Der Themendesigner besteht aus dem Bereich "Themenverwaltung" mit einer Liste aller vorhandenen Themen auf der linken Seite und auf der rechten Seite die Bereiche "Allgemeine ...daten" und "Themenspezifische ...daten", sowie den Buttons Listen verwalten und Schließen.
Bereich "Themenverwaltung"
Der Bereich "Themenverwaltung" des Themendesigners enthält eine Liste mit allen vorhandenen Themen und folgende Buttons:
Button Neues Thema
öffnet das Fenster "Neues Thema".
Fenster "Neues Thema"
Die mit einem gelben Stern (*) markierten Felder sind Pflichtfelder.
* Beschriftung
Die Beschriftung wird in der Akten- bzw. Ordnerverwaltung als Akten- bzw. Ordnertyp angezeigt.
* Name des Themas
Der Themenname wird in der Liste der Themenverwaltung angezeigt.
Typ des Themas
Wählen Sie, ob Sie ein "Kundenspezifisches Thema" von einer Vorlage ableiten wollen oder ob Sie ein "Verändertes Standardthema" anlegen wollen.
Verfügbare Vorlagen
Wählen Sie eine der angezeigten Vorlagen aus.
Button Weiter
öffnet das Fenster "Eigenschaften bearbeiten".
Button Abbrechen
schließt das Fenster ohne die Daten zu übernehmen.
Button Speichern
speichert alle geänderten Themen.
Button (Eigenschaften bearbeiten)
öffnet das Fenster "Eigenschaften bearbeiten"
Fenster "Eigenschaften bearbeiten"
Ändern Sie in diesem Fenster ggf. das Thema.
*Beschriftung (Pflichtfeld)
Die Beschriftung wird in der Akten- bzw. Ordnerverwaltung als Akten- bzw. Ordnertyp
Basiert auf
Hier wird die Vorlage oder das Standardthema angezeigt, von dem das Thema abgeleitet wurde. Diese Einstellung kann nicht geändert werden.
Schnellzugriffstaste
Die gewählte Taste kann in der Akten- bzw. Ordnerverwaltung verwendet werden, um einen Akten- bzw. Ordnertyp auszuwählen.
Zuständiges Indizierungsmodul
Ein Indizierungsmodul kann Metadaten automatisch bereitstellen. Wählen Sie aus dem Auswahlfeld Zuständiges Indizierungsmodul einen Wert aus der Auswahlliste: " ", "p4Link", "PhantasyLink", "ReNoStarLink".
Thema deaktivieren
"aktiviert": Das Thema soll noch nicht in STP Documents verwendet werden.
Button OK
übernimmt die Daten und schließt das Fenster "Eigenschaften bearbeiten". Der Button Speichern im Bereich "Themenverwaltung" wird aktiviert. Das geänderte Thema wird in der Liste mit geändertem Symbol dargestellt.
Button Abbrechen
schließt das Fenster ohne die Daten zu übernehmen.
Button (Importieren aus XML-Datei)
importiert ein Thema über eine XML-Datei und öffnet das Fenster "Thema aus XML-Datei importieren".
Button (Thema Löschen)
löscht das markierte Thema. Das Löschen eines Themas kann nicht rückgängig gemacht werden.
Bereich "Detailansicht"
Der Bereich "Detailansicht" ist jeweils mit dem Namen des Themas überschrieben, das im Bereich "Themenverwaltung" markiert ist.
Darunter wird angezeigt, von welchem Standardthema bzw. von welcher Vorlage das Thema abgeleitet worden ist.
Button (Speichern)
speichert das Thema.
Button Erzeuge Quelltext (C#)
Bitte kontaktieren Sie den STP-Service, um ausführbaren Code für Eingabefelder zu hinterlegen.
Button (Exportieren in XML-Datei)
exportiert das Thema in eine XML-Datei.
Die Registerkarte "Akte"
Die Registerkarte "Akte" enthält links im Bereich "Verfügbare Felder"
- eine Liste aller verfügbaren Feldtypen
- die maximale Anzahl der hinzufügbaren Felder eines Feldtyps (Spalte "#").
Der Bereich "Allgemeiner Aktendaten" enthält ein Anzeigefeld mit nicht optionalen Feldern.
Der Bereich "Themenspezifische Aktendaten" enthält ein Anzeigefeld mit den im Thema definierten Aktendaten und die Buttons.
Button > (Neues Feld mit dem gewählten Feldtyp hinzufügen)
öffnet das Fenster "Neues Feld hinzufügen".
Button < (Gewähltes Feld ausblenden)
entfernt das gewählte Feld aus dem Thema.
