Aufgabe beantworten
Klicken Sie in der Liste der Aufgaben auf die Aufgabe, die Sie beantworten möchten.
Klicken Sie im Fenster "Aufgaben und Notizen" auf den Button (Aufgabe beantworten).
Wählen Sie ggf. im Bereich verfügbare "Benutzer/Gruppen" zusätzliche Personen oder Gruppen aus, denen eine Kopie der beantworteten Aufgabe zugesendet werden soll.
Geben Sie im Bereich "Beschreibung" der Aufgabe den Text für die Beantwortung der Aufgabe ein.
Wählen Sie ggf. einen Termin aus, an dem die Aufgabe erledigt sein soll.
Wenn Sie nach Erledigung der Aufgabe eine Automat. Rückmeldung erhalten wollen, aktivieren Sie die entsprechende Check-Box.
Klicken Sie auf den Button Senden.
Aufgabe weiterleiten
So können Sie eine Aufgabe weiterleiten, wenn Sie z. B. nicht zuständig sind:
Klicken Sie im Auflistungsbereich im Fenster "Aufgaben und Notizen" auf die Aufgabe, die Sie weiterleiten möchten.
Klicken Sie auf den
Button (Aufgabe weiterleiten).
Wählen Sie im Drop-down-Menü Weiterleiten an die Person aus, an die Sie die Aufgabe weiterleiten möchten.
Geben Sie bei Bedarf im Eingabefeld Kommentar den Text für die Weiterleitung der Aufgabe ein.
Klicken Sie auf den Button Senden.
Aufgabeneinstellungen ändern
Klicken Sie in der Liste der Aufgaben auf die Aufgabe, die Sie bearbeiten möchten.
Ändern Sie bei Bedarf in den Feldern Erledigen bis und Wiedervorlage, den Termin und das Wiedervorlagedatum ab und ergänzen Sie die Aufgabe ggf. im Eingabefeld Aktuelle Aufgabe kommentieren.
Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit einem Klick auf den Button Änderungen speichern.
Ihre Änderungen wurden übernommen. Wenn Sie einen Text im Eingabefeld Aktuelle Aufgabe kommentieren eingefügt haben, wird dieser Text im Feld Aufgabe darüber angezeigt.
Aufgabe erledigen
Klicken Sie in der Liste der Aufgaben auf die Aufgabe, die Sie als erledigt abhaken möchten.
Klicken Sie auf den
Button (Aufgabe erledigen).
Wenn das Abfragefenster zum Erledigen der Aufgabe angezeigt wird, dann bestätigen Sie dieses mit einem Klick auf den Button Ja.
Wenn das Fenster "Automatische Rückmeldung an Auftraggeber senden" angezeigt wird, geben Sie im Bereich "Text" den Text für die Rückmeldung der Aufgabe ein. Klicken Sie auf den Button Senden.
Aufgabe einer Aufgabenliste erledigen
Klicken Sie im Fenster "Aufgaben und Notizen" in der Liste der Aufgaben auf die Aufgabe einer Aufgabenliste, die Sie erledigen möchten.
Nach der Erstellung von neuen Aufgabenlisten in der Aufgabenverwaltung muss STP Documents einmal neu gestartet werden.
Klicken Sie auf den
Das Fenster "Aufgabe erledigen" in die folgenden drei Bereiche aufgeteilt:
Auflistungsbereich
Hier werden alle Aufgaben einer Aufgabenliste aufgelistet.
Detailbereich
Hier werden die Aufgabendetails zu der im Auflistungsbereich markierten Aufgabe angezeigt.
Sollte der Detailbereich nicht angezeigt werden, dann sind Sie gerade dabei, die letzte Aufgabe der Aufgabenliste zu erledigen; fahren Sie in diesem Fall mit dem 5. Schritt fort.
