Die Dokumentliste

In der Dokumentliste werden alle Dokumente aufgelistet, die Sie entweder über den Schreibtisch, die Sidebar oder durch eine Dokumentsuche ausgewählt haben. Jedem Dokument sind Dokumentdaten und Akten- bzw. Ordnerdaten zugeordnet, die in der Dokumentliste in Spalten aufgelistet sind.

In der Dokumentliste können maximal 100.000 Dokumente aufgelistet werden.

Am oberen Rand des Fensters "Dokumentliste" ist standardmäßig der Reiter "Arbeitsmappe (0)" aufgelistet. Haben Sie einen Knoten im Schreibtisch als Startknoten festgelegt, werden die Dokumente zu diesem Knoten beim Start von STP Documents in der Dokumentliste angezeigt. Sollten Sie eine oder mehrere Dokumentsuchen gestartet haben, dann wird die Dokumentliste um jeweils einen Reiter erweitert. Es werden maximal 10 Reiter geöffnet.

Die Dokumente werden mit einem Doppelklick oder über das Kontextmenü der Dokumentliste geöffnet. Über dem geöffneten Dokument wird der Dokumenttitel und nicht der Dateiname angezeigt.

In den folgenden Abschnitten werden die folgenden Themen beschrieben:

• Drag-and-drop

• Fest definierte Filter

• Sortierreihenfolge

• Dokumentstatus

• Kontextmenü der Dokumentliste

• Kontextmenü für die Spalten der Dokumentliste

Am Ende des Kapitels sind Anleitungen zur Dokumentliste verlinkt.

Drag-and-drop

Sie können ...

• Dokumente aus der Dokumentliste mit der Maus per Drag-and-drop direkt den Ordnern Meine Favoriten, Papierkorb, Dokumente zum Mitnehmen und allen Vorgängen im Schreibtisch zuordnen.

• Dokumente aus der Dokumentliste mit der Maus per Drag-and-drop in eine andere Akte, in einen anderen Ordner oder in ein anderes Register in der Sidebar verschieben.

• E-Mail-Anhänge aus Outlook per Drag-and-drop auf ein in der Dokumentliste angezeigtes Dokument als neue Version importieren oder das bestehende Dokument überschreiben.

• E-Mails aus Outlook per Drag-and-drop auf eine in der Dokumentliste angezeigte E-Mail als neue Version importieren oder die bestehende E-Mail überschreiben. Dabei werden jedoch die bereits als separate Dokumente importierten Anhänge der E-Mail, unabhängig von den Einstellungen des Benutzers, nicht aktualisiert.

• Dateien aus dem Windows-Explorer per Drag-and-drop auf ein in der Dokumentliste angezeigtes Dokument als neue Version importieren oder das bestehende Dokument überschreiben.

Fest definierte Filter

In der Dokumentliste werden nicht angezeigt:

• zum Löschen markierte Dokumente

• Dokumente, auf die der Benutzer keine Zugriffsrechte hat.

Sortierreihenfolge

Die Dokumentliste wird standardmäßig nach dem Erstelldatum der Dokumente absteigend (von Aktuell nach Alt) sortiert. Die Sortierung eines Benutzers hat jedoch Vorrang und wird mit dem Layout gespeichert.

Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift der Spalte, um die Sortierreihenfolge zu ändern. Wurde die Sortierreihenfolge einer Spalte geändert, wird die betroffene Spalte um ein Symbol in der Spaltenüberschrift ergänzt.

• Pfeil nach oben: absteigende Sortierung (Z-A)
• Pfeil nach unten: aufsteigende Sortierung (A-Z)
• Keine Sortierung

Über das Kontextmenü der Spaltenüberschrift kann die Sortierung entfernt werden. Wählen Sie dazu im Kontextmenü die Option "Alle Filter und Sortierung aufheben". Halten Sie die Taste [Strg] gedrückt, um über mehr als eine Spalte zu sortieren.

Dokumentstatus

Der Status eines Dokuments wird in der Dokumentliste in der Spalte "Dokumentstatus" angezeigt. Ein Dokument kann folgende Status haben:

• Aktiv: Das Dokument kann bearbeitet werden.

