In den folgenden Abschnitten wird beschrieben, wie Sie die Zugriffsrechteverwaltung für Akten, Ordner, Dokumente, Vorgänge, Suchprofile und Schnellsuchen öffnen können.
Akte
Akten in STP Documents können Zugriffsrechte für Benutzer und Gruppen zugeordnet werden.
- Die Taste [F3] öffnet das Fenster ["Akten und Ordnerverwaltung"].
- Laden Sie die gewünschte Akte ins Auswahlfeld Suchergebnis und markieren Sie die Akte.
- Drücken Sie die Taste [F9].
- Im Arbeitsschritt "Zugriffsrechte bearbeiten" im Fenster ["Aktendaten bearbeiten"] können Sie Zugriffsrechte vergeben.
Ordner
Ordnern in STP Documents können Zugriffsrechte für Benutzer und Gruppen zugeordnet werden.
- Die Taste [F3] öffnet das Fenster "Akten und Ordnerverwaltung".
- Laden Sie den gewünschten Ordner ins Auswahlfeld Suchergebnis und markieren Sie den Ordner.
- Drücken Sie die Taste [F9].
Im Arbeitsschritt "Zugriffsrechte bearbeiten" im Fenster "Ordnerdaten bearbeiten" können Sie Zugriffsrechte vergeben.
Sie können das Fenster ["Aktendaten bearbeiten" bzw. "Ordnerdaten bearbeiten"] auch aus dem Kontextmenü der Sidebar öffnen.
Dokument
Dokumenten in STP Documents können Zugriffsrechte für Benutzer und Gruppen zugeordnet werden. Über das Kontextmenü der Dokumentliste können Sie das Fenster "Zugriffsrechte ändern" öffnen. - Wählen Sie "Verwaltung" > "Zugriffsrechte ändern" aus dem Kontextmenü der Dokumentliste. - Im Fenster "Zugriffsrechte ändern" können Sie Zugriffsrechte vergeben.
Vorgang
Vorgängen in STP Documents können Zugriffsrechte für Benutzer und Gruppen zugeordnet werden. - Die Taste [F7] öffnet das Fenster "Vorgangsverwaltung". - Markieren Sie einen Vorgang und klicken Sie auf den Button Eigenschaften, um das Fenster "Vorgangseigenschaften bearbeiten" zu öffnen. In diesem Fenster können Sie Zugriffsrechte vergeben.
Suchprofil
Suchprofilen in STP Documents können Zugriffsrechte für Benutzer und Gruppen zugeordnet werden. - Die Taste [F8] öffnet das Fenster "Suchprofilverwaltung". - Markieren Sie ein Suchprofil und klicken Sie auf den Reiter der Registerkarte "Zugriffsrechte".
Schnellsuche
Schnellsuchen in STP Documents können Zugriffsrechte für Benutzer und Gruppen zugeordnet werden.
Die Tastenkombination [Alt]+[F9] öffnet das Fenster "DMS - Kanzleieinstellungen".
Klicken Sie im Navigationsbereich auf "Verwaltung".
Klicken Sie rechts auf den Button Schnellsuchverwaltung, um das Fenster "Schnellsuche" zu öffnen.
Markieren Sie eine Schnellsuche und klicken Sie auf den Reiter der Registerkarte "Zugriffsrechte".
Die in der Zugriffsrechteverwaltung definierten Zugriffsrechte von Benutzern und Gruppen können durch weitere zugeordnete Gruppen und den Zugriffsrechten von Akten und Ordnern übersteuert werden.
Zugriffsrechte auf Dokumente dürfen n i c h t geändert werden wenn:
- mehrere Dokumente ausgewählt sind
- nicht die aktuelle Dokumentversion ausgewählt ist
- der angemeldete Benutzer keinen Vollzugriff hat, sondern nur Lesen oder Schreiben darf
- das Dokument gesperrt ist.
Die Zugriffsrechte von festgeschriebenen Dokumenten können geändert werden, wenn keiner der oben beschriebenen Fälle zutrifft.
Zugriffsrechte für Benutzer aus der Gruppe Administratoren können nicht eingeschränkt werden. Gesetzte Einschränkungen werden ignoriert.
Zugeordnete Rollen haben keinen Einfluss auf die Zugriffsrechte eines Objekts. Rollen geben lediglich den Zugriff auf Fenster und Funktionen frei, z. B. beim Aufruf der Kanzleieinstellungen.