Ein Ausfüllen des kompletten Formulars ist für den Import nicht notwendig. Die Aktenzuordnung oder das Bearbeiten der Dokumentdaten kann erst zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.
Linke Fensterhälfte
Hier werden die zu importierenden E-Mails und eingerückt ihre Anhänge angezeigt. Check-Boxen vor den Titeln dienen der An- und Abwahl für den Import.
Der Titel der E-Mail-Nachricht wird aus dem Betreff der E-Mail generiert.
Die Titel der E-Mail-Anhänge werden aus den Datei-Namen der Anhänge generiert (ohne Datei-Typen-Endungen wie .pdf oder .doxc).
Die Titel können Sie nach einem Doppelklick überschreiben. Die Original-Bezeichnung bleibt rechts im [[Bereich "Mail Entwurf"]] erhalten.
Wenn Sie hier durch anklicken ein Element (E-Mails, Dokumente im E-Mail-Anhang, Zip-Dateien) markieren, beziehen sich rechts die Optionen (Buttons) im Bereich "Aufgaben" genau auf dieses.
Mit anderen Worten: Eine Aufgabe oder Notiz betrifft niemals mehrere Elemente auf der linken Seite.
Mehrfachbearbeitung
Diese Check-Box ist nur in folgendem Fall nicht sichtbar: Die E-Mail, die importiert werden soll, besitzt keinen Anhang. - "aktiviert": Standardeinstellung: Die Zuordnungen im Bereich "Ablage" der rechten Fensterhälfte gelten für alle alle Elemente (Mails und Anhänge), die in der linken Fensterhälfte angezeigt werden. - "deaktiviert": Es ist möglich, ein in der linken Fensterhälfte markiertes Element einer Akte und ggf. einem Register im Bereich "Ablage" zuzuweisen. Jedes Element auf der linken Seite kann theoretisch einem anderen Register einer Akte bzw. einer anderen Akte (plus frei wählbarem Register) zugeordnet werden.
Sobald ein Element einer Akte und ggf. einem Register zugeordnet ist, erscheint dahinter die Angabe "Akte > Register > Unterregister > etc." Wird die Zuordnung wieder entfernt, erscheint hinter dem Element "Ohne Zuordnung" in roter Schriftfarbe.
Bereich "Ablage"
Weisen Sie einer oder mehreren E-Mails eine Akte und ggf. deren Registerstruktur zu.
Akte
Geben Sie ein Aktenzeichen / eine Akten-Registernummer oder die Bezeichnung der Sache ein. - Mit dem Button (Pfeil) rufen Sie ein Drop-down-Menü auf, in dem Sie Ihre letzten Sucheingaben aufrufen können. - Mit dem Button X entfernen Sie die Eingabe. - Mit dem Button (Lupe) führen Sie die Suche durch.
Register
- Klappen Sie mit dem Button (Pfeil) die Registerstruktur (sofern vorhanden) der ausgewählten Akte auf und wählen Sie den zutreffenden Knoten aus.
- Mit den Button X entfernen Sie die Eingabe.
Wenn eine Akte mit Registerstruktur ausgewählt worden ist, muss nicht zwangsläufig ein Register-Knoten zugeordnet werden.
Bereich "Aufgaben"
| Dieser Bereich ist ausgeblendet, wenn Sie das Import-Fenster für | |
| mehrere E-Mails aufgerufen haben. |
Folgende Buttons stehen zur Verfügung.
Button (Neue Einzelaufgabe hinzufügen)
öffnet das Fenster zum Erstellen einer neue Einzelaufgabe für das markierte Element in der linken Fensterhälfte.
Button (Neue Aufgabenliste starten)
ruft das Fenster "Neue Aufgabenliste starten" auf.
Button (Neue Notiz hinzufügen)
öffnet das Fenster zum Erstellen einer neuen Notiz für das markierte Element in der linken Fensterhälfte.
Button (Neue Wiedervorlage hinzufügen)
öffnet das Fenster zum Erstellen einer neuen Wiedervorlage für das markierte Element in der linken Fensterhälfte.
Button (Neue Benachrichtigung hinzufügen)
öffnet das Fenster zum Erstellen einer neuen Nachricht für das markierte Element in der linken Fensterhälfte.
Button (Neue Eilaufgabe hinzufügen)
öffnet das Fenster zum Erstellen einer neuen Eilaufgabe für das markierte Element in der linken Fensterhälfte.
Nach dem Speichern der Aufgaben und Notizen im Bearbeitungsfenster werden unter der Button-Leiste des Bereichs "Aufgaben" alle Aufgaben und Notizen (samt Empfänger-Zahl) aufgelistet, die zu dem auf der linken Seite markierten Element angelegt worden sind. Öffnen Sie ggf. die aufgelisteten Aufgaben und Notizen mit einem Doppelklick zum Nachbearbeiten.
Button (Löschen)
hebt die Zuordnung der auf der rechten Seite markierten Aufgabe oder Notiz zum auf der linken Seite ausgewählten Element wieder auf.
Bereich "Dokumentdaten"
Schreiben von
Hier steht automatisch das Datum, an dem Sie den Import-Dialog für die E-Mail geöffnet haben. Geben Sie ggf. das Datum ein, an dem die E-Mail eingegangen/ ausgegangen ist. Ändern Sie ihre Inhalte ggf. durch manuelle Eingaben oder Verwendung des Button (Kalenders).
Datum ein / aus
Hier steht automatisch das Datum, an dem Sie den Import-Dialog für die E-Mail geöffnet haben. Ändern Sie ihre Inhalte ggf. durch manuelle Eingaben oder Verwendung des Button (Kalenders).
Bei Postweg ist automatisch "Eingang" markiert. Dies gilt auch bei E-Mails aus dem Ordner Postausgang. Ändern Sie ggf. die Angabe ab.
Bereich "Mail-Entwurf"
Die angezeigten Inhalte können nicht bearbeitet werden.
Buttons am unteren Fensterrand
Button Importieren
STP Documents importiert die E-Mail. Die E-Mail bleibt in Outlook erhalten.
Button Importieren und löschen
STP Documents importiert die E-Mail. Die E-Mail wird in den Ordner Gelöschte Elemente von Outlook verschoben.
Button Abbrechen
Der Import der E-Mail wird abgebrochen.