• Gesperrt für Bearbeitung: Das Dokument wurde von einem Benutzer zur Bearbeitung geöffnet.

• Dauerhaft gesperrt: Das Dokument wurde von einem Benutzer gesperrt undsteht nicht zur Bearbeitung zur Verfügung. Es kann nur im Lesemodus geöffnet werden.

• Festgeschrieben: Das Dokument wurde von einem Benutzer festgeschrieben und darf nicht mehr geändert werden. Es kann nur im Lesemodus geöffnet werden.

• Zum Löschen markiert: Das Dokument wurde von einem Benutzer zum Löschen markiert und steht nicht zur Bearbeitung zur Verfügung. Es kann nur im Lesemodus geöffnet werden.

Über die Kontextmenü-Option ["Verwaltung"] der Dokumentliste können Sie:

• markierte Dokumente löschen oder zum Löschen markieren

• eine gesetzte Löschmarkierung entfernen

• markierte Dokumente festschreiben

• die Festschreibung für festgeschriebene Dokumente zurücksetzen

• für ein Dokument die Anzahl der Volltextzeichen ermitteln

• einen Postausgangsstempel setzen.

Über das Kontextmenü der Dokumentliste können Sie:

• markierte Dokumente zum Bearbeiten öffnen

• markierte Dokumente sperren und entsperren.

In der Dokumentenverwaltung können Sie:

• alle gesperrten Dokumente entsperren

• alle zum Löschen markierten Dokumente löschen oder die Löschmarkierung entfernen

• die Festschreibung für alle festgeschriebenen Dokumente zurücksetzen.

Ein Dokument darf nicht bearbeitet werden, wenn

• eine ältere Version ausgewählt ist,

• der angemeldete Benutzer darauf nur Leserechte hat,

• es festgeschrieben ist,

• es von einem anderem Anwender gesperrt ist (sowohl dauerhaft als auch nur zur Bearbeitung),

• es zum Löschen markiert ist.

Icons in den Spalten

Spalte Aufgabe:

Das Element ist mit einer unerledigten Aufgabe verknüpft.

Spalte Aufgabe:

Das Element ist mit einer erledigten Aufgabe verknüpft.

Spalte Status:

Das Element kann bearbeitet werden.

Spalte Status:

Das Element ist geöffnet und zum Bearbeiten ausgecheckt.

Spalte Dateisymbol:

Verschiedene Icons - Das Element hat den Dateityp, der im Windows-Explorer dem Icon zugeordnet ist.

Spalte Mail (Anhang):

Die E-Mail hat Anhänge.

Spalte Mail (Anhang):

Das Dokument ist E-Mail-Anhang.

Spalte Mail (Anhang):

Die E-Mail ist Anhang einer E-Mail und hat selbst Anhänge.

Spalte Notiz:

Das Element ist mit einer Notiz verknüpft.

Kontextmenü der Kopfzeile von der Dokumentliste

Ein Rechtsklick auf die Spaltenköpfe der Dokumentliste öffnet ein Kontextmenü:

• "Spalten auswählen.." öffnet den [Spaltenauswahl], mit dessen Konfigurationsmöglichkeiten Sie eigene Spalten für Notizen und/ oder Aufgaben anzeigen lassen können, damit Sie sofort sehen, ob es zum Dokument noch offene Aufgaben gibt.
• "Gruppierungsansicht"
• "Alle Filter und Sortierung aufheben"

Kontextmenü der Dokumentliste

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Dokument in der Dokumentliste, um das Kontextmenü zu öffnen.

Folgende Optionen werden angezeigt:

Hinweis
Kann eine Option des Kontextmenüs der Dokumentliste aufgrund einer nicht zugeordneten Rolle nicht ausgeführt werden, wird die Option deaktiviert.

• "Im Lesemodus öffnen": öffnet das Dokument schreibgeschützt in der verknüpften Anwendung.

• "Bearbeiten" öffnet das Dokument in der verknüpften Anwendung zur Bearbeitung. Das Dokument erhält den Status "Gesperrt für Bearbeitung" oder (bei nicht überwachten Dokumenten) den Status "Dauerhaft gesperrt".

