In den Allgemeinen Einstellungen können Sie über die Reiter Allgemein, Buchhaltung, Externe Schnittstelle und Textmarken sowohl allgemeine Funktionen als auch Buchhaltungsbezogene Funktionen konfigurieren.
Akte
Aktenstatus potenziell: Der Haken Aktenstatus potenziell bewirkt, dass dieser Aktenstatus zur Verfügung steht.
Oberakten mit aktiven Unterakten abschließen: Sie können konfigurieren, ob eine Oberakte mit aktiven Unterakten abgeschlossen werden kann oder nicht.
Vorbelegung Prüfung auf steuerfreie Auslagen bei
Aktenablage: Sie können festlegen, ob Lexolution das
Abschließen von Akten bei nicht abgerechneten steuerfreien Auslagen
standardmäßig verhindern soll oder nicht. Hier konfigurieren Sie nur die
Vorbelegung.
Die endgültige Entscheidung kann direkt beim Abschließen getroffen
werden, soweit der Benutzer das zugehörige Funktionsrecht 10018
zugeordnet bekommen hat.
Honorargrenze zusätzlich bei Entwurfs-Dokumentenerstellung prüfen: Sie können festlegen, dass Sie auf Rechnungsentwurfsebene bereits zusätzlich bei Erstellung des Entwurfsdokumentes auf die Überschreitung der Honorargrenze hingewiesen werden statt erst mit Abschließen des Rechnungsentwurfes.
Rechnungslauf ausführen: Immer alle Unterakten aus der Hierarchie einbeziehen: Bei aktivierter Funktion wird bei jeder Ausführung eines Rechnungslaufes die Funktion Teilrechnungen über die Aktenhierarchie aktualisieren vor der Generierung der Rechnungsentwürfe automatisch ausgeführt. Das bedeutet, dass die Abrechnungskonfiguration des Rechnungslaufes vor der Generierung der Rechnungsentwürfe exakt nach der zugehörigen Aktenhierarchie (um)konfiguriert wird.
WVL in Monaten: Sie können einen Zeitraum in Monaten eintragen, um zu bestimmen ab welchem Zeitraum ohne Aktenaktivität eine automatische Inaktivitätswiedervorlage für Akten generiert werden soll. Wenn das Feld leer bleibt, finden keine Prüfung der Akten und somit auch kein automatischer Eintrag einer Inaktivitätswiedervorlage statt.
Kanzleipolice: Sie können die kanzleiweit vorgegebene Kanzleipolice konfigurieren. In den Aktendaten wird bei aktiviertem erhöhtem Haftungsrisiko der konfigurierte Wert für die Kanzleipolice vorbelegt.
Kanzlei
UST.-ID der Kanzlei: Hier können Sie die Umsatzsteuer ID-Nummer der Kanzlei eintragen. Dies ist erforderlich, wenn Sie bei einer Prüfung einer Kontakt-Umsatzsteuer ID-Nummer auch einen Abgleich der Nummer am Bundeszentralamt für Steuern vornehmen wollen.
Steuernummer Kanzlei: Hier können Sie die Steuernummer der Kanzlei eintragen. Es handelt sich um ein freies Eingabefeld ohne spezielle Formatvorgaben.
Basiswährung: Hier legen Sie die Basiswährung der Kanzlei fest.
Mehrere Praxisgruppenleiter erlauben: In einer Praxisgruppe kann mehr als ein Praxisgruppenleiter definiert werden.
Vorbelegung Abrechnungsverträge Ablage DMS mit aktiv: Wenn ein neuer Abrechnungsvertrag angelegt wird, werden dort die Optionen XRechnungen im DMS ablegen und LEDES im DMS ablegen aktiviert.
Erlösverteilung
Mit dieser Option wird für die Rechnung eingestellt, welche Werte der Stundenpositionen als Bemessungsgrundlage für die Erlösverteilung verwendet werden. Nach Stundensätzen der Rechnung in Rechnungswährung Die Berechnung erfolgt aus dem Stundensatz * getaktete Stunden der Rechnungsposition.
