Dokumentliste

Die Dokumentliste besitzt zwei Ansichten, die von ihrer Breite (zwischen Commander und Dokumentvorschau) abhängt:

Tabellarische Ansicht (größere Breite: DMS Pro Client der Standard)
Listenansicht im Kompaktmodus (geringe Breite: im Outlook DESK der Standard)

Rufen Sie den Dialog zum Öffnen von Dokumenten auf:

mit einem Doppelklick auf das Dokument in der Dokumentliste oder
über das Kontextmenü der Dokumentliste

Klicken Sie im Öffnen-Dialog den Button für die gewünschte Option:

Button Zum Lesen öffnen
Button Zum Bearbeiten auschecken
Button Abbrechen

Über dem geöffneten Dokument wird der Dokumenttitel und nicht der Dateiname angezeigt.

Die Buttons über der Dokumentliste

Sie können über die Buttons:

ggf. Synchronisationsprobleme/ Konflikte lösen
das Dokument zum Bearbeiten auschecken:

PDFs und auch alle anderen Nicht-Office-Dokumente (die nicht durch Microsoft Office Integration überwacht werden) werden nach der Bearbeitung in den DMS-Controls automatisch wieder eingecheckt. Das lästige explizite Einchecken per Rechtsklick in der Dokumentenliste entfällt.
das Dokument nach dem Bearbeiten wieder einchecken
die Dokumentdaten bearbeiten
eine neue Einzelaufgabe erstellen
eine neue Aufgabenliste starten
eine neue Notiz erstellen
über ein Drop-down-Menü Dokumentlisten-Layouts auswählen bzw. ein selbst erstelltes Dokumentlistenlayout speichern.
im Suchfeld: die Eingabe mit dem Button X entfernen, mit der Button (Lupe) die Suche starten.

Die Dokumentliste (tabellarische Ansicht)

Über das Drop-down-Menü Layout können Sie Layout-Vorlagen mit unterschiedlichen Spalten laden, z. B. "STP E-Mail" und "STP Standard".

Diese Layouts über zahlreiche Spalten, die per Drag-and-Drop positioniert werden können.

Mit einem Klick auf die Spaltenköpfe kann die jeweilige Sortierung umgekehrt werden.

Über das Drop-down-Menü Layout können Sie ihre Einstellung der Liste speichern (Button Speichern) oder die Dokumentlistenlayouts letztendlich umbenennen (Button Verwalten).

Drag-and-drop auf ein Dokumentlisten-Element

Wenn Sie eine lokale Version eine Dokument auf ein Dokument der Dokumentliste ziehen, öffnet sich das Fenster "Lokale Version übernehmen".

Ändern Sie ggf. den Dokument-Titel und geben Sie einen Kommentar ein.

Bestimmen Sie, was nach dem erfolgreichen Import geschieht.

Sie haben u. a. die Wahl eine Neue Version des Dokuments in der Dokumentliste zu erstellen oder dieses zu überschreiben.

Das Kontextmenü der Dokumentlisten-Kopfzeile

Ein Rechtsklick auf die Spaltenköpfe öffnet ein Kontextmenü:

"Spalten auswählen.." öffnet den Spalteneditor, mit dessen Konfigurationsmöglichkeiten Sie eigene Spalten für Notizen und/ oder Aufgaben anzeigen lassen können, damit Sie sofort sehen, ob es zum Dokument noch offene Aufgaben gibt.
"Gruppierungsansicht"
"Alle Filter und Sortierung aufheben"

Verwenden Sie den horizontalen Scroll-Balken, um Spalten jenseits des aktuellen Anzeigebereichs zu betrachten.

Icons in den Spalten

Spalte	Icon	Bedeutung
Aufgabe		Das Element ist mit einer unerledigten Aufgabe verknüpft.
Aufgabe		Das Element ist mit einer erledigten Aufgabe verknüpft.
Ausgecheckt		Das Element ist zum Bearbeiten ausgecheckt.
Dateisymbol	verschiedene	Das Element hat den Dateityp, der im Windows-Explorer dem Icon zugeordnet ist. Im Kompaktmodus der Dokumentliste wird unter dem PDF-Datei-Symbol angezeigt, ob und um welches PDF/A-Format es sich handelt. Ansonsten finden Sie in der tabellarischen Darstellung der Dokumentliste die Information in der Spalte "Format"
Mail (Anhang)		Die E-Mail hat Anhänge.
Mail (Anhang)		Das Dokument ist E-Mail-Anhang.
Mail (Anhang)		Die E-Mail ist Anhang einer E-Mail und hat selbst Anhänge.
Notiz		Das Element ist mit einer Notiz verknüpft.

Das Kontextmenü der Dokumentliste

Öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf die angezeigten Dokumente das Kontextmenü der Dokumentliste.

Greifen Sie auf folgende Optionen zu:

"Senden an Drucker ..."
"Senden per E-Mail ..."
"Senden per E-Mail (als PDF) ..."

Bei der Umwandlung einer XRechnung (XML-Datei) in ein PDF, handelt es sich bei dem PDF nicht mehr um eine XRechnung und kann nicht für den standardisierten Austausch verwendet werden!
"Senden per E-Mail (als Link) ..."
"Senden an Zwischenablage": Am Versandt-Ziel besteht kein DMS-Bezug.
"Senden an Dateisystem ...": Am Versandt-Ziel besteht kein DMS-Bezug.
"Senden an beA DESK ...": Hierbei wird sichergestellt, dass ein Dokument durchsuchbar ist, damit es sich um ein ERVV konformes Dokument handelt.

