Folgende Operatoren stehen Ihnen zum Vergleich der Akten-, Ordner und Dokumentdaten mit den Vergleichswerten zur Verfügung:
| Erläuterung | Beispiel |
|---|---|
| "beginnt mit" | Akte.Bezeichnung "beginnt mit" "P" findet alle Akten, deren Bezeichnung mit "P" beginnt. |
| "endet mit" | Akte.Bezeichnung "endet mit" "H" findet alle Akten, deren Bezeichnung mit "H" endet. |
"enthält" für Bezeichnungen |
Akte.Bezeichnung "enthält" "ust" zeigt alle Akten/Verfahren an, deren Bezeichnung die Buchstaben "ust" enthält, z. B. Muster oder Baustelle. |
"ist gleich" für Zahlen, Bezeichnungen, Datumswerte und Kontonummern. |
Erstellt am ist "ist gleich" 10.10.2024 zeigt alle Dokumente an, die am 10.10.2024 erstellt wurden. |
"ist größer als" für Zahlen, Bezeichnungen, Datumswerte und Kontonummern. |
Erstellt am "ist größer als" 10.10.2024 zeigt alle Dokumente an, die nach dem 10.10.2024 erstellt wurden. |
"ist größer oder gleich" für Zahlen, Bezeichnungen, Datumswerte und Kontonummern. |
Erstellt am "ist größer oder gleich" 10.10.2024 zeigt alle Dokumente an, die am 10.10.2006 oder danach eröffnet wurden. |
"ist kleiner als" für Zahlen, Bezeichnungen, Datumswerte und Kontonummern. |
Erstellt am "ist kleiner als" 10.10.2024 zeigt alle Dokumente an, die vor dem 10.10.2024 erstellt wurden. |
"ist kleiner oder gleich" für Zahlen, Bezeichnungen, Datumswerte und Kontonummern. |
Erstellt am "ist kleiner oder gleich" 10.10.2024 zeigt alle Dokumente an, die am 10.10.2024 oder davor erstellt wurden. |
"ist ungleich" für Zahlen, Bezeichnungen, Datumswerte und Kontonummern. |
Erstellt am "ist ungleich" 10.10.2024 zeigt alle Dokumente an, die nicht am 10.10.2024 erstellt wurden. |
Verknüpfte Suchbedingungen
Suchbedingungen können durch die Verknüpfungen [[UND]] bzw. [[ODER]]) mit weiteren Metadaten, Operatoren und Vergleichswerten erweitert und durch Klammern gruppiert werden.
| Je mehr Bedingungen aneinandergereiht werden, desto komplexer können die jeweiligen Filter werden. Unter Umständen können zu komplexe Filter andere Ergebnisse liefern, als erwartet oder zu einer längeren Suchzeit führen. |
Beispiel für verknüpfte Suchbedingungen
Im Folgenden werden anhand eines Beispiels die Auswirkungen der verschiedenen Verknüpfungen dargestellt. Die Bedingungen, die für das Beispiel benutzt werden, sind folgende: - Aktenbezeichnung enthält "Muster" - erstellt wurde das Dokument am 12.10.24.
UND-Verknüpfung
Werden zwei Bedingungen mit UND verknüpft, müssen beide Bedingungen erfüllt sein, damit ein Ergebnis angezeigt wird.
| Erste Bedingung | Zweite Bedingung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Nicht erfüllt | Nicht erfüllt | Nein |
| Erfüllt | Nicht erfüllt | Nein |
| Nicht erfüllt | Erfüllt | Nein |
| Erfüllt | Erfüllt | Ja |
Bezogen auf das Beispiel bedeutet dies:
Erste Bedingung Aktenbezeichnung enthält "Muster" |
Zweite Bedingung Erstellt am ist gleich 12.10.24 |
Ergebnis 1 und 2 ist erfüllt |
|---|---|---|
| Muster GmbH ✔ | Nein | |
| Verfahren Müller | Nein | |
| Muster GmbH ✔ | 12.10.24 ✔ | Ja |
| Verfahren Müller 1 | 12.10.24 ✔ | Nein |
ODER-Verknüpfung
Werden zwei Bedingungen mit ODER verknüpft, reicht es aus, wenn nur eine Bedingung erfüllt ist:
| Erste Bedingung | Zweite Bedingung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Nicht erfüllt | Nicht erfüllt | Nein |
| Erfüllt | Nicht erfüllt | Ja |
| Nicht erfüllt | Erfüllt | Ja |
| Erfüllt | Erfüllt | Ja |
Erste Bedingung Aktenbezeichnung enthält "Muster" |
Zweite Bedingung Erstellt am ist gleich 12.10.24 |
Ergebnis 1 oder 2 ist erfüllt |
|---|---|---|
| Muster GmbH ✔ | Ja | |
| Verfahren Müller | Nein | |
| Muster GmbH ✔ | 12.10.24 ✔ | Ja |
| Verfahren Müller 1 | 12.10.24 ✔ | Ja |
Mehrere verknüpfte Suchbedingungen
In den nächsten beiden Beispielen werden Filter erstellt, die folgende Bedingungen enthalten:
- Aktenbezeichnung enthält Verfahren
- Aktenbezeichnung enthält 1
- Aktenbezeichnung enthält Muster.
