Externer Zugriff

Externer Zugriff

Der DMS Mobile DESK kann genutzt werden, um externen Benutzern direkten Zugriff auf Dokumente zu geben, die in STP.Documents.OnPremise archiviert sind. Dazu sind folgende Schritte nötig.

1. Externen Benutzer mit E-Mail-Adresse im On-premises STP UserManagement anlegen (kein AD-Benutzer).

2. "CloudAccess"-Gruppe zuweisen, damit der externe Benutzer in die Cloud synchronisiert wird.

3. "Alle DMS"-Gruppe zuweisen, damit der externe Benutzer auf DMS zugreifen kann.

4. Unbedingt das Häkchen "eingeschränkt" setzen, damit der externe Benutzer nicht automatisch auf Akten von "Alle DMS" zugreifen darf.

   

5. Externem Benutzer im Cloud UserManagement die Gruppe "Documents.User" zuweisen, um Zugriff auf den DMS Mobile DESK zu gewähren.

6. Passwort-Reset-Prozess für den externen Benutzer starten, um ihn zu "onboarden".

Der externe Benutzer wird eine Passwort-Reset-Email erhalten und sich ein Passwort vergeben. Anschließend wird er im DMS Mobile DESK sein Gerät registrieren müssen, welches vom Administrator freigegeben werden kann. Der Prozess ist hier identisch mit dem Prozess für Kanzleiangestellte.

Berechtigungen

Der externe Benutzer wird zunächst keinen Zugriff auf Akten und Dokumente haben. In STP.Documents.OnPremise können die Zugriffsrechte auf Akten und Dokumente wie gewohnt erteilt werden.

Das Berechtigen von externen Benutzern auf interne Akten ist aus Compliance-Sicht riskant. Das Risiko kann mit einer dedizierten "externen Akte", die speziell für den Dokumentaustausch mit dem externenen Benutzer existiert, reduziert werden.

Die Cloud-Benutzergruppe "Documents.User" ermöglicht dem externen Benutzer einfache Anfragen an DMS zu stellen und berechtigte Dokumente anzuzeigen. Wenn mehr Funktionen zur Verfügung stehen sollen, wie beispielsweise das Herunterladen oder Hochladen von Dokumenten, können dem externen Benutzer im Cloud UserManagement weitere Berechtigungsgruppen zugewiesen werden.