Nach externen Standardsätzen in Basiswährung
Die Berechnung erfolgt aus dem externen Standardsatz * getaktete Stunden der Rechnungsposition. Bei Verwendung der Option muss für Mitarbeiter ein externer Standardsatz vorhanden sein.
Nach geleisteten Stunden und internen Standardsätzen in Basiswährung
Die Berechnung erfolgt aus dem internen Standardsatz * getaktete
Stunden der Rechnungsposition.
Bei Verwendung der Option muss für Mitarbeiter ein interner Standardsatz
vorhanden sein.
Akquisitionsverteilung
Akquisitionsverteilung aktiv: Hier können Sie die
Funktion aktivieren, dass an der Akte Akquisitionsanteile verteilt
werden können.
Bei inaktiver Einstellung erscheint die Schaltfläche
Akquisitionsverteilung in der Aktensicht nicht.
Akquisitionsverteilung 100 % prüfen: Sie können konfigurieren, dass die Summe der verteilten Akquisitionsanteile immer bei 100 % liegen muss.
Max. Akquisitionsempfänger je Akte: Sie können festlegen, dass eine bestimmte Maximalzahl an Akquisiteuren pro Akte nicht überschritten werden darf.
Nicht verteilter Anteil auf HVRA: Sie können festlegen, dass der nicht verteilte Akquisitionsanteil automatisch an den HVRA verteilt werden soll.
Rechnungen nur bei ausgefüllter Akquisitionsverteilung abschließen: Sie können festlegen, dass ein Rechnungsentwurf nur dann abgeschlossen werden kann, wenn die Akquisitionsverteilung der zugehörigen Akte ausgefüllt wurde.
Konfliktcheck
Keine Treffer gegen freie Konfliktchecks: Sie legen die Vorbelegung des Filters in der Sicht Konfliktcheck-Ergebnisse fest.
Abschließen von Rechnungen mit Prüfung des Konfliktcheck-Status: Sie legen fest, ob beim Abschließen von Rechnungen der Konfliktcheck-Status relevant ist.
Scheduler (automatischer Konfliktcheck)
Seit der Version 9.2 von Lexolution ist es möglich einen Scheduler (zeitlich zirkulierenden Prozess) zu definieren, der automatisch bei Neuanlage oder Änderung der relevanten Beteiligungsarten den Konfliktcheck automatisch durchführt. So entfällt entfällt die manuelle Durchführung durch den/die Anwender/in.
Wichtig: Da der Scheduler auf dem Lexolution Server
ausgeführt wird, greift das Funktionseinzelrecht [10032 Konfliktcheck -
bearbeiten] nicht mehr.
Ist Konfliktcheck als Scheduler eingerichtet wird dieses
Funktionseinzelrecht nicht berücksichtigt.
Mittels Kontrollkästchen können Sie den Scheduler aktivieren, der
Eintrag rechts daneben definiert in welchem Rhythmus der Scheduler eine
Überprüfung vornimmt.
Die Eingabe erfolgt in Minuten und ist standartmäßig auf 5 Minuten vor
eingestellt.
Bitte beachten: Nach Änderung der Einstellung muss der Lexolution Serverdienst neu gestartet werden, damit die Einstellung übernommen wird.
Dokumente
Erweiterte Dokumentenerzeugung: Hier können Sie einstellen, ob die erweiterte Dokumentenerzeugung standardmäßig aktiviert sein soll. Sie ist Voraussetzung für die Funktion Anschreiben erstellen. Über diese Einstellung steuern Sie lediglich die Standardvorgabe. Sie können bei Auswahl einer Systemvorlage (z.B. bei einem Rechnungsentwurf) trotzdem manuell die jeweils abweichende Einstellung auswählen.
