Suchprofil
Ein Suchprofil ist eine gespeicherte Detailsuche, die im [Schreibtisch] im Unterordner Suchprofile abrufbar ist. Zusätzlich können Sie Darstellungsebenen für den Schreibtisch definieren und Zugriffsrechte vergeben. Das Suchergebnis wird in der Dokumentliste angezeigt. Es können beliebig viele Suchprofile eingerichtet werden.
Ein Suchprofil setzt sich aus drei Komponenten zusammen:
Darstellungsebenen: > Darstellungsebenen gruppieren Dokumente nach vorgegebenen Kriterien (z. B. Aktenbezeichnung, Sachbearbeiter, Mandant). Es können mehrere Darstellungsebenen definiert werden. > Die Kontextmenü-Option "Darstellungsebenen (Info)" des Schreibtischs zeigt die Felder an, über die das markierte Suchprofil gruppiert ist. Die markierte Darstellungsebene ist mit einem Pfeil gekennzeichnet.
Suchbedingungen: > Mit Suchbedingungen filtern Sie bestimmte Dokumente nach vorgegebenen Suchkriterien aus allen Dokumenten heraus.
Zugriffsrechte: > Zugriffsrechte für Suchprofile legen fest, welche Benutzer und Gruppen ein Suchprofil verwenden, ändern oder Zugriffsrechte für ein Suchprofil vergeben können.
Mit den Suchbedingungen filtern Sie bestimmte Dokumente aus allen Kanzleidokumenten heraus, die Sie dann in den Darstellungsebenen strukturiert darstellen können. Die Zugriffsrechte legen fest, wer das Suchprofil verwenden bzw. ändern oder darauf Zugriffsrechte vergeben darf.
Zum Verständnis der Suchprofile
Die Suchprofile in STP Documents sind in folgende drei Kategorien eingeteilt:
Persönliche Suchprofile: > Diese legen Sie an, wenn Sie Suchprofile nur für sich persönlich nutzen möchten.
Öffentliche Suchprofile: > Diese legen Sie an, wenn Sie Suchprofile für eine bestimmte Auswahl von Benutzern oder Gruppen zur Verfügung stellen wollen. Diese Suchprofile können nur von den ausgewählten Benutzern und Gruppen verwendet werden.
Kanzleisuchprofile: > Diese legen Sie an, wenn Sie Suchprofile für die gesamte Kanzlei zur Verfügung stellen wollen. Diese Suchprofile können von allen Benutzern verwendet werden.
Alle Suchprofile sind gleich aufgebaut. Sie unterscheiden sich lediglich durch ihre Verfügbarkeit für die verschiedenen Benutzer und Benutzergruppen.
Beispiel (nicht für Winmacs-Benutzer)
Im persönlichen Suchprofil "Erstellt von Abke" sucht sich Herr Abke mit der Suchbedingung Erstellt von = Hans Abke alle Dokumente heraus, die er selbst erstellt hat. Von den 100 000 Dokumenten aus STP Documents hat Herr Abke 103 erstellt. Diese 103 Dokumente werden in den drei Darstellungsebenen nach Aktentyp, Aktenstatus und Aktenbezeichnung gruppiert. Auf dem Schreibtisch werden unter dem Suchprofil Erstellt von Abke die Darstellungsebenen angezeigt. Um nun alle Dokumente zum Verfahren Schneider zu finden, die von Hans Abke erstellt wurden, öffnet Herr Abke jeweils mit einem Doppelklick
1. die Suchprofile im Schreibtisch 2. das Suchprofil Erstellt von Abke 3. den Ordner Anwaltsakte 4. den Ordner Aktiv mit der Auflistung aller aktiven Anwaltsakten, in denen Herr Abke Dokumente erstellt hat. 5. den Ordner Verfahren Schneider und die Dokumentliste mit allen von Herrn Abke erstellten Dokumente zum Verfahren Schneider. 6. das gesuchte Dokument in der Dokumentliste.
Suchprofil verwenden
Um ein Suchprofil verwenden zu können, müssen Sie zuvor ein [Suchprofil angelegt haben]. Führen Sie zum Verwenden eines Suchprofils folgende Schritte durch: - Navigieren Sie im Fenster ["Schreibtisch"] durch die Suchprofile, bis Sie das gewünschte Suchprofil gefunden haben. - Doppelklicken Sie auf das Suchprofil, mit dem Sie nach Dokumenten suchen möchten, klicken Sie auf das + vor dem Symbol oder markieren Sie ein Suchprofil und drücken Sie die Taste [Enter].
Wird einer der Unterordner des Suchprofils als <Leer> -Ordner angezeigt?
Dann sind bei den Dokumenten des Suchprofils keine Dokumentdaten entsprechend des Suchkriteriums der ersten Ebene eingestellt.
Verschlagworten Sie das Dokument entsprechend des Suchkriteriums der ersten Ebene
Öffnen Sie die weiteren Unterordner des Suchprofils, bis Sie das gewünschte Suchergebnis erhalten.
Alternativ zum Doppelklick können Sie auch auf das + vor dem jeweiligen Ordner des Schreibtischs klicken oder Sie geben die Anfangsbuchstaben des entsprechenden Unterordners über die Tastatur ein und drücken anschließend die Taste [Enter].