhängigen

  • Metadaten des Dokuments

  • Metadaten der Akte

  • Metadaten der Aufgaben/ Aufgabenlisten zum Dokument werden angezeigt.

Wählen Sie die gewünschten Darstellungsebenen und verwenden Sie den Button OK bzw. den Button Abbrechen.

Button OK

speichert die aktuelle Auswahl und schließt das Fenster. Es wird eine neue Darstellungsebene angelegt.

Button Abbrechen

bricht den Vorgang ab und schließt das Fenster. Es wird keine neue Darstellungsebene angelegt.

Die Darstellungsebenen werden nur in den beiden Arbeitsmappen des Schreibtischs ausgewertet.

Dokumentliste

Im Unterbereich "Dokumentliste" können Sie

  • allgemeine Einstellungen zur Dokumentliste vornehmen

  • Aktionen nach Abschluss der Bearbeitung eines Dokuments definieren

  • festlegen, wie sich STP Documents beim Öffnen und Schließen von überwachten Anwendungen verhalten soll

Bereich "Allgemein"

Im Bereich "Allgemein" können Sie das Verhalten beim Laden der Dokumente in die Dokumentliste und die Anzahl der Suchergebnislisten festlegen.

Dokumente (Warngrenze)

Ab dieser Anzahl von Suchergebnissen erhält der Benutzer eine Warnung vor dem Anzeigen der Dokumentliste. Sie können das Anzeigen von Suchergebnissen abbrechen oder fortsetzen. Ändern Sie bei Bedarf die Suchkriterien und starten Sie die Suche erneut.

(Standardeinstellung=2000)

In der Dokumentliste können maximal 100 000 Dokumente in eine Suchergebnisliste geladen werden.

Suchergebnis-Listen

Hier legen Sie fest, wie viele Suchergebnislisten in der Dokumentliste angezeigt werden sollen. Die Auswahlliste lässt lediglich die Werte 5-10 zu. Wird die hier angegebene Anzahl überschritten, wird die älteste Suchergebnisliste geschlossen.

(Standardeinstellung=7)

Im Bereich "Aktionen" können Sie das Verhalten beim Öffnen, Bearbeiten und Schließen eines Dokuments aus der Dokumentliste festlegen.

Bereich "Aktionen"

Geben Sie an, welche Aktion LEXolution.DMS nach Abschluss der Bearbeitung durchführen soll

  • "Dokumente beibehalten" (Standardeinstellung):

    Das Dokument bleibt nach Abschluss der Bearbeitung in der Dokumentliste markiert.

  • "Wechseln zum nächsten Dokument in der Dokumentliste":

    Nach Abschluss der Bearbeitung wird das nächste Dokument in der Dokumentliste markiert.

  • "Vollständige Aktualisierung der Arbeitsmappe und Dokumentliste":

    Nach Abschluss der Bearbeitung wird die Arbeitsmappe im Schreibtisch und die Dokumentliste vollständig aktualisiert.

Automatisches Öffnen ohne Sperre (Lesemodus)

  • "aktiviert": Beim schreibgeschützten Öffnen des Dokuments in einer STP Documents unbekannten Anwendung wird der Dokumentstatus nicht geändert.
  • "deaktiviert": Standardeinstellung: Beim Bearbeiten des Dokuments in einer STP Documents unbekannten Anwendung wird der Dokumentstatus in Gesperrt geändert.

Benachrichtigung

Im Unterbereich "Benachrichtigungen" können Sie allgemeine Einstellungen zur Konfiguration der Benachrichtigungen über das Outlook-Add-In festlegen. In den Kanzleieinstellungen kann ein Administrator nur die Einstellung Benachrichtigungen aktivieren verbindlich vorgeben. Alle anderen Einstellungen im Bereich "Benachrichtigung" werden zunächst von allen Benutzern als Vorgabe übernommen, können jedoch für jeden Benutzer über das Fenster "Eigene Einstellungen" individuell angepasst werden. Im Bereich "Konfiguration" legen Sie für die ganze Kanzlei fest, ob und wie Benachrichtigungen zu Aufgaben über das Outlook Add-In gesendet werden.

