Dokumentvorschau

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In der Dokumentvorschau können maximal zwei Dokumente neben- oder übereinander angezeigt werden. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:

• Button (Ein Dokument),
• Button (Zwei Dokumente nebeneinander),
• Button (Zwei Dokumente übereinander).

Werden zwei Dokumente neben- oder untereinander angezeigt, wird das jeweils aktive Fenster durch einen blauen Rahmen hervorgehoben. In dieses Fenster der Dokumentvorschau wird das jeweils neu in der Dokumentliste selektierte Dokument geladen.

Die Buttons Button (Vorheriges Dokument anzeigen), Button (Nächstes Dokument anzeigen) und Button (Chronologische Dokumentlistensortierung) werden nicht angezeigt, wenn zwei Dokumente in der Dokumentvorschau angezeigt werden.

Dokumenttitel

Über der Button-Leiste werden für jedes angezeigte Dokument in der Dokumentvorschau das dem Dokumentformat zugeordnete Icon und der Titel aus der Dokumentliste angezeigt.

Wenn Sie auf das Icon für das Dokumentformat klicken, öffnet sich ein [[Drop-down-Menü]]).

Button-Leiste der Dokumentvorschau

Button (Vorheriges Dokument anzeigen) oder Tastenkombination [Strg]+[Bild auf]

Vorheriges Dokument in der Dokumentliste anzeigen

oder Taste [Pos 1]

Erste Seite des Dokuments anzeigen

oder Taste [Bild auf]

Vorherige Seite anzeigen

oder Taste [Bild ab]

Nächste Seite anzeigen

oder Taste [Ende]

Letzte Seite des Dokuments anzeigen

Button (Nächstes Dokument anzeigen) oder Tastenkombination [Strg]+[Bild ab]

Nächstes Dokument in der Dokumentliste anzeigen

Button (Chronologische Dokumentlistensortierung)

Chronologische Dokumentlistensortierung

oder Tastenkombination [Strg]+[F]

Suchen im Dokument

(Werkzeug)

Werkzeugauswahl zum Anzeigen einer Auswahlliste mit den Optionen:

"Auswählen", "Verschieben" und "Vergrößern".

Abhängig von der aktuellen Auswahl wird in der Symbolleiste der jeweilige Button angezeigt.

(Linksdrehung) oder Tastenkombination [Strg]+[Links]

Dokument um 90° nach links drehen

(Rechtsdrehung) oder Tastenkombination [Strg]+[Rechts]

Dokument um 90° nach rechts drehen

(Vergrößern) oder Tastenkombination [Strg]+[Plus]

Dokument vergrößert anzeigen

(Verkleinern) oder Tastenkombination [Strg]+[Minus]

Dokument verkleinert anzeigen

(Vergrößerung auswählen)

öffnet ein Menü: - Im Untermenü Button (Lupe) steht zur Verfügung: - "Ganze Seite (Strg + 0)" oder Tastenkombination [Strg]+[0] - "Seitenbreite (Strg + 2)" oder Tastenkombination [Strg]+[2] - "Tatsächliche Größe (Strg + 1)" oder Taste [Strg]+[1] - ggf die Optionen "25%", "50%", "75%", "100%", "125%", "150%", "200%", "400%", "500%“ - Button (Drucken): Dokument drucken - Button (Auge): Dokument zum Lesen öffnen (nur im Outlook DESK)

Button (Dokument bearbeiten): Die Funktion steht nur beim Einsatz des PDF Cloud Viewers bei PDF-Dokumenten zur Verfügung. Das Dokument wird im Cloud PDF Viewer mit einer Vielzahl weiterer Funktionen geöffnet.

Seite

eingegebene Seite anzeigen

Drop-down-Menü der Dokumentvorschau

Links vom Dokumenttitel in der Vorschau lässt sich unter dem Icon mit dem Dateityp ein Drop-down-Menü mit folgenden Optionen aufklappen:

• "Senden an Drucker ..."

• "Senden per E-Mail ..."

• "Senden per E-Mail (als PDF) ..." > Bei der Umwandlung einer XRechnung (XML-Datei) in ein PDF, handelt es sich bei dem PDF nicht mehr um eine XRechnung und kann nicht für den standardisierten Austausch verwendet werden!