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  Hinweis
  
  Egal aus welcher STP Documents-Anwendung das Dokument geöffnet wird, steht der Titel des Dokuments + Dateityp-Bezeichnung im oberen Fensterrand. Der Original-Name der Datei ist nur in den Dokumentdaten ersichtlich.

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• "Dokumentdaten bearbeiten …" öffnet das Fenster "[Dokumentdaten bearbeiten]" zur Bearbeitung der Dokumentdaten.

• "Sperren" sperrt das Dokument dauerhaft. Andere Benutzer können das Dokument nur noch im Lesemodus öffnen.

• "Entsperren" entsperrt ein dauerhaft gesperrtes Dokument. Ein Dokument mit Dokumentstatus "Gesperrt für Bearbeitung" kann nicht entsperrt werden.

• "Neue Version anlegen" öffnet das Fenster "Neue Version anlegen", in dem die Dokument-Datei ggf. auch ins PDF- und PDF/A-Format konvertiert werden kann. Jeder Version des Dokuments kann ein Titel und Kommentar zugeordnet werden. Bei der PDF/A-Erzeugung wird ERVV konformes Dokument erzeugt, das durchsuchbar ist.

• "Lokale Version übernehmen …": Das Dokument muss dauerhaft gesperrt sein. Das Fenster "Lokale Version übernehmen" wird geöffnet. Sie können ein lokales Dokument aus dem Windows-Dateisystem als neue Version des Dokuments in STP Documents übernehmen. Jeder Version des Dokuments kann ein Titel und ein Kommentar zugeordnet werden.

• "Duplizieren …": Das Fenster "Duplizieren" wird geöffnet. Sie können eine oder mehrere Kopien des Dokuments in STP Documents anlegen.

• "Link kopieren": Es wird ein Hyperlink in die Zwischenablage kopiert. Dieser kann in Dokumente eingefügt werden. Alle STP Documents-Benutzer der Kanzlei können sich über diesen Link das Dokument in die Dokumentliste laden.

• "Senden an" öffnet ein Untermenü mit den Optionen:

  • "Drucker …"
  • "Mail …"
  • "Mail (als PDF) … *"
  • "Mail (an LEXolution.KMS-Beteiligte) …"
  • "Zwischenablage"
  • "Dateisystem …"
  • "EGVP …"
  • "beA DESK"
  • "Meine Favoriten"

• "Zugehörige Akte / Ordner" öffnet ein Untermenü mit den Optionen:

  • "<Akten/-Ordnerbezeichnung>" lädt alle Dokumente der Akte/des Ordners in die Dokumentliste.
  • "Akten-/Ordnerzuordnung bearbeiten …" öffnet das Fenster "Dokumentdaten bearbeiten".

• "Mailanhänge als Dokumente archivieren"

• "Dokument mit Anhängen anzeigen": Wenden Sie diese Option z. B. an,

  1) wenn Sie den Inhalt einer kompletten E-Mail sehen wollen, der Anhänge auf verschiedene Akten-Register verteilt sind.

  2) um alle gescannten Dokumente anzuzeigen, die über das Inputmanagement/ API geklammert werden.

• "Vorgänge" öffnet ein Untermenü mit den Optionen:

  • "<Liste aller Vorgänge, denen das Dokument zugeordnet ist>"
  • "Vorgangszuordnung …"
  • "Neuen Vorgang anlegen …"

• "Dokumente des Beteiligten (winsolvenz.p4)"

• "Historie …" öffnet das Fenster "Historische Einträge anzeigen".

• "Verwaltung" öffnet ein Untermenü mit den Optionen:

  • "Löschen"
  • "Zum Löschen markieren"
  • "Löschmarkierung entfernen"
  • "Zugriffsrechte ändern …"
  • "Festschreiben"
  • "Festschreibung zurücksetzen"
  • "Anzahl Volltextzeichen"
  • "Postausgangsstempel".

• "In den lokalen Datenbestand übertragen" fügt das ausgewählte Dokument dem Ordner Dokumente zum Mitnehmen hinzu und erstellt eine lokale Kopie des Dokuments.

• "Aus 'Meine Importe' entfernen" entfernt das Dokument aus dem Ordner Meine Importe.