Benachrichtigung aktivieren

Diese Einstellung kann nur von einem Administrator für die gesamte Kanzlei vorgenommen werden. Alle weiteren Check-Boxen und Eingabefelder im Bereich "Benachrichtigung" sind deaktiviert, solange die Check-Box nicht aktiviert ist.

Bereich "Konfiguration"

Automatische Abfrage neuer Benachrichtigungen ...

"aktiviert": Beim Start von MS Outlook werden Sie über neue Aufgaben aus STP Documents benachrichtigt. Sind dem angemeldeten Benutzer keine neuen Aufgaben zugeordnet, wird beim Start von MS Outlook folgende Meldung angezeigt:

Keine Benachrichtigungen Es liegt keine Benachrichtigung vor. Button Schließen

Sind dem angemeldeten Benutzer neue Aufgaben zugeordnet, wird beim Start von MS Outlook folgende Meldung angezeigt:

Benachrichtigungen wurden angelegt <Anzahl> Nachrichten wurden angelegt. Button Schließen

E-Mail

"aktiviert": Sie werden per E-Mail benachrichtigt, wenn Ihnen in STP Documents eine neue Aufgabe zugewiesen wird oder eine bestehende Aufgabe geändert worden ist.

Um eine Benachrichtigung in MS Outlook zu erhalten, muss mindestens eines der folgenden Check-Boxen zusätzlich zur Check-Box E-Mail aktiviert sein:

Neue Aufgaben, Termine oder Wiedervorlagen.

Aufgaben mit Erinnerung

"aktiviert": Sie erhalten in MS Outlook eine Erinnerung vor Ablauf der Bearbeitungsfrist einer Aufgabe.

Stunden vor Ablauf der Benachrichtigung

Geben Sie an, wie viele Stunden vor dem Ablauf der Bearbeitungsfrist eine Benachrichtigung erfolgen soll.

Bereich "Aufgaben"

Im Bereich "Aufgaben legen" Sie fest, über welche Aufgabenänderungen Sie durch den Outlook Link benachrichtigt werden.

Neue Aufgaben

"aktiviert": Sie werden über neue Aufgaben benachrichtigt.

Termine

"aktiviert": Sie werden über neue und geänderte Termine benachrichtigt.

Wiedervorlagen

"aktiviert": Sie werden über Wiedervorlagen benachrichtigt.

Dokumente importieren/ exportieren

In diesem Bereich können Sie für den aktuell angemeldeten Benutzer festlegen, wie sich STP Documents beim Importieren von Dokumenten und E-Mails und beim Exportieren von Dokumenten verhält.

Vorbelegung Mailimport: Anhänge separat importieren

  • "aktiviert": Alle Dokumente im E-Mail-Anhang werden als einzelne Dokumente archiviert.
  • "deaktiviert": Nur die E-Mail wird als Dokument archiviert. Die angehängten Dokumente verbleiben als E-Mail-Anhang in der archivierten E-Mail.

Verhalten des Importdialogs im Standard DESK

Legen Sie hier fest, wie sich STP Documents beim Import von Dokumenten und E-Mails verhält. Wählen Sie eine Option aus der Auswahlliste:

  • "Anwender entscheidet" (Standardeinstellung):

    Der Anwender entscheidet, ob der Indizierungsassistent gestartet oder der Dialog geschlossen werden soll.

  • "Dialog schließt automatisch":

    Der Dialog wird immer geschlossen. Der Indizierungsassistent wird nicht gestartet. In diesem Fall werden alle über Hauptmenü "Dokumente" > "Importieren" und über das Fenster "LEXolution.DMS Import" importierten Dokumente als nicht zugeordnete Dokumente archiviert.

  • "Indizierungsassistent starten":

    Es wird immer der Indizierungsassistent gestartet.

Verhalten des Importdialogs bei LEXolution.DMS Pro (= Pro Client)

Mehrfachbearbeitung aktiv.

siehe [Eigene Einstellungen] in den Controls.

Eigenes Dateinamenschema bei Export verwenden

"aktiviert": Sie verwenden ein Dateinamenschema, das von dem definierten Standard in STP Documents abweicht.

