Die Schnellsuche

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie die Schnellsuche von STP Documents funktioniert und wie Sie die Schnellsuche verwenden können.

Schnellsuche einblenden

Um die Schnellsuche einzublenden, wählen Sie aus dem Hauptmenü "Ansicht" > "Symbolleisten" > "Suche".

Schnellsuche ausblenden

Um die Schnellsuche auszublenden, wählen Sie aus dem Hauptmenü "Ansicht" > "Symbolleisten" > "Suche".

Zum Verständnis der Schnellsuche

Mit der Schnellsuche haben Sie die Möglichkeit, durch Eingabe einfacher Suchbegriffe in vordefinierte Suchfelder schnell nach Dokumenten zu suchen.

Sie können die Symbolleiste Schnellsuche durch einen Doppelklick in die blau hinterlegte Fläche minimieren bzw. wieder einblenden. Dazu können Sie auch die Buttons rechts neben der Symbolleiste verwenden.

Ob bei der Schnellsuche zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden wird, hängt von den Einstellungen des SQL-Servers ab. Fragen Sie dazu ggf. falls Ihren Administrator.

Verwenden Sie zur Suche abhängige Felder aus Listen mit mehr als einer Darstellungsebene, werden im abhängigen Feld alle möglichen Werte angezeigt. Es ist hier nicht möglich, die Auswahl durch eine Eingabe im ersten Feld einzuschränken.

Schnellsuchen können über die Schnellsuchverwaltung in den Kanzleieinstellungen Zugriffsrechte für Gruppen und Benutzer zugeordnet werden.

Felder aus Akten und Felder aus Ordnern können nicht gleichzeitig in einer Schnellsuche verwendet werden. Dies führt zu einer Fehlermeldung beim Ausführen der Schnellsuche.

Beispiele

Hier einige Beispiele für Kombinationen, die man nicht gleichzeitig in einer Schnellsuche verwenden sollte:

• Allgemeine Aktendaten und allgemeine Ordnerdaten > Gleichzeitige Verwendung von Akte.Bezeichnung und Ordner.Ordnername in einer Schnellsuche führt zu einer Fehlermeldung.

• Allgemeine Ordnerdaten und themenspezifische Aktendaten > Gleichzeitige Verwendung von Ordner.Ordnername und Winsolvenz p4.Verwalter in einer Schnellsuche führt zu einer Fehlermeldung.

• Allgemeine Aktendaten und themenspezifische Ordnerdaten Gleichzeitige Verwendung von Akte.Bezeichnung und Wissensbasis.Bemerkung in einer Schnellsuche führt zu einer Fehlermeldung.

• Themenspezifische Aktendaten aus verschiedenen Aktentypen. > Gleichzeitige Verwendung von Anwaltsakte.Anwalt und Winsolvenz p4.Verwalter in einer Schnellsuche führt nicht zu einer Fehlermeldung. Das Suchergebnis ist aber immer leer.

Wildcards (nach Wortteilen suchen)

Sie haben bei der Schnellsuche auch die Möglichkeit, nach Wortteilen in den Dokumentdaten der Dokumente zu suchen. Dabei werden drei Möglichkeiten unterschieden, bei denen das Zeichen % vor, hinter oder sowohl vor als auch nach dem Wort stehen muss: - Suche nach einem Wort zu Beginn eines Wertes (z. B.: Musterwort%) - Suche nach einem Wort, das in einem Wert vorkommt (z. B.: %Musterwort%) - Suche nach einem Wort am Ende eines Wertes (z. B.: %Musterwort)

Beispiel Mit der folgenden Eingabe in die Schnellsuchleiste wird nach allen Dokumenten gesucht, bei denen ein Wert mit Muster beginnt: Muster%

Ja/Nein

Bei der Schnellsuche gibt es Suchkriterien, bei denen Sie den Wert Ja oder Nein eingeben müssen. In solchen Fällen wird als Suchfeld ein Auswahlfeld mit den Optionen "Ja", "Nein" und "Leer" angeboten.

Datumsangaben

Verwenden Sie das Format TT.MM.JJJJ (z. B. 24.12.2024) bei Suchkriterien, für die Sie ein Datum als Wert in der Schnellsuchleiste eingeben müssen. Bei Datumsfeldern wird statt einer Auswahlliste ein Kalender eingeblendet.

Es wird immer das aktuelle Datum vorgeschlagen. Klicken Sie auf das gewünschte Datum, um eine Auswahl zu treffen. Ist das Feld bereits gefüllt, ist das gewählte Datum blau hinterlegt, das aktuelle Datum ist mit einem roten Rahmen versehen.

STP Documents kann Datumsangaben berechnen. Berechnete Datumsangaben werden in spitzen Klammern angezeigt (z. B. <25.12.2024>).

Geben Sie in ein Datumsfeld das Zeichen . (Punkt) oder die Zeichenfolge +0 ein und drücken Sie die Taste [Tab], um das aktuelle Datum zu ermitteln.

