Suche

Allgemeines

Sie lösen die Suche in KMS durch Klicken auf das Lupensymbol oder durch das Drücken der Return-Taste aus. Mit dem X-Symbol können Sie Suchinhalte entfernen.
Die Tastenkombination für das Entfernen der Suchinhalte lautet Strg+entf.
Falls Sie einen Suchbegriff eingeben und dann mit der Maus an eine andere Stelle, z.B. in einen neuen Reiter klicken, wird der Suchinhalt automatisch entfernt.
Sie müssen die Suche immer wie oben beschrieben durchführen, damit das Suchobjekt gefunden und eingetragen wird.

Ribbongruppe Suchen

In der Funktionsgruppe Suchen finden Sie die Schnell- und Detailsuche, die sich in einem Pop-up öffnet.

Mit der Schnellsuche kann einerseits die der Suchfunktion entsprechende Liste durchsucht werden, z. B. Suche nach einer Akte in der Aktenliste.
Andererseits kann über die Schnellsuche die Sicht gewechselt werden, z. B. löst die Suche nach einer Akte in der Sicht Buchungsjournal einen Wechsel in die Aktensicht aus und verlässt die Journalsicht.

Detailsuche

Die Detailsuche kann aus der Funktionsgruppe Suchen in jedem Menüband geöffnet werden.

Hier können Sie detailliert nach den Eigenschaften der einzelnen Objekte suchen.
Sie können verschiedene Suchoperatoren benutzen und einzelne Eigenschaften mit und oder oder verknüpfen.
Ebenso können Sie bestimmte Eigenschaften von der Suche ausschließen.
Wählen Sie dazu aus, in welchen Objekten Sie suchen möchten, z. B. Akte, Person, Organisation. Sie erhalten alle Eigenschaften, z.B. einer Akte, angeboten, nach welchen gesucht werden kann.
Bei Angabe mehrerer Eigenschaften werden diese mit dem Suchoperator und verknüpft.
Über das X am Ende der Zeile kann die gesamte Zeile entfernt werden. Durch Klick auf die Schaltfläche Leeren können Sie den gesamten Suchdialog zurücksetzen.

Schnellsuche

Die Schnellsuche ermöglicht Ihnen einen schnellen Einstieg ins System und steht immer über die Funktionsgruppe Suchen im Menüband zur Verfügung.
Beim Einstieg in die Anwendung ist die Schnellsuche standardmäßig mit der Suche nach Akten vorbelegt.
Sie können im Schnellsuchfeld nach Aktenzeichen, Aktenbezeichnung und dem externen AZ eines Aktenbeteiligten suchen.
Das genaueste Suchergebnis finden Sie in der Liste immer zuerst dargestellt. Abgelegte Akten mit dem Status Abgeschlossen werden mit einem entsprechenden Icon dargestellt.
Die Eingabemöglichkeiten werden Ihnen auch in einem Tooltipp angezeigt. Sie können überall nach Akten, Personen, Organisationen, Behörden, Kontakten, Rechnungen, Rechnungsentwürfen und Konfliktchecks suchen.
Die Suche wird über Enter oder Klick auf die Schaltfläche Lupe ausgelöst.

Suchinhalt

Suchalgorithmen (Standardkonfiguration)

Die Suche nach Personen, Organisationen, Behörden und Kontakten wird über einen Suchalgorithmus ausgeführt.
Über die Option Unscharf werden weitere sich ergänzende Suchalgorithmen ausgeführt und Stoppwortlisten berücksichtigt. So können zusätzlich akustisch ähnlich klingende Kontakte gefunden und unnötige Namensbestandteile, wie z.B. „AG“ ausgeschlossen werden.
Leichte Vertipper und Sonderzeichen wie z.B. Akzente werden ebenfalls gefunden.

Die Suche nach Akten (Aktenzeichen, Aktenbezeichnung, externes AZ) ist eine „Beginnt mit – Suche“.
Über das % - Zeichen können Sie die „beginnt mit – Suche“ auf die „enthält – Suche“ erweitern.

Beispiel:
Es gibt 2 Akten mit den Bezeichnungen:
„Beratung Tankstellen AG“ und „Tankstellen AG Beratung“
Wenn Sie eine Aktenschnellsuche mit dem Wort „Tankstellen“ durchführen, werden Sie nur die Akte „Tankstellen AG Beratung“ finden.
Wenn Sie hingegen „%Tankstellen“ eingeben, bekommen Sie beide Akten angezeigt.

Nachfolgend noch einige Beispiele, um die Suche mittels Parameter (Prozentzeichen) bei der Sucheingabe einzuschränken. Hierbei wird Groß/Kleinschreibung nicht berücksichtigt.

Jedoch muss in jedem Fall bei der Suche berücksichtigt werden, daß die Sucheingabe von mehreren Suchwörtern in Reihenfolge eingegeben werden muss. Die Eingabe von %GmbH%STP wird zu keinem Ergebnis führen, hier verwenden Sie dann bitte nur ein Suchwort.

Enthält-Suche

Als Standard ist die Schnellsuche als Beginnt-Suche definiert, kann aber in den Einstellungen des Systems auch auf eine Enthält-Suche umgestellt werden.
Diese Einstellung lässt sich aus technischen Gründen nicht über die Anwendung selbst einstellen, sondern muss in der Systemumgebung vorgenommen werden.

D.h. bei dem Suchausdruck STP GmbH erhalten Sie eine Trefferliste in der alle Einträge in den relevanten Feldern die Begriffe STP und GmbH enthalten.

Der von Ihnen eingegebene Suchausdruck wird hierbei in einzelne Worte zerlegt und nur auf das Feld Aktenbezeichnung angewendet, auf die Felder Aktenzeichen, externes Aktenzeichen, AZ Foma, altes AZ wird nur ein Vergleich durchgeführt.

Das bedeutet, das in dem entsprechenden Suchfeld der Begriff der Suche komplett, und zusammenhängend enthalten sein muss. Beispielsweise STP Informationstechnologie GmbH würde in diesen Feldern (außer Aktenbezeichnung) nicht gefunden wenn z.B. nach STP GmbH gesucht wird.
Hier ist es dann zielführender nach nur einem Suchbegriff zu suchen, wenn die Suche über Aktenbezeichnung nicht zum gewünschten Ergebnis führt.

Suche beim Verknüpfen von Objekten

Einige Listen sind mit einem grünen Plus oder einem rotem x gekennzeichnet, die signalisieren, dass hier Objekte hinzugefügt oder entfernt werden können.
Es handelt sich hier um Hinzufügen/Entfernen Listen.
Durch einen Klick auf das Hinzufügen Symbol erscheint eine Suche, die nur diejenige Objektgruppe anbietet, nach der in diesem Fall gesucht werden soll.
Geben Sie die gewünschten Eigenschaften ein und starten Sie die Suche.
Ein Doppelklick erlaubt Ihnen, das ausgewählte Objekt aus der Trefferliste zu übernehmen. Sie können auch mehrere Objekte auswählen und diese gleichzeitig aus der Liste übernehmen. Sie können einen Eintrag aus der Liste entfernen, indem Sie die Zeile anklicken und die Entfernen Schalfläche klicken.
Die Icons in der Zeile zeigen Ihnen an welche Einträge Sie in der aktuellen Bearbeitung hinzugefügt bzw. entfernt haben.