Zum Verständnis von STP.Documents

In diesem Abschnitt wird Ihnen anhand eines Beispiels gezeigt, wie der Lebenszyklus eines Dokuments in Ihrer Kanzlei aussehen kann. Dabei wird das Zusammenspiel von einigen der wichtigsten STP Documents-Komponenten vorgestellt und erklärt.

Posteingang

In Ihrem Büro treffen Tag für Tag Dokumente verschiedenster Art ein oder werden neu erstellt. In der Regel werden alle neuen Dokumente zunächst im Posteingang abgelegt. Für das Einfügen der Dokumente in den Posteingang gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• Dokumente werden über den [Document Collector]nach STP Documents importiert und mit Aufgaben verknüpft.

• Dokumente werden mit der Maus per Drag-and-drop aus dem Dateisystem von Windows oder aus MS Outlook in das Fenster "DMS Import" oder auf die Sidebar gezogen und mit Aufgaben verknüpft.

• Dokumente werden über die Importfunktion von STP Documents importiert und mit Aufgaben oder Aufgabenlisten verknüpft.

Beispiel

Es könnten folgende Dokumente an einem Tag eintreffen:

• eine Klageerwiderung zum Verfahren Mustermann

• eine Terminanberaumung zum Verfahren Musterfrau

• ein Gutachten zum Verfahren Musterfirma.

Dazu könnten folgende Dokumente neu zu erstellen sein:

• Sachbearbeiter Müller muss eine Rechnung erstellen

• Sachbearbeiterin Schulze muss eine Sachstandsanfrage von Herrn Schneider per E-Mail beantworten

• Anwältin Jura schreibt eine Klage im Verfahren Musterfirma, die vervielfältigt und zur Post gebracht werden muss.

Verschlagwortung

So früh wie möglich sollten eingegangene Dokumente einer Akte zugeordnet und verschlagwortet werden. Das bedeutet, dass die Dokumente mit Aktendaten und Dokumentdaten in STP Documents erfasst werden. So können Sie die Dokumente dem richtigen Verfahren zuweisen und bei Bedarf problemlos finden.

Da sich nach einer gewissen Zeit ein erheblicher Dokumentenbestand ansammeln kann, sollten Sie in Ihrer Kanzlei Regeln für die Verschlagwortung aufstellen. Somit werden die Dokumente nach klaren Strukturen geordnet und Sie können gezielt nach Dokumenten suchen. Im [Themendesigner] können Auswahllisten für Auswahlfelder definiert werden.

Beispiel

Die Dokumente aus dem Beispiel könnten wie folgt verschlagwortet werden: Die Klageerwiderung, die Terminanberaumung und das Gutachten erhalten den Aktentyp Anwaltsakte. Die Rechnung und die Sachstandsanfrage erhalten den kundenspezifischen Aktentyp Rechnung.

Die Dokumente können mit vielen weiteren Dokumentdaten belegt werden, so dass alle Dokumente sinnvoll und eindeutig in STP Documents erfasst sind.

Aufgabenlisten

Allen Dokumenten, die in irgendeiner Form bearbeitet werden müssen, weisen Sie eine Aufgabenliste zu. Bei Aufgabenlisten wird z. B. das Dokument nach der Bearbeitung einer Aufgabe automatisch an den nächsten in der Aufgabenliste für die folgende Aufgabe vorgesehenen Bearbeiter weitergeleitet. Nach dem letzten Bearbeitungsschritt ist die Aufgabenliste abgeschlossen.

Es gibt vier verschiedene Arten von Aufgabenlisten, die jeweils bestimmte Eigenschaften haben:

• Strikte Aufgabenlisten

  Bei strikten Aufgabenlisten ist die exakte Reihenfolge der Aufgabenbearbeitung bereits vorgegeben. Die Bearbeitenden müssen mit der ersten Aufgabe starten und die weiteren Aufgaben in chronologischer Reihenfolge abarbeiten.

• Kombinierte Aufgabenlisten

  Bei kombinierten Aufgabenlisten ist die Reihenfolge der Aufgabenbearbeitung bereits vorgegeben (so wie bei den strikten Aufgabenlisten). Die Reihenfolge der Aufgabenbearbeitung können Sie jedoch bei Bedarf ändern.

• Freie Aufgabenlisten

  Bei freien Aufgabenlisten ist keine Reihenfolge der Aufgabenbearbeitung vorgegeben - sie sind also völlig frei in der Verwendung. Sie können mit einer beliebigen Aufgabe starten und die restlichen Aufgaben in unbestimmter Reihenfolge abarbeiten oder auch überspringen.

• Checklisten

  Bei Checklisten gibt es im Gegensatz zu allen anderen Aufgabenlisten (strikt, kombiniert und frei) keine Reihenfolge für die Abarbeitung der Aufgaben. Die in Checklisten beinhalteten Aufgaben werden alle gleichzeitig gestartet und es gibt keine Voraussetzungen, die für die Erledigung der Aufgaben erfüllt sein muss.