Sie müssen mindestens einen Wert aus dem Drop-down-Menü (Textmarken) auswählen und über den Button (Element hinzufügen) als Teil des beim Export verwendeten Dateinamens festlegen.

Im Drop-down-Menü (Textmarken) stehen folgende Optionen zur Verfügung:

  • "Dokumenttitel"

  • "Dokumentversion"

  • "Dokument ID"

  • "aktuelles Datum"

  • "AZ Intern"

  • "Ordner-/ Aktenbezeichnung"

  • "Kommentar"

  • "Schreiben vom": Es wird das Datum ohne Uhrzeit verwendet.

Button (Element hinzufügen)

Wählen Sie den gewünschten Wert aus dem Drop-down-Menü (Textmarken) und klicken Sie auf diesen Button.

Ihre Auswahl wird zum Dateinamenschema hinzugefügt.

Das Element wird an der aktuellen Cursorposition im Eingabefeld unter dem Drop-down-Menü (Textmarken) eingefügt. Sie können weitere, in Dateinamen erlaubte Zeichen zum Dateinamenschema hinzufügen oder das Dateinamenschema ganz oder teilweise löschen.

Beispiel

Sie haben nacheinander Dokumenttitel, Dokumentversion und aktuelles Datum hinzugefügt. Der neue Wert wird immer an der Cursorposition im Eingabefeld eingefügt. Wird der Cursor nicht vor dem Einfügen des nächsten Elements manuell positioniert, bleibt er am Anfang des Eingabefelds stehen. Im Eingabefeld steht jetzt:

{CurrentDate}{DocumentVersion}{DocumentTitle}

Speichern Sie die Einstellungen.

Der Dateiname nach dem Export ist

<TT.MM.JJJJ><Dokumentversion><Dokumenttitel>.<Dateierweiterung>.

Sie fügen das Trennzeichen _ zwischen den Platzhaltern ein.

Im Eingabefeld steht jetzt:

{CurrentDate}_{DocumentVersion}_{DocumentTitle}.

Speichern Sie die Einstellungen.

Der Dateiname nach dem Export ist

<TT.MM.JJJJ>_<Dokumentversion>_<Dokumenttitel>. <Dateierweiterung>

Sie entfernen {CurrentDate}_{DocumentVersion}_ aus dem Eingabefeld.

Im Eingabefeld steht jetzt: {DocumentTitle}.

Sie positionieren den Cursor hinter {DocumentTitle} und fügen das Trennzeichen _ hinzu.

Im Eingabefeld steht jetzt: {DocumentTitle}_

Sie fügen die Dokumentversion hinzu.

Im Eingabefeld steht jetzt: {DocumentTitle}_}_{DocumentVersion}

Speichern Sie die Einstellungen.

Der Dateiname nach dem Export ist

<Dokumenttitel>_<Dokumentversion>.<Dateierweiterung>

In diesem Bereich können Sie für jeden Akten- bzw. Ordnertyp zusätzliche Darstellungsebenen für die Sidebar festlegen. Die Einstellungen im Fenster "Kanzleieinstellungen" werden für zunächst jeden STP-Documents-Benutzer als Standard vorgegeben. Diese Einstellungen können von jedem Benutzer über Eigene Einstellungen > "Sidebar" > Bereich "Darstellungsebenen" für sich selbst angepasst werden. Das Anlegen der Darstellungsebenen läuft analog zu den Darstellungsebenen unter "Schreibtisch" ab. Deaktivierte Themen bzw. die zugehörigen Akten- bzw. Ordnertypen werden in der Auswahlliste nicht angezeigt. Als Darstellungsebenen können alle Dokumentdaten des gewählten Akten-bzw. Ordnertyps verwendet werden.

Buttons für die Definition der Darstellungsebenen

Button (Ebene hinzufügen)

öffnet das Fenster "Auswahl der Ebenen", um eine zusätzliche Darstellungsebene festzulegen.

In diesem Fenster können Sie die Dokumentdaten eines Akten- bzw. Ordnertyps als zusätzliche Darstellungsebenen für die Sidebar festlegen. Das Optionsfeld Feld kann nicht verändert werden. Auch im dem linken Auswahlfeld kann nur der Wert "Dokumentdaten" ausgewählt werden. Klicken Sie auf den Button OK, um das ausgewählte Feld als Darstellungsebene zu übernehmen. Button Abbrechen verwirft Ihre Auswahl und schließt das Fenster "Auswahl der Ebenen".

