Begriffe
Schnellsuche
Mit der Schnellsuche haben Sie die Möglichkeit, durch die Eingabe einfacher Suchbegriffe in festgelegten Suchfeldern schnell nach Dokumenten zu suchen.
Suchfelder
Suchfelder sind Datenbankfelder, die bei einer Suche ausgewertet werden.
Felder aus Akten und Felder aus Ordnern können nicht gleichzeitig in einer Schnellsuche verwendet werden. Dies führt zu einer Fehlermeldung beim Ausführen der Schnellsuche.
Dies sind Beispiele für Kombinationen, die man nicht gleichzeitig in einer Schnellsuche verwenden sollte:
Allgemeine Aktendaten und allgemeine Ordnerdaten
Gleichzeitige Verwendung von Akte.Bezeichnung und Ordner.Ordnername in einer Schnellsuche führt zu einer Fehlermeldung.
Allgemeine Ordnerdaten und themenspezifische Aktendaten Gleichzeitige Verwendung von Ordner.Ordnername und Winsolvenz p4.Verwalter in einer Schnellsuche führt zu einer Fehlermeldung.
Allgemeine Aktendaten und themenspezifische Ordnerdaten Gleichzeitige Verwendung von Akte.Bezeichnung und Wissensbasis.Bemerkung in einer Schnellsuche führt zu einer Fehlermeldung.
Themenspezifische Aktendaten aus verschiedenen Aktentypen. Gleichzeitige Verwendung von Anwaltsakte.Anwalt und Winsolvenz p4.Verwalter in einer Schnellsuche führt nicht zu einer Fehlermeldung. Das Suchergebnis ist aber immer leer.
Filter
Ein Filter definiert ein Kriterium, welches erfüllt sein muss, wenn ein Dokument im Suchergebnis angezeigt werden soll.
Bedingungen
Bedingungen sind die Summe aller Filterkriterien, die erfüllt sein müssen, wenn ein Dokument im Suchergebnis angezeigt werden soll.
Sortierung
Diese Funktion ist deaktiviert. Die Sortierung bestimmt, ob die Ergebnisliste der Suche aufsteigend, absteigend oder wie von der Datenbank vorgegeben angezeigt wird.
Zugriffsrechte
Zugriffsrechte für Schnellsuchen legen fest, welche Benutzer und Gruppen eine Schnellsuche verwenden können. Benutzer oder Gruppen mit einem der Zugriffsrechte Vollzugriff, Ändern oder Lesen können die markierte Schnellsuche verwenden.
Bereits vor der Aktualisierung auf die aktuelle Version von STP Documents bestehende Schnellsuchen ohne zugeordnete Zugriffsrechte haben nach der Aktualisierung für die Gruppe Alle das Zugriffsrecht Vollzugriff zugeordnet.
Entfernen Sie die Gruppe Alle aus dem Eingabefeld Berechtigte und vergeben Sie Zugriffsrechte an Benutzer und Gruppen, um den Zugriff auf die markierte Schnellsuche einzuschränken. Nicht aufgelistete Benutzer oder Gruppen können die markierte Schnellsuche nicht verwenden.
Eine neu angelegte Schnellsuche hat ausschließlich für den angemeldeten Benutzer das Zugriffsrecht Vollzugriff zugeordnet. Fügen Sie die gewünschten Gruppen und Benutzer mit den zugehörigen Zugriffsrechten im Eingabefeld Berechtigte hinzu. Nicht aufgelistete Benutzer oder Gruppen können die markierte Schnellsuche in STP Documents nicht verwenden.
Durch eine Zuordnung zu Gruppen kann ein aus dem Feld Berechtigte entfernter Benutzer noch immer Zugriffsrechte auf eine Schnellsuche haben.
Verwalten Sie Zugriffsrechte über Gruppen und vermeiden Sie die Zuordnung von Zugriffsrechten an einzelne Benutzer.
Mindestens einem Benutzer oder einer Gruppe muss das Zugriffsrecht Vollzugriff zur Verwaltung der Schnellsuche zugeordnet werden.
Das Zugriffsrecht Lesen ist ausreichend, um die Schnellsuche in STP Documents auszuwählen und auszuführen.
Lesezugriff
Das Zugriffsrecht Lesezugriff ermöglicht dem Benutzer oder der Gruppe, die markierte Schnellsuche in STP Documents auszuwählen und auszuführen. Für den Benutzer oder die Gruppe ist die Bearbeitung der Schnellsuche in der Schnellsuchverwaltung nicht möglich und es können keine Zugriffsrechte für Benutzer und Gruppen vergeben werden.
Schreibzugriff
Das Zugriffsrecht Schreibzugriff (Ändern) ermöglicht dem Benutzer oder der Gruppe, die markierte Schnellsuche in STP Documents auszuwählen, auszuführen und sie in der Schnellsuchverwaltung zu bearbeiten. Es können keine Zugriffsrechte für Benutzer und Gruppen vergeben werden.
Vollzugriff
Das Zugriffsrecht Vollzugriff ermöglicht dem Benutzer oder der Gruppe die markierte Schnellsuche in STP Documents auszuwählen, auszuführen und sie in der Schnellsuchverwaltung zu bearbeiten. Zusätzlich können Zugriffsrechte für alle Benutzer und Gruppen vergeben werden.