• "Senden per E-Mail (als Link) ..."

• "Senden an Zwischenablage"

• "Senden an Dateisystem ..."

• "Senden an beA DESK ...": Hierbei wird sichergestellt, dass ein Dokument durchsuchbar ist, damit es sich um ein ERVV konformes Dokument handelt.

• "Zu Favoriten hinzufügen"

• "Aus Favoriten entfernen"

• "Zum Lesen öffnen" öffnet das Dokument schreibgeschützt in der verknüpften Anwendung.

• "PDF zur Bearbeitung öffnen"

• "Dokument zum Bearbeiten auschecken" öffnet das Dokument in der verknüpften Anwendung zur Bearbeitung. Das Dokument erhält den Status"Gesperrt für Bearbeitung" oder (bei nicht überwachten Dokumenten) den Status "Dauerhaft gesperrt".: Nicht überwachte Dateitypen (PDFs und alle anderen Nicht-Office-Dokumente) werden nach der Bearbeitung automatisch in wieder in die DMS-Controls eingecheckt.

  	Egal aus welcher STP-Documents-Anwendung das Dokument geöffnet
  	wird, steht der Titel des Dokuments + Dateityp-Bezeichnung im
  	oberen Fensterrand. Der Original-Name der Datei ist nur in den
  	Dokumentdaten ersichtlich.

• "Dokument zum Bearbeiten einchecken"

• "Dokumentdaten bearbeiten"

• "Löschen"

• "Zum Löschen markieren"

• "Löschmarkierung entfernen"

• "Duplizieren": Das Fenster "Duplizieren" wird geöffnet. Sie können eine oder mehrere Kopien des Dokuments in STP Documents anlegen.

• "Neue Version anlegen" öffnet das Fenster "Neue Version anlegen", in dem die Dokument-Datei ggf. auch ins PDF- und PDF/A-Format konvertiert werden kann. Jeder Version des Dokuments kann ein Titel und Kommentar zugeordnet werden. Bei der PDF/A-Erzeugung wird ERVV konformes Dokument erzeugt, das durchsuchbar ist.

  	Wenn Sie vor dem Bearbeiten eines Dokuments eine neue Version
  	anlegen, überschreiben Sie beim Speichern auf keinen Fall aus
  	Versehen die ursprüngliche Version.

• "Vergleichen"

• "Dokument mit Anhängen anzeigen"

• "Zugehörige Akte/ Ordner anzeigen"

• "Neue Einzelaufgabe erstellen" öffnet das Fenster "Neue Einzelaufgabe erstellen". Alternativ: Drücken Sie nach Markieren des Listeneintrags die Tastenkombination [Strg]+[F1].

• "Neue Aufgabenliste starten" öffnet das Fenster "Starte Aufgabenliste". Alternativ: Drücken Sie nach Markieren des Listeneintrags die Tastenkombination [Strg]+[F2].

• "Neue Notiz erstellen" öffnet das Fenster "Neue Notiz erstellen". Alternativ: Drücken Sie nach Markieren des Listeneintrags die Tastenkombination [Strg]+[F3].

• "Neue Wiedervorlage erstellen" öffnet das Fenster "Neue Wiedervorlage erstellen". Alternativ: Drücken Sie nach Markieren des Listeneintrags die Tastenkombination [Strg]+[F4].

• "Neue Benachrichtigung erstellen" öffnet das Fenster "Neue Benachrichtigung erstellen". Alternativ: Drücken Sie nach Markieren des Listeneintrags die Tastenkombination [Strg]+[F5].

• "Neue Eilaufgabe erstellen" öffnet das Fenster "Neue Eilaufgabe erstellen". Alternativ: Drücken Sie nach Markieren des Listeneintrags die Tastenkombination [Strg]+[F6].

• "Link kopieren": Es wird ein Hyperlink in die Zwischenablage kopiert. Dieser kann in Dokumente eingefügt werden. Alle STP-Documents-Benutzer der Kanzlei können sich über diesen Link das Dokument in die Dokumentliste laden.

Die Dokumentvorschau kann von Notizen zu dem angezeigten Dokument teilweise überlagert werden. Wird eine Notiz zu einer bestimmten Dokumentseite aufgerufen, wird diese in der Vorschau eingeblendet.