Dokumente aus der Dokumentliste können in den zugeordneten Anwendungen geöffnet und bearbeitet werden. Sie können das Dokument in der Dokumentliste mit einem Doppelklick oder über die Kontextmenü-Option "Bearbeiten" zum Bearbeiten öffnen. Kann ein Dokument nicht bearbeitet werden, öffnet ein Doppelklick das Dokument im Lesemodus.
Um ein Dokument in STP Documents zum Bearbeiten zu öffnen, muss es in der Dokumentliste angezeigt werden. Das Dokument darf nicht von einem anderen Benutzer gesperrt worden sein. Der Dokumentstatus eines überwachten Dokuments wird auf "Gesperrt für Bearbeitung" geändert. Der Dokumentstatus eines nicht überwachten Dokuments wird auf "Dauerhaft Gesperrt" geändert. Andere Benutzer können das Dokument nur noch im Lesemodus öffnen. In der Spalte "Gesperrt" von wird der Benutzername eingetragen. Der Tooltip für das Symbol "Gesperrt für Bearbeitung" bzw. "Dauerhaft Gesperrt" zeigt den Bearbeiter und seine Zugriffsrechte an.
Sie können in den Kanzleieinstellungen und in Eigene Einstellungen festlegen, ob nicht überwachte Dokumente beim Bearbeiten den Dokumentstatus "Dauerhaft Gesperrt" erhalten.
Ein gesperrtes Dokument darf bearbeitet werden, wenn es vom aktuellem Anwender gesperrt wurde (sowohl dauerhaft als auch nur zur Bearbeitung). Falls der aktuelle Anwender das Dokument bereits zur Bearbeitung geöffnet (gesperrt) hat, wird ein Hinweis angezeigt.
Ein Dokument darf NICHT bearbeitet werden, wenn - eine ältere Version ausgewählt ist, - der angemeldete Benutzer darauf nur Leserechte hat, - es festgeschrieben ist, - von einem anderen Anwender gesperrt (sowohl dauerhaft als auch nur zur Bearbeitung) ist, - zum Löschen markiert ist.
Kann ein Dokument aus Ihrer Auswahl nicht bearbeitet werden, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Die restlichen Dokumente werden zur Bearbeitung geöffnet.
Sie können mehrere Dokumente, auch mit unterschiedlichen Dateiformaten, in der Dokumentliste markieren und über das Kontextmenü zum Bearbeiten öffnen. Die markierten Dokumente werden in der zugeordneten Anwendung geöffnet.
Beachten Sie, dass sich die Datumsangabe in der Spalte "Geändert am" der Dokumentliste nicht ausschließlich auf das Bearbeiten bezieht. Das Datum in der Spalte "Geändert am" wird auch dann angepasst, wenn Dokumentdaten des Dokuments geändert wurden.
Überwachtes Dokument zum Bearbeiten öffnen
Überwachte Dokumente in STP Documents sind Dokumente der Anwendungen Word, Excel, Power Point und Adobe. Um ein überwachtes Dokument zum Bearbeiten zu öffnen, führen Sie folgende Schritte durch: - Doppelklicken Sie auf das in der Dokumentliste aufgeführte überwachte Dokument. - Bearbeiten Sie das Dokument und speichern Sie es anschließend ab. - Schließen Sie das Dokument in der entsprechenden Anwendung. - Klicken Sie auf den gewünschten Button, um das Dokument als neue Version zu speichern oder um es zu überschreiben. Zu einer neuen Version können Sie jeweils einen Titel und einen Kommentar hinzufügen. Die Eingabefelder sind mit Titel und Kommentar der vorherigen Version vorbelegt.
Alternativ können Sie ein Dokument der Dokumentliste auch wie folgt öffnen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument - ein Kontextmenü wird angezeigt. Klicken Sie auf "Bearbeiten", um das Dokument zu öffnen.
Der Button Verwerfen speichert keine Änderungen. Der Button Sperre beibehalten speichert das Dokument lokal ab. Das Dokument wird nicht in das STP-Documents-Archiv übernommen. Der Dokumentstatus "Gesperrt für Bearbeitung" bleibt gesetzt. Der Button Überschreiben überschreibt das bestehende Dokument in STP Documents.
Nicht überwachtes Dokument zum Bearbeiten öffnen
Nicht überwachte Dokumente in STP Documents sind alle Dokumente, ausgenommen die Dokumente der Anwendungen Word, Excel, Power Point und Adobe (PDF).