Es können maximal acht Darstellungsebenen definiert werden.

Wählen Sie ein untergeordnetes Feld aus einer abhängigen Liste aus, werden die übergeordneten Ebenen der Liste automatisch als Darstellungsebenen in der korrekten Reihenfolge hinzugefügt.

Button (Ebene entfernen)

entfernt die in der Zeile definierte Darstellungsebene.

Button (Ebene bearbeiten)

öffnet das Fenster "Auswahl der Ebenen", um ein anderes Feld als Darstellungsebene auszuwählen.

In diesem Fenster können Sie die Dokumentdaten eines Akten- bzw. Ordnertyps als zusätzliche Darstellungsebenen für die Sidebar festlegen. Das Optionsfeld Feld kann nicht verändert werden. Auch im dem linken Auswahlfeld kann nur der Wert "Dokumentdaten" ausgewählt werden. Klicken Sie auf den Button OK, um das ausgewählte Feld als Darstellungsebene zu übernehmen. Button Abbrechen verwirft Ihre Auswahl und schließt das Fenster "Auswahl der Ebenen".

Es können maximal acht Darstellungsebenen definiert werden.

Wählen Sie ein untergeordnetes Feld aus einer abhängigen Liste aus, werden die übergeordneten Ebenen der Liste automatisch als Darstellungsebenen in der korrekten Reihenfolge hinzugefügt.

Beispiel Sie haben folgende feste Liste definiert:

Ebene 1 Ebene 2 Ebene 3
LISTENEINTRAG 1 LISTENEINTRAG 1.1 LISTENEINTRAG 1.1.1
LISTENEINTRAG 1.1.2
LISTENEINTRAG 1.2 LISTENEINTRAG 1.2.1
LISTENEINTRAG 1.2.2
LISTENEINTRAG 2 … …

Wenn Sie nun Ebene 3 der Liste als Darstellungsebene einfügen, werden automatisch die Ebenen 1 und 2 als übergeordnete Darstellungsebene hinzugefügt.

Ebene 1

Ebene 2

Ebene 3

Das Löschen eines übergeordnetes Feldes aus einer abhängigen Liste ist nicht erlaubt. Sie erhalten eine Meldung, wenn ein Element nicht gelöscht werden kann.

Beispiel

Sie haben folgende Darstellungsebenen definiert:

Ebene 1

Ebene 2

Ebene 3.

Sie wollen Ebene 2 löschen. Sie müssen zunächst Ebene 3 entfernen, da diese von Ebene 2 abhängig ist.

Anzeigen

In diesem Bereich können Sie festlegen, ob maximierte Anwendungsfenster von der Sidebar verschoben oder überlagert werden.

Andere Fenster nicht verschieben

  • "deaktiviert": Standardeinstellung
  • "aktiviert": Maximierte Fenster werden um die Breite der ausgeblendeten Sidebar verschoben.

Startreiter

In diesem Auswahlfeld können Sie festlegen, ob beim Öffnen der Sidebar die Registerkarte "Akten- und Ordnersuche" oder die Registerkarte "Favoriten" angezeigt wird.

Offline

Im Unterbereich "Offline" können Sie

  • festlegen, ob der Ordner Dokumente zum Mitnehmen im Schreibtisch angezeigt werden soll

  • den Pfad zum Offline ContentStore (Dateiablage für die Dokumente im Ordner Dokumente zum Mitnehmen) hinterlegen.

    Die Angabe ist nur notwendig, wenn Sie die Offline-Dokumente nicht unter C:\Dokumente und Einstellungen\ … oder unter C:\Benutzer\ … ablegen wollen (z. B. weil dort zu wenig Plattenplatz vorhanden ist).

Dokumente zum Mitnehmen im Schreibtisch anzeigen

"aktiviert": Im Schreibtisch von STP Documents wird der Ordner Dokumente zum Mitnehmen angezeigt.

