Grundlagen
Das Kontaktmanagement ist einer der zentralen Punkte einer Kanzleiorganisation. Kontakte sind im Lexolution mehr als nur Adressen.
Kontakte werden unterschieden nach Personen, Organisationen und Behörden (z. B. Gerichte). Zu einem Kontakt können mehrere Adressen und Kommunikationsdaten hinterlegt werden, sodass es z. B. möglich ist, die Besuchs- und Rechnungsadresse getrennt voneinander zu erfassen.
Kontakt neu anlegen
In den Sichten Behörden, Organisationen und Personen können Sie mit Klick auf Neu einen neuen Kontakt anlegen. Sie müssen vor der Neuanlage zwingend nach dem Kontaktnamen suchen, den Sie anlegen wollen. Damit soll sichergestellt werden, dass Sie keine unnötige Dublette eines bereits vorhandenen Kontaktes anlegen.
Bei mehreren gleichnamigen Kontakten geben Ihnen die Spalten Debitorenkonto und Beteiligungen einen Hinweis, welcher der korrekte Kontakt ist, den Sie auswählen müssen.
Kontakte löschen
Sie können einen Kontakt löschen solange er noch nicht in Lexolution verwendet wird (z.B. als Aktenbeteiligter oder Vertreter). Dadurch können Sie Fehleingaben bei der Anlage eines Kontaktes (z.B. Dubletten) beheben.
Debitoren- / Kreditorenkonto
Sie können jedem Kontakt ein Debitoren- und / oder ein Kreditorenkonto zuweisen. Die Zuweisung kann automatisch oder manuell erfolgen.
Die Eingabe kann mittels Funktionsrecht auf einen bestimmten Benutzerkreis eingeschränkt werden.
Ist ein Kontakt Rechnungsempfänger einer Akte, so kann unmittelbar ein Debitorenkonto/eine Personenkontennummer zugeordnet werden. Die Nummer ist abhängig von der gewählten Sachkontenlänge Ihres Kontenrahmens. Im Rahmen eines SKR03 Kontenrahmens z.B. stehen hierzu die Personenkonten 10.000 bis 69.999 zur Verfügung.
Beziehungen
Im Lexolution kann jeder Kontakt mit einem anderen Kontakt in Beziehung gesetzt werden. Personen können zu Organisationen gehören und Organisationen können zueinander in einem Verbund stehen. Außerdem können Vertreterstrukturen eingepflegt werden.
Eine Beziehung wird durch einen Beziehungstyp (z. B. Verbund, Geschäftspartner) charakterisiert und kann mit einer individuellen Bemerkung ergänzt werden. Sind Kontakte mit dem Beziehungstyp Verbund verknüpft, kann dieser Verbund in Form einer Liste oder einer Grafik dargestellt und exportiert werden. Dadurch können komplexe Geflechte von Organisationen sehr einfach und übersichtlich abgebildet werden.
Aktenbeteiligte
Durch das Hinzufügen eines Kontaktes zu einer Akte wird aus dem Kontakt ein Beteiligter der Akte, welcher durch die Beteiligungsart klassifiziert ist (z. B. Mandant, Gegner, Sachverständiger). Nach dem Zuordnen eines Kontaktes zu einer Akte können Sie für diese Akte eine Korrespondenzadresse sowie einen Ansprechpartner über die Funktion Korrespondenzadresse festlegen, um die korrekten Kontaktdaten immer schnell zur Hand zu haben.
Quickinfo
In der Quickinfo rechts sehen Sie die als VCard markierten Adress- und Kommunikationsdaten. Zudem sehen Sie den für die Kontaktpflege verantwortlichen Standort und Mitarbeiter Ihrer Kanzlei, falls diese Daten hinterlegt wurden.
Weiter sehen Sie die Aktenbeteiligungen des Kontaktes und können über den Hyperlink die jeweiligen Akten anzeigen.
Zum Schreiben einer Email können Sie den Empfänger der Email mit Klick auf den Hyperlink in der Quickinfo direkt in die Email übernehmen.
CRM Kontaktkategorie
Im Hinblick auf die langfristige Pflege Ihrer Kundenbeziehungen (CRM) stehen Ihnen individuelle Kontaktkategorien zur Verfügung. So können Sie z. B. Ihre Mandanten und Ansprechpartner mit ABC Klassifizierungen oder in Kategorien wie Newsletter-Empfänger und Seminarteilnehmer unterteilen.
Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Sie haben die Möglichkeit, Kontakte gem. Art. 17 DSGVO zu anonymisieren. Klicken Sie hierzu in den Sichten Behörden, Organisationen oder Personen auf die Schaltfläche Anonymisieren. Lexolution ersetzt dadurch den Namen systemweit durch XXX. Der Vorgang der Anonymisierung kann nicht rückgängig gemacht werden.
Weiterhin können Sie gem. Art. 17 DSGVO Auskunft über die in Lexolution gespeicherten und verarbeiteten personenbezogenen Daten geben. Hierzu steht in den Sichten Behörden, Organisationen und Personen die Schaltfläche Auskunft zur Verfügung. Der Bericht beinhaltet zwingend Stammdaten, Adressen, Kommunikationsdaten und Bankverbindungen. Weitere Daten können bei Bedarf über die Auswahl der Häkchen im Bericht hinzugewählt werden.
MCS Selection
In den Kontaktsichten (Behörden/Organisationen/Personen) ist der Aufruf des externen Tools im Ribbon über den Button „MCS Selection“ möglich.