"Zu Favoriten hinzufügen"
"Aus Favoriten entfernen"

"Zum Lesen öffnen": öffnet das Dokument schreibgeschützt in der verknüpften Anwendung.
"Dokument zum Bearbeiten auschecken" öffnet das Dokument in der verknüpften Anwendung zur Bearbeitung. Das Dokument erhält den Status "Gesperrt für Bearbeitung" oder (bei nicht überwachten Dokumenten) den Status "Dauerhaft gesperrt": Nicht überwachte Dateitypen (PDFs und alle anderen Nicht-Office-Dokumente) werden nach der Bearbeitung automatisch in wieder in die DMS Controls eingecheckt.
"Dokumentdaten bearbeiten ..." öffnet das Fenster "Dokumentdaten bearbeiten" zur Bearbeitung der Dokumentdaten. Alternativ: Drücken Sie nach Markieren des Listeneintrags die Taste [F2].
"Löschen": nur für Administrierende mit den entsprechenden Rechten aktiv.
"Zum Löschen markieren"
"Löschmarkierung entfernen"
"Zugriffsrechte entfernen"
"Zugriffsrechte ändern" öffnet das Fenster "Zugriffsrechte ändern".

"In DMS Mobile DESK öffnen"
"Duplizieren": Das Fenster "Duplizieren" wird geöffnet. Sie können eine oder mehrere Kopien des Dokuments in STP Documents anlegen.
"Neue Version anlegen" öffnet das Fenster "Neue Version anlegen", in dem die Dokument-Datei ggf. auch ins PDF- und PDF/A-Format konvertiert werden kann. Jeder Version des Dokuments kann ein Titel und Kommentar zugeordnet werden.
"Vergleichen"

"Dokument mit Anhängen anzeigen": Wenden Sie diese Option z. B. an,
1. wenn Sie den Inhalt einer kompletten E-Mail sehen wollen, der Anhänge auf verschiedene Akten-Register verteilt sind.
2. um alle gescannten Dokumente anzuzeigen, die über das Inputmanagement/ API geklammert werden.
"Zugehörige Akte / Ordner anzeigen": Im Commander wird die zugehörige Akte bzw. der zugehörige Ordner angezeigt.

"Neue Einzelaufgabe erstellen" öffnet das Fenster "Neue Einzelaufgabe erstellen". Alternativ: Drücken Sie nach Markieren des Listeneintrags die Tastenkombination [Strg]+[F1].
"Neue Aufgabenliste starten" öffnet das Fenster "Starte Aufgabenliste". Alternativ: Drücken Sie nach Markieren des Listeneintrags die Tastenkombination [Strg]+[F2].
"Neue Notiz erstellen" öffnet das Fenster "Neue Notiz erstellen". Alternativ: Drücken Sie nach Markieren des Listeneintrags die Tastenkombination [Strg]+[F3].

Wenn Sie mehrere Dokumente haben, ehe Sie diese Option aufgerufen haben, können Sie eine Notiz für alle die ausgewählten Dokumente erstellen.
"Neue Wiedervorlage erstellen" öffnet das Fenster "Neue Wiedervorlage erstellen". Alternativ: Drücken Sie nach Markieren des Listeneintrags die Tastenkombination [Strg]+[F4].
"Neue Benachrichtigung erstellen" öffnet das Fenster "Neue Benachrichtigung erstellen". Alternativ: Drücken Sie nach Markieren des Listeneintrags die Tastenkombination [Strg]+[F5].
"Neue Eilaufgabe erstellen" öffnet das Fenster "Neue Eilaufgabe erstellen". Alternativ: Drücken Sie nach Markieren des Listeneintrags die Tastenkombination [Strg]+[F6].

"Link kopieren": Es wird ein Hyperlink in die Zwischenablage kopiert. Dieser kann in Dokumente eingefügt werden. Alle STP-Document-Benutzer der Kanzlei können sich über diesen Link das Dokument in die Dokumentliste laden.

Hinweis
Es sind nur die Optionen aktiv, die für das aktuelle markierte Element zur Verfügung stehen. Einige Optionen stellen gegenläufige Befehle dar, andere hängen von Benutzerrechten ab.

Hinweis
Es können auch mehrere Dateien, Dokumente und E-Mails gleichzeitig mit Aufgaben und Notizen verknüpft werden.

Der Dokumentvergleich

Für diese Funktion benötigen Anwender eine Lizenz für Litera Compare von dem Software-Hersteller Litera.

Hinweis
Blenden Sie ggf. den Bereich weitgehend aus, indem Sie auf dessen Beschriftung oder den abwärts gerichteten Pfeil klicken. Ein Klick auf die Beschriftung und den nun aufwärts gerichteten Pfeil blendet den Bereich wieder ein.

Ziehen Sie Dokumente aus der Dokumentliste per Drag-and-drop in die Felder Original hierhin ziehen und Geändert hierhin ziehen.

Vergleichen Sie ein Dokument in unterschiedlichen Versionen oder verschiedene Dokumente.

Stellen die Versionen über die Drop-down-Menüs rechts ein.

Sind die Einstellungen vorgenommen, klicken Sie auf den Button Vergleichen. Es öffnet sich Litera compare für den Dokumentvergleich.

Mit dem Button X rechts von dem Versions-Drop-down-Menü leeren Sie die Felder für den Dokumentvergleich wieder.