Oberfläche des Fensters Dokumentdaten bearbeiten

Im Fenster "Dokumentdaten bearbeiten" finden Sie einen Indizierungsassistenten. Dieser führt Sie durch die Arbeitsschritte

• "Dokumentzuordnung"
• "Register"
• "Dokumentdaten"

Der Arbeitsschritt "Beteiligter" wird angezeigt, wenn zur ausgewählten Akte ein Aktenverweis auf eine winsolvenz.p4 Akte hinterlegt wurde.

Für eine winsolvenz.p4-Akte werden folgende Arbeitsschritte angeboten:

• "Dokumentzuordnung"

• "Beteiligter"

• "Register"

• "Vermögensgegenstand"

• "Details"

• "Aktenbezug":

  Der Arbeitsschritt "Aktenbezug" wird hinzugefügt, wenn zur ausgewählten winsolvenz.p4-Akte ein Aktenverweis auf eine andere Akte hinterlegt wurde.

  

Stapelverarbeitung (unten links)

"aktiviert": Sie wollen die Dokumentdaten von jedem Dokument aus der Dokumentliste nacheinander zu bearbeiten: Nach dem Schließen des Fensters "Dokumentdaten bearbeiten" über den Button Fertig wird automatisch das nächste Dokument in der Dokumentliste markiert und das Fenster "Dokumentdaten bearbeiten" zum Indizieren des markierten Dokuments geöffnet.

Wenn Sie das Fenster "Dokumentdaten bearbeiten" über den Button Abbrechen schließen, wird die Stapelverarbeitung beendet.

Haben Sie mehr als ein Dokument in der Dokumentliste markiert und das Fenster "Dokumentdaten bearbeiten" wurde über das Kontextmenü der Dokumentliste geöffnet, hat das Aktivieren der Check-Box Stapelverarbeitung keine Auswirkung.

** Hilfe im Problemfall**

Sie erhalten während der Stapelverarbeitung die Meldung:

Schließen Sie die Meldung und klicken Sie im Fenster "Dokumentdaten bearbeiten" auf den Button Abbrechen.

• Die Dokumente wurden von einem anderen Benutzer dauerhaft gesperrt.

  Fügen Sie über die Kontextmenü-Option "Spaltenauswahl" die Spalte "Gesperrt von" zur Dokumentliste hinzu. Lassen Sie das Dokument vom angezeigten Bearbeiter oder von einem Administrator entsperren.

• Die Dokumente sind zum Bearbeiten geöffnet.

  Fügen Sie über die Kontextmenü-Option "Spaltenauswahl" die Spalte "Gesperrt von" zur Dokumentliste hinzu. Lassen Sie das Dokument vom angezeigten Bearbeiter oder von einem Administrator entsperren.

• Die Dokumentdaten der Dokumente werden von einem anderen Benutzer bearbeitet.

  Fügen Sie über die Kontextmenü-Option "Spaltenauswahl" die Spalte "Gesperrt von" zur Dokumentliste hinzu. Lassen Sie das Dokument vom angezeigten Bearbeiter oder von einem Administrator entsperren.

• Sie haben für das Dokument nur das Recht Lesezugriff.

  Markieren Sie das Dokument und öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü der Dokumentliste. Über "Verwaltung" > "Zugriffsrechte ändern …" > "Hierarchie" können Sie ihre Zugriffsrechte am Dokument im Fenster "Zugriffshierarchie" einsehen. Ist das ermittelte effektive Recht ein Lesezugriff, lassen Sie sich von einem Administrator oder einem Benutzer mit dem Recht Vollzugriff auf das Dokument das Recht Schreibzugriff zuordnen.

Ist das Problem gelöst, markieren Sie das erste übersprungene Dokument und Sie können mit der Stapelverarbeitung fortfahren.

Alternativ können Sie die Stapelverarbeitung auch direkt nach dem Schließen der Meldung fortsetzen. Die Dokumentdaten der übersprungenen Dokumente werden dann aber nicht innerhalb der Stapelverarbeitung bearbeitet.

