Ausgangssituationen:
- Sie haben den Standard
DESK oder den DMS Pro Client geöffnet und aus der Dokumentliste heraus
ein Dokument in einer Anwendung von MS Office geöffnet. - Sie haben eine
beliebige MS Office Datei über den Windows Explorer in einer MS Office
Anwendung geöffnet.
Weiteres Dokument aus der MS Office Anwendung heraus
öffnen
Begeben Sie sich im Menüband auf den Reiter
"Datei" und klicken Sie in der vertikalen
Navigations-Leiste auf "Öffnen". Es blendet sich der
Navigationsleiste "Öffnen" ein. Gehen Sie hier auf die Option
"PRO LEXolution.DMS".
Nun wird Ihnen ein Steuerungsbereich für STP Documents angezeigt. Die Abbildung zeigt diese Ansicht in MS Word.
Button im DMS suchen
öffnet ein Suchfenster für Dokumente. Im Commander links kann auf verschiedenen Wegen nach dem Dokument gesucht werden. Die Suchergebnisse werden in der Dokumentliste rechts angezeigt. Bei MS-Office-64-Bit-Versionen wird rechts der Dokumentliste standardmäßig noch eine Dokumentvorschau angezeigt. Bei MS-Office-32-Bit-Versionen kann in den Eigenen Einstellungen die Dokumentvorschau eingeblendet werden, wovon jedoch dringend abgeraten wird.
Über der Dokumentliste befindet sich eine Volltext-Suchmaske, mit der Sie die Treffer in der Dokumentliste durchsuchen können, die Sie über den Commander erhalten haben. Wildcards sind möglich. Taste [Enter] oder Button (Lupe) löst nach der Eingabe die Suche aus. Mit dem Button X können Sie die Eingabe aus dem Feld löschen.
Alle Dateitypen anzeigen
- "deaktiviert": Standardeinstellung: In der Dokumentliste rechts des Commanders werden nur Dokumente angezeigt, die in der MS Anwendung geöffnet und bearbeitet werden können.
- "aktiviert": Es werden Dokumente aller Dateitypen in der Dokumentliste angezeigt, sofern vorhanden. Hätten Sie aus MS Word das Suchfenster geöffnet könnten Sie nun z. B. auch PDF-Dokumente und Excel-Tabellen in der Liste sehen.
Button Zum Bearbeiten auschecken
Das Dokument wird zum Bearbeiten ausgecheckt und geöffnet. Die Dokumentdaten und Befehle stehen dann zur Verfügung.
Button Zum Lesen öffnen
Das Dokument wird zum Lesen geöffnet.
Button Abbrechen
Das Suchfenster wird wieder geschlossen.
Button Meine Favoriten
öffnet das Suchfenster für Dokumente (s. o.). Der Commander links steht automatisch auf dem Register für die Suche nach automatischen und manuellen Favoriten.
Die angesteuerten Dokumente werden rechts in der Dokumentliste angezeigt.
Auch hier stehen die Check-Box Alle Dateitypen anzeigen und die Buttons Zum Bearbeiten auschecken, Zum Lesen öffnen und Abbrechen.
Unter den beiden Buttons werden die zuletzt geöffneten Dokumente angezeigt; zunächst die mit Aktenzuordnung, dann die ohne Aktenzuordnung.
Die angezeigten Dokumente lasen sich per Doppelklick mit DMS-Überwachung öffnen.