Beispiel

Frau Jura weist dem Klageschreiben für das Verfahren Musterfirma folgende strikte Aufgabenliste zu.

Einzelaufgaben

Wenn während der Bearbeitung einer Aufgabenliste eine ungeplante Aufgabe entsteht, dann können Sie diese der zuständigen Person als Einzelaufgabe zuweisen. Der ursprüngliche Arbeitsablauf der Aufgabenliste wird allerdings weiterhin eingehalten. Ist die ungeplante Aufgabe besonders dringend zu erledigen, dann können Sie auch eine Eilaufgabe zuweisen. Diese wird der zuständigen Person dann besonders hervorgehoben.

Den Einzel- oder Eilaufgaben können Sie einen bestimmten Termin zuweisen, an dem die Aufgabe erledigt sein muss. Eine Weiterleitung der Aufgabe ist auch möglich, wenn Sie z. B. gar nicht für die Erledigung der Aufgabe zuständig sind.

Beispiel

Während der Bearbeitung des Klageschreibens bemerkt Anwältin Jura, dass sich die Adresse des gegnerischen Anwalts geändert hat. Sie erstellt eine Einzelaufgabe an ihre Sekretärin Frau Mayer zur Aktualisierung der Adresse. Frau Mayer findet in der Adressverwaltung heraus, dass es zwei Anwälte mit gleichem Namen gibt. Sie ändert die Adresse entsprechend ab.

Schreibtisch

Im Schreibtisch von STP Documents werden sämtliche Dokumente Ihrer Kanzlei in einer übersichtlichen Ordnerstruktur sortiert abgelegt. Dokumenten, denen eine Aufgabe für Sie zugewiesen wurden, erscheinen z. B. in den Unterordnern Arbeitsmappe persönlich und Arbeitsmappe Gruppe. Die Dokumente können so schnell gefunden und zur Bearbeitung ausgewählt werden. Dokumente, die gerade bearbeitet werden, erscheinen im Ordner Dokumente in Bearbeitung.

Beispiel

Das Gutachten zum Verfahren Musterfirma wird beim Eintreffen im Posteingang der Arbeitsmappe Gruppe abgelegt. Der zuständige Sachbearbeiter wählt das Gutachten aus und weist dem Dokument die folgende Aufgabe zu:

"Frau Schröder soll das Gutachten noch heute (eilig) vervielfältigen und an die zuständigen Anwälte verteilen."

Mit dem Zuweisen der Aufgabe erscheint das Dokument nun nicht mehr im Posteingang sondern in den folgenden Unterordnern in der Arbeitsmappe persönlich von Frau Schröder:

• Eilig
• Aufgaben heute.

Vorgänge

In einem Vorgang können Sie beliebige Dokumente mit den unterschiedlichsten Dokumentdaten, passend zu einem bestimmten fachlichen Kontext, wie in einer Handakte zusammenfassen.

Beispiel

Zu dem Bauprojekt "Rathaus Musterhausen" gibt es die unterschiedlichsten Dokumente, z. B.:

• Bauantrag
• Baugenehmigung
• Mahnungen wegen Baumängel
• Verträge
• Gutachten
• Sicherheitshinweise und sonstige Dokumente.

Ohne die Verwendung eines Vorgangs (z. B. einer Handakte) wäre es schwierig, die Dokumente alle gemeinsam unter einem Suchkriterium zu sortieren. Deshalb werden die genannten Dokumente zu einem Vorgang zusammengeführt und können so bei Bedarf schnell gefunden werden.

Meine Importe

In der Arbeitsmappe persönlich im Schreibtisch von STP Documents werden im Ordner Meine Importe die Dokumente abgelegt, die Sie importiert haben.

Meine Favoriten

In der Arbeitsmappe persönlich im Schreibtisch von STP Documents können Sie im Ordner Meine Favoriten die Dokumente ablegen, die Sie aktuell bearbeiten oder die Sie immer wieder für Ihre Arbeit benötigen.

Suchprofile

Suchprofile stellen Dokumente nach frei definierbaren Kriterien zusammen und zeigen diese, in mehreren frei definierbaren Darstellungsebenen strukturiert, in der Dokumentliste an.

Dokumentsuche

In STP Documents können Sie Dokumente bei Bedarf schnell wieder finden. Dazu gibt es folgende Suchmöglichkeiten.

• Schnellsuche

  Mit der Schnellsuche haben Sie die Möglichkeit, über die Eingabe einfacher Suchbegriffe schnell nach Dokumenten zu suchen. Das Suchergebnis wird in der Dokumentliste angezeigt.

• Detailsuche

  Mit der Detailsuche haben Sie die Möglichkeit, eine frei zusammengestellte Suche durchzuführen. Das Suchergebnis wird in der Dokumentliste angezeigt.