Notieren Sie sich die übergangenen Dokumente und bearbeiten Sie die Dokumentdaten dieser Dokumente zu einem späteren Zeitpunkt oder brechen Sie die Stapelverarbeitung ab und weisen Sie den übergangenen Dokumenten eine Aufgabe zu.

Arbeitsschritt "Dokumentzuordnung"

Im Arbeitsschritt "Dokumentzuordnung" können Sie

• den Dokumenttitel eines Dokuments sowie wichtige Angaben zum Dokument bearbeiten
• den Kommentar zu einem Dokument bearbeiten
• Dokumente einer Akte zuordnen
• Dokumente einem Ordner zuordnen
• die Zuordnung zur Akte/ zum Ordner aufheben
• neue Akten und Ordner anlegen
• zwischengespeicherte Indexdaten einfügen
• Dokumentkategorien zuordnen.

Oberer Fensterbereich

Hier werden der aktuelle Dokumenttitel, die aktuell zugeordnete Akte und ihr Aktentyp angezeigt. Es sind keine Eingaben möglich.

Bereich "Dokumentdaten"

Im Bereich "Dokumentdaten" im Arbeitsschritt "Dokumentzuordnung" können Sie

• den Dokumenttitel eines Dokuments ändern

• einen Kommentar zu einem Dokument hinzufügen und ändern

• allgemeine Dokumentdaten hinzufügen oder ändern

• Zwischengespeicherte Indexdaten einfügen

• Dokumentkategorien zuordnen.

Der Bereich "Dokumentdaten" enthält folgende Elemente:

Titel

Hier können Sie den Titel des Dokuments ändern. Drücken Sie die Taste [F2], um den Cursor in diesem Eingabefeld zu positionieren. Die letzten 100 Eingaben des angemeldeten Benutzers werden in einer Auswahlliste angeboten.

Kommentar

Hier können Sie einen Kommentar zum Dokument eingeben.

Quelle

Ein Anzeigefeld, das über die Herkunft des Dokuments informiert.

Button (Zwischengespeicherte Indexdaten einfügen)

Klicken Sie auf diesen Button, um zwischengespeicherte Indexdaten auf ein oder mehr als ein Dokument zu übertragen. Im Fenster "Dokumentdaten" können Sie die Indexdaten eines in der Dokumentliste markierten Dokuments in die Zwischenablage kopieren.

Hinweis
Dieser Button ist nur aktiv, wenn Indexdaten bereits kopiert worden sind.

Unterscheidet sich der Akten- bzw. der Ordnertyp von Quell- und Zieldokument, verlieren Sie bei diesem Vorgang alle themenspezifischen Dokumentdaten.

Vom System automatisch befüllte Daten (z. B. "Erstellt am" oder "ID") werden nicht kopiert.

Bitte beachten Sie beim Kopieren der Indexdaten, dass im Fenster "Dokumentdaten" bei Mehrfachauswahl immer die Indexdaten des Dokuments angezeigt werden, das zuletzt in der Dokumentliste angeklickt wurde.

Markieren Sie immer nur ein Dokument in der Dokumentliste, wenn Sie die Indexdaten eines Dokuments kopieren wollen.

Sie können Indexdaten eines Dokuments gleichzeitig auf mehr als ein Dokument übertragen. Markieren Sie dazu die gewünschten Dokumente in der Dokumentliste und öffnen Sie das Fenster "Dokumentdaten bearbeiten".

Klicken Sie dort auf den Button (Zwischengespeicherte Indexdaten einfügen), um die Indexdaten für alle in der Dokumentliste markierten Dokumente zu übernehmen.

Das Kopieren der Indexdaten überschreibt bereits vorhandene Indexdaten der markierten Zieldokumente. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

Schreiben vom

• Geben Sie das Datum des Schreibens ein.