• "Aus 'Meine Favoriten' entfernen" entfernt das Dokument aus dem Ordner Meine Favoriten.

• "Synchronisieren": Die lokale Kopie des Dokuments im Ordner Dokumente zum Mitnehmen wird mit dem Dokument auf dem Server abgeglichen.

• "Aus lokalem Datenbestand entfernen" entfernt das Dokument aus dem Ordner Dokumente zum Mitnehmen und löscht die lokale Kopie des Dokuments.

* nur für Word-Dokumente im Format .doc und .docx

Sie können auch mehrere Dokumente in der Dokumentliste markieren.

Die gewählte Aktion aus dem Kontextmenü wird dann mit allen markierten Dokumenten ausgeführt. Kann ein ausgewähltes Dokument nicht bearbeitet werden, werden alle markierten Dokumente nicht bearbeitet oder Sie erhalten eine Fehlermeldung. Die Fehlermeldung enthält die Information, welche Dokumente nicht bearbeitet werden konnten und warum diese nicht bearbeitet werden konnten. Alle anderen ausgewählten Dokumente werden bearbeitet.

Untermenü "Senden an"

Klicken Sie auf "Senden an" im Kontextmenü, um das Untermenü mit folgenden Optionen zu öffnen:

• "EGVP …" öffnet das Fenster "Senden an EGVP Client".

• "Drucker …" sendet das Dokument an einen Drucker.

• "Mail …" öffnet das E-Mail-Programm und fügt die markierte Datei als Anhang hinzu.

• "Mail (als PDF) …" öffnet das E-Mail-Programm und fügt die markierte Datei im PDF-Format als Anhang hinzu (nur für Word-Dokumente im Format .doc und .docx).

• "Mail (an LEXolution.KMS-Beteiligte) …": Diese Funktionalität steht nur ab der Version 1.6 des STP Integration Servers zur Verfügung.

• "Zwischenablage" kopiert das Dokument in die Zwischenablage von Windows.

• "Dateisystem …" öffnet das Fenster "Ordner suchen". Sie können eine Kopie des Dokuments lokal speichern.

• "beA DESK"

• "Meine Favoriten" fügt das Dokument zum Ordner Meine Favoriten in der Arbeitsmappe persönlich hinzu.

Sie können auch mehrere Dokumente in der Dokumentliste markieren.

Die gewählte Aktion aus dem Untermenü "Senden an" wird dann mit allen markierten Dokumenten ausgeführt.

Drücken Sie die Tastenkombination [Strg]+[C], um die in der Dokumentliste markierten Dokumente in den Zwischenspeicher von Windows zu kopieren.

Diese Dokumente können an anderer Stelle wieder eingefügt werden.

Untermenü-Option "EGVP"

Dieses Fenster wird durch "Senden an" > "EGVP" im Kontextmenü der Dokumentliste geöffnet.

Geben Sie die gewünschten Werte in die Auswahl- und Eingabefelder ein und klicken Sie auf den Button An EGVP übergeben.

Die mit dem Zeichen * gekennzeichneten Auswahl- und Eingabefelder sind Pflichtfelder.

Der Button An EGVP übergeben ist deaktiviert.

Es sind nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt.

Geben Sie die gewünschten Werte in alle mit dem Zeichen * markierten Auswahl- und Eingabefelder ein.

Die Dokumente werden an den EGVP-Client übergeben, aber nicht automatisch an den Empfänger übermittelt. Das Versenden der Nachricht und der Dokumente erfolgt aus dem EGVP Client. Die EGVP Client Software ist nicht Bestandteil von STP Documents.

Untermenü-Option "Mail ..."

"Senden an" > "Mail …" funktioniert nicht unter den 64-Bit-Versionen von Windows XP und Windows Server 2003. Microsoft wird für diese Betriebssysteme keine Lösung bereitstellen.

Sie wählen "Senden an" > "Mail …" aus dem Kontextmenü der Dokumentliste, es wird jedoch nur folgendes Fenster angezeigt:

In Outlook ist bereits eine Nachricht zur Bearbeitung geöffnet.

