Einleitung
In den Kanzleieinstellungen unter dem Reiter "Allgemein" finden Sie unten unter der Kategorie "Dokumentspeicher" die neue Funktion "Backup-Ordner für bearbeitete Dokumente aktivieren". Diese Funktion erstellt automatisch einen Backup-Ordner für alle aktuell zur Bearbeitung ausgecheckten Dokumente. Dadurch können Benutzer Änderungen wiederherstellen, falls die Speicherung ins DMS fehlschlägt.
1. Entscheidung für die Anlage eines Backup-Ordners
Voraussetzung: Administratorrechte
Melden Sie sich mit Administratorrechten an.
Navigieren Sie zu "Kanzleieinstellungen".
Wechseln Sie zum Abschnitt "Allgemein".
Aktivieren Sie die Check-Box Backup-Ordner für bearbeitete Dokumente aktivieren.
Bestätigen Sie mit Button Speichern.
Beachten Sie den Hinweis zur Speicherplatzanforderung und die Empfehlung zur Nutzung eines alternativen Bearbeitungspfads auf Terminalservern.
Hinweis
Pro Benutzer werden ca. 1,5 GB zusätzlicher Festplattenspeicher benötigt.
Auf Terminalservern wird empfohlen, einen alternativen Bearbeitungspfad zu verwenden.
Weitere Informationen finden Sie in unserer Onlinehilfe.
2. Automatische Erstellung des Backup-Ordners
Der Backup-Ordner wird automatisch erstellt und sorgt dafür, dass bearbeitete Dokumente nicht verloren gehen, falls die Speicherung ins DMS fehlschlägt.
Der Backup-Ordner wird als Unterordner des Ordners Edit angelegt.
Falls der Ordner Backup gelöscht wird, wird er automatisch neu erstellt.
Beim Auschecken eines Dokuments wird eine Sicherungskopie im Backup-Ordner gespeichert.
Hinweis:
Der Backup-Ordner kann nicht dauerhaft gelöscht werden, da er automatisch wiederhergestellt wird.
Falls der Ordner nicht sichtbar ist, überprüfen Sie die Berechtigungen oder starten Sie die Anwendung neu.
3. Backup Ordner öffnen
Es gibt zwei Möglichkeiten, den Backup-Ordner zu öffnen:
Öffnen Sie die Anwendung und navigieren Sie zu "Eigene Einstellungen".
Wechseln Sie in den Reiter "Allgemein".
Klicken Sie auf den Button "Backup-Ordner öffnen".
Der Backup-Ordner wird im Datei-Explorer geöffnet.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol der Tray-App in der Taskleiste.
Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag "Backup-Ordner öffnen".
Der Backup-Ordner wird im Datei-Explorer geöffnet.
Falls das Feature aktiviert ist, werden Dokumente automatisch im Backup-Ordner gespeichert, wenn eine Speicherung im DMS fehlschlägt. Dies betrifft auch geöffnete, aber nicht geänderte Dokumente. Erfolgt eine erfolgreiche Speicherung im DMS, werden diese Dateien nicht im Backup-Ordner gespeichert.
--> Wird nur dann nicht in den Backup Ordner verschoben wenn man eine Änderung vornimmt und dann das Dokument schließt und beim Schließen die Änderung speichert.
Um Speicherplatz effizient zu verwalten, werden Dokumente automatisch aus dem Backup-Ordner entfernt:
Löschung nach 7 Tagen: Dokumente werden automatisch entfernt, wenn sie länger als 7 Tage im Backup-Ordner verbleiben.
Löschung bei Übergröße: Falls die Gesamtgröße des Backup-Ordners 1,2 GB überschreitet, wird das älteste vorhandene Dokument gelöscht.
Ablauf
Speicherung eines neuen Dokuments: Sobald ein Dokument in Backup-Ordner gespeichert wird, erfolgt eine Größenprüfung.
Prüfung der Speichergrenze: Falls die Gesamtgröße 1,2 GB überschreitet, wird das älteste Dokument gelöscht.
Tägliche Prüfung auf alte Dokumente: Ein automatisierter Prozess löscht Dokumente, die länger als 7 Tage gespeichert sind.
Beispiel
1. März: Ein Dokument wird in den Backup-Ordner gespeichert.
8. März: Dieses Dokument wird automatisch gelöscht (7-Tage-Regel).
5. März: Mehrere Dokumente werden gespeichert.
10. März: Falls die 1,2-GB-Grenze überschritten wird, wird das älteste Dokument gelöscht.
Vorteile der automatischen Bereinigung
Reduzierter Speicherplatzverbrauch
Verhinderung unnötiger Speicherung veralteter Dokumente
Effiziente Nutzung des Systems
Sicherstellung, dass der Backup-Ordner nicht größer als 1,2 GB wird