Datum Ein-/Ausgang

• Geben Sie das Ein- bzw. Ausgangsdatum des Schreibens ein.

Postweg

Entscheiden Sie sich für eines der folgenden Optionsfelder, um den Postweg festzulegen.

• "Eingang" ist zu aktivieren, wenn das Dokument ein eingehendes Dokument ist.
• "Ausgang" ist zu aktivieren, wenn das Dokument ein ausgehendes Dokument ist.
• "Intern" ist zu aktivieren, wenn das Dokument ein internes Dokument ist.
• "Entwurf" ist zu aktivieren, wenn das Dokument ein Entwurf ist.

Dokumentkategorie

Im Standard DESK kann man Dokumentkategorien mit zugeordneten Farben konfigurieren. Über das Fenster "Dokumentdaten bearbeiten" können diese Kategorien Dokumenten in der Dokumentliste zugeordnet werden. In der neuen Spalte "Dokumentkategorie" werden diese in der Dokumentliste angezeigt. Die Zelle mit der Dokumentkategorie wird mit der zugeordneten Farbe hinterlegt.

Ausgeliefert werden folgende vordefinierte Kategorien:

• "Blaue Kategorie"
• "Gelbe Kategorie"
• "Grüne Kategorie"
• "Rote Kategorie"

Weitere Dokumentkategorien können über die Listenverwaltung in den Kanzleieinstellungen hinzugefügt werden. Dem angemeldeten Benutzer muss über eine Gruppe die Rolle Administrator oder Fachadministrator zugeordnet sein.

Dokumentklasse

Die Optionen des Drop-down-Menüs (bislang nur "Forderungsanmeldung") sind durch stp.one vorgegeben und können nicht durch die Kanzlei geändert werden. Das Feld wird zur Verknüpfung mit anderen stp.one Diensten (z. B. STP Smart Claims) benötigt. Das Feld ist auch zur manuellen Bearbeitung/ Ansicht über die Oberfläche und im Collector zur Auswahl verfügbar.

Bereich "Akten- oder Ordnerzuordnung"

Im Bereich "Akten- oder Ordnerzuordnung" können Sie Dokumente zu einer Akte oder zu einem Ordner hinzufügen. Sie können die Suchergebnis-Liste mit Filtern und Suchbegriffen einschränken.

Status

Sie können hier die Suchergebnis-Liste nach dem Status der Akte oder des Ordners filtern. Mögliche Werte sind:

• "Alle" setzt keinen Filter.
• "Aktiv" filtert nach Akten und Ordnern mit dem Status Aktiv.
• "Ruhend" filtert nach Akten und Ordnern mit dem Status Ruhend.

Typ

Sie können hier die Suchergebnis-Liste nach dem Typ der Akte bzw. des Ordners filtern. Mögliche Werte sind alle in STP Documents definierten, nicht deaktivierten Akten- und Ordnertypen.

Suche (F3)

Hier können Sie beliebige Suchbegriffe eingeben. Es werden die Felder AZ Intern, Bezeichnung, AZ Gericht, Mandant, Gegner und Sachbearbeiter durchsucht.

Mehrere Suchbegriffe werden mit ";" getrennt. Verwenden Sie die Sonderzeichen "%" und "_", um nach beliebigen Zeichen zu suchen.

Button (Suchen)

Betätigen Sie den Button, um die Suche zu starten. Die Treffer werden im Bereich "Suchergebnis" angezeigt. Sie können auch die Taste [Enter] im Feld Suche (F3) oder die Taste [F3] drücken.

Button Zuordnung aufheben

Klicken Sie auf diesen Button, um die Zuordnung eines Dokuments zu einer Akte oder zu einem Ordner zu entfernen. Nach einer Sicherheitsabfrage werden alle Akten- bzw. Ordnerdaten gelöscht.

Sie verlieren bei diesem Vorgang auch alle themenspezifischen Dokumentdaten.