Die Registerkarte "Dokument"
Die Registerkarte "Dokument" enthält links im Bereich "Verfügbare Felder"
- eine Liste aller verfügbaren Feldtypen
- die maximale Anzahl der hinzufügbaren Felder eines Feldtyps (Spalte "#").
Der Bereich "Allgemeiner Dokumentdaten" enthält ein Anzeigefeld mit nicht optionalen Feldern.
Der Bereich "Themenspezifische Dokumentdaten" enthält ein Anzeigefeld mit den im Thema definierten Dokumentdaten und Buttons.
Button > (Neues Feld mit dem gewählten Feldtyp hinzufügen)
öffnet das Fenster "Neues Feld hinzufügen".
Button < (Gewähltes Feld ausblenden)
entfernt das gewählte Feld aus dem Thema.
Die Registerkarte "Ordner"
Die Registerkarte "Ordner" enthält links im Bereich "Verfügbare Felder"
- eine Liste aller verfügbaren Feldtypen
- die maximale Anzahl der hinzufügbaren Felder eines Feldtyps (Spalte "#").
Der Bereich "Allgemeiner Ordnerdaten" enthält ein Anzeigefeld mit nicht optionalen Feldern.
Der Bereich "Themenspezifische Ordnerdaten" enthält ein Anzeigefeld mit den im Thema definierten Dokumentdaten und Buttons.
Button > (Neues Feld mit dem gewählten Feldtyp hinzufügen)
öffnet das Fenster "Neues Feld hinzufügen".
Button < (Gewähltes Feld ausblenden)
entfernt das gewählte Feld aus dem Thema.
Das Fenster "Listen verwalten"
Der Button Listen verwalten am unteren Rand des Fensters "Themendesigner" öffnet das Fenster "Listen verwalten".
Bereich "Verfügbare Listen"
Button (Liste neu hinzufügen)
erstellt eine neue Auswahlliste.
Button Speichern
speichert alle Listen.
Button (Liste löschen)
löscht die markierte Liste.
In dem Anzeigefeld unter den Buttons werden alle verfügbaren Listen aufgeführt.
Hinweis
Dokumentkategorien Unter den Verfügbaren Listen
befinden sich auch die Dokumentkategorien.
Wozu sind Dokumentkategorien gut?
- Nach den
Dokumentkategorien kann in den Schnellsuchen des Standard DESK gesucht
werden.
Die Dokumentkategorien können als Spalte in der Dokumentliste im Standard DESK, des DMS Pro Clients und im Outlook DESK angezeigt werden.
In den DMS-Controls wird die farbliche Markierung auch im Kompaktmodus der Dokumentliste angezeigt (z. B. für das schnellere Auffinden von wichtigen Dokumenten).
Anleitungen zur Verwaltung von Dokumentkategorien
Dokumentkategorien hinzufügen und Farben zuordnen
Dokumentkategorien bearbeiten
Dokumentkategorie löschen
Bereich "Liste bearbeiten"
Hier werden die Details zur markierten Liste angezeigt.
Der Bereich enthält das Eingabefeld Name der Liste und Buttons
Button Element neu hinzufügen,
Button (Element bearbeiten) oder Taste
[Enter],
Button (Element löschen).
Das Löschen von Listen und Listeneinträgen kann nicht rückgängig gemacht werden.
Klicken Sie auf einen Listeneintrag, um einen Listeneditor für die 2. Ebene zu öffnen. So können Sie beliebig viele weitere Ebenen anlegen.
Klicken Sie jeweils in der Liste für die Ebene auf die Buttons.
Button (Element neu hinzufügen)
öffnet das Fenster "Mehrere Einträge hinzufügen".
Das Fenster "Mehrere Einträge hinzufügen"
In diesem Fenster können Sie im Eingabefeld Neue Einträge beliebig viele Listeneinträge, getrennt durch einen Zeilenumbruch hinzufügen.
Beim Anzeigen der Liste wird automatisch ein Leereintrag hinzugefügt. Dadurch können Sie immer auch keinen Eintrag aus der Liste auswählen.
Es ist deshalb nicht notwendig, manuell Leereinträge anzulegen.
Beim Speichern der Liste werden angehängte Leerzeichen und eventuell vorhandene Zeilenumbrüche abgeschnitten bzw. entfernt.
Bereits gespeicherte Listen werden automatisch korrigiert. Es ist kein manueller Eingriff notwendig, um Leereinträge hinzuzufügen oder angehängte Leerzeichen und eventuell vorhandene Zeilenumbrüche zu entfernen.
Button (Element bearbeiten)
startet den Bearbeitungsmodus für das markierte Element.
Button (Element löschen)
löscht das markierte Element.