Weiterleiten

Dokumente weiterleiten

Der DMS Mobile DESK ermöglicht das Weiterleiten von Dokumenten per Link und/oder per Datei.

  • Das Weiterleiten per Datei ermöglicht es dem Anwender das Dokument mit einer beliebigen App zu verwenden (z.B. Mail-App oder Messenger). Dabei wird das Dokument aus der App exportiert. Dies setzt vorraus, dass der weiterleitende Anwender dazu berechtigt ist.
  • Das Weiterleiten per Link setzt vorraus, dass der oder die Empfänger ebenfalls Zugriff auf das Dokument in STP.Documents.OnPremise haben. Das bezieht sich das in der Regel auf Kollegen oder Mitarbeiter, die ebenfalls im STP UserManagement (On-premise und Cloud) verwaltet werden. Es gibt verschiedene Links, die weitergeleitet werden können.

Der DMS Desktop Link ist der bekannte Link im Format lexdms://<documentID>?DatabaseId=>systemID>, der im Standard DESK und im Outlook DESK per Rechtsklick auf das Dokument erzeugt werden kann. Der Mobile DESK kann diesen Link nun ebenfalls erstellen. Je nach Benutzereinstellung und Windows-Registry-Eintrag unter Computer\HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Classes\lexdms öffnet dieser Link das Dokument entweder im Outlook DESK oder im Standard DESK.

Mit dem kleinen Zusatzprogramm DmsMobileDeskLinkHandler kann der Desktop Link im Mobile DESK geöffnet werden und nicht mehr im Outlook DESK oder Standard DESK. Das Zusatzprogramm installiert sich als Handler für das lexdms-Protokoll in der Windows Registry und startet beim Click auf einen Desktop Link den Browser mit dem Mobile DESK. Falls mehrere DMS-Systeme im Einsatz sind, kann in der Konfigurationsdatei des DmsMobileDeskLinkHandler hinterlegt werden, welche System-ID in welchem STP-Cloud-Tenant gestartet werden soll:

<?xml version="1.0" encoding="utf-8" ?>
<configuration>
    <appSettings>
        <add key="85a475fd-ea2c-4787-922a-dec........." value="https://....stp-cloud.de"/>
        <add key="*" value="https://every-other-dms-system-id-tenant.stp-cloud.de"/>
    </appSettings>
</configuration>

Das Zusatzprogramm DmsMobileDeskLinkHandler funktioniert nur auf Windows. Uns ist aktuell leider keine Möglichkeit bekannt um den Desktop Link auf dem Handy anzuklicken um dort den DMS Mobile DESK zu starten. Soweit wir wissen sind Link-Handler nur für native Apps verfügbar, aber leider nicht für Progressive Web Apps, wie den DMS Mobie DESK.

Neben dem Desktop Link gibt es noch den Mobile Link. Dieser Link verwendet den Standardprotkollhandler für HTTPS (in der Regel der Web-Browser des aktuellen Systems). Der Mobile Link öffnet immer den Mobile DESK. Wenn dies auf dem Desktop geschieht, bietet der Mobile DESK an, das Dokument im Deskop zu öffnen. Dabei wird dann der Desktop Link verwendet um das Dokument im Outlook DESK oder Standard DESK anzuzeigen.

Der Mobile Link kann auch im Outlook DESK generiert werden. Dies kann in der Kanzleieinstellung konfiguriert werden.

Anschließend lässt sich per Kontextmenü der Akte oder des Dokuments ein entsprechender Link erzeugen. Der Link kann anschließend verschickt oder in Form eines QR-Codes direkt auf dem Handy geöffnet werden. Ein Dokument oder eine Akte vom Desktop auf dem Handy zu öffnen ist somit sehr einfach.