Sie können auch mehr als ein Dokument markieren und die Akten- bzw. Ordnerzuordnung aufheben. Dies ist aber nur möglich, wenn alle markierten Dokumente nur einer Akte zugeordnet sind.

Button Auswählen

Markieren Sie eine Akte aus dem Bereich "Suchergebnis" und klicken Sie auf den Button Auswählen, um das Dokument der markierten Akte bzw. dem markierten Ordner zuzuordnen.

Mit dem Button Weiter gelangen Sie zum nächsten Arbeitsschritt.

Zwischengespeicherte Indexdaten einfügen

Markieren Sie ein Dokument in der Dokumentliste, dessen Indexdaten Sie kopieren wollen. Klicken Sie im Fenster "Dokumentdaten" auf den Button Indexdaten kopieren, um die Indexdaten des Dokuments in STP Documents zwischenzuspeichern. Markieren Sie dann die Dokumente in der Dokumentliste, auf die Sie die Indexdaten übertragen wollen. Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü der Dokumentliste und wählen Sie "Dokumentdaten bearbeiten …"

Klicken Sie auf den Button (Zwischengespeicherte Indexdaten einfügen), um die Indexdaten für alle markierten Dokumente zu übernehmen.

Unterscheidet sich der Akten- bzw. der Ordnertyp von Quell- und Zieldokument, verlieren Sie bei diesem Vorgang alle themenspezifischen Dokumentdaten.

Vom System automatisch befüllte Daten (z. B. "Erstellt am" oder "ID") werden nicht kopiert.

Themenspezifische Dokumentdaten

In diesem Bereich werden Eingabefelder für themenspezifische Dokumentdaten angezeigt. Je nach gewähltem Akten- bzw. Ordnertyp werden unterschiedliche Eingabefelder und Auswahlfelder angezeigt.

Verwendet das Thema Indizierungsmodule (Phantasy, ReNoStar), werden die Dialoge des Indizierungsmoduls angezeigt.

Themenspezifische Dokumentdaten werden im Themendesigner definiert. Je nach Thema werden andere Felder angezeigt.

Dokumentdaten abhängig vom Akten- bzw. Ordnertyp

Der Arbeitsschritt "Dokumentdaten" unterscheidet sich bei der:

• Anwaltsakte

• Wissensbasis

• Winsolvenz.

Dokumentdaten der Anwaltsakte

Um einem Dokument einer Akte vom Aktentyp Anwaltsakte Dokumentdaten zuzuordnen geben Sie im Arbeitsschritt "Dokumentdaten" Werte in die folgenden Eingabe- und Auswahlfelder ein:

• Schreiben von/an

• Dokumentart

• Aktenregister (Hinweis: entspricht nicht dem Register)

• Versicherung

• Versicherungsnummer

• Weitere Beteiligte

• AZ Staatsanwalt

• Schlagworte.

Dokumentdaten zur Wissensbasis

Um einem Dokument eines Ordners vom Ordnertyp Wissensbasis Dokumentdaten zuzuordnen geben Sie im Arbeitsschritt "Dokumentdaten" Werte in die folgenden Eingabe- und Auswahlfelder ein:

• * Thema

• Art des Dokuments

• Rechtsgebiet

• Rechtsbereich

• Gericht

• Aktenzeichen

• Gesetz

• Gericht

• AZ

• Paragraph

• Stichworte

• Zeitschrift/Buch

• Jahrgang

• Heft/Band

• Seite/n

• Veröffentlicht am.

* Das Auswahlfeld Thema muss immer ausgefüllt werden.

winsolvenz.p4 Dokumentdaten bearbeiten

Um einem Dokument einer Akte vom Aktentyp Winsolvenz.p4 Dokumentdaten zuzuordnen, folgen Sie den Arbeitsschritten "Beteiligter", "Register", "Vermögensgegenstand" und "Details". Die Aktenbezeichnung entspricht der Verfahrensbezeichnung aus winsolvenz.p4.

