Zum Verständnis der Detailsuche
Mit der Detailsuche haben Sie die Möglichkeit, Suchbedingungen zu definieren, diese Suche dann abzuspeichern und bei Bedarf wieder abzurufen.
Im Gegensatz zu Suchprofilen können Darstellungsebenen und Zugriffsrechte für Detailsuchen nicht definiert werden.
Rollen und Zugriffsrechte
Jeder Benutzer kann Detailsuchen erstellen, bearbeiten, ausführen und löschen.
Detailsuche starten
Wählen Sie im Hauptmenü "Dokumente" > "Detailsuche …"
Oberfläche der Detailsuche
Bereich "Verfügbare Detailsuchen"
Button (Detailsuche neu hinzufügen)
erstellt eine neue Detailsuche und öffnet ein Fenster, um den Namen der neuen Detailsuche einzugeben und anzulegen.
Button (Detailsuche bearbeiten)
öffnet ein Fenster, um den Namen der markierten Detailsuche einzugeben und zu bearbeiten.
Filter
Eingabefeld: Hier können Sie die gespeicherten Detailsuchen nach ihrem Namen filtern.
Button (Detailsuche löschen)
löscht die markierte Detailsuche nach einer Sicherheitsabfrage.
Unter diesen Bedienelementen befindet sich eine Auflistung aller abrufbaren Detailsuchen.
Buttons am unteren Fensterrand
Button Daten übernehmen
speichert alle Eingaben ohne das Fenster zu schließen. Sie können die Detailsuche weiter bearbeiten und bei Bedarf auf den gespeicherten Stand wieder abrufen.
Button Speichern
speichert alle Eingaben und schließt das Fenster.
Button Abbrechen
schließt das Fenster. Sind ungesicherte Daten vorhanden, wird eine Sicherheitsabfrage angezeigt.
Registerkarte "Bedingungen"
Hier können Sie Suchbedingungen und die Sortierreihenfolge für das Suchergebnis in der Dokumentliste festlegen und über den Button Suchen .. die Detailsuche ausführen. Das Suchergebnis wird in der [Dokumentliste]angezeigt.
Bereich "Suchen nach"
Hier kann nach Akten- bzw. Ordertypen und nicht zugeordneten Dokumenten gefiltert werden. Aktivieren Sie die Check-Box vor der Bezeichnung, um einen Filter zu setzen.
Bereich "Sortieren nach"
Hier können Sie die Sortierung für die Dokumente im Suchergebnis festlegen. Der Button öffnet das Fenster "Sortierung".
Bereich "Filterbedingungen" (im Fenster unbeschriftet)
Unter den beiden vorgenannten Bereichen können Sie Kriterien festlegen, die die Dokumente im Suchergebnis erfüllen müssen.
Fügen Sie mit dem
Button (Bedingung hinzufügen) das Formular für die
erste Bedingung hinzu.
Button (Bedingung entfernen)
Mit diesem Button können Sie eine Filterbedingung löschen.
Button (Klammer setzen)
Klicken Sie auf diesen Button, um eine Klammer zu öffnen.
Klicken Sie erneut auf den
Button (Klammer entfernen), um die Klammer zu
entfernen.
Benutzen Sie die beiden Auswahlfelder (Drop-down-Menüs) und das Eingabefeld, um die Suchbedingungen festzulegen.
Button (Klammer setzen)
Klicken Sie auf den Button, um eine Klammer zu schließen.
Klicken Sie erneut auf den
Button (Klammer entfernen), um die Klammer zu
entfernen.
Button (Bedingung hinzufügen)
Mit diesem Button können Sie eine neue Filterbedingung erstellen.
Button Und bzw. Button Oder
Mehr als eine Filterbedingung können Sie mit Und bzw. Oder verbinden. Klicken Sie auf die Buttons Und bzw. Buttons Oder, um zwischen UND- und ODER-Verknüpfung zu wechseln.
Button Suchen ..
führt die Detailsuche aus und zeigt das Suchergebnis in der Dokumentliste an.
Zusammengehörende Klammern
Positionieren Sie den Mauszeiger über einer Klammer. Klicken Sie nicht auf die Maustasten.
Zusammengehörige Klammern werden grün dargestellt.
Fehlerhaft gesetzte Klammern ermitteln
Auf der Registerkarte "Bedingungen" wird eine Warnmeldung angezeigt, wenn Klammern falsch gesetzt wurden.
Um fehlerhaft gesetzte Klammern zu ermitteln, führen Sie folgende Schritte durch:
Positionieren Sie den Mauszeiger nacheinander über jede Klammer. Klicken Sie dabei nicht auf die Maustasten. Zusammengehörige Klammern werden grün dargestellt.
Fehlerhaft gesetzte Klammern werden rot dargestellt.
Die Prüfung kann nur ermitteln, ob eine Klammer eine zugehörige Klammer besitzt. Ob die Klammern die von Ihnen gewünschten Bedingungen umschließen, kann die Prüfung nicht ermitteln.
Beim Anklicken des Button Speichern oder Button Daten übernehmen erhalten Sie einen Hinweis auf fehlerhafte Filterbedingungen.
Die Detailsuche erstellen, speichern, ausführen
Wählen Sie im Hauptmenü "Dokumente" > "Detailsuche …"
Klicken Sie auf den Button (Detailsuche neu hinzufügen), um eine neue Detailsuche zu erstellen.
Geben Sie einen Namen für die Detailsuche ein und klicken Sie auf den Button Speichern.
Deaktivieren Sie im Bereich "Suchen" die Akten- bzw. Ordnertypen, die Sie von der Suche ausschließen wollen.
Klicken Sie auf den Button (Detailsuche bearbeiten) im Bereich "Sortieren nach", um die Sortierreihenfolge des Suchergebnisses in der Dokumentliste zu ändern.
Klicken Sie auf den Button (Hinzufügen), um Akten-, Ordner- oder Dokumentdaten für die Sortierung auszuwählen.
Ändern Sie bei Bedarf den Wert in Absteigend.
Wiederholen Sie die letzten beiden Schritte, bis Sie die gewünschte Sortierreihenfolge definiert haben.
Klicken Sie auf den Button OK.
Klicken Sie auf den Button (Hinzufügen) auf der Registerkarte "Bedingungen".
Definieren Sie eine oder mehrere Suchbedingungen und verknüpfen Sie diese mit den Buttons Und und Oder. Setzen Sie bei Bedarf Klammern.
Klicken Sie auf den Button Daten übernehmen (So können Sie die Detailsuche testen, bei Bedarf abändern, testen und speichern).
Klicken Sie auf den Button Suchen.
Klicken Sie im Fenster "Detailsuche" auf den Button Speichern.
Eine Gespeicherte Detailsuche ausführen
Wählen Sie im Hauptmenü "Dokumente" > "Detailsuche …"
Markieren Sie im Bereich "Verfügbare Detailsuchen" die gewünschte Detailsuche.
Klicken Sie auf den Button Suchen.
Schließen Sie das Fenster "Detailsuche".
Die Detailsuche löschen
Wählen Sie im Hauptmenü "Dokumente" > "Detailsuche …"
Markieren Sie im Bereich "Verfügbare Detailsuchen" die gewünschte Detailsuche.
Klicken Sie im Bereich "Verfügbare Detailsuchen" auf den Button (Detailsuche löschen).
Schließen Sie das Fenster "Detailsuche".