Zeiten

Startbedingungen

Zur Erfassung von Zeiten zu einer Akte sollte der Mitarbeiter in der Akte als Verantwortlicher hinterlegt sein. Falls ein Mitarbeiter noch nicht Verantwortlicher der Akte ist, können Sie diese Verantwortlichkeit direkt im Zeiteintrag festlegen.

Um Zeiten für einen anderen Mitarbeiter zu erfassen, können Sie über das Menüband unter Stellvertretung den jeweiligen Mitarbeiter auswählen und durch Aktualisieren übernehmen. Die Auswahl im Menüband wird über die Stellvertretungsregelung unter Kanzlei > Mitarbeiter > Stellvertreter bestimmt.

Zeitraumfilter

Über den Zeitraumfilter können Sie in der Liste der Tätigkeiten nach vorgeschlagenen oder individuell bestimmten Zeiträumen filtern. Wenn Sie vom Kontextmenü einer Akte zu den Zeiten wechseln, werden Ihnen alle Zeiten aller Verantwortlichen zur Akte angezeigt.

Stellvertretung

Um Zeiten erfassen zu können, müssen Sie zunächst denjenigen Mitarbeiter in die Stellvertretung eintragen, für den die Zeit erfasst werden soll. Hierfür können Sie entweder den Mitarbeiternamen in der Dropdownbox auswählen oder Sie gegeben das Mitarbeiterkürzel direkt in das Feld Stellvertretung ein. Aktualisieren Sie danach die Tätigkeitsliste. Die Mitarbeiterliste in der Stellvertreterauswahl richtet sich nach den Eingaben unter Kanzlei > Mitarbeiter > Stellvertretung

Tätigkeiten

Die Zeit wird in einzelnen Tätigkeiten erfasst. Abhängig von der Tätigkeit mit der Kategorie Akten- oder Managementtätigkeit müssen Sie immer eine Leistungsart auswählen, welche die Tätigkeit genauer spezifiziert. Sie können die Leistungsart über Kürzel auswählen, indem Sie das zuvor konfigurierte Kürzel der Leistungsart in das Suchfeld eingeben. Die Kürzel können unter Fachadministration (Leistungen) > Leistungsarten festgelegt werden.

Die Leistungsarten können in Leistungskatalogen auf den Ebenen Abrechnungsvertrag und Akte eingeschränkt werden. Je nachdem welche Leistungsarten in den Leistungskatalogen festgelegt wurden, sind auch nur diese Leistungsarten auswählbar. Ohne Einschränkungen gelten alle Leistungsarten des Standard-Papiervertrages. Auf Ebene des Abrechnungsvertrages können Sie weiterhin festlegen, welche Leistungsarten nicht abrechenbar sein sollen. Diese nicht abrechenbaren Leistungen werde in roter Schrift dargestellt. Sie können ausgewählt werden, beim späteren Hinzufügen zu einem Rechnungsentwurf werden sie dann aber automatisch auf “abgeschrieben” (Stunden) bzw. “nicht abgerechnet” (Auslagen) gesetzt.

Das Beschreibungsfeld dient Ihrer individuellen Tätigkeitsbeschreibung und fließt in die Textverarbeitung der Rechnungsdokumente ein. Falls Sie für die gewählte Leistungsart eine Beschreibungstextvorlage gewählt haben, wird diese automatisch in das Feld „Beschreibung“ eingesteuert. Der Standardtext ist überschreibbar.

Datum

Hier geben Sie das Datum ein, an dem die abzurechnende Zeit stattgefunden hat. Sie können unter Administration > Fachadministration (Leistungen) > Allgemeine Einstellungen (Leistungen) zeitliche Rahmen für die Erfassung festlegen, also z.B. verbieten, dass Zeiten für die Zukunft und für weiter als 4 Wochen in die Vergangenheit erfasst werden dürfen.

Aktenauswahl

Jede Zeit muss einer Akte zugeordnet werden. Falls Sie kein Bearbeitungsrecht für eine Akte haben, werden Sie darauf bereits bei der Auswahl der Akte hingewiesen.

Sprache / Übersetzung der Leistungsart

Sie können dem Zeiteintrag eine Sprache zuordnen. Standardmäßig wird die Sprache der zugeordneten Akte vorbelegt. In dem Feld „Übersetzung Leistungsart“ wird Ihnen die Bezeichnung der Leistungsart in der gewählten Sprache angezeigt. Ist keine Übersetzung konfiguriert worden, erscheint die Bezeichnung in der Sprache deutsch in eckigen Klammern.

Disponierte Stunden

Soll die erfasste Tätigkeit nicht vollumfänglich abgerechnet werden, so können Sie dies durch die Festlegung der disponierten Stunden regeln. Schon bei der Erfassung der Tätigkeiten kann ein Mitarbeiter angeben, wie diese abgerechnet werden sollen. Soll etwa eine Tätigkeit mit einer Dauer von 5:00 Stunden nur zu 3:00 Stunden abgerechnet werden, setzen Sie den Haken bei disponierten Stunden und tragen in das Feld 3:00 ein. Dazu müssen Sie das Feld interne Bemerkung ausfüllen, in das der Grund für die Stundenreduzierung eingetragen werden muss. Das Feld Interne Bemerkung wird nicht in die Textverarbeitung der Rechnung übernommen.