Um ein nicht überwachtes Dokument zum Bearbeiten zu öffnen, führen Sie folgende Schritte durch: - Doppelklicken Sie in der Dokumentliste auf das nicht überwachte Dokument. - Klicken Sie auf den gewünschten Button, um das Dokument zum Bearbeiten und Sperren zu öffnen. - Bearbeiten Sie das Dokument in der entsprechenden Anwendung und speichern Sie das Dokument ab. - Schließen Sie das Dokument in der entsprechenden Anwendung. - Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü des Dokuments und wählen Sie die Option "Entsperren". - Klicken Sie auf den gewünschten Button, um das Dokument als Neue Version zu speichern oder um es zu überschreiben.
Wird das Abfragefenster nicht angezeigt, dann wird das Dokument automatisch im Lesemodus geöffnet. Ob das Abfragefenster angezeigt wird oder nicht, ist in den Kanzleieinstellungen einstellbar.
Alternativ können Sie ein Dokument der Dokumentliste auch wie folgt öffnen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument - ein Kontextmenü wird angezeigt. Klicken Sie in diesem auf "Bearbeiten", um das Dokument zum Bearbeiten zu öffnen oder wählen Sie die Option "Im Lesemodus öffnen", um das Dokument nur zu lesen.
Dokument im Lesemodus öffnen
- Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das in der Dokumentliste aufgeführte Dokument.
- Klicken Sie auf die Option "Im Lesemodus öffnen".
Bei einem im Lesemodus geöffneten Dokument können Sie keine Änderungen abspeichern.
Dokumente auswählen und anzeigen
Die Fenster "[Dokumentdaten]" und "[Dokumentvorschau]" müssen angezeigt werden.
Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das in der Dokumentliste aufgeführte Dokument. Es wird das Dokument mit seinem Titel (und nicht seinem Dateinamen) angezeigt.
Dokumentversion anzeigen
- Klicken Sie mit der linken Maustaste in der Dokumentliste auf das Dokument, dessen Versionen Sie anzeigen möchten.
- Navigieren Sie zur Spalte "Version".
- Positionieren Sie den Mauszeiger in der Zeile des Dokuments in der Spalte "Version".
- Klicken Sie auf den schwarzen Pfeil neben der Versionsnummer, um das Drop-down-Menü zu öffnen.
- Klicken Sie in die Zeile mit der jeweiligen Version, um eine Vorgängerversion des Dokuments zu aktivieren.
- Wiederholen Sie die Schritte bis hierhin, um das Drop-down-Menü für die Versionen des Dokuments erneut zu öffnen.
- Klicken Sie in die Zeile mit der aktuellen Version, um die aktuelle Version des Dokuments zu aktivieren.
Informationen über Änderungen in der Dokumentliste
Informationen über Änderungen enthalten folgende Spalten in der Dokumentliste: - "Geändert am" - "Geändert vom" - "Dokumentinhalt geändert am" - "Dokumentinhalt geändert von"
| Welche Spalten in den Dokumentlisten den unterschiedlichen Benutzeroberflächen (Standard DESK/ Pro Client) sichtbar sind, regeln die jeweiligen Spalteneditoren der Dokumentliste. |
Wenn ein Dokument ohne Änderung der Metadaten (z. B. Titel) ins DMS dokumentiert wird, sind für dieses Dokument alle oben genannten Spalten in der Dokumentliste leer. Das Dokument liegt als Version 1 vor (siehe Spalte "Version"). Wenn der Nutzer Änderungen an den Metadaten zur Version 1 des Dokuments vornimmt (z. B. Titel oder Kommentar), füllt STP Documents alle oben genannten Spalten. Ändert der Nutzer inhaltlich etwas an dem Dokument in der Version 1 und speichert das Dokument mit "Überschreiben" (statt eine neue Version zu erstellen), werden alle oben genannten Felder gefüllt.
Erstellt der Nutzer eine neue Dokument-Version, egal ob er dabei inhaltlich etwas im Dokument geändert hat oder / und auch Metadaten (z. B. Titel oder Kommentar), werden in der Dokumentliste die Zellen der Spalten "Geändert am" und "Geändert von" automatisch ausgefüllt. Die Zellen in den Spalten "Dokumentinhalt geändert am" und "Dokumentinhalt geändert von" werden in dem Zuge geleert (falls in diesen vorher etwas stand).
Mit anderen Worten: Die Spalten "Dokumentinhalt geändert am" / Dokumentinhalt geändert von" beziehen sich auf Änderungen der aktuellen Version des Dokuments.