Schließen Sie diesen Vorgang ab und wählen Sie danach nochmals "Senden an" > "Mail …" aus dem Kontextmenü der Dokumentliste.

Untermenü "Zugehörige Akte / Ordner"

Klicken Sie auf "Zugehörige Akte / Ordner" im Kontextmenü, um das Untermenü zu öffnen:

• "<Akten-/Ordnername>" zeigt alle Dokumente der Akte bzw. des Ordners in der Dokumentliste an.

  Klicken Sie auf einen Akten- bzw. Ordnernamen, um alle zur Akte bzw. zum Ordner gehörigen Dokumente in der Dokumentliste anzuzeigen. Ist ein Aktenverweis zu einer anderen Akte hinterlegt, wird die Untermenü-Option "Verweist auf: <Aktenname>" angezeigt, wenn der Mauszeiger über dem Akten- bzw. Ordnernamen positioniert wird.

• "Verweist auf: <Aktenname>" zeigt alle Dokumente der Akte, auf die verwiesen wird, in der Dokumentliste an.

  Klicken Sie auf den Aktennamen, um alle zur Akte gehörigen Dokumente in der Dokumentliste anzuzeigen.

• "Akten-/Ordnerzuordnung bearbeiten …" öffnet das Fenster "[Dokumentdaten bearbeiten]". Sie können die Akten- oder Ordnerdaten des markierten Dokuments bearbeiten.

Eine Mehrfachauswahl bei "Aktenzuordnung bearbeiten …" ist nur sinnvoll, wenn alle markierten Dokumente zur gleichen Akte oder zum gleichen Ordner gehören.

Untermenü "Vorgänge"

Klicken Sie auf "Vorgänge" im Kontextmenü, um das Untermenü zu öffnen:

• "<Liste aller Vorgänge, denen die markierten Dokumente zugeordnet sind.>" zeigt die Dokumente des angezeigten Vorgangs in der Dokumentliste an.

• "Vorgangszuordnung …" öffnet das Fenster "[Vorgangszuordnung oder mehreren Vorgängen zuordnen]".

• "Neuen Vorgang anlegen …": Das Fenster "Vorgangsverwaltung" wird geöffnet. Sie können einen neuen Vorgang anlegen. Beim Schließen des Fensters wird das Dokument automatisch dem neu angelegten Vorgang zugeordnet.

Sie können auch mehrere Dokumente in der Dokumentliste markieren. Die gewählte Aktion aus dem Untermenü "Vorgänge" wird dann mit allen markierten Dokumenten ausgeführt.

Untermenü "Historie ..."

Öffnen Sie in der Dokumentliste mit der rechten Maustaste das Kontextmenü des Dokuments und klicken Sie auf "Historie …", um das Fenster "Historische Einträge anzeigen" zu öffnen.

Untermenü "Verwaltung"

Klicken Sie auf "Verwaltung" im Kontextmenü, um das Untermenü zu öffnen:

• "Löschen": löscht das markierte Dokument, wenn Sie als Benutzer mit der Rolle Dokumentenadministrator angemeldet sind.

• "Zum Löschen markieren" markiert das Dokument zum Löschen und verschiebt es in den Papierkorb.

• "Löschmarkierung entfernen" entfernt die Löschmarkierung.

• "Zugriffsrechte ändern…" öffnet das Fenster "Zugriffsrechte ändern". Sie können Benutzern und Gruppen Zugriffsrechte für das Dokument zuordnen oder entziehen.

• "Festschreiben": Das Dokument wird festgeschrieben und darf nicht mehr bearbeitet werden. Akten-, Ordner- und Dokumentdaten können noch verändert werden.

• "Festschreibung zurücksetzen": Sie müssen als Benutzer mit der Rolle Dokumentenadministrator angemeldet sein. Die Festschreibung des Dokuments wird aufgehoben. Das Dokument kann wieder bearbeitet werden.

• "Anzahl Volltextzeichen" gibt die Anzahl der Zeichen des Volltextes aus. Sonderzeichen und Leerzeichen werden mitgezählt.

• "Postausgangsstempel" In der Dokumenthistorie wird der Postausgangsstempel protokolliert. Das Dokument wird festgeschrieben und kann nicht mehr geändert werden. Sie können mehr als ein Dokuin der Dokumentliste markieren und mit einem Postausgangsstempel versehen.