Unvollständige Datumsangaben werden mit dem aktuellen Monat und Jahr ergänzt. Das Auswahlfeld wird beim Verlassen des Feldes gefüllt.

Beispiele für Eingaben in ein Datumsfeld

Datumsangaben berechnen

Um ein Datum in der Zukunft zu ermitteln, führen Sie folgende Schritte durch: - Klicken Sie auf die Buttons des Auswahlfeldes für das Datum. - Aktivieren Sie die Check-Box. - Klicken Sie auf vor. Die Bezeichnung ändert sich auf in. - Geben Sie die Anzahl der Tage ein (z. B. 7, um das Datum in 7 Tagen zu ermitteln).

Um ein Datum in der Vergangenheit zu ermitteln, führen Sie folgende Schritte durch: - Klicken Sie auf die Buttons des Auswahlfeldes für das Datum. - Aktivieren Sie die Check-Box. - Klicken Sie ggf. auf in. Die Bezeichnung ändert sich auf vor. - Geben Sie die Anzahl der Tage ein (z. B. 7, um das Datum vor 7 Tagen zu ermitteln).

Aktuelles Datum Geben Sie das Zeichen . (Punkt) oder +0 in das Auswahlfeld ein und drücken Sie die Taste [Tab].

Beispiele für berechnete Datumsangaben Geben Sie in ein Datumsfeld die Zeichenfolge +7 ein und drücken Sie die Taste [Tab], um das Datum in 7 Tagen zu ermitteln. Geben Sie in ein Datumsfeld die Zeichenfolge -7 ein und drücken Sie die Taste [Tab], um das Datum vor 7 Tagen zu ermitteln. Geben Sie in ein Datumsfeld das Zeichen . (Punkt) oder die Zeichenfolge +0 (Null) ein und drücken Sie die Taste [Tab], um das aktuelle Datum zu ermitteln.

Volltext Die Suche nach Volltext ist keine einfache Suche nach der eingegebenen Zeichenfolge im Dokument. Aus dem Volltext wird von der Datenbankanwendung ein Index mit Schlagworten erstellt. Die Suche vergleicht die eingegebene Zeichenfolge mit den vorhandenen Schlagworten im Index. Stimmen die eingegebene Zeichenfolge und das Schlagwort aus dem Index überein, wird das Dokument in der Dokumentliste angezeigt. Diese Art der Suche ist erheblich schneller

Beispiele Es existieren 10 Dokumente, die das Wort "Test" enthalten und 20 Dokumente, die das Wort "Testbericht" enthalten, jedoch nicht die Zeichenfolge "Test" als ganzes Wort. - Geben Sie im Suchfeld Volltext die Zeichenfolge Test ein, werden nur die 10 Dokumente gefunden, die die Zeichenfolge Test als ganzes Wort enthalten, obwohl die Zeichenfolge Test ja in mindestens 30 Dokumente vorkommt. - Geben Sie im Suchfeld Volltext die Zeichenfolge Testbericht ein, werden nur die 20 Dokumente gefunden, die die Zeichenfolge "Testbericht" als ganzes Wort enthalten. - Geben Sie im Suchfeld Volltext die Zeichenfolge Test* ein, werden nur die 20 Dokumente gefunden, die die Zeichenfolge "Testbericht" als ganzes Wort enthalten. Die Dokumente, die die Zeichenfolge Test als ganzes Wort enthalten, werden nicht angezeigt.

Das Zeichen * steht für eine beliebige Folge von Zeichen. Gefunden würden Wörter wie Testbericht, Testplan etc., jedoch nicht die Zeichenfolge "Test" als ganzes Wort.

Schnellsuche durchführen

• In der [Schnellsuchverwaltung] muss mindestens eine Schnellsuche gespeichert sein. Um eine Schnellsuche in STP Documents durchzuführen, führen Sie folgende Schritte durch:
• Klicken Sie im Hauptmenü auf "Ansicht" > "Symbolleisten" > "Suche". Dieser Schritt ist nur notwendig, wenn die Schnellsuche ausgeblendet ist.
• Wählen Sie aus dem Auswahlfeld Schnellsuche eine der gespeicherten Schnellsuchen aus.
• Geben Sie in mindestens in ein Suchfeld jeweils einen Suchbegriff ein. Als Wildcard kann das Zeichen % verwendet werden.
• Starten Sie Ihre Suche mit einem Klick auf den Button (Suche ausführen). > In der Schnellsuche können zusätzlich Bedingungen definiert sein. Falls Sie das gesuchte Dokument nicht finden, prüfen Sie, ob zusätzliche Bedingungen in der Schnellsuchverwaltung definiert wurden.
• Klicken Sie auf den Button (Felder leeren), um alle Eingaben in den Suchfeldern zu entfernen.
• Beim Anzeigen der Auswahllisten wird automatisch ein Leereintrag hinzugefügt. Dadurch können Sie immer auch keinen Eintrag aus der Liste auswählen, um z. B. eine unbeabsichtigte Auswahl zu korrigieren.