Arbeitsschritt "Beteiligter"

Im Arbeitsschritt "Beteiligter" können Sie aus der Liste aller Beteiligten eines Verfahrens einen Beteiligten auswählen. Die Felder Dokumenttitel, Akte und Aktentyp sind Anzeigefelder. Es sind keine Eingaben möglich

Name (F3)

Geben Sie in dieses Eingabefeld einen Suchbegriff ein. Gesucht wird über den Beteiligtennamen. Im Suchergebnis werden alle Beteiligten oder Adressaten angezeigt, deren Beteiligtennamen den Suchbegriff enthält. Die Taste [F3] positioniert den Cursor im Eingabefeld Name.

Verbindung wechseln

Mögliche Verbindungen

Wählen Sie aus diesem Auswahlfeld einen winsolvenz.p4-Server aus.

Im Bereich "Verbindungsdetails" werden Rechnername und Port des ausgewählten winsolvenz.p4-Servers angezeigt.

Hostname

Anzeigefeld

Port

Anzeigefeld

Benutzername

Geben Sie hier den Benutzernamen ein, den Sie zur Anmeldung an winsolvenz.p4 verwenden.

Passwort

Geben Sie hier das Passwort zum Benutzernamen ein, das Sie zur Anmeldung an winsolvenz.p4 verwenden.

als Standardverbindung merken

Aktivieren Sie diese Check-Box, um die gewählte winsolvenz.p4-Verbindung als Standardverbindung zu verwenden. Dieses Fenster wird dann nicht mehr angezeigt.

Button OK

Klicken Sie auf diesen Button, um im Fenster "Dokumentdaten bearbeiten" die gewählte Verbindung zum winsolvenz.p4-Server zu verwenden.

Button Abbrechen

bricht den Vorgang ab und kehrt zum Arbeitsschritt "Dokumentzuordnung" zurück.

Button Beteiligten anlegen (F6)

Klicken Sie auf diesen Button, um einen neuen Beteiligten zum Verfahren in winsolvenz.p4 anzulegen. In winsolvenz.p4 wird das Fenster "Beteiligte-Übersicht" geladen..

Button Listen tauschen (F4)

Klicken Sie auf diesen Button, um die Auswahlliste Adressaten oben und die davon abhängige Auswahlliste Beteiligte unten anzuzeigen. Nun können Sie zuerst einen Adressaten und dazu einen passenden Beteiligten auswählen. Klicken Sie erneut auf den Button, um den ursprünglichen Zustand wiederherzustellen. Sie können statt des Buttons auch die Taste [F4] drücken.

Filter (F3)

Geben Sie einen Suchbegriff ein. Gesucht wird über die Felder Bezeichnung, Verzeichnisposition und Verwertungsgruppe. Im Suchergebnis werden alle Vermögensgegenstände angezeigt, bei denen eines der genannten Felder den Suchbegriff enthält. Die Taste [F3] positioniert den Cursor in diesem Eingabefeld.

Arbeitsschritt "Details"

Im Arbeitsschritt "Details" können Sie in folgenden Eingabe- bzw. Auswahlfeldern Werte eingeben:

• Dokumentart

• Kategorie

• Inhalt

• Konten des Verfahrens

• RechnungsNr

• BelegNr

• VertragsNr

• KundenNr.

Sind zu einem Verfahren mehrere Verfahrenskonten angelegt, können Sie ein Verfahrenskonto durch Aktivieren die Check-Box vor der Zeile auswählen.

ReNoStar - Dokumentdaten

In STP Documents können Sie einem Dokument in einer ReNoStar-Akte im Arbeitsschritt "Dokumentzuordnung" nur Aktendaten und im Arbeitsschritt "Register" ein Aktenregister zuordnen. Die Zuordnung der Dokumentdaten erfolgt in ReNoStar, nachdem die Aktendaten und die Zuordnung eines Aktenregisters in STP Documents gespeichert worden sind.

Button Anwalt

Durch Anklicken des Button Anwalt wird als nächste Aktion nach dem Speichern in STP Documents der Aufruf des Fensters "Aktenhistorie" festgelegt.

