7.1 Gläubigerstammdaten
Der erste Schritt ist die Erfassung der Stammdaten für Großgläubiger. Klicken Sie auf “Stammdaten hinzufügen”, um Namen, Adresse, Kontaktdaten und eine Standard-Bankverbindung einzugeben.
Der Großgläubiger, der als “Hauptadresse” gekennzeichnet ist, wird automatisch als Standard-Großgläubiger auf dem Forderungsanmeldeformular vorgeschlagen. Beachten Sie, dass die Hauptadresse nur einmal vergeben werden kann. Andere Großgläubiger sollten als “Nebenadresse” gekennzeichnet werden.
Wenn Sie nachträglich einen anderen Großgläubiger als Hauptadresse kennzeichnen, wird automatisch der zuvor als Hauptadresse markierte Großgläubiger als Nebenadresse definiert.
Die Namensfelder werden erst sichtbar, sobald Sie die Anrede ausgewählt haben.
Es stehen drei Arten der Bankverbindung zur Auswahl:
SEPA: Für diese Option sind eine gültige IBAN, BIC und der Kontoinhaber erforderlich.
Andere: Wenn Sie eine Bankverbindung aus einem Land eingeben möchten, das nicht am SEPA-Verfahren teilnimmt.
Keine: Falls keine Bankverbindung angegeben werden soll. In diesem Fall muss bei der Forderungsanmeldung immer eine Bankverbindung ausgewählt werden.
Die hinterlegte Bankverbindung wird als Standard auf dem Forderungsanmeldeformular vorausgewählt.
Verwenden Sie
das Stiftsymbol, um Datensätze zu bearbeiten,
oder das Papierkorbsymbol, um sie zu löschen.
Beachten Sie jedoch, dass der Großgläubiger, der als Hauptadresse gekennzeichnet wurde, nicht gelöscht werden kann.
7.2 Benutzerverwaltung
Benutzer
In der Benutzerverwaltung haben Sie die Möglichkeit, bestehende Benutzer zu bearbeiten oder neue Benutzer hinzuzufügen. Für die Erstellung eines neuen Benutzerprofils klicken Sie bitte auf die Schaltfläche “Benutzer hinzufügen”.
Nach dem Klick auf “Benutzer hinzufügen” geben Sie die E-Mail-Adresse des einzuladenden Mitarbeiters ein. Wählen Sie die Benutzerrolle, die Anrede und den Namen des Benutzers aus. Beachten Sie, dass die Namensfelder erst sichtbar werden, sobald Sie eine Anrede ausgewählt haben.
Zusätzlich können weitere Angaben zum Benutzer hinzugefügt werden, dies ist jedoch optional. Beachten Sie, dass die Kontaktdaten des Benutzers standardmäßig auf dem Forderungsanmeldeformular vorgeschlagen werden.
Rollen
In diesem Abschnitt haben Sie die Möglichkeit, individuelle Benutzerrollen mit frei wählbaren Rechten zu erstellen. Neue Rollen werden über die Schaltfläche “Rolle hinzufügen” hinzugefügt.
Klicken Sie auf “Rolle hinzufügen”, um eine neue Rolle zu erstellen.
Geben Sie dann einen Bezeichnungsnamen für die neu anzulegende Rolle ein.
Anschließend können Sie die verfügbaren Rechte auswählen und der Rolle zuordnen.
Hinweis:
Beachten Sie, dass die Rechte im System vordefiniert sind und nicht neu erstellt werden können.
Hinweis:
Die Rolle “Admin” verfügt über sämtliche Rechte und bietet somit uneingeschränkten Zugang und Kontrolle.
Mithilfe des Stiftsymbols können Sie bestehende Datensätze bearbeiten, während Sie mit dem Papierkorbsymbol Datensätze löschen können.
Es gibt folgende Rechte (Die Rechte können sich je nach Lizenz unterscheiden):
Admin
Adressen einsehen
Adressen schreiben
Benutzerdefinierte Felder ausfüllen
Benutzerdefinierte Felder bearbeiten
Benutzerdefinierte Formulare bearbeiten
Benutzerdefinierte Formulare löschen
Dokumente einsehen
Dokumente schreiben
Einstellungen einsehen
Einstellungen schreiben
Entwürfe einsehen
Entwürfe schreiben
Forderungen einsehen
Forderungen löschen
Forderungen schreiben
Importe durchführen
Nutzer einsehen
Nutzer schreiben
Rollen einsehen
Rollen schreiben
Stammdaten einsehen
Stammdaten schreiben
Verfahren einsehen
Verfahren löschen
Verfahren schreiben
7.3 Ansprechpartner
Es ist wichtig zu wissen, dass Ansprechpartner nicht zwingend Benutzer des Creditor Hubs sein müssen.
Im Creditor Hub können Sie zusätzliche Personen als Ansprechpartner hinzufügen, die auf dem Forderungsanmeldeformular anstelle des Creditor Hub-Benutzers ausgewählt werden können.
