1. Prüfung des Dokumentenzugriffs
Wenn Sie eine Aufgabe im System erstellen, wird automatisch überprüft, ob die für diese Aufgabe ausgewählten Bearbeiter Zugriff auf das Dokument haben.
Dies gilt für alle Arten von Aufgaben*, die Sie erstellen können, einschließlich:
Einzelaufgaben
Wiedervorlagen
Benachrichtigungen
Eilaufgaben
Aufgabenlisten
(Bei den jeweiligen Aufgabenlisten werden einzelne Schritte bzw. pro Schritt überprüft. Bei Checklisten werden alle Schritte überprüft.)
*Hinweis: Alle oben genannten Begriffe werden in der folgenden Dokumentation unter dem Begriff "Aufgaben" zusammengefasst.
2. Bei der Erstellung einer Aufgabe für ein einzelnes Dokument
Wenn Sie eine Aufgabe oder eine Aufgabenliste für ein Dokument erstellen und die eingetragenen Bearbeiter haben alle Zugriff auf dieses Dokument, wird die Aufgabe wie gewohnt erstellt und weiterverarbeitet.
Wenn jedoch ein oder mehrere Bearbeiter keinen Zugriff auf das Dokument haben, wird ein Dialog angezeigt. Dieser Dialog informiert Sie darüber, dass ein oder mehrere Bearbeiter keinen Zugriff auf das Dokument haben und zeigt folgende Informationen an:
Den Titel des betroffenen Dokuments
Die Dokument-ID (eine eindeutige Identifikationsnummer für das Dokument)
Eine Liste der Bearbeiter, die keinen Zugriff auf das Dokument haben
In diesem Dialog haben Sie zwei Optionen:
Abbrechen: Diese Option bricht die Erstellung der Aufgabe ab. Sie werden dann zurück zum Aufgabendialog geführt, wo Sie Änderungen vornehmen können, z. B. den Bearbeiter ändern oder den Zugriff auf das Dokument überprüfen.
Aufgabe trotzdem erstellen: Wenn Sie diese Option wählen, wird die Aufgabe auch für die Bearbeiter erstellt, die keinen Zugriff auf das Dokument haben. Das bedeutet, dass der Bearbeiter die Aufgabe zwar zugewiesen bekommt, aber das Dokument nicht einsehen kann.
Controls
Standard DESK
3. Bei der Erstellung einer Aufgabe für mehrere Dokumente
Wenn Sie mehrere Dokumente für eine Aufgabe auswählen, prüft das System für jedes einzelne Dokument, ob der eingetragene Bearbeiter Zugriff darauf hat.
Sollte es für eines oder mehrere der Dokumente Zugriffsprobleme geben, wird ein Dialog angezeigt, das für jedes betroffene Dokument detailliert zeigt:
Den Titel des Dokuments
Die Dokument-ID
Die Bearbeiter, die für dieses Dokument keinen Zugriff haben
Sie haben erneut zwei Optionen, wie bereits bei der Einzelaufgabe:
Abbrechen: Sie brechen die Erstellung der Aufgabe ab und kehren zum Aufgabendialog zurück.
Aufgabe trotzdem erstellen: Sie können die Aufgabe weiterhin erstellen, auch wenn einige Bearbeiter keinen Zugriff auf das Dokument haben.
4. Standardaktion und Benutzerentscheidung
Der Dialog, der Sie auf den fehlenden Zugriff hinweist, hat standardmäßig den Button Abbrechen aktiviert. Das bedeutet, dass, wenn Sie einfach auf die Tasten [Enter] oder [OK] benutzen, die Aufgabe nicht erstellt wird, und Sie können zurückkehren, um die Aufgabe zu bearbeiten.
Möchten Sie die Aufgabe trotz des fehlenden Zugriffs auf das Dokument erstellen, müssen Sie explizit auf den Button "Aufgabe trotzdem erstellen" klicken. In diesem Fall wird die Aufgabe trotzdem angelegt, jedoch für die Bearbeiter, die keinen Zugriff auf das Dokument haben, nicht einsehbar sein.
Zusammenfassung der Dialogoptionen
Abbrechen: Sie verlassen den Dialog und kehren zum Aufgabendialog zurück. Hier können Sie die Aufgabe noch bearbeiten, z. B. den Bearbeiter ändern oder die Zugriffsrechte für das Dokument überprüfen.
Aufgabe trotzdem erstellen: Die Aufgabe wird für alle ausgewählten Bearbeiter erstellt, auch für diejenigen, die keinen Zugriff auf das Dokument haben. In diesem Fall haben die betroffenen Bearbeiter jedoch keinen Zugriff auf das Dokument und können mit der Aufgabe keine weiteren Aktionen durchführen, die den Dokumentinhalt betreffen.
Dieser Prozess hilft Ihnen, sicherzustellen, dass keine Aufgaben erstellt werden, die Bearbeiter betreffen, die aufgrund fehlenden Zugriffs auf das Dokument keine vollständige Bearbeitung vornehmen können.