Basisverzeichnis für den Offline-ContentStore

Geben Sie in das Eingabefeld das Verzeichnis ein, in dem Sie Offline verwenden möchten. Wird hier kein Verzeichnis angegeben, wird ein Standardverzeichnis verwendet.

Unter Windows XP und Windows Server 2003 wird als Ablageort das Verzeichnis C:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzername>\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\STP.Ecm.Offline verwendet.

Unter Windows 7, Windows Server 2008 und Windows Server 2008 R2 wird das Verzeichnis C:\users\<Benutzername>\AppData\Local\STP.Ecm.Offline verwendet.

Nehmen Sie niemals manuelle Änderungen an den Dateien und Ordnern in diesen Verzeichnissen vor.

Verwenden Sie hier nicht die Ordner C:\Programme, C:\Program files und C:\Windows und deren Unterverzeichnisse.

Legen Sie einen Ordner LEXolution.DMS Offline unter Eigene Dateien an und verwenden Sie diesen als Basisverzeichnis für den Offline-ContentStore.

Vorschau

Hier können Sie den gewünschten Viewer für die Dokumentvorschau festlegen. Nach dem nächsten Start vom Standard DESK bzw. Outlook wird der konfigurierte Viewer in der Dokumentvorschau verwendet. Der Offline Client verwendet immer die Konfiguration, die beim ersten Export in den lokalen Datenbestand eingestellt war.

Indizierungsassistent

Abschlussmeldung bei Mehrfachverschlagwortung anzeigen

"aktiviert": Standardeinstellung: Beim Verschlagworten mehrerer Dokumente wird eine Abschlussmeldung angezeigt.

Outlook DESK

Offline-Synchronisation

Zyklisch synchronisieren

  • "aktiviert": Standardeinstellung: Der Offline-Datenbestand in Offline-Akten im Outlook DESK wird in regelmäßigen Zeitabständen mit dem Onlinedatenbestand in STP Documents synchronisiert.

  • "deaktiviert": Sie können die Synchronisation nur manuell über das Kontextmenü der Akte bzw. des Ordners oder des Registers im Outlook ausführen.

    Beim Starten von Outlook und beim Wechsel vom Offline-Modus in den Onlinemodus im Outlook DESK wird immer eine Synchronisation ausgeführt.

Zyklus in Minuten

Stellen Sie ein, in welchen Zeitabständen die Synchronisation erfolgen soll (Standardeinstellung: 15 Minuten, Min: 5 Minuten, Max: 9999 Minuten).

Diese Einstellung kann durch [Eigene Einstellungen] des angemeldeten Benutzers übersteuert werden.

Verhalten beim Importieren

Ist der Outlook DESK installiert und lizenziert, können Sie beim Senden von E-Mails aus Outlook festlegen, dass die E-Mail beim Senden im Archiv von STP Documents abgelegt wird. Sie können vor dem Senden die gewünschte Akte bzw. den gewünschten Ordner und ein Register als Ziel für das Archivieren in STP Documents angeben. Die E-Mail kann auch als nicht zugeordnetes Dokument archiviert werden. Optional kann zum Betreff der E-Mail die Akten-ID, die Register-ID und die Datenbank-ID hinzugefügt werden. Die Datenbank-ID verhindert, dass Akten und Register eines anderen Servers verwendet werden. Ist der schon eingegebene Betreff zu lang (zusammen mit der Kennung und den IDs), wird dieser am Ende entsprechend abgeschnitten, so dass die Kennung und die IDs noch in den Betreff passen.

Akten- und Register-ID im Mailbetreff verwenden

  • "deaktiviert": Standardeinstellung
  • "aktiviert": Beim Versenden einer E-Mail wird bei der Auswahl einer Akte bzw. einer Akte und eines Registers die Akten-ID, die Register-ID und die Datenbank-ID am Ende in den Betreff eingefügt. > Wird eine E-Mail, die diese Kennung im Betreff hat, importiert, so werden die Akte und das Register entsprechend vorbelegt. Wenn der Import per Drag-and-drop direkt auf eine Akte ausgeführt wird, werden die Akte und das Register aus dem Betreff nicht ausgewertet. Wenn eine Antwort auf eine E-Mail bzw. eine Weiterleitung einer E-Mail mit dieser Kennung im Betreff erstellt wird, werden die Eingabefelder für Akte und Register entsprechend vorbelegt. > Mit dieser Eigenen Einstellung übersteuern Sie die Kanzleieinstellung.