Ergebnisberichtbereich
Hier können Sie einen Bericht zur aktuellen Aufgabe verfassen und diesen an Benutzer und Benutzergruppen senden, den oder die Sie über die Erledigung der aktuellen Aufgabe informieren möchten.
Die in der Liste der nächsten Aufgabenschritte markierte Aufgabe ist die nächste auszuführende Aufgabe einer Liste, die Sie mithilfe des Fensters "Aufgabenliste bearbeiten" einem Benutzer oder einer Benutzergruppe zuweisen.
Wählen Sie in der Liste der nächsten Aufgabenschritte mit einem Klick die Aufgabe aus der Liste aus, bei der Sie die Details konfigurieren und einem Benutzer oder einer Benutzergruppe zuweisen möchten.
Hilfe im Problemfall
Können Sie keine andere als die voreingestellte Aufgabe auswählen?
Dann handelt es sich bei der Aufgabenliste um eine strikte Aufgabenliste. Das bedeutet, dass die Reihenfolge der Aufgaben innerhalb der Aufgabenliste vorgegeben ist und dass keine Änderung dieser Reihenfolge vorgesehen ist.
Sie können die strikte Aufgabenliste allerdings unterbrechen. Klicken Sie dazu den Button Aufgabenliste unterbrechen am unteren Rand des Fensters "Aufgabenliste bearbeiten".
Wenn Sie die strikte Aufgabenliste unterbrechen und eine in der Reihenfolge unvorhergesehene Aufgabe auswählen, dann beachten Sie Folgendes:
Wird die Aufgabe, die Sie ausgewählt haben, erledigt, müssen alle darauf folgenden Aufgaben nochmals erledigt werden.
Die strikte Aufgabenliste bleibt also eine strikte Aufgabenliste, nur mit einem neu gewählten Startpunkt.
Beispiel
Eine strikte Aufgabenliste besteht aus zehn Aufgaben. Wenn Sie nach fünf erledigten Aufgaben bemerken, dass die zweite Aufgabe nicht richtig ausgeführt wurde, dann können Sie die Aufgabenliste unterbrechen und die zweite Aufgabe neu zuweisen. Ist die zweite Aufgabe dann erledigt, muss die Erledigung der Aufgabenliste wieder mit der dritten Aufgabe fortgesetzt werden.
Nehmen Sie im Detailbereich die entsprechenden Einstellungen zur im Auflistungsbereich markierten Aufgabe vor und kommentieren Sie ggf. die Aufgabe im vorgesehenen Eingabefeld.
Aufgabentitel
Die Aufgabe der Aufgabenliste wählen, die Sie zuweisen möchten.
Konfigurierbar bei Freien Listen, Checklisten und kombinierten Listen.
Erledigen bis
Erledigungsdatum der gewählten Aufgabe wählen.
Konfigurierbar bei Freien Listen, strikten Listen (falls nicht schon vorbelegt), Checklisten und kombinierten Listen.
Wiedervorlage
Wiedervorlagedatum der gewählten Aufgabe wählen.
Konfigurierbar bei Freien Listen, strikten Listen (falls nicht schon vorbelegt), Checklisten und kombinierten Listen.
Auftraggeber
Der Ersteller der Aufgabenliste. Nicht konfigurierbar.
Bearbeiter/Gruppe
Bearbeiter oder Gruppe wählen, der oder die die Aufgabe erledigen sollen.
Konfigurierbar bei Freien Listen, strikten Listen (falls nicht schon vorbelegt), Checklisten und kombinierten Listen.
Ergebnis an
Person oder Gruppe wählen, der oder die eine Bestätigung der erledigten Aufgabe erhalten soll.
Konfigurierbar bei Freien Listen, strikten Listen (falls nicht schon vorbelegt), Checklisten und kombinierten Listen.
Eilig
Den Status "Eilig" für die Aufgabe vergeben oder entfernen.
Konfigurierbar bei Freien Listen, strikten Listen (falls nicht schon vorbelegt), Checklisten und kombinierten Listen.
