Überblick Akquisitionsverteilung
Die Akquisitionsverteilung legt fest, welche Anwältin bzw. welcher Anwalt (oder welche Personen gemeinsam) für die Gewinnung eines Mandats oder Mandanten verantwortlich war – und mit welchem prozentualen Anteil.
Wenn ein neues Mandat in die Kanzlei kommt, war meist nicht nur eine
Person daran beteiligt, den Mandanten zu gewinnen. Vielleicht hat
Partner A den Erstkontakt hergestellt, Partnerin B hat das
Pitch-Gespräch geführt, und Kollege C hat über sein Netzwerk den
entscheidenden Impuls gegeben.
Die Akquisitionsverteilung bildet genau das ab: wer hat in welchem
Umfang zur Neumandatierung beigetragen. Wie funktioniert das in der
Praxis (aus Anwendersicht)?
Erfassung beim Mandat/Akte anlegen: Beim Anlegen eines neuen Mandats
oder Klienten trägt der Anwender die beteiligten “Akquisiteure”
ein.
Jeder beteiligten Person wird ein Anteil zugewiesen – z. B. 60 % / 40 %
oder auch nur eine Person mit 100 %. Die Summe ergibt in der Regel 100
%.
Wenn man in der Anwendung ein neues Mandat oder einen neuen Mandanten anlegt, sollte man an der entsprechenden Stelle die akquirierende(n) Person(en) und deren Anteile hinterlegen – ähnlich wie man auch den zuständigen Sachbearbeiter oder die Aktennummer einträgt. Das ist kein rein administrativer Nebenaspekt, sondern wird später für Auswertungen und ggf. Vergütungsfragen herangezogen, weshalb eine korrekte und zeitnahe Erfassung wichtig ist.
Mit der Akquisitionsverteilung können je Akte die Werte der
Erlösverteilung weiter verteilt werden.
Voraussetzung ist eine konfigurierte Akquisitionsverteilung. Die
Konfiguration der Akquisitionsverteilung umfasst allgemeine
Einstellungen, um die Hinterlegung und Validierung an der Akte zu
steuern und die Möglichkeit, statistische Buchungen für den
Buchungsexport in die Buchhaltung zu erzeugen. Bei Verwendung des
Buchungsexports werden auch in Lexolution Transaktionen automatisch
berechnet und stehen dort in einem Journal für Auswertungszwecke und
manuelle Korrektur zur Verfügung. Auch die manuellen Korrekturen werden
exportiert.
Akquisitionsverteilung in der Akte
Im unteren Bereich der Aktensicht finden Sie in den Details zur Akte die Registerkarte Akquisitionsverteilung, in der Sie beliebige Mitarbeiter als Akquisiteure eintragen können. Über das Stiftsymbol öffnet sich der Dialog zur Eingabe.
Jeder Akquisiteur benötigt eine zugeordnete Akquisitionsart. Die
Liste der auswählbaren Akquisitionsarten können Sie unter
Fachadministration (Allgemein) > Akquisitionsarten
konfigurieren.
Weiterhin können Sie die Verteilung der Akquisitionsanteile eintragen, um im späteren Verlauf beim Zahlungseingang gemäß der Verteilung Erlöse zu verteilen.
In der Spalte Hauptakquisiteur können Sie festlegen, dass der Mitarbeiter in der Sicht Rechnungsausgangsjournal in zugehörigen Rechnungen in einer Spalte als Hauptakquisiteur angezeigt wird.
In der Spalte Anz. Dokument können Sie festlegen, dass der Mitarbeiter in die Textmarke Rechnung: Akquisiteur eingesteuert wird und somit in Ihren Rechnungsdokumenten ausgedruckt werden kann.
Die Eingabe der Akquisitionsanteile ist immer zeitraumbezogen mit taggenauer Validierung möglich. Die Eingabe muss eindeutig je Mitarbeiter und die im Folgenden beschriebene Akquisitionsart sein.
Weiterhin soll festgelegt werden, wie Akquisitionsarten als zusätzliches Klassifikationsmerkmal genutzt werden sollen. Mindestens eine Akquisitionsart muss festgelegt werden.
In einer Akquisitionsart kann in der Spalte „Vorgabe [%]“ eine Vorbelegung des Prozentsatzes bei Verwendung der Verteilung in einer Akte definiert werden. Diese Vorgabe kann je Akte überschrieben werden. Die Vorbelegung darf im Bereich zwischen 0 und 100% liegen.
Beispiel
Mitarbeiter mit der Akquisitionsart sollen immer 15% Anteil erhalten. Es werden in der Spalte „Vorgabe [%]“ 15% hinterlegt.
Über die Spalte „Verteilung Maximal [%]“ kann eine Prüfung aktiviert werden, bis zu welchem Maximalwert die prozentuale Verteilung dieser Provisionsart je Arte verwendet werden darf. Der Wert darf zwischen 0 und 100% liegen.
Beispiel
Es dürfen je Akte max. 20% mit der Akquisitionsart „Akquise“ verteilt werden. Es werden in der Spalte „Verteilung Maximal [%]“ 20% hinterlegt. . .
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