Um einen Ansprechpartner hinzuzufügen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche “Ansprechpartner hinzufügen”.
Geben Sie im nächsten Schritt die Kontaktart und den Namen des Ansprechpartners ein.
Weitere Angaben können ebenfalls hinzugefügt werden, sind jedoch optional. Beachten Sie, dass die Kontaktdaten des Ansprechpartners auf dem Forderungsanmeldeformular angezeigt werden, wenn dieser ausgewählt wird.
Mit dem Stiftsymbol können Sie bestehende Ansprechpartnerdatensätze bearbeiten, während das Papierkorbsymbol verwendet wird, um Ansprechpartnerdatensätze zu löschen. Beachten Sie, dass in dieser Übersicht nur Ansprechpartner gelöscht werden können. Benutzer des Creditor Hubs können hier nicht gelöscht werden.
In der Spalte “Verbundener Benutzer” wird angezeigt, ob der Ansprechpartner auch ein Benutzer des Creditor Hubs ist oder nicht.
7.4 Bankdaten
In diesem Abschnitt haben Sie die Möglichkeit, abweichende oder zusätzliche Bankverbindungen zu hinterlegen. Klicken Sie auf “Bankdaten hinzufügen”, um eine neue Bankverbindung zu erstellen.
Sie haben die Wahl zwischen zwei Arten von Bankverbindungen:
SEPA-Bankverbindung: Bei dieser Option sind eine gültige IBAN, BIC und der Kontoinhaber erforderlich.
Andere Bankverbindung: Hier können Sie eine Bankverbindung aus einem Land eingeben, das nicht am SEPA-Verfahren teilnimmt.
Mithilfe des Stiftsymbols können Sie bestehende Datensätze bearbeiten, während Sie mit dem Papierkorbsymbol Bankverbindungen löschen können.
7.5 Einstellungen
In den Einstellungen haben Sie die Möglichkeit, die gewünschte Art der Gläubigerstruktur auszuwählen.
Standardmäßig ist die Einstellung “Großgläubiger als Gläubiger” vorausgewählt.
Wenn der Kunde als Vertreter für Gläubiger Forderungen anmelden möchte, muss die Einstellung “Individueller Gläubiger, Großgläubiger als Vertreter” ausgewählt werden.
Vertreterstammdaten
Wenn die Option “Individueller Gläubiger, Großgläubiger als Vertreter” gewählt wird, erscheint in der linken Menüleiste das zusätzliche Menü “Vertreterstammdaten”. Alle bereits erfassten Gläubigerstammdaten werden automatisch in die Vertreterstammdaten übertragen. Sie können zusätzliche Vertreter gemäß den im Kapitel “Gläubigerstammdaten” beschriebenen Schritten hinzufügen.
Gläubigerstammdaten (Gläubigervertretung)
Die Erfassung der Gläubigerstammdaten erfolgt analog zum Kapitel “Gläubigerstammdaten”. Im Fall der Gläubigervertretung haben Sie in den Gläubigerstammdaten außerdem die Möglichkeit, ein Insolvenzverfahren auszuwählen, in dem der Gläubiger vertreten werden soll.
7.6 Importe
Im Bereich „Administration“ finden Sie den Punkt „Importe“.
Es gibt folgende Importarten:
Vertreterstammdaten (nur bei Auswahl Einstellungen – Art der Gläubigerstruktur – „Individueller Gläubiger, Großgläubiger als Vertreter“ sichtbar)
Ansprechpartner
Gläubigerstammdaten
Verfahren (der Import ist in der Edition „Creditor Hub Standard“ nur in Verbindung mit dem STP InsOMonitor oder STP InsOData in Verbindung mit der dort gelieferten InsolvencyID nutzbar. Ab der Edition „Creditor Hub Professional“ ist auch der Import über Insolvenzverfahren ohne ID möglich)
Das Matching von Verfahren erfolgt in dieser Reihenfolge:
Matching über InsolvenzID
Matching über Aktenzeichen und Gericht
Matching über Firmenname oder Vorname und Nachname und Ort
Matching über Nachname und Geburtsdatum
Über „Neuer Import“ können Sie
eine Excel-Datei oder
eine CSV-Datei
hochladen.
Wählen Sie bei „Importart“ bitte einen Stammdatenimport aus.
Geben Sie einen Namen an.
Laden Sie eine Excel- oder CSV-Datei hoch, die die zu importierenden Daten enthält, indem Sie auf „oder PC durchsuchen“ klicken.
Wählen Sie das Tabellenblatt aus, sowie die erste Zeile, die zu importierende Daten enthält.
Klicken Sie dann auf „Hochladen“ oben rechts.
Der Creditor Hub wird nun Felder automatisch zuordnen.
Felder, die nicht automatisch zugeordnet werden konnten, können Sie nun per Drag & Drop zuordnen.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Ausführen“ und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.
Die Daten werden importiert.
Zeilen, die nicht zugeordnet werden konnten, können nachträglich bearbeitet werden. Klicken Sie hierfür auf die entsprechende Zeile.