Die 1. Bedingungen und die 2. Bedingung sind mit UND verknüpft, die 3. Bedingung ist mit oder verknüpft.
Die ersten beiden Bedingungen, die durch UND verknüpft sind, filtern alle Verfahrensbezeichnungen, die Verfahren und 1 enthalten, z. B. Verfahren1, Verfahren-11 oder auch 111-Verfahrensbezeichnung. Da die dritte Bedingung durch ODER verknüpft wird und UND-verknüpfte Bedingungen vor ODER-verknüpften Bedingungen ausgewertet werden, kann Sie separat betrachtet werden. Es werden zusätzlich alle Verfahrensbezeichnungen ausgegeben, die den Wortteil Muster enthalten, z. B. Muster GmbH oder Musterverfahren. Die Klammern um die mit UND verknüpften Bedingungen werden vom System automatisch gesetzt.
1. Bedingung A ktenbezeichnung enthält "Verfahren" |
2. Bedingung A ktenbezeichnung enthält "1" |
3. Bedingung A ktenbezeichnung enthält "muster" |
Ergebnis (1 und 2) oder 3 |
|---|---|---|---|
| Muster GmbH | Muster GmbH | Muster GmbH ✔ | Ja |
| Verfahren Müller ✔ | Verfahren Müller | Verfahren Müller | Nein |
| Muster GmbH 2 | Muster GmbH 2 | Muster GmbH 2 ✔ | Ja |
| Verfahren Müller 1 ✔ | Verfahren Müller 1 ✔ | Verfahren Müller | Ja |
Suchbedingungen mit Klammern
Setzt man nun, wie im folgenden Beispiel, Klammern um die beiden durch ODER verknüpften Bedingungen, ergibt das ein anderes Ergebnis, da Klammern v o r der UND-Verknüpfung ausgewertet werden.
1. Bedingung A ktenbezeichnung enthält "Verfahren" |
2. Bedingung A ktenbezeichnung enthält "1" |
3. Bedingung A ktenbezeichnung enthält "muster" |
Ergebnis 1 und (2 oder 3) ist erfüllt |
|---|---|---|---|
| Muster GmbH | Muster GmbH | Muster GmbH ✔ | Nein |
| Verfahren Müller ✔ | Verfahren Müller | Verfahren Müller | Nein |
| Muster GmbH 2 | Muster GmbH 2 | Muster GmbH 2 ✔ | Nein |
| Verfahren Müller 1 ✔ | Verfahren Müller 1 ✔ | Verfahren Müller 1 | Ja |
Als Ergebnis der ersten Filterbedingung würden alle Verfahren ausgegeben werden, deren Bezeichnung "Verfahren" enthält, also Verfahren Müller und Verfahren Müller 1. Die Bedingungen in der Klammer treffen auf alle Verfahren zu, deren Bezeichnung 1 oder das Wort "muster" enthält, also Verfahren Müller 1, Muster GmbH und Muster GmbH 2. Diese beiden Ergebnisse werden jetzt noch durch UND verknüpft. Das Verfahren, das in beiden Ergebnissen vorkommt (Verfahren Müller 1), wird als Resultat der Suche ausgegeben.
Generell werden Verknüpfungen folgendermaßen ausgewertet: - Zuerst werden alle Bedingungen innerhalb einer Klammer ermittelt. - Als Nächstes werden alle Bedingungen ausgewertet, die eine UND-Verknüpfung erhalten. - Im letzten Schritt werden alle durch oder verknüpften Bedingungen ausgewertet.
Für Bedingungen in Klammern, z. B. (A und (B oder C)) gelten dieselben Regeln.