Währungssymbol in Textmarken darstellen: Hier können Sie konfigurieren, ob das Währungssymbol (z.B. €) in den Textmarken dargestellt werden soll.
KMS ist führendes System für die Zugriffsrechte in Lexolution.DMS: Bei aktivierter Funktion werden die Zugriffsrechte, die in einer KMS-Akte konfiguriert wurden, auf die zugehörige DMS-Akte übertragen. Falls in der DMS-Akte abweichende Zugriffsrechte konfiguriert wurden, werden diese beim Bearbeiten/Speichern der zugehörigen KMS-Akte überschrieben. Bei nicht aktivierter Funktion werden die Zugriffsrechte der DMS-Akte nicht durch die Zugriffsrechte der zugehörigen KMS-Akte überschrieben. Standardmäßig ist die Funktion aktiviert.
Rechnungsdokument nach dem Abschließen automatisch öffnen: Bei aktivierter Funktion wird das Rechnungsdokument beim Abschließen eines Rechnungsentwurfes automatisch in Word geöffnet.
Ansprechpartner Rechnungsempfänger wird automatisch eingesteuert: Bei aktivierter Funktion wird beim Hinzufügen eines Rechnungsempfängers zu einem Rechnungsentwurf der Ansprechpartner des Rechnungsempfängers, der in der Aktenbeteiligung zugeordnet wurde, automatisch hinzugefügt.
Nach dem Aktualisieren der Textmarken im Word Add-In Makro ausführen: In das Textfeld kann die Bezeichnung eines Word-Makros eingetragen werden. Dieses Word-Makro wird dann im Word Add-In beim Aktualisieren der Textmarken automatisiert nach dem Befüllen der Textmarken ausgeführt.
Webseite
News-Webseite 1 und 2: Hier können Sie Ihre Webadressen für die KMS News-Seite eintragen. Sollte eine Webadresse einmal nicht erreichbar sein, wechselt Lexolution zu anderen hinterlegten Webadresse.
Standard-News Webseite: Hier legen Sie die Standard Webadresse fest.
Personenkonten
In diesem Bereich gibt es die Labels Debitorennummer Startwert und Kreditorennummer Startwert. Hier kann der Anwender den Startwert für die Debitorennummer und Kreditorennummer festlegen.
Die Definition eines Startwertes für die Vergabe von Debitoren- und Kreditorennummern wurde wie folgt festgelegt: Standard = 1
Die Vergabe der Debitoren- Kreditoren nummer erfolgt anhand folgendem Algorithmus:
- Wenn der Startwert kleiner als der mögliche konfigurierte Bereich ist, wird ab der ersten möglichen Nummer vergeben (Funktion wie bisher).
- Wenn der Startwert im konfigurierten Bereich liegt, wird ab der konfigurierten Nummer die nächste Debitorennummer vergeben. Die konfigurierte Nummer muss bereits angelegt sein.
- Wenn der Startwert größer als der mögliche konfigurierte Bereich ist, wird keine Nummer vergeben werden (Funktion wie bisher).
Buchung
Feld Kostenstelle aus Mitarbeiter vorbelegen: Sie können konfigurieren, dass die Kostenstelle der Buchung automatisch aus der Kostenstelle des eingetragenen Mitarbeiters vorbelegt wird.
Feld Kostenstelle hat Schreibschutz bei Verwendung des Mitarbeiters: Hier können sie zusätzlich zur Vorbelegung der Mitarbeiter–Kostenstelle festlegen, dass das Feld Kostenstelle einen Schreibschutz erhält. Dadurch wird gewährleistet, dass die Kostenstelle immer die des eingetragenen Mitarbeiters des Buchungssatzes ist.
Rechnungen
Vollbezahlte Rechnungen können storniert werden: Sie können konfigurieren, ob vollbezahlte Rechnungen storniert werden dürfen oder nicht.
