STP Documents ist eine Software, die dort einsetzt, wo die herkömmliche Organisation in Anwaltskanzleien an ihre Grenzen stößt. Die Archivierung der steigenden Flut von Schriftstücken, Belegen, E-Mails etc. erfordert viel Platz und Zeit. Akten werden mit hohem Personaleinsatz gesucht und können nicht von mehreren Personen gleichzeitig eingesehen werden. Ein einmal falsch abgelegtes Dokument ist nicht wieder auffindbar.
STP Documents bietet dafür die optimale Lösung. Sie können damit komfortabel sämtliche Dokumente Ihrer Kanzlei digital ablegen und verwalten. Selbst große Dokumentmengen stellen für STP Documents kein Problem dar und durch die komfortablen Such- und Archivierungsmöglichkeiten ist es ein leichtes, die abgelegten Dokumente wieder zu finden (vergleichbar mit einem sehr gut organisierten Aktenschrank).
Jedes Dokument wird in STP Documents von Beginn an systematisch erfasst, um dann automatisch an den entsprechenden Sachbearbeiter weitergeleitet oder im allgemeinen Posteingang der Kanzlei abgelegt zu werden. Von dort aus kann der zuständige Bearbeiter z. B. einen Arbeitsablauf für ein Dokument in Gang bringen, bei dem nacheinander mehrere Aufgaben von bestimmten Personen bearbeitet werden.
Die individuellen Arbeitsabläufe Ihrer Kanzlei werden Ihren Anforderungen entsprechend als vordefinierte Aufgabenlisten von uns in STP Documents integriert und somit standardisiert. Sie erhalten mit STP Documents also eine ganz spezielle, zeit- und kostensparende Organisationslösung für die Dokumente Ihrer Kanzlei. STP Documents unterstützt Sie darüber hinaus bei der Überwachung der zu erledigenden Aufgaben und Fristen. Sie behalten jederzeit den Überblick über Ihre Verfahren und so können Sie sich vorausschauend etwa auf anstehende Gerichtstermine vorbereiten.
Im den folgenden Abschnitten werden die Begriffe Metadaten, Akten, Aktendaten, Aktentyp, Ordner, Ordnerdaten, Ordnertyp, Dokument, Dokumentdaten, Vorgänge, Aufgaben und Aufgabenlisten erklärt.
Metadaten
Als Metadaten bezeichnet man Daten, die Informationen über andere Daten enthalten. Metadaten werden unter anderem zur Verschlagwortung von Akten, Ordnern und Dokumenten verwendet und ermöglichen die Suche nach Dokumenten und deren Verwaltung.
Akten
Dokumente können in STP Documents Akten zugeordnet werden. Akten haben mindestens eine Bezeichnung, einen Aktentyp und einen Aktenstatus zugeordnet.
Aktendaten
Aktendaten sind die Metadaten einer Akte. Alle Dokumente einer Akte teilen sich die gleichen Aktendaten.
Aktentyp
Der Aktentyp legt fest, welche Aktendaten und Dokumentdaten zur Erfassung in STP Documents zur Verfügung stehen.
Ordner
Dokumente können in STP Documents Ordnern zugeordnet werden. Ordner haben mindestens eine Bezeichnung, ein Thema und sind einem Ordnertyp zugeordnet.
Ordnerdaten
Ordnerdaten sind die Metadaten eines Ordners. Alle Dokumente eines Ordners teilen sich die gleichen Ordnerdaten.
Ordnertyp
Der Ordnertyp legt fest, welche Ordnerdaten und Dokumentdaten zur Erfassung in STP Documents zur Verfügung stehen.
Dokumente
Dokumente sind alle Objekte, die in STP Documents erfasst sind und in der Dokumentliste angezeigt werden können.
Dokumentdaten
Dokumentdaten sind die Metadaten eines Dokuments.
Vorgänge
Dokumente können in STP Documents Vorgängen zugeordnet werden. Vorgänge haben mindestens eine Bezeichnung.
Aufgaben
In STP Documents können Dokumenten Aufgaben für Benutzer oder Gruppen zugeordnet werden.
Aufgabenlisten
In STP Documents können Dokumenten Aufgabenlisten zugeordnet werden. Aufgabenlisten bestehen aus mehreren Aufgaben für Benutzer oder Gruppen.
Drag-and-drop
Drag-and-drop (Ziehen und Fallenlassen) bedeutet folgendes: Klicken Sie ein Objekt mit der linken Maustaste an und halten Sie die Maustaste gedrückt. Bewegen Sie den Mauszeiger nun bei gedrückter Maustaste auf ein anderes Objekt, z. B. einen Ordner. Über dem Ziel ändert sich die Zeigerdarstellung, wenn das Objekt dem Zielobjekt zugeordnet werden kann. Wenn sich der Mauszeiger über dem Zielobjekt befindet, lassen Sie die Maustaste los. Je nach Kontext ordnen Sie so ein Objekt einem anderen zu (z. B. Verschieben oder Kopieren im Windows-Dateisystem).
So können Sie festlegen, ob beim Drag-and-drop kopiert, verschoben oder eine Verknüpfung erstellt wird.
Klicken Sie ein Objekt statt mit der linken Maustaste mit der rechten Maustaste an und halten Sie die Maustaste gedrückt. Bewegen Sie den Mauszeiger nun bei gedrückter Maustaste auf ein anderes Objekt, z. B. einen Ordner. Über dem Ziel ändert sich die Zeigerdarstellung, wenn das Objekt dem Zielobjekt zugeordnet werden kann. Wenn sich der Mauszeiger über dem Zielobjekt befindet, lassen Sie die Maustaste los. Es wird ein Kontextmenü mit folgenden Optionen angezeigt:
"Hierher kopieren"
"Hierher verschieben"
"Verknüpfung hier erstellen"
"Abbrechen"
Wählen Sie die gewünschte Aktion aus dem Kontextmenü, um den Vorgang abzuschließen.