  Im Fenster "Historische Einträge anzeigen" werden folgende Vorgänge protokolliert:

  Postausgangsstempel gesetzt am <Datum/Uhrzeit> durch <LEXolution.DMS-Benutzer>

  Festgeschrieben von <LEXolution.DMS-Benutzer>

Sie müssen als Benutzer mit der Rolle Dokumentenadministrator angemeldet sein, um

• Dokumente zu löschen

• Löschmarkierungen zu entfernen

• Festschreibungen zurückzusetzen.

Von Ihnen selbst gesetzte Löschmarkierungen dürfen Sie immer entfernen.

Für die Option "Zugriffsrechte ändern …" ist keine Mehrfachauswahl möglich.

Ändern Sie statt den Zugriffsrechten auf das Dokument besser die Zugriffsrechte der Akte oder des Ordners, um den Zugriff auf die Dokumente einer Akte oder eines Ordners zu verwalten.

Wählen Sie aus dem Kontextmenü der Dokumentliste "Verwaltung" > "Anzahl Volltextzeichen". Sie erhalten die folgende Meldung:

Für das Dokument konnte automatisch kein Volltext ermittelt werden da es

• kein überwachtes Dokument ist (Word, Excel, PowerPoint, PDF)

• ein eingescanntes Dokument (also ein Bild) ist, das nicht über Kofax oder Quickscan mit einer Texterkennungssoftware eingelesen wurde.

Im Bereich "Volltext" der STP Documents-Kanzleieinstellungen können Sie den Volltext für überwachte Dokumente neu erzeugen bzw. für jedes Dokument manuell eingeben.

Verhalten bei Mehrfachselektion

Haben Sie mehr als ein Dokument in der Dokumentliste markiert, verhalten sich die Menüpunkte des Kontextmenüs der Dokumentliste wie in der folgenden Tabelle beschrieben.

* Kann eines oder mehrere der ausgewählten Dokumente nicht bearbeitet werden, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Die Fehlermeldung enthält die Information, welche Dokumente nicht bearbeitet werden konnten und warum diese nicht bearbeitet werden konnten. Klicken Sie auf den Button Ausführen, um alle anderen ausgewählten Dokumente zu bearbeiteten. Klicken Sie auf den Button Abbrechen, um den Prozess abzubrechen.

** Kann mindestens eines der ausgewählten Dokumente nicht bearbeitet werden, werden alle Dokumente nicht bearbeitet. Sie erhalten eine Fehlermeldung. Die Fehlermeldung enthält die Information, welche Dokumente nicht bearbeitet werden konnten und warum diese nicht bearbeitet werden konnten. Klicken Sie auf den Button Schließen, um die Aktion abzubrechen.

Kontextmenü für die Spalten der Dokumentliste

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift der Dokumentliste, um das Kontextmenü für die Spalten der Dokumentliste zu öffnen:

• "Spaltenauswahl …" öffnet das Fenster "Spaltenauswahl". Sie können einzelne Spalten der Dokumentliste ausblenden/einblenden. Deaktivieren Sie die Check-Box vor dem Spaltennamen, um die Spalte auszublenden. Aktivieren Sie die Check-Box vor dem Spaltennamen, um die Spalte wieder anzuzeigen.

• "Gruppierungsansicht" erweitert die Dokumentliste, um das Feld Ziehen Sie die Spalte hierher, nach der Sie gruppieren möchten. Per Drag-and-drop können Sie mit der Maus Spalten in das Feld ziehen. Die Dokumentliste wird über diese Spalte gruppiert.

• "Alle Filter und Sortierung aufheben" entfernt alle Filter und Sortierungen. Die Dokumentliste wird standardmäßig nach dem Erstelldatum der Dokumente absteigend (neu nach alt) sortiert.

Tabelle nach Excel exportieren

Klicken Sie auf den Button (Excel), um den Inhalt der Dokumentliste nach Microsoft Excel zu exportieren.

Microsoft Excel wird geöffnet und der Inhalt der Dokumentliste wird in eine neue Excel-Tabelle eingefügt.