Dokumentdaten sind Metadaten zum Dokument, die das Dokument näher beschreiben und später zur Suche verwendet werden können.
Begriffe
Akte
Einer Akte können Dokumente zugeordnet werden. Zu jedem Dokument einer Akte können Sie je nach Aktentyp weitere Dokumentdaten erfassen. Sie können von einer Akte auf eine andere Akte verweisen.
Diese darf nicht vom gleichen Aktentyp sein. Verweise auf Ordner sind nicht möglich.
Ordner
Einem Ordner können Dokumente zugeordnet werden. Zu jedem Dokument eines Ordners können Sie je nach Ordnertyp weitere Dokumentdaten erfassen. Sie können Ordnern keine Verweise auf andere Ordner oder Akten zuordnen.
Register
Register sind Unterverzeichnisse innerhalb einer Akte oder eines Ordners. In Registern können Dokumente nach zusätzlichen Ordnungskriterien abgelegt werden.
Registerstruktur
Die Registerstruktur definiert eine Baumstruktur von Registern für eine Akte oder einen Ordner. Durch die Registerstruktur sind die Namen, Nummerierung und Reihenfolge der Register festgelegt. Jeder Akte oder jedem Ordner kann eine Registerstruktur zugeordnet werden. Im Arbeitsschritt "Register" im Fenster "Aktendaten bzw. Ordnerdaten" können für jede Akte oder jeden Ordner Registerstrukturen erstellt, geändert und gelöscht werden.
Aktentyp
In STP Documents sind standardmäßig folgende Aktentypen bereits angelegt:
- WinMACS Anwalt
- WinMACS Notar
- InsoMACS
- Anwaltsakte
- Kanzleiakte
- Winsolvenz
- ReNoStar
- Phantasy
Je nach Aktentyp stehen unterschiedliche Aktendaten und Dokumentdaten zur Verfügung. Mit dem Themendesigner können Sie eigene Aktentypen von den Standardthemen und Vorlagen ableiten und Dokumentdaten für ein Thema definieren. Das Thema Mail ist kein eigenständiges Thema, es ergänzt die Themen um E-Mail-Informationen aus archivierten E-Mails.
Ordnertyp
In STP Documents ist folgender Ordnertyp bereits angelegt: Wissensbasis.
Je nach Ordnertyp stehen unterschiedliche Ordner- und Dokumentdaten zur Verfügung. Mit dem Themendesigner können Sie eigene Ordnertypen von den Standardthemen und Vorlagen ableiten.
Aktendaten
Je nach Aktentyp können unterschiedliche Aktendaten zur Verfügung stehen.
Mit dem Themendesigner können Sie eigene Aktentypen von Standardthemen und Vorlagen ableiten.
Ordnerdaten
Je nach Ordnertyp können unterschiedliche Ordnerdaten zur Verfügung stehen. Mit dem Themendesigner können Sie eigene Ordnertypen von Standardthemen und Vorlagen ableiten.
Dokumentdaten
Dokumentdaten können für jedes Dokument erfasst werden. Sie sind Metadaten, die das Dokument näher beschreiben. Je nach Thema stehen unterschiedliche Dokumentdaten zur Verfügung.
Im Themendesigner können Sie festlegen, welche Dokumentdaten für ein Thema zur Erfassung in STP Documents zur Verfügung stehen.