In der Aktenabrechnungskonfiguration unter
Konfiguration > Abrechnung > Abrechnung hinterlegen
Sie die abrechnungsrelevanten Informationen zur Akte. Die Hinterlegung
ermöglicht Ihnen im Rahmen des Rechnungslaufs die
automatisierte Erstellung von Rechnungsentwürfen.
Weiterhin werden die hinterlegten Informationen bei der Erstellung einzelner manuell erstellter Rechnungsentwürfe ebenfalls automatisch eingesteuert und vorbelegt.
Rechnungslauf
Sie können die Akte einem zuvor angelegten Rechnungslauf hinzufügen. Jede Akte kann maximal einem Rechnungslauf zugeordnet werden.
Rechnungstyp
Hier können Sie auswählen, ob die im Rechnungslauf automatisiert erstellten Rechnungsentwürfe den Typ, Einzelrechnung, Teilrechnung, Freie Sammelrechnung, Sammelrechnung über Aktenhierarchie oder Sammelrechnung über Empfänger erhalten sollen. Die weitergehenden Funktionen, die sich aus dem Rechnungstyp ableiten, werden im Kapitel Rechnungslauf beschrieben.
Rechnungsart
Hier können Sie festlegen, ob die im Rechnungslauf automatisiert erstellten Rechnungsentwürfe die Rechnungsart Stundenrechnung, RVG – Rechnung oder Pauschalrechnung erhalten sollen.
Empfänger – Abrechnungskonfig. (EAK)
Hier können Sie eine Empfängerabrechnungskonfiguration mit der Aktenabrechnungskonfiguration verknüpfen. Zur Auswahl stehen alle Empfängerabrechnungskonfigurationen der aktenbeteiligten Kontakte.
Über die Verknüpfung werden die kontaktbezogenen Abrechnungsinformationen mit der Akte verbunden, insbesondere der Rechnungsempfänger, die Rechnungsanschrift, die vereinbarten Sätze (z.B. Mitarbeiter – Stundensätze) und Leistungskataloge aus Abrechnungsverträgen.
Die in der Aktenabrechnungskonfiguration hinterlegten Abrechnungsinformationen sind spezieller als die Informationen in der Empfängerabrechnungskonfiguration.
Hinterlegen Sie einen Mitarbeiterstundensatz am Kontakt und verknüpfen Sie die Empfängerabrechnungskonfiguration mit denjenigen Akten, in denen der Kontakt Mandant ist. Der Stundensatz des Mandanten gilt dann automatisch auch für die entsprechenden Akten.
Zahlungsbedingung
Sie können eine Zahlungsbedingung eintragen, die bei den während eines Rechnungslaufs automatisiert erstellten Rechnungsentwürfen eingesteuert wird.
Die Liste der Zahlungsbedingungen können Sie unter
Fachadministration (Rechnungswesen) > Zahlungsbedingungen konfigurieren.
Dort können Sie auch Kürzel vergeben und Übersetzungen verwalten.
Sprache / Übersetzung Zahlungsbedingung
Sie können die eingetragene Zahlungsbedingung übersetzen, damit sie im späteren Rechnungsdokument in der gewünschten Sprache erscheint.
Steuersachverhalt Erlöse
Wählen Sie den Steuersachverhalt für Erlöse aus.
Steuersachverhalt Stfr. Auslagen
Wählen Sie den Steuersachverhalt für steuerfreie Auslagen aus. Wenn Sie nur einen Steuersachverhalt für steuerfreie Auslagen konfiguriert haben, wird dieser automatisch vorbelegt.
Rabatt in % / Bezeichnung
Hier können Sie einen Rabatt in % festlegen. Dieser Rabatt wird sowohl bei einem Einzel – Rechnungsentwurf als auch bei einem automatisierten Rechnungslauf automatisch in Abzug gebracht.
Auslagenpauschale in % / Bezeichnung
Hier können Sie eine Auslagenpauschale in % festlegen. Diese Pauschale für Auslagen auf geleistete Stunden wird sowohl bei einem Einzel – Rechnungsentwurf als auch bei einem automatisierten Rechnungslauf bei der Rechnungsart Stundenrechnung automatisch hinzugefügt.
Abrechnung in Zweitwährung
Sie können festlegen, dass die bei einem Rechnungslauf angelegten Rechnungsentwürfe in Zweitwährung erstellt werden sollen. Zusätzlich ist es notwendig, dass ein Stundensatz in Zweitwährung existiert, dass die Zweitwährung in den Abrechnungsinfos der Akte ausgewählt ist und dass in der Konfiguration des Rechnungslaufs ein Währungskurs hinterlegt ist.
Auslagen nach RVG abrechnen
Hier können Sie festlegen, dass die Auslagen nach RVG berechnet werden sollen. Damit erreichen Sie vor allem im Bereich der Kopien gem. Nr. 7000 VV RVG eine höhere Vergütung gegenüber den Standardsätzen.
Rechnungsnummernkreis
Hier können Sie den Rechnungsnummernkreis auswählen.
Die Liste der auswählbaren Rechnungsnummernkreise können Sie unter
Systemadministration > Nummernkreise konfigurieren.
Anschreiben erstellen
Sie haben die Möglichkeit, Rechnungsanschreiben zu erstellen. Die Anschreiben werden automatisch als Vorblatt zu einer Rechnung ausgedruckt. Sie lassen sich über eine entsprechende Systemvorlage bedarfsgemäß anpassen.
Hier können Sie auswählen, ob neu erstellte Rechnungsentwürfe ein solches Anschreiben vorsehen sollen oder nicht.
Anschreibenempfänger
Hier wählen Sie den Anschreibenempfänger aus. Die Auswahl geht über alle Kanzlei – Kontakte und ist nicht beschränkt auf die aktenbeteiligten Kontakte.
Anschreibenansprechpartner
Hier können Sie einen Ansprechpartner für Ihr Anschreiben wählen. Der Ansprechpartner erscheint im Ausdruck in der Empfängeranschrift unter dem Namen des Anschreibenempfängers.
Anschreibenanschrift
Hier können Sie die gewünschte Anschrift für Ihr Anschreiben auswählen.
Zahlschein erstellen
Hier können Sie festlegen, ob für neu erstellte Rechnungsentwürfe zu der Akte standardmäßig die Zahlschein-Funktion aktiviert werden soll oder nicht. Bei aktiver Zahlschein-Funktion wird der Zahlschein automatisiert als letzte Seite am Ende des Rechnungsdoukmentes erstellt.
Abrechnungsvertrag
Es wird angezeigt, zu welchem Abrechnungsvertrag die Akte zugeordnet ist.
E-Mail-Vorlage (Rechnung und Mahnung)
Hier können Sie festlegen, welche E-Mail-Vorlagen das System beim automatisierten Email-Versand von Rechnungen und Mahnschreiben ziehen soll.
E-Rechnung
Hier können Sie Referenzen ihres Auftraggebers zur E-Rechnung hinterlegen:
- Bestellnummer
- Projektnummer
- Vertragsnummer
- Auftragsnummer
- Vergabenummer
- Objektkennung
- Leitweg-ID
Im Feld E-Rechnung können Sie für die Ausgabe zwischen XRechnung und ZUGFeRD wählen.
Die Einstellungen und Daten werden beim Erstellen der E-Rechnung verwendet. et. .