Zeiten abschließen und öffnen

Die erfassten Tätigkeiten können korrigiert werden, solange der Status Offen ist. Abgeschlossene Tätigkeiten können nicht mehr bearbeitet werden. Um die einzelnen Tätigkeiten in die Abrechnung übernehmen zu können, müssen sie auf Abgeschlossen gesetzt werden. Der Status kann über das Menüband für eine oder mehrere Tätigkeiten über Mehrfachauswahl bearbeitet werden. Sie können Zeiten die noch nicht in einem Rechnungsentwurf/einer Rechnung enthalten sind, über die Schaltfläche Öffnen wieder öffnen. Wird aber eine Erfassungsperiode auf Abgeschlossen gesetzt, werden automatisch alle Tätigkeiten, die in diesem Zeitraum liegen, abgeschlossen und damit festgeschrieben. So soll sichergestellt werden, dass korrekte Abrechnungen erstellt werden und dass das Controlling auf verlässlichen, nicht mehr manipulierbaren Daten beruht.

Speichern & Abschließen

Sie können kanzleiweit unter Systemadministration > Allgemeine Einstellungen > Zeiten manuell abschließen konfigurieren, dass Zeiten mit dem Speichern automatisch abgeschlossen werden. Der Status Offen kommt somit nicht zur Anwendung. Mit dieser Konfiguration können dann auch abgeschlossene Zeiten bearbeitet und gelöscht werden.

Nicht speicherbare Zeiten

Sie können unter Fachadministration (Leistungen) > Allgemeine Einstellungen (Leistungen) konfigurieren, ob der KFC – Status bei der Erfassung von Tätigkeiten berücksichtigt werden soll. Sofern Sie Zeiten in einer Akte erfassen, in welcher der Konfliktcheck noch in Bearbeitung ist (Status: Durchführung erforderlich, Prüfung erforderlich, Durchführung abgebrochen, Wird durchgeführt), können die Zeiten dann je nach Einstellung nicht gespeichert werden.

Auf Abgelehnte und Abgeschlossene Akten dürfen generell keine Zeiten erfasst werden.

Zeiten abschließen ohne hinterlegten Satz

Unter Administration > Fachadministration (Leistungen) > Allgemeine Einstellungen (Leistungen) können Sie festlegen, ob beim Abschließen der Zeiten eine Validierung auf einen hinterlegten externen Satz erfolgen soll. Falls an dieser Stelle keine Validierung stattfindet, dann erfolgt sie zwingend spätestens beim Hinzufügen der Zeiten als Stundenpositionen eines Rechnungsentwurfes.

Mehrfachzuordnen

Über die Funktion Mehrfachzuordnen im Menüband können mehrere offene Zeiten gleichzeitig einem neuen Datum, einer neuen Akte oder einem neuen Mitarbeiter zugeordnet werden.

Kopieren und Bearbeiten

Der aktuell selektierte Eintrag wird kopiert und kann vor dem Speichern bearbeitet werden.

Abschreiben

Selektierte Einträge werden im Bestand endgültig abgeschrieben.

Stornieren

Selektierte Einträge werden im Bestand endgültig abgeschrieben und deren Mengen gelöscht.

Bestand umbuchen

Die nicht reservierte Menge eines Bestandes für ein bestimmtest Datum wird für den selektierten Eintrag umgebucht.

Abzurechnende Menge bearbeiten

Mit dieser Aktion wird die Abzurechnende Menge bearbeitet. Diese Aktion ersetzt die Funktion Disponieren.

Beschreibung ändern

Hier kann die Beschreibung der Auslage geändert werden.

Information

Über den Button Bestandsjournal öffnet sich das Dialogfenster Bestandsjournal in dem alle Bestandsinformationen zu dem selektierten Eintrag angezeigt werden.

Quickinfo

Die Quickinfo bietet Ihnen eine Übersicht der erfassten Zeiten nach Tages-, Wochen- und Monats-Summen einer Akte in Abhängigkeit zu der ausgewählten Tätigkeit. Über den Zeitraumfilter können Sie die Summe eines Zeitraumes bestimmen.

Spalte Rechnungsnummer

In der Liste gibt es die Spalte Rechnungsnummer. Dort können Sie sehen, in welcher Rechnung die betreffende Zeit abgerechnet wurde.

Spalte Herkunft

In der Liste steht bei Bedarf die Spalte Herkunft zur Verfügung. Dort wird angezeigt, wo die Zeit erfasst wurde, also z.B. mit Lexolution oder Lexolution.TIME. Die Spalte ist standardmäßig ausgeblendet und kann mittels Spalteneditor eingeblendet werden.