Jeder Benutzer kann Akten anlegen.
Jeder Benutzer, der als Benutzer oder über eine Gruppe Lesezugriff auf die Akte hat, kann Aktendaten, Register und Aktenverweise sehen, aber nicht bearbeiten.
Jeder Benutzer, der als Benutzer oder über eine Gruppe Schreibzugriff auf die Akte hat, kann Aktendaten, Register und Aktenverweise bearbeiten.
Jeder Benutzer, der als Benutzer oder über eine Gruppe Vollzugriff auf die Akte hat, kann Zugriffsrechte für die Akte vergeben. Er kann Aktendaten, Register und Aktenverweise bearbeiten.
Sie müssen über eine Gruppe die Rolle Aktenadministrator zugeordnet haben, um die Nummerierung der Registerstruktur einer Akte zu bearbeiten und um die Funktionen Registerstruktur mehrfach zuweisen und Zugriffsrechte mehrfach zuweisen zu verwenden.
Zugriffsrechte auf Akten und Ordner können im Arbeitsschritt "Zugriffsrechte" im Fenster "Akten- bzw. Ordnerdaten bearbeiten" vergeben werden.
Vergeben Sie Zugriffsrechte auf Akten und Ordner.
Ändern Sie das Zugriffsrecht für die Gruppe Alle auf Lesen oder Ändern oder entfernen Sie die Gruppe aus dem Bereich "Berechtigte".
Erteilen Sie einer Gruppe (z. B. Administratoren) das Zugriffsrecht Vollzugriff.
Vergeben Sie Zugriffsrechte vorzugsweise an Gruppen statt an einzelne Benutzer.
Ordnen Sie nach Möglichkeit Dokumenten keine Zugriffsrechte zu. Der Vollzugriff für die Gruppe Alle am Dokument wird dann durch die Zugriffsrechte der Akte übersteuert.
Wenn keine Zugriffsrechte zugeordnet werden, hat die Gruppe Alle Vollzugriff auf die Akte.
Die einer Akte oder einem Ordner zugeordneten Zugriffsrechte übersteuern weitergehende Zugriffsrechte an einem Dokument in der Akte oder im Ordner.
Mindestens einem Benutzer oder einer Gruppe muss auf die Akte den Vollzugriff erhalten.