In diesem Kapitel wird folgendes beschrieben: - Dokumente importieren im Standard DESK - Akten-, Ordner- und Dokumentdaten erfassen - Dokumente anzeigen und bearbeiten - eine neue Version eines Dokuments anlegen - Dokumente kopieren - Dokumente duplizieren - Dokumente drucken - Dokumente mit dem Cloud PDF Viewer bearbeiten - Dokumente als E-Mail versenden - Dokumente sperren und entsperren - Dokumente in Vorgängen verwalten - Dokumente festschreiben - Dokumente zum Löschen markieren - Dokumente löschen.
So früh wie möglich sollten eingegangene Dokumente Akten oder Ordnern zugeordnet und mit Dokumentdaten versehen werden.
Wenn Sie ein Dokument der Dokumentliste zum Bearbeiten öffnen, müssen Sie Folgendes beachten: - Hat das Dokument ein von STP Documents überwachtes Dateiformat (Word, Excel, Adobe, Powerpoint) oder nicht (alle anderen Dateiformate)? - Ist das zu öffnende Dokument gesperrt oder ist es nicht gesperrt? Wenn ja, wurde das Dokument von Ihnen oder von einem anderen Benutzer gesperrt?
Aus den unterschiedlichen Eigenschaften eines Dokuments ergeben sich für Sie unterschiedliche Bearbeitungs- und Lesemöglichkeiten.
In den folgenden Abschnitten werden die Begriffe Dokumentstatus, überwachte Dokumente, nicht überwachte Dokumente und Version erklärt.
Dokumentstatus
Der Status eines Dokuments wird in der Dokumentliste in der Spalte “Dokumentstatus angezeigt”. Ein Dokument kann folgende Status haben: - Aktiv: Das Dokument kann bearbeitet werden. - Gesperrt für Bearbeitung: Das Dokument wurde von einem Benutzer zur Bearbeitung geöffnet. - Dauerhaft gesperrt: Das Dokument wurde von einem Benutzer gesperrt und steht nicht zur Bearbeitung zur Verfügung. Es kann nur im Lesemodus geöffnet werden. - Festgeschrieben: Das Dokument wurde von einem Benutzer festgeschrieben und darf nicht mehr geändert werden. Es kann nur im Lesemodus geöffnet werden. - Zum Löschen markiert: Das Dokument wurde von einem Benutzer zum Löschen markiert und steht nicht zur Bearbeitung zur Verfügung. Es kann nur im Lesemodus geöffnet werden.
Über die Kontextmenü-Option “Verwaltung der Dokumentliste” können Sie - zum Löschen markierte Dokumente löschen oder die Löschmarkierung entfernen - die Festschreibung für festgeschriebene Dokumente zurücksetzen.
Der angemeldete Benutzer muss Mitglied in der Gruppe Administratoren sein oder über eine Gruppe die Rolle Dokumentadministrator zugeordnet haben.
In der Dokumentenverwaltung können Sie - gesperrte Dokumente entsperren - zum Löschen markierten Dokumente löschen oder die Löschmarkierung entfernen - die Festschreibung für festgeschriebenen Dokumente zurücksetzen.
Überwachte Dokumente
Die Dokumente der folgenden Anwendungen haben ein von STP Documents überwachtes Dateiformat: - Word - Excel - Powerpoint - PDF
Nicht überwachte Dokumente
Die Dokumente aller anderen Anwendungen haben ein von STP Documents nicht überwachtes Dateiformat (alle Dateiformate außer Word, Excel, Powerpoint, PDF).
Neue Version
Beim Speichern in STP Documents haben Sie die Möglichkeit, das bestehende Dokument zu überschreiben oder eine neue Version des Dokuments zu erstellen. Beim Erstellen einer neuen Version bleibt das bestehende Dokument als alte Version des Dokuments erhalten. Die aktuelle Version des Dokuments wird in der Spalte “Version” der Dokumentliste angezeigt. Alte Versionen können über das Drop-down-Menü der Spalte “Version” zum Lesen geöffnet werden.
Die Dokumentdaten sind nicht versionsabhängig.