Nächsten Aufgabenschritt kommentieren
Dem Bearbeiter können Hinweise und Informationen zum nächsten Aufgabenschritt übergeben werden.
Tragen Sie bei Bedarf im Eingabefeld Ergebnis an einen Text ein, den Sie einem oder mehreren Benutzern zur Erledigung der aktuellen Aufgabe zusenden möchten.
Wenn Sie zur Benutzerauswahl nur die Benutzer anzeigen lassen wollen, die in Gruppen sind, denen auch Sie angehören, dann setzen Sie ein Häkchen neben die Check-Box Nur Benutzer meiner Gruppe(n).
Wenn Sie eine ganze Gruppe ausgewählt haben, dann haben Sie zwei Möglichkeiten, wie die Gruppe den Ergebnisbericht erhalten soll:
Standardmäßig bekommt jeder Benutzer der Gruppe den gleichen Ergebnisbericht in der Gruppenarbeitsmappe angezeigt. Hakt ein Benutzer den Ergebnisbericht als gelesen ab, ist der Bericht für die Gruppe erledigt und er wird bei keinem anderen Benutzer mehr angezeigt.
Möchten Sie aber, dass jeder Benutzer der Gruppe den Ergebnisbericht separat lesen muss, dann aktivieren Sie die Check-Box An alle Benutzer dieser Gruppe(n).
Beispiel: Jeder Benutzer muss die neuen Firmenrichtlinien lesen.
Aktivieren Sie im Bereich "Ergebnisbericht" bei Bedarf die Check-Box Eilig, wenn der Ergebnisbericht den Status "Eilig" erhalten soll.
Erledigen Sie die aktuelle Aufgabe und starten Sie gleichzeitig die in der Liste der Aufgabeschritte ausgewählte Aufgabe mit einem Klick auf den Button Senden.
Die aktuelle Aufgabe, die Sie zu Beginn im Fenster "Aufgaben und Notizen" ausgewählt haben, ist nun erledigt. Wenn Sie zu dieser Aufgabe einen Ergebnisbericht erstellt haben, dann wurde dieser an die entsprechenden Benutzer übermittelt.
Die Aufgabe, die Sie im Fenster "Aufgabenliste bearbeiten" im Auflistungsbereich ausgewählt haben, wurde den entsprechenden Benutzern zugewiesen - das gilt allerdings nur, wenn es nicht die letzte Aufgabe der Aufgabenliste war.
Wenn Sie gerade die letzte Aufgabe erledigen, dann ist der Button Senden ausgegraut. Klicken Sie in diesem Fall zum Abschließen der Aufgabenliste den Button Aufgabenliste beenden.
Wenn Sie von einer Aufgabenliste keine der noch offenen Aufgaben zuweisen möchten, dann klicken Sie ebenfalls den Button Aufgabenliste beenden. Die aktuelle Aufgabe wird in diesem Fall als erledigt abgehakt. Falls Sie dazu einen Ergebnisbericht eingetragen haben, dann wird dieser an die entsprechenden Benutzer gesendet.
Beim Weiterleiten einer Aufgabe wird der Aufgabentext um den Kommentar "Weitergeleitet von <Benutzer> am <Datum>" ergänzt.
Für Dokumente, denen die gleichen Aufgabenlisten im selben Aufgabenschritt zugewiesen sind, können diese Aufgabenschritte jetzt gemeinsam abgeschlossen und dem nächsten Aufgabenschritt zugeführt werden.
Wichtige Einschränkungen
Dem Dokument darf nicht mehr als eine aktive Aufgabenliste zugeordnet sein. Es können nicht mehrere Einzelaufgaben auf einmal abgeschlossen werden. Die Weiterverarbeitung muss durch denselben Bearbeiter und mit den gleichen Fristen für alle Dokumente vorgenommen werden.
Die Aufgabenlistenverwaltung muss lizenziert sein, um diese Funktion nutzen zu können.