DMS-Markierung

Importierte E-Mails mit blauem Punkt markieren

  • “E-Mails immer mit blauem Punkt markieren”:

    • Die MessageClass der E-Mail wird immer auf IPM.Note.LEXolution.Imported gesetzt.

    • Bestehende MessageClasses werden überschrieben.

  • “E-Mails, wenn möglich, mit blauem Punkt markieren”:

    • Die MessageClass wird nur geändert, wenn sie ursprünglich IPM.Note war.

    • Andere MessageClasses bleiben unverändert, um die Funktionalität anderer Add-ins nicht zu beeinträchtigen.

  • “E-Mails nicht mit dem blauen Punkt markieren”:

    • Die MessageClass der E-Mail bleibt unverändert.

    • Es erfolgt keine Markierung mit dem blauen Punkt.

      Dies ist die Standardeinstellung bei Neuinstallationen.

      Hinweis
      Signierte E-Mails können grundsätzlich nicht mit einem blauen Punkt markiert werden.

      Falls ein anderes Add-in (z. B. ARCHIVE MANAGER) bereits eine eigene MessageClass setzt (z. B. IPM.Note.PamMessage), bleibt diese bestehen, wenn die Option “E-Mails, wenn möglich, blauem Punkt markieren” aktiv ist.

      Die Konfiguration kann jederzeit geändert werden, die neuen Einstellungen gelten ab der nächsten E-Mail-Ablage.

Zugriffsmethode auf Exchange-Server

Standardmäßig ist dieses Drop-down-Menü nicht sichtbar! Diese Konfigurationsmöglichkeit muss durch einen Administrator in den Kanzleieinstellungen [zugelassen werden], da die Konfiguration normalerweise kanzleiweit erfolgt. Aus dem Grund sind die Optionen auch an [entsprechender Stelle] dokumentiert.

Automatische Aktenvorschläge

Hinweis
Damit alle in diesem Bereich vorgenommenen Änderungen wirksam werden, muss Outlook neu gestartet werden.

Vorschläge in der Aktenauswahl anzeigen

"aktiviert": Der Outlook DESK ermittelt automatisch aufgrund des Absenders Akten-/ Registervorschläge, die dann in der Akten-/ Registerauswahlbox gesetzt werden.

Stellen Sie die Anzahl der Vorschläge ein.

Besten Treffer direkt übernehmen

"aktiviert": Der beste Treffer wird in die Akten-/ Registerauswahl übernommen. Der folgende Button Ausschlussliste bearbeiten wird aktiviert.

Button Ausschlussliste bearbeiten

öffnet das Fenster "E-Mail-Ausschlusslisten bearbeiten". Geben Sie in diesem Dialog die E-Mail-Adressen ein, die von der automatischen Vorschlagsgenerierung ausgeschlossen werden sollen. Tragen Sie dazu in das Textfeld in jede Zeile eine vollständige E-Adresse (Max.Mustermann@test.de) oder Domäne (@test.de) ein.

Oberfläche

DMS-Komponenten in Outlook ausblenden.

"aktiviert": Der [Commander] wird in Outlook ausgeblendet. Im Menüband "Start" steht der Bereich "LEXolution.DMS" zur Verfügung. Von hier aus kann der [DMS Pro Client] geöffnet werden.

Mehrsprachigkeit

Legen Sie hier die Sprache der Benutzeroberfläche von STP Documents unabhängig von der Windows-Einstellung fest.

Bereich "Spracheinstellung"

Oberflächensprache

In dem Drop-down-Menü steht zur Wahl:

  • "Systemsprache"

  • "Deutsch"

  • "Deutsch (Schweiz)"

  • "English"

  • "Français"

Die Auswahl muss mit dem Button Sprache wählen bestätigt werden.

Hinweis
Damit die Änderung der Sprache wirksam wird, muss die Anwendung neu gestartet werden.