Einer Akte können Sie Dokumente zuordnen. Alle Dokumente einer Akte teilen sich die Aktendaten der Akte. Je nach Aktentyp stehen unterschiedliche Aktendaten zur Verfügung. Jedem Dokument einer Akte können Sie weitere Metadaten (Dokumentdaten) zuordnen. Je nach Aktentyp stehen unterschiedliche Dokumentdaten zur Verfügung. Sie können jeder Akte einen Aktenverweis auf eine andere Akte zuordnen. Eine Akte kann immer nur auf genau eine Akte verweisen. Auf eine Akte kann beliebig oft von anderen Akten verwiesen werden. Direkte und indirekte zirkuläre Verweise sind möglich. Zusätzlich können Sie einer Akte eine Registerstruktur zuordnen.
Aktentyp
In STP Documents sind folgende Aktentypen bereits angelegt:
- WinMACS Anwalt
- WinMACS Notar
- InsoMACS
- Anwaltsakte
- Kanzleiakte
- Winsolvenz p4
- ReNoStar
- Phantasy.
Je nach Aktentyp stehen unterschiedliche Aktendaten zur Verfügung. Mit dem Themendesigner können Sie eigene Aktentypen erstellen oder Standardthemen verändern.
Aktendaten
Aktendaten sind Metadaten, die einer Akte zugeordnet sind. Je nach Aktentyp stehen unterschiedliche Aktendaten zur Verfügung.
Mit dem [Themendesigner] können Sie eigene Aktentypen erstellen oder Standardthemen verändern. Die allgemeinen Aktendaten sind in allen Aktentypen vordefiniert und können nicht geändert werden.
WinMACS Anwalt
| Allgemeine Aktenwerte | Themenspezifische Aktendaten |
|---|---|
| AZ Intern (Pflichtfeld) | Referat |
| Bezeichnung (Pflichtfeld) | Gericht |
| AZ Gericht | Ablagenummer |
| Mandant | |
| Gegner | |
| Sachbearbeiter |
WinMACS Notar
| Allgemeine Aktenwerte | Themenspezifische Aktendaten |
|---|---|
| AZ Intern (Pflichtfeld) | Notariat |
| Bezeichnung (Pflichtfeld) | Referat |
| AZ Gericht (bleibt leer) | Ablagenummer |
| Mandant | |
| Gegner (bleibt leer) | |
| Sachbearbeiter |
Anwaltsakte
| Allgemeine Aktendaten | Themenspezifische Aktendaten |
|---|---|
| Aktenstatus | Anwalt |
| AZ Intern | Referat |
| Bezeichnung | Gericht |
| AZ Gericht | Gegner. AZ |
| Mandant | Gegner. Anwalt |
| Gegner | |
| Sachbearbeiter |
Kanzleiakte
| Allgemeine Aktendaten | Themenspezifische Aktendaten |
|---|---|
| Aktenstatus | Aktenkategorien |
| AZ Intern | Hauptrechtsgebiet |
| Bezeichnung | |
| AZ Gericht | |
| Mandant | |
| Gegner | |
| Sachbearbeiter |
winsolvenz.p4
| Allgemeine Aktendaten | Themenspezifische Aktendaten |
|---|---|
| Aktenstatus | Gericht |
| AZ Intern | VerfahrensGUID (ausgeblendet) |
| Bezeichnung | Verwalter |
| AZ Gericht | |
| Mandant | |
| Gegner | |
| Sachbearbeiter |
Phantasy
| Allgemeine Aktendaten | Themenspezifische Aktendaten |
|---|---|
| Aktenstatus | Referat |
| AZ Intern | Wegen |
| Bezeichnung | |
| AZ Gericht | |
| Mandant | |
| Gegner | |
| Sachbearbeiter |
ReNoStar
| Allgemeine Aktendaten | Themenspezifische Aktendaten |
|---|---|
| Aktenstatus | Firma |
| AZ Intern | Gegner Anwalt AZ |
| Bezeichnung | Gegner AZ |
| AZ Gericht | Gericht |
| Mandant | Gericht AZ Instanz 1 |
| Gegner | Gericht AZ Instanz 2 |
| Sachbearbeiter | Gericht AZ Instanz 3 |
| Mandant AZ | |
| Notariat | |
| Referat | |
| Sachstand | |
| StA AZ | |
| Wegen | |
| Wert |
Register
Register sind Unterverzeichnisse innerhalb einer Akte oder eines Ordners. In Registern können Dokumente nach zusätzlichen Ordnungskriterien abgelegt werden.