Teilbezahlte Rechnungen können storniert werden: Sie können konfigurieren, ob teilbezahlte Rechnungen storniert werden dürfen oder nicht.
Fälligkeitsdatum = Belegdatum: Sie können konfigurieren, dass beim Abschließen eines Rechnungsentwurfes das Fälligkeitsdatum automatisch in das Beleg 2-Feld geschrieben wird. Abgeschlossene Rechnungen mit einem Honorar von 0 EUR können immer storniert werden.
Allgemein
Inland: Sie können einstellen, welches Land bei der Länderauswahl, z.B. bei Kontaktadressen, vorbelegt sein soll.
Buchungstext
Präfix: Hier legen Sie fest, welcher Präfix dem automatischen Buchungstext vorgehen soll.
Aktenzeichen und Präfix vorbelegen: Sie können festlegen, dass der Buchungstext bei der Buchungserfassung mit dem Aktenzeichen und einem Präfix vorbelegt wird.
Rechnungsempfänger/Kontakt vorbelegen: Sie können
festlegen, dass der Rechnungsempfänger im Buchungstext vorbelegt
wird.
In Kombination mit der Vorbelegung von Aktenzeichen und Präfix wird der
Rechnungsempfänger hinter dem Präfix und dem Aktenzeichen
eingesteuert.
Aktenzeichen und Präfix bei statistischen Buchungen verwenden: Sie können festlegen, dass bei statistischen Buchungen das Aktenzeichen und der oben gewählte Präfix automatisch in den Buchungstext eingesteuert werden.
Rechnungsempfänger/Kontakt bei statistischen Buchungen anfügen: Sie können festlegen, dass bei statistischen Buchungen der Rechnungsempfänger automatisch in den Buchungstext eingesteuert wird.
Trefferquote Kontoauszugsimport
Option Rechnungsnummern berücksichtigen ab: Dort kann eine maximal 10-stellige Ziffer hinterlegt werden. Ist eine Ziffer eingetragen, muss der nummerische Anteil der gefundenen Rechnungsnummer größer oder gleich der konfigurierten Ziffer sein.
Beispiele
Treffer 2024123A; numerischer Anteil 2024123
Treffer 1000-2024; numerischer Anteil 10002024
Treffer ABC/20034; numerischer Anteil 20034
Option Rechnungsempfänger berücksichtigen: Wenn die
Option aktiviert ist, muss bei offenen Posten zusätzlich zur
Rechnungsnummer der Name des Rechnungsempfängers mit dem
Auftraggeber/Zahlungsempfänger oder Endgültigen Auftraggeber /
Zahlungsempfänger exakt übereinstimmen.
Bei Personen wird Vorname und Name berücksichtigt, sonst nur der
Name.
Externe Schnittstelle
Vorgabewert für Steuersachverhalt Stfr. Auslagen: Sie können für Rechnungen, die über die Externe Kommunikationsschnittstelle nach Lexolution importiert werden, einen Steuersachverhalt für steuerfreie Auslagen konfigurieren.
Textmarken
Darstellung Mitarbeiternamen in Textmarken:
Sie können die Darstellung und die Sortierung der Mitarbeiternamen wie folgt einstellen:
- “Name Titel, Vorname” - Sortierung nach Name, Vorname
- “Titel Vorname Name” - Sortierung nach Name, Vorname
- “Titel Vorname Name” - Sortierung nach Titel, Vorname, Name
Die Einstellung bezieht sich auf folgende Textmarken:
- Honorar: Stundenpositionen (summiert nach RA)
- Honorar: Stundenpositionen (nach RA)
- Honorar: Stundenpositionen (nach Datum)
- Brutto Gesamtbetrag (Stunden)
- Erlösverteilung
- Erlösverteilung Sammelrechnung
- Anlage Sammelrechnung
Einstellungen Einwilligungsservice
Sie können die für den Einwilligungsservice notwendigen Informationen eintragen.