Aktenstapelablage

Die Aktenstapelablage ermöglicht Ihnen eine effektive Ablage mehrerer Akten in einem Arbeitsschritt. Die Akten im Stapel können nacheinander abgelegt werden und trotzdem behalten Sie den Überblick über den ganzen Stapel.

Aktenstapel anlegen

Über die Schaltfläche Neu können Sie einen Stapel anlegen und mit einem Namen versehen. Auf der Registerkarte Akten fügen Sie die zu prüfenden Akten über die Hinzufügen Schaltfläche dem Stapel hinzu.

Stapelprüfung starten

Über die Schaltfläche Stapelprüfung starten im Menüband wird die Prüfung der Akten auf noch offene Vorgänge gestartet. Es wird im Einzelnen geprüft:

  • ob Zugriffsrechte bestehen
  • ob unerledigten Fristen in der Akte vorhanden sind
  • ob unerledigte Wiedervorlagen oder Termine in der Akte vorhanden sind, die Anzahl der unerledigten Wiedervorlagen oder Termine wird angezeigt, sie verhindern nicht die Aktenablage
  • falls die Akte Unterakten hat, wird geprüft, ob alle Unterakten ebenfalls abgeschlossen sind (Sie können unter Administration > Systemadministration > Allgemeine Einstellungen konfigurieren, ob diese Prüfung ist eine „weiche“ informatorische Prüfung ist oder ob die Aktenablage verhindert werden soll.)
  • ob alle Tätigkeiten abgerechnet sind
  • ob alle Auslagen abgerechnet sind
  • ob es noch Rechnungsentwürfe gibt
  • ob es noch offene Posten Debitoren gibt
  • ob im Aktenkonto die Salden auf 0 stehen (der Saldo EA – Auslagen wird nicht berücksichtigt)

Ein Haken in der Spalte Auslagen zeigt z. B. an, dass alle Auslagen in der Akte abgerechnet sind. Fehlt der Haken muss der Anwender die nicht abgerechnete Auslage bearbeiten um die Akte abschließen zu können. Über die Checkbox Steuerfreie Auslagen prüfen können Sie einstellen, dass ein Abschließen möglich ist, obwohl nicht abgerechnete steuerfreie Auslagen zur Akte existieren und / oder obwohl der Saldo EA – steuerfreie Auslagen im Aktenkonto nicht ausgeglichen ist. Um diese Funktion nutzen zu können, muss dem Benutzer das Funktionsrecht 10018 – Prüfung auf steuerfreie Auslagen bei Aktenablage zugeordnet sein. Die Stapelprüfung kann beliebig oft ausgeführt werden. Das Protokoll der Prüfung kann ausgedruckt werden. Sobald eine Akte abgelegt werden kann, wird die Schaltfläche Ablage durchführen aktiv. Bei Klick auf die Schaltfläche prüft das System, ob Akten im Stapel vorhanden sind, die nach Reaktivierung erneut abgeschlossen werden sollen. Für diese Akten muss der Benutzer entscheiden, ob die Ablage unter der vorherigen alten Ablagenummer erfolgen soll oder ob eine neue Ablagenummer generiert werden soll. Für Akten, die erstmalig abgeschlossen werden, vergibt das System automatisch eine neue Ablagenummer gemäß den getroffenen Einstellungen des Ablagenummernkreises.

Stapelstatus anzeigen

Der Stapelstatus kann auch für abgeschlossene Aktenstapel aufgerufen und das Protokoll der Ablage mit Angabe der Ablagenummer und des Ablagedatums erneut gedruckt werden.