Über die Zugriffsrechte können sogenannte Chinese Walls aufgebaut und die Akte im System Lexolution gegen andere Benutzer oder Benutzergruppen abgeschottet werden.
Die Zugriffsrechte können auch dazu verwendet werden, die Rechte an der Akte einzuschränken. Sie können Leserechte, Bearbeitungsrechte und Vollzugriffsrechte vergeben. Mit dem Recht Lesen dürfen die Akten und alles was zur Akte gehört nur gelesen werden, aber nicht bearbeitet. Mit dem Recht Bearbeiten dürfen die Akten bearbeitet werden. Mit dem Recht Vollzugriff können auch die Zugriffsrechte an der Akte geändert werden. Grundsätzlich wird jeder Akte die systemseitige Benutzergruppe Alle zugeordnet. Zu der Benutzergruppe Alle gehören alle Benutzer. D.h. jeder hat grundsätzlich Vollzugriff auf die Akte, natürlich nur im Rahmen seiner Funktionsrechte.
Beachten Sie bitte, dass ein Benutzer der systemseitigen Benutzergruppe Administrator von den Zugriffsrechten an der Akte nicht betroffen ist. Diese Benutzer haben grundsätzlich vollständigen Zugriff auf die Akten, auch wenn Sie an der Akte auf der Registerkarte Zugriffsrechte explizit ausgeschlossen wurden.
Sie können dem Benutzer unter
Benutzerverwaltung > Benutzer die Option
Eingeschränkte Zugriffsrechte geben. Dies hat zur
Folge, dass diese Benutzer grundsätzlich keinen Zugriff auf Akten haben,
außer Sie werden explizit über Akte > Zugriffsrechte
zugewiesen. Dass diese Benutzer mit eingeschränkten Zugriffsrechten
gleichzeitig in der Benutzergruppe Alle aufgeführt werden, hat in diesem
Fall keine Auswirkung. Diese Option bietet sich z. B. für externe
Mitarbeiter oder Referendare an.
Beachten Sie bitte, dass eine Abschottung bezüglich der aktuell im Filesystem abgelegten Dokumente nur über den Einsatz von Lexolution.DMS möglich ist.
EDI-Dateien (elektronische Rechnungen) werden ohne Einschränkungen im dafür vorgesehenen Ordner im Filesystem abgelegt, damit der Upload zum Mandanten problemlos durchgeführt werden kann. Der Systemadministrator der Kanzlei muss dafür sorgen, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf diesen Ordner haben.
Die Berechtigungen, um Akten-Zufriffsrechte zu lesen und zu bearbeiten, können über die Funktionseinzelrechte 10200 Akte - Zugriffsrechte lesen und 10201 Akte - Zugriffsrechte bearbeiten eingestellt werden, falls bestimmte Benutzer zwar Akten anlegen und bearbeiten aber nicht die Zugriffsrechte der Akte bearbeiten können sollen.
Beispiel
Für die Mitarbeiter die keine Zugriffsrechte auf die Akte haben, wird die Akte in der Aktenliste nicht angezeigt. Somit kann der Mitarbeiter zu der Akte keinen Konfliktcheck durchführen, kein Aktendeckblatt öffnen, keine Fristen und Wiedervorlagen zur Akte sehen usw. Die Rechnungsentwürfe und Rechnungen zu der Akte werden ebenfalls nicht angezeigt.
In Sichten, in denen es wichtig ist, zu zeigen, dass eine Akte vorhanden ist, werden diese mit dem Aktenalias angezeigt. In der Hierarchie oder in KFC - Ergebnislisten z. B. wird die Akte mit dem Aktenalias angezeigt, sofern ein Alias an der Akte vergeben wurde. Wurde kein Alias vergeben, so steht stattdessen anstelle der Aktenbezeichnung. Das Kontextmenü auf die gesperrte Akte ist inaktiv.
Anders verhält es sich, wenn Sie Auslagen, Zeiten oder Buchungen zu dieser Akte in der Liste gefiltert haben. In der Auslagenzeile (Zeitenzeile, Buchhaltungszeile) ist statt der Aktenbezeichnung, die Aliasbezeichnung bzw. zu lesen. Die Werte der Zeiten, Auslagen und Buchungen sind weiterhin lesbar. Ebenso verhält es sich mit den Berichten.
Hinweis
Die Beschreibungstexte der Zeiten, die zu gesperrten Akten erfasst werden, werden in den Standardberichten (z.B. Nr. 1204 Zeitauswertung mit Akenbezug) uneingeschränkt für alle Benutzer dargestellt. Es wird empfohlen, in solchen Fällen über kanzleiinterne Vorgaben dafür zu sorgen, dass keine sensiblen Informationen in den Beschreibungstexten hinterlegt werden dürfen.
_Falls Sie eine tiefergehende Beratung wünschen zum Thema “Compliance und KMS”, wenden Sie sich gerne an den Service der STP AG. . .