Klicken Sie auf diesen Button, erhalten Sie folgende Meldung: "Aufruf ReNoStar"

Klicken Sie auf den Button Fertig, um ReNoStar mit Button Anwalt/Notar aufzurufen.

Klicken Sie auf den Button Fertig, um zu speichern und das Fenster "Aktenhistorie" in ReNoStar zu öffnen. In diesem Fenster können Sie dem Dokument Akten- und Dokumentdaten zuordnen. Beim Speichern in ReNoStar werden diese Daten nach STP Documents gespeichert.

Button Notar

Durch Anklicken des Button Notar wird als nächste Aktion nach dem Speichern in STP Documents der Aufruf des Fensters "Notaraktenhistorie" festgelegt.

Klicken Sie auf diesen Button, erhalten Sie folgende Meldung: "Aufruf ReNoStar"

Klicken Sie auf Button Fertig, um ReNoStar mit dem Button Anwalt/Notar aufzurufen.

Klicken Sie auf den Button Fertig, um zu Speichern und das Fenster "Notaraktenhistorie" in ReNoStar zu öffnen. In diesem Fenster können Sie dem Dokument Akten- und Dokumentdaten zuordnen. Beim Speichern in ReNoStar werden diese Daten nach STP Documents gespeichert.

Die Mehrfachauswahl wird für Dokumente in einer ReNoStar-Akte nicht unterstützt. Ist in der Dokumentliste mehr als ein Dokument markiert, werden die Buttons Anwalt und Notar deaktiviert.

Sie erhalten rechts neben den Buttons den Hinweis: "Die Bearbeitung mehrerer Dokumente ist mit ReNoStar nicht möglich".

Beenden Sie den Assistenten, markieren Sie nur ein Dokument in der Dokumentliste und öffnen Sie das Fenster "Dokumentdaten" erneut.

Arbeitsschritt "Register"

Die angezeigte Registerstruktur der Winmacs-Akte bzw. des Ordners aus der Wissensbasis hängt von der zugeordneten Akte bzw. dem zugeordneten Ordner ab.

Komplexere Strukturen filtern Sie am besten mit Eingaben bei Filter und dem Button (Suchen).

Um die Registerzuordnung des Dokuments abzuschließen, ist in dem Feld mit der angezeigten (ggf. gefilterten) Registerstruktur der zutreffende Knoten zu markieren und mit dem Button Register wählen (im Bereich "Registerinformation") zu bestätigen.

Der zugeordnete Knoten wird in der Struktur mit einem grünen Dreieck markiert; zugleich im Bereich "Gewähltes Register" angezeigt.

Soll die Zuordnung des Dokuments zum Knoten wieder aufgehoben werden, klicken Sie auf den Button Register entfernen.

Mit dem Button Weiter gelangen Sie zum nächsten Arbeitsschritt.

Mit dem Button Zurück kehren sie zum vorherigen Arbeitsschritt zurück.

Arbeitsschritt "Dokumentdaten"

Der Arbeitsschritt "Dokumentdaten" hat unterschiedliche Ansichten, je nachdem ob das Dokument einer Akte oder einem Ordner der Wissensbasis zugeordnet worden ist.

• Ansicht bei einer Winmacs-Akte

  

  Hier sind keine Eingaben vorzunehmen.

  Sie können die Bearbeitung der Dokumentdaten abschließen.

• Ansicht bei einem Ordner der Wissensbasis

  

  Bei dem Feld Thema handelt es sich um ein Pflichtfeld. Die übrigen Felder des Formular können mittels Drop-down-Menüs und manueller Texteingaben ausgefüllt werden.

Bearbeitung der Dokumentdaten abschließen

Mit dem Button Fertig schließen Sie das Bearbeiten der Dokumentdaten ab.

Mit dem Button Zurück kehren Sie zum vorherigen Arbeitsschritt zurück.