Registerstruktur
Die Registerstruktur definiert eine Baumstruktur von Registern für eine Akte oder einen Ordner.
Durch die Registerstruktur sind die Namen, Nummerierung und Reihenfolge der Register festgelegt. Jeder Akte und jedem Ordner kann eine Registerstruktur zugeordnet werden.
Im Arbeitsschritt "Registerstruktur" im Fenster "Aktendaten bearbeiten" bzw. "Ordnerdaten bearbeiten" kann für jede Akte oder jeden Ordner eine Registerstrukturen erstellt, geändert und gelöscht werden, wenn der angemeldete Benutzer den Vollzugriff auf die Akte bzw. den Ordner zugeordnet hat.
Verweis zu anderen Akten
Ein Verweis zu anderen Akten bedeutet, dass eine Akte fachlich eine andere Akte referenziert.
Eine Akte kann immer nur auf genau eine Akte verweisen.
Auf eine Akte kann beliebig oft von anderen Akten verwiesen werden.
Direkte und indirekte zirkuläre Verweise sind möglich.
Aktenverweise zur ausgewählten Akte werden in einem Anzeigefeld rechts unten im Fenster "Akten- und Ordnerverwaltung" angezeigt.
Akten, die auf die ausgewählte Akte verweisen, erhalten das Symbol.
Akten, auf die verwiesen wird, erhalten das Symbol.
Verweise aus und zu Ordnern werden nicht unterstützt. Aus einer Akte kann nur auf eine Akte von einem anderen Aktentyp verwiesen werden.
Zugriffsrechte
Über Zugriffsrechte erhalten Benutzer und Gruppen die Berechtigung, auf die ausgewählte Akte oder den ausgewählten Ordner zuzugreifen. Diese Zugriffsrechte können für die Dokumente in der Akte oder im Ordner weiter eingeschränkt werden. Hier gesetzte Zugriffsrechte können durch an Gruppen vergebene weitergehende Zugriffsrechte aufgehoben werden.
Vergeben Sie Zugriffsrechte auf Akten und Ordner.
Ändern Sie das Zugriffsrecht für die Gruppe Alle auf Lesen oder Ändern oder entfernen Sie die Gruppe aus dem Bereich Berechtigte.
Erteilen Sie einer Gruppe (z. B. Administratoren) das Zugriffsrecht Vollzugriff.
Vergeben Sie Zugriffsrechte vorzugsweise an Gruppen statt an einzelne Benutzer.
Ordnen Sie nach Möglichkeit Dokumenten keine Zugriffsrechte zu. Das Zugriffsrecht Vollzugriff für die Gruppe Alle am Dokument wird dann durch die Zugriffsrechte der Akte übersteuert.
Als Benutzer mit der Rolle Aktenadministrator können Sie die Zugriffsrechte für mehr als eine Akte oder für mehr als einen Ordner gleichzeitig über den Button Zugriffsrechte mehrfach zuweisen zuordnen.
Aktenstatus
Eine Akte kann folgende Aktenstatus haben:
- "Aktiv": Die Akte und ihre Dokumente können, je nach zugeordneten Zugriffsrechten und Rollen, uneingeschränkt bearbeitet werden.
- "Ruhend": Die Akte wird zur Zeit nicht aktiv bearbeitet. Die Akte und ihre Dokumente können, je nach zugeordneten Zugriffsrechten und Rollen, weiterhin bearbeitet werden. Die Akte kann jedoch nicht gelöscht werden, solange ihr der Aktenstatus Ruhend zugeordnet ist.
Der Aktenstatus kann als Darstellungsebene in Suchprofilen verwendet werden.
Aktenhistorie
Für bereits vorhandene Akten und